Email là tất cả về việc xây dựng kết nối. Bạn gửi email thành công cho càng nhiều người, bạn càng xây dựng được nhiều kết nối. Đây là cách thực hiện đúng.
Vì sao việc xưng hô đúng cách với nhiều người trong email lại quan trọng
Email nhóm cũng giống như bất kỳ email nào khác. Trọng tâm chính của bạn nên là tính chuyên nghiệp và quy tắc ứng xử qua email. Email chủ yếu là một phương tiện chuyên nghiệp, nghĩa là những gì bạn gửi đều có giá trị. Nó ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong tương lai và kết quả trong tương lai.
Đây cũng là việc khiến mọi người cảm thấy được ghi nhận, nhưng điều đó khó hơn khi bạn gửi email nhóm.
Bạn xưng hô với nhiều người trong email như thế nào?
Trọng tâm chính của bạn nên là quy mô của nhóm và những ai có trong đó. Với các nhóm nhỏ hơn, chẳng hạn khi bạn xưng hô với hai người trong email, bạn nên chào mọi người bằng tên để tạo cảm giác cá nhân hơn.
Với các nhóm lớn hơn, một lời chào chung như “Chào cả nhóm” hoặc “Kính gửi các đồng nghiệp” thường thực tế hơn. Hãy đảm bảo bạn tôn trọng mọi chức danh trang trọng như Professor, Dr. hoặc Mr., và suy nghĩ cẩn thận về thứ tự tên. Bạn có thể muốn sắp xếp dựa trên thâm niên, khách hàng trước thành viên nội bộ, hoặc đơn giản là theo thứ tự bảng chữ cái để giữ mọi thứ đơn giản.
Nếu họ có trong email, hãy gọi tên họ
Liệt kê mọi người bằng tên là cách cá nhân nhất để bắt đầu email của bạn. Điều đó xây dựng sự tôn trọng và khiến mọi người cảm thấy được bao gồm. Chúng tôi khuyên chỉ nên liệt kê tên cho nhóm từ 2 đến 4 người. Nếu bạn liệt kê nhiều hơn thế, nó có thể bắt đầu trông hơi buồn cười.
Hãy nhớ rằng ở một số nền văn hóa và quốc gia, việc dùng tên riêng không phải lúc nào cũng phù hợp trong vài email đầu tiên, vì vậy hãy đảm bảo bạn tôn trọng bối cảnh địa phương của mình. Có lẽ bạn cần chuyển sang dùng họ kèm Mr. hoặc Mrs. trong vài email đầu trước khi xây dựng được sự kết nối.
Cách chào đúng khi gọi tên:
Chào John, Maria và Sam,
Chào buổi sáng Alex, Jamie và Taylor,
Chào Chris và Morgan,
Cách chào nhóm đúng chuẩn
Thường thì sẽ dễ hơn để đảm bảo mọi người đều cảm thấy được tôn trọng khi gửi email cho một hoặc hai người. Nhưng khi xưng hô với một nhóm trong email, điều này trở nên khó hơn. Nhóm càng lớn, bối cảnh càng đóng vai trò quan trọng.
Khi nói về bối cảnh, chúng tôi muốn nói đến mục đích của email. Nếu bạn đang cập nhật cho một nhóm gắn bó về việc sắp xếp tiệc Giáng sinh, giọng điệu sẽ rất khác so với khi giao tiếp với lãnh đạo cấp cao hoặc trong một môi trường doanh nghiệp có cấu trúc hơn.
Khi gửi email giữa các phòng ban, cho quản lý, khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, sẽ an toàn hơn nếu dùng giọng điệu trang trọng hơn một chút, đặc biệt nếu bạn đang giới thiệu bản thân lần đầu tiên. Giữa bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết, bạn có thể thoải mái hơn một chút.
Cách chào đúng khi gửi cho một nhóm:
Lời chào thân mật:
Chào cả nhóm!
Xin chào mọi người,
Lời chào nhóm trang trọng:
Kính gửi các đồng nghiệp,
Chào buổi sáng!
Chào buổi sáng mọi người,
Kính gửi đội ngũ lãnh đạo,
Cách tốt nhất để dùng chức danh trang trọng
Để trở thành tiến sĩ trong bất kỳ lĩnh vực nào đều không dễ, và sau tất cả nỗ lực đó, hầu hết mọi người sẽ mong bạn dùng chức danh trang trọng của họ. Ở đây, chúng tôi không chỉ nói về bác sĩ theo nghĩa y khoa — họ cũng có thể là giáo sư đại học, có bằng tiến sĩ kinh doanh, và còn nhiều nữa. Nhưng dù là chức danh nào, điều quan trọng là bạn phải tôn trọng nó trong giao tiếp qua email.
Khi gửi email cho Dr., Professor, Mr., Ms, v.v., người nhận của bạn rất có thể sẽ mong đợi một giọng điệu chuyên nghiệp. Điều đó có nghĩa là tránh những lời chào quá suồng sã và đảm bảo sự nhất quán giữa mọi người trong email. Nghĩa là đừng dùng chức danh cho một người mà không dùng cho người khác trong cùng một email.
Thứ bậc cũng rất quan trọng. Nếu bạn có nhiều người nhận với các chức danh khác nhau, hãy cố gắng liệt kê người nhận theo thứ tự. Nghĩa là Professor trước Doctor và Doctor trước Mr., v.v.
Cách dùng chức danh đúng:
Kính gửi Dr. Lee, Ms. Carter và Mr. Brown,
Kính gửi Dr. Smith và Nhóm,
Kính gửi các Giám đốc và Trưởng bộ phận.
Kính gửi Đội ngũ Lãnh đạo,
Cách đưa mọi người vào một cách tôn trọng
Trong môi trường chuyên nghiệp, thâm niên luôn được tôn trọng. CEO phát biểu bài diễn văn quan trọng nhất, có văn phòng đẹp nhất trong tòa nhà và thường ngồi ở vị trí tốt nhất trên bàn họp. Email cũng không khác.
Khi xưng hô với nhiều người trong email, cách bạn sắp xếp tên và dùng dấu câu có thể tinh tế truyền tải sự tôn trọng. Thứ tự bạn liệt kê người nhận nên có chủ đích. Điều đó có nghĩa là nhắc đến những người có thâm niên cao nhất trước và những người có thâm niên thấp nhất sau cùng.
Bạn cũng có thể cần cân nhắc giữa những người làm việc ngoài công ty và đồng nghiệp nội bộ. Ở đây, việc liệt kê nhân sự bên ngoài trước có thể thể hiện sự tôn trọng, đặc biệt nếu bạn đang tìm kiếm một mối quan hệ hợp tác lâu dài. Sau khi đã xét đến thâm niên và nội bộ so với bên ngoài, có thể hợp lý khi sắp xếp phần còn lại theo thứ tự bảng chữ cái.
Cách đưa mọi người vào một cách tôn trọng:
Thứ bậc hoặc thâm niên – Trong môi trường trang trọng hoặc doanh nghiệp, hãy liệt kê người có thâm niên cao nhất trước. Ví dụ: Kính gửi Dr. Evans, Ms. Khan và Mr. Patel,
Bên ngoài trước nội bộ –Khi gửi email cho khách hàng cùng với đội ngũ nội bộ của bạn, hãy liệt kê khách hàng trước. Ví dụ: Kính gửi Ms. Roberts và Nhóm.
Thứ tự bảng chữ cái – Khi mọi người đều ngang hàng, thứ tự bảng chữ cái là lựa chọn an toàn nhất. Ví dụ: Chào Angela, Brian và Carlos,
Cách dùng CC và BCC khi gửi email cho nhiều người
Tiếp theo, bạn sẽ cần thêm địa chỉ email của nhiều người nhận. Ở giai đoạn này, sẽ hữu ích nếu hiểu sự khác biệt giữa CC và BCC.
CC có nghĩa là carbon copy. BCC có nghĩa là blind carbon copy. Từ "blind" sẽ là gợi ý lớn nhất giúp bạn hiểu cách dùng hai tùy chọn này.
Dùng CC khi người nhận nên nhìn thấy nhau và có thể trả lời.
Dùng BCC khi người nhận không nên nhìn thấy nhau (ẩn), và cần đảm bảo quyền riêng tư. Thông thường đây là lựa chọn tốt nhất cho email hàng loạt.
Thời điểm phù hợp để dùng CC
Ý tưởng về CC bắt nguồn từ thời máy đánh chữ cũ. Bạn đặt một tờ giấy than vào và có ngay hai bản sao cùng lúc. Email đã áp dụng chính ý tưởng này, dùng CC để gửi một bản sao của thư cho người khác.
Khi bạn thêm ai đó vào trường CC, bạn không xưng hô trực tiếp với họ mà chỉ gửi cho họ một bản sao. Ví dụ, bạn đang trao đổi với một khách hàng bên ngoài và muốn sếp của mình nắm được tình hình. Bạn sẽ đặt khách hàng bên ngoài vào trường To, và email của sếp bạn sẽ nằm trong trường CC. Như vậy, khách hàng có thể thấy rằng sếp của bạn đã được cập nhật về tình hình.
Thời điểm phù hợp để dùng CC:
Cập nhật dự án có giám sát – Bạn gửi email cho một đồng đội về một nhiệm vụ. Quản lý của bạn cần nắm được thông tin nhưng không cần hành động. Hãy CC quản lý của bạn để họ nắm được tình hình.
Phối hợp liên nhóm– Bạn đang phối hợp với một phòng ban khác và muốn cả hai nhóm cùng thống nhất. Hãy CC nhóm kia khi gửi email cho nhà thiết kế của bạn để họ được cập nhật.
Báo cáo trạng thái– Bạn gửi bản cập nhật hàng tuần cho cấp trên và sao chép cho các bên liên quan. Bạn có thể CC cấp trên để họ theo dõi tiến độ của bạn.
Thời điểm phù hợp để dùng BCC
Những người nhận khác không thể thấy trường BCC, nhưng họ có thể thấy người nhận trong các trường CC và To. Điều này hữu ích nếu bạn muốn gửi cho ai đó một bản sao của email mà những người nhận khác không biết.
Dùng BCC cho danh sách gửi thư lớn hoặc thông báo công khai hoặc các tình huống khác mà người nhận không biết nhau và không nên thấy thông tin của nhau. Bạn cũng có thể dùng BCC để âm thầm đưa ai đó vào một cuộc trò chuyện.
Thời điểm phù hợp để dùng BCC:
Bản tin– Bạn gửi bản cập nhật công ty cho 300 người đăng ký. Hãy thêm chính bạn vào trường To và BCC tất cả người đăng ký của bạn.
Danh sách khách mời – Bạn mời 100 khách bên ngoài không quen biết nhau. Hãy thêm họ vào trường BCC để một trong số họ không vô tình “trả lời tất cả”.
Giám sát kín đáo– Một giám đốc muốn theo dõi một cuộc trò chuyện mà không tham gia. Hãy thêm họ vào trường BCC để họ có thể theo dõi.
Những lỗi email nhóm cần lưu ý
Gửi email cho nhiều người là một kỹ năng hình thành theo thói quen; bạn làm càng nhiều thì càng dễ. Ghi nhớ các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn bắt đầu.
Nhồi nhét phần chào hỏi – Email của bạn không nên giống như giáo viên điểm danh đầu giờ học. Nếu bạn có hơn 3-4 người nhận, hãy dùng một lời chào tập thể như “Chào cả nhóm”.
Giọng điệu không nhất quán – Hãy quyết định xem bạn muốn thân mật hay trang trọng. “Kính gửi Dr. Lee và John” tạo ra sự mất cân bằng. Hãy giữ cùng một mức độ trang trọng cho tất cả người nhận và đảm bảo nó phù hợp với văn hóa công ty.
Dùng sai trường– Lạm dụng CC khiến khó nhận ra ai thực sự cần hành động, trong khi dùng BCC trong một cuộc trò chuyện mang tính cộng tác có thể tạo cảm giác bí mật và làm tổn hại lòng tin.
Bỏ qua thứ bậc hoặc chuẩn mực văn hóa – Liệt kê tên theo thứ tự ngẫu nhiên, bỏ qua chức danh hoặc dùng lời chào quá suồng sã với lãnh đạo cấp cao sẽ khiến mọi người cảm thấy không được tôn trọng.
Bỏ sót người tham gia quan trọng trong lời chào– Ai cũng muốn cảm thấy được trân trọng. Nếu bạn đang gửi email cho một vài người, hãy nhớ nhắc đến tất cả họ để mọi người đều cảm thấy được tôn trọng.
Câu hỏi thường gặp
Thường là không. Khi bạn gửi email cho nhiều người nhận và nhóm có nhiều hơn ba hoặc bốn người, việc liệt kê từng tên có thể trông rườm rà và gượng ép. Trong hầu hết trường hợp, một lời chào chung như “Hi team” là cách thực tế và chuyên nghiệp hơn để xưng hô với nhiều người nhận.
Dùng CC khi mọi người nên thấy còn ai khác đã nhận email. Dùng BCC khi quyền riêng tư là quan trọng, chẳng hạn như trong email hàng loạt hoặc thông báo mà người nhận không biết nhau và không nên thấy thông tin của nhau.
Cách phù hợp để xưng hô với nhiều người nhận là dùng lời chào trung tính và lịch sự như, “Dear team,” “Hello everyone,” hoặc “Dear hiring committee,” tùy theo ngữ cảnh. Cách này giúp bao quát mọi người mà không dễ mắc lỗi.
Có, trong hầu hết môi trường làm việc hiện đại thì điều đó hoàn toàn chấp nhận được. Nếu bạn không chắc về giọng điệu hoặc khi gửi email cho lãnh đạo cấp cao hay khách hàng bên ngoài, bạn có thể điều chỉnh một chút sang cách trang trọng hơn, như “Dear colleagues,” để phù hợp với tình huống.
Bài viết đề xuất
Chia sẻ suy nghĩ của bạn