El correo electrónico consiste en crear conexiones. Cuantas más personas reciban correctamente tus correos, más conexiones crearás. Aquí te explicamos cómo hacerlo correctamente.
Por qué es importante dirigirse correctamente a varias personas en un correo electrónico
Un correo grupal es igual que cualquier otro correo. Tu principal objetivo debe ser la profesionalidad y la etiqueta del correo electrónico. El correo electrónico es principalmente un medio profesional, lo que significa que lo que envías importa. Importa para las relaciones futuras y para los resultados futuros.
También se trata de hacer que las personas se sientan tenidas en cuenta, pero eso es más difícil cuando envías correos grupales.
¿Cómo te diriges a varias personas en un correo electrónico?
Tu principal enfoque debe ser el tamaño del grupo y quién está incluido. En grupos pequeños, como cuando te diriges a dos personas en un correo, deberías saludar a las personas por su nombre para hacerlo más personal.
Para grupos más grandes, un saludo general como “Hola, equipo” o “Estimados compañeros” suele ser más práctico. Asegúrate de respetar cualquier título formal como Profesor, Dr. o Sr., y piensa bien en el orden de los nombres. Puede que quieras ordenarlos por antigüedad, poniendo a los clientes antes que a los miembros del equipo interno, o simplemente por orden alfabético para mantenerlo sencillo.
Si están en el correo, nómbralos
Mencionar a las personas por su nombre es la forma más personal de empezar tu correo. Genera respeto y hace que todos se sientan incluidos. Recomendamos enumerar a las personas por su nombre solo en grupos de 2 a 4 personas. Si mencionas a más que eso, puede empezar a parecer un poco ridículo.
Ten en cuenta que, en algunas culturas y países, usar nombres de pila no siempre es apropiado en los primeros correos, así que asegúrate de respetar tu propio contexto local. Quizá necesites cambiar a apellidos más Sr. o Sra. durante los primeros correos antes de haber creado una conexión.
La forma correcta de saludar por nombre:
Hola John, Maria y Sam:
Buenos días, Alex, Jamie y Taylor:
Hola Chris y Morgan:
Saludos grupales bien hechos
A menudo es más fácil asegurarse de que todo el mundo se sienta respetado cuando envías un correo a una o dos personas. Pero, al dirigirte a un grupo en un correo electrónico, esto se vuelve más difícil. Cuanto mayor sea el grupo, más contexto entra en juego.
Cuando hablamos de contexto, nos referimos al propósito del correo electrónico. Si estás informando a un equipo muy unido sobre los preparativos de la fiesta de Navidad, el tono será muy diferente a cuando te comunicas con altos directivos o en un entorno corporativo más estructurado.
Cuando envíes correos entre departamentos, a directivos, clientes o socios externos, es más seguro optar por un tono ligeramente más formal, especialmente si te estás presentando por primera vez. Entre amigos o compañeros cercanos, puedes ser un poco más informal.
La forma correcta de saludar a un grupo:
Saludos informales:
¡Hola, equipo!
Hola a todos:
Saludos formales para grupos:
Estimados compañeros:
¡Buenos días!
Buenos días a todos:
Estimado equipo directivo:
La mejor forma de usar títulos formales
Convertirse en doctor en cualquier disciplina no es fácil y, después de todo su esfuerzo, la mayoría esperará que uses su título formal. Aquí no hablamos solo de médicos: también pueden ser profesores universitarios, tener un doctorado en empresariales, y la lista continúa. Pero, sea cual sea el título, es importante que lo respetes en tu comunicación por correo electrónico.
Cuando envías un correo a un Dr., Profesor, Sr., Sra., etc., lo más probable es que tu destinatario espere un tono profesional. Eso significa evitar saludos demasiado informales y mantener la coherencia entre todos los destinatarios del correo. Es decir, no uses un título para una persona y no para otra en el mismo correo.
La jerarquía también es importante. Si tienes varios destinatarios con títulos, intenta enumerarlos por orden. Eso significa Profesor antes que Doctor y Doctor antes que Sr., etc.
La forma correcta de usar títulos:
Estimados Dr. Lee, Sra. Carter y Sr. Brown:
Estimado Dr. Smith y equipo:
Estimados directores y jefes de departamento.
Estimado equipo directivo:
Cómo incluir a todos con respeto
En entornos profesionales, la antigüedad siempre se respeta. Los directores generales pronuncian el discurso más importante, tienen el mejor despacho del edificio y normalmente ocupan el mejor asiento en la mesa. Los correos electrónicos no son diferentes.
Cuando te diriges a varias personas en un correo electrónico, el orden de los nombres y el uso de la puntuación pueden comunicar respeto de forma sutil. El orden en que enumeras a los destinatarios debe ser intencionado. Eso significa mencionar primero a quienes tienen mayor antigüedad y dejar para el final a quienes tienen menor antigüedad.
Puede que también tengas que tener en cuenta a quienes trabajan fuera de tu empresa y a los compañeros internos. En este caso, poner primero a los contactos externos puede transmitir respeto, especialmente si buscas una colaboración a largo plazo. Una vez que hayas tenido en cuenta la antigüedad y la diferencia entre internos y externos, puede tener sentido organizar el resto por orden alfabético.
Cómo incluir a todos con respeto:
Jerarquía o antigüedad – En entornos formales o corporativos, enumera primero a la persona de mayor rango. P. ej., Estimados Dr. Evans, Sra. Khan y Sr. Patel:
Externos antes que internos –Cuando envíes correos a clientes junto con tu equipo interno, menciona primero al cliente. P. ej., Estimada Sra. Roberts y equipo.
Orden alfabético – Cuando todos están al mismo nivel, el orden alfabético es la opción más segura. P. ej., Hola Angela, Brian y Carlos:
Cómo usar CC y BCC al enviar correos a varias personas
A continuación, tendrás que añadir las direcciones de correo electrónico de varios destinatarios. En esta fase, ayuda entender la diferencia entre CC y BCC.
CC significa copia carbón. BCC significa copia carbón oculta. La palabra "oculta" será tu mayor pista para entender cómo usar estas dos opciones.
Usa CC cuando los destinatarios deban verse entre sí y puedan responder.
Usa BCC cuando los destinatarios no deban verse entre sí (oculto) y se requiera privacidad. Normalmente, esta es la mejor opción para correos masivos.
El momento adecuado para usar CC
La idea de CC viene de la época de las antiguas máquinas de escribir. Se colocaba una hoja de papel carbón y se obtenían dos copias a la vez. El correo electrónico adoptó esta misma idea, usando CC para enviar una copia del mensaje a otra persona.
Cuando añades a alguien al campo CC, no te diriges a esa persona directamente, solo le envías una copia. Por ejemplo, estás hablando con un cliente externo y quieres mantener informado a tu jefe. Pondrías al cliente externo en el campo Para, y el correo de tu jefe iría en el campo CC. De ese modo, el cliente puede ver que tu jefe está al día de la situación.
El momento adecuado para usar CC:
Actualización de proyecto con supervisión – Envías un correo a un compañero sobre una tarea. Tu responsable necesita visibilidad, pero no intervenir. Pon a tu responsable en CC para mantenerlo informado.
Colaboración entre equipos– Te estás coordinando con otro departamento y quieres que ambos equipos estén alineados. Pon al otro equipo en CC cuando envíes un correo a tu diseñador para mantenerlos al día.
Informe de estado– Envías una actualización semanal a tu supervisor y copias a las partes interesadas. Puedes poner a tu supervisor en CC para que pueda seguir tu progreso.
El momento adecuado para usar BCC
Los demás destinatarios no pueden ver el campo BCC, pero sí pueden ver a los destinatarios en los campos CC y Para. Esto resulta útil si quieres enviarle a alguien una copia del correo sin que los demás destinatarios lo sepan.
Usa BCC para listas de correo grandes, anuncios públicos u otras situaciones en las que los destinatarios no se conocen entre sí y no deberían ver los datos de los demás. También puedes usar BCC para incluir discretamente a alguien en una conversación.
El momento adecuado para usar BCC:
Boletín informativo– Envías una actualización de la empresa a 300 suscriptores. Añádete a ti mismo en el campo Para y pon a todos tus suscriptores en BCC.
Lista de invitados – Invitas a 100 invitados externos que no se conocen entre sí. Añádelos al campo BCC para que ninguno responda accidentalmente a todos.
Supervisión discreta– Un director quiere observar una conversación sin participar. Añádelo al campo BCC para que pueda observar.
Errores en correos grupales a los que debes prestar atención
Enviar correos a varias personas es cuestión de práctica; cada vez resulta más fácil. Recordar los siguientes consejos te ayudará a empezar.
Sobrecargar el saludo – Tu correo no debería parecer un profesor pasando lista al comienzo de la clase. Si tienes más de 3 o 4 destinatarios, usa un saludo colectivo como “Hola, equipo”.
Tono incoherente – Decide si quieres ser informal o formal. “Estimado Dr. Lee y John” crea un desequilibrio. Mantén el mismo nivel de formalidad con todos los destinatarios y asegúrate de que encaje con la cultura de la empresa.
Usar el campo equivocado– Abusar de CC hace más difícil ver quién realmente necesita actuar, mientras que usar BCC en una conversación colaborativa puede parecer reservado y dañar la confianza.
Ignorar la jerarquía o las normas culturales – Enumerar nombres en un orden aleatorio, omitir títulos o usar saludos demasiado informales con la alta dirección hará que las personas se sientan irrespetadas.
Dejar fuera a participantes clave en el saludo– Todo el mundo quiere sentirse valorado. Si envías un correo a unas pocas personas, recuerda mencionarlas a todas para que todos se sientan respetados.
Preguntas frecuentes
Normalmente no. Cuando diriges un correo a varios destinatarios y el grupo es mayor de tres o cuatro personas, enumerar todos los nombres puede resultar aparatoso y forzado. En la mayoría de los casos, un saludo colectivo como «Hola, equipo» es la forma más práctica y profesional de dirigirse a varios destinatarios.
Usa CC cuando las personas deban ver quién más recibió el correo. Usa BCC cuando la privacidad sea importante, como en correos masivos o anuncios en los que los destinatarios no se conocen entre sí y no deberían ver los datos de los demás.
La forma adecuada de dirigirse a varios destinatarios es usar un saludo neutral y respetuoso como, «Estimado equipo:», «Hola a todos:» o «Estimado comité de contratación:», según el contexto. Esto mantiene un tono inclusivo sin arriesgarse a cometer errores.
Sí, en la mayoría de los lugares de trabajo modernos es perfectamente aceptable. Si no estás seguro del tono o al escribir correos a altos directivos o clientes externos, puedes ajustarlo ligeramente a algo más formal, como «Estimados colegas:», para mantenerlo acorde con la situación.
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