Cách viết Email xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Email xin nghỉ việc không phức tạp, nhưng nó có sức nặng. Làm đúng, bạn sẽ ra đi trong êm đẹp. Làm sai, bạn có thể làm hỏng một mối quan hệ mà mình không hề muốn. Dưới đây là cách viết một email đáp ứng đúng mục đích.

Email xin nghỉ việc là gì và khi nào bạn nên gửi?

Có thể bạn đã nhận được một công việc tốt hơn, hoặc bạn cần nghỉ ngơi. Nhưng dù lý do là gì, email xin nghỉ việc sẽ chính thức xác nhận rằng bạn sắp rời đi để công ty có thể bắt đầu chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn.

Vài thập kỷ trước, bạn sẽ phải nộp thư xin nghỉ việc cho bộ phận nhân sự trong khi chịu đựng cảm giác ngượng ngùng khi dành cả ngày ở nơi làm việc mà biết rằng mình sắp rời đi. Kể từ COVID-19, thời thế đã thay đổi, và ngày nay, một email xin nghỉ việc là đủ để giải quyết việc này. Tất nhiên, nếu bạn làm việc tại văn phòng, bạn vẫn có thể trực tiếp nộp đơn xin nghỉ việc.

Dưới đây là những tình huống phù hợp nhất để gửi email này:

• Nghỉ việc khẩn cấp hoặc ngay lập tức –Nếu bạn cần nghỉ việc ngay vì một tình huống bất ngờ hoặc trường hợp khẩn cấp. Điều này đảm bảo công ty của bạn nhận được thông báo nghỉ việc nhanh chóng.

• Làm việc từ xa hoặc vắng mặt tại văn phòng –Nếu bạn làm việc tại nhà, email xin nghỉ việc sẽ là lựa chọn tốt nhất, đặc biệt nếu văn phòng của bạn ở cách nửa vòng trái đất.

• Chính sách công ty hoặc lưu trữ hồ sơ –Đôi khi, ngay cả khi bạn đã nộp trực tiếp, công ty vẫn có thể yêu cầu bạn gửi email xin nghỉ việc để họ có một bản sao điện tử.

Bạn nên đưa gì vào một email xin nghỉ việc chuyên nghiệp?

Nghỉ việc chưa bao giờ là điều dễ chịu, nhưng điều đó không có nghĩa là nó không thể diễn ra suôn sẻ. Lý tưởng nhất là bạn muốn quy trình này diễn ra nhanh chóng và có trật tự nhất có thể. Điều đó có nghĩa là thư xin nghỉ việc của bạn cần tuân theo một vài nguyên tắc đã được kiểm chứng.

1. Viết đúng dòng tiêu đề

   Một dòng tiêu đề rõ ràng giúp email của bạn được chú ý, đồng thời cũng dễ tìm lại về sau. Nó nên nêu rõ việc bạn xin nghỉ việc. Hãy tránh những cách diễn đạt mơ hồ và làm rõ ngay từ đầu rằng email này chứa thông báo nghỉ việc của bạn

2. Thiết lập giọng điệu ngay từ đầu

   Nếu đây sẽ là hành động cuối cùng của bạn với tư cách một nhân viên, tốt nhất hãy giữ sự chuyên nghiệp. Câu mở đầu nên đặt tông cho phần còn lại của email. Hãy bắt đầu bằng một lời chào chuyên nghiệp, và trong câu đầu tiên, nêu rõ rằng bạn sẽ rời công ty, thêm chức danh của bạn và ghi ngày làm việc cuối cùng.

3. Rời đi trong êm đẹp

   Sự trân trọng là chìa khóa để chia tay trong thiện chí. Hãy thêm một hoặc hai câu cảm ơn người sử dụng lao động vì cơ hội được làm việc cùng họ. Ngay cả khi bạn rất nóng lòng muốn rời đi, việc cảm ơn họ vì cơ hội đó vẫn là phép lịch sự trong email mà họ chắc chắn sẽ trân trọng.

4. Rời đi mà không để lại việc dang dở

   Bạn có thể nói rằng mình sẵn sàng hỗ trợ đào tạo người mới hoặc hoàn thành một dự án quan trọng trước khi rời đi. Hãy chắc chắn chỉ cam kết trong khả năng của mình, bạn không muốn hứa nhiều hơn những gì có thể làm, nhưng điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí.

5. Trước khi nhấn gửi

   Hãy kết thúc bằng một lời chào phù hợp, và nếu bạn chưa cung cấp, hãy thêm thông tin liên hệ cá nhân bên dưới tên của mình. Nhờ vậy, người sử dụng lao động có thể liên hệ với bạn nếu có câu hỏi tiếp theo hoặc để gửi tài liệu chính thức sau này. Ngoài ra, trước khi hào hứng nhấn nút gửi, điều quan trọng là phải đọc lại email để kiểm tra lỗi.

   Cuối cùng, bạn muốn rời đi theo cách suôn sẻ nhất có thể. Hãy làm theo mẫu ở trên, và bạn gần như sẽ vượt qua việc này thật nhẹ nhàng. Dưới đây là phần nhắc lại các bước đó.

Cách viết email xin nghỉ việc từng bước

1. Thời điểm rất quan trọng – Có thời điểm thích hợp để gửi email, và cũng có thời điểm không thích hợp. Hãy trao đổi với quản lý của bạn trước, trực tiếp hoặc qua cuộc gọi video, rồi sau đó gửi email xác nhận. Tránh gửi vào cuối tuần hoặc đêm muộn. Hãy nhắm đến cuối buổi chiều giữa tuần, khi khả năng làm gián đoạn nhịp làm việc thấp hơn.

2. Viết đúng dòng tiêu đề – Hãy giữ ngắn gọn và rõ ràng. Ví dụ: “Resignation – [your name]”. Nhờ vậy, quản lý của bạn sẽ biết chính xác họ đang mở gì.

3. Làm rõ ngày tháng– Hãy bắt đầu bằng thông tin quan trọng và trình bày rõ ràng. Ví dụ: “I’m writing to formally resign from my role as [Job Title] at [Company Name]. My final working day will be [Date].” Hãy kiểm tra lại thời hạn báo trước của bạn và đảm bảo ngày cuối cùng phản ánh đúng điều đó.

4. Kết thúc bằng một ghi chú tích cực – Ngay cả khi công việc không hoàn hảo, hãy rời đi trong thiện chí. Ví dụ:

   “Cảm ơn vì cơ hội và sự hỗ trợ trong [X] năm qua. Tôi rất trân trọng cơ hội được phát triển và làm việc cùng một đội ngũ tuyệt vời.”

5. Lời đề nghị cuối cùng – Một lời đề nghị ngắn gọn, chân thành có thể tạo khác biệt lớn. Ví dụ: “I’m happy to help with handover tasks or anything that makes the transition easier in my final weeks.” Chỉ hứa những gì bạn thực sự có thể làm.

Ví dụ về email xin nghỉ việc hiệu quả

Viết email chuyên nghiệp đòi hỏi sự luyện tập. Khi bạn bắt đầu thành thạo, câu chữ sẽ tuôn chảy tự nhiên. Nhưng khi mới bắt đầu, sẽ rất hữu ích nếu có sẵn một vài mẫu quen thuộc để dùng khi cần. Dưới đây là một số ví dụ email xin nghỉ việc chuyên nghiệp để bạn bắt đầu.

Mẫu email xin nghỉ việc tiêu chuẩn

Tiêu đề: Resignation – [Your name]

Kính gửi [manager’s name],

Vui lòng xem email này là thông báo chính thức về việc tôi xin nghỉ khỏi vị trí [your job title]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [e.g., August 30, 2025].

Tôi muốn gửi lời cảm ơn vì những cơ hội và sự hỗ trợ mà tôi đã nhận được trong thời gian làm việc tại công ty. Được làm việc cùng bạn và cả đội là một niềm vui, và tôi đã học được [mention something positive, e.g. “valuable skills in project management”].

Tôi cam kết sẽ giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Mọi công việc còn tồn đọng sẽ được hoàn thành trước khi tôi rời đi, và tôi sẵn sàng hỗ trợ đào tạo người thay thế hoặc cung cấp bất kỳ tài liệu nào cần thiết để hỗ trợ bàn giao.

Xin cảm ơn bạn một lần nữa vì sự thấu hiểu. Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc. Trân trọng, [Your name]

Mẫu email xin nghỉ việc ngắn gọn

Tiêu đề: Resignation – [Your name]

Kính gửi [Manager’s name],

Tôi viết email này để chính thức xin nghỉ khỏi vị trí [Job title] tại [Company name], có hiệu lực từ [Date].

Tôi trân trọng những cơ hội mình có được trong thời gian làm việc tại đây, và tôi muốn cảm ơn bạn vì sự hỗ trợ và hướng dẫn. Trân trọng, [Your name]

Email xin nghỉ việc cho nhân viên làm việc từ xa

Tiêu đề: Thông báo nghỉ việc – [Your name]

Kính gửi [Manager’s name],

Tôi chính thức nộp đơn xin nghỉ khỏi vai trò [Job title] tại [Company name]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [Date].

Với hình thức làm việc từ xa của chúng ta, tôi muốn đảm bảo rằng mình truyền đạt rõ ràng việc xin nghỉ bằng văn bản. Tôi sẵn sàng sắp xếp một cuộc gọi video với bạn vào thời gian thuận tiện để thảo luận về quá trình chuyển giao và các bước tiếp theo.

Tôi thực sự trân trọng sự linh hoạt và tin tưởng đi kèm với việc làm việc từ xa tại [Company name]. Trong thời gian còn lại, tôi sẽ đảm bảo ghi chép đầy đủ các dự án đang thực hiện và sẵn sàng hỗ trợ đào tạo người thay thế hoặc chuyển giao trách nhiệm cho các thành viên khác trong nhóm.

Xin chân thành cảm ơn vì sự hỗ trợ và hợp tác. Được làm việc cùng bạn và cả đội là một niềm vui. Trân trọng, [Your name]

Những lỗi thường gặp cần tránh khi viết email xin nghỉ việc

• Tránh than phiền – Ngay cả khi bạn rời đi trong hoàn cảnh khó khăn, email xin nghỉ việc không phải là nơi để trút bức xúc. Hãy giữ giọng điệu trung lập và chuyên nghiệp.

• Ngày tháng bắt buộc phải có – Hãy chắc chắn rằng bạn ghi ngày làm việc cuối cùng. Nếu không, bộ phận nhân sự sẽ phải liên hệ lại với bạn.

• Lỗi ở dòng tiêu đề– Điều cuối cùng bạn muốn là email của mình bị bỏ sót hoặc bị phớt lờ. Hãy làm cho dòng tiêu đề rõ ràng để người nhận dễ hiểu email của bạn nói về điều gì.

• Lỗi CC– Ngay cả email xin nghỉ việc tốt nhất cũng vô nghĩa nếu người phù hợp không nhìn thấy nó. Hãy gửi cho quản lý hoặc bộ phận nhân sự, và nhớ đừng vô tình CC cho bất kỳ ai khác.

• Giữ đúng giọng điệu –Định dạng email xin nghỉ việc rất quan trọng. Hãy giữ sự chuyên nghiệp, đơn giản là vậy. Không dùng tiếng lóng, không VIẾT HOA TOÀN BỘ, và chắc chắn không dùng emoji.

Cách nghỉ việc chuyên nghiệp (các bước tiếp theo sau khi gửi email)

Những mẹo trên sẽ giúp bạn đi được phần lớn chặng đường để viết một email chuyên nghiệp. Phần còn lại là mười phần trăm cuối cùng. Dưới đây là một vài cách để đạt được điều đó.

• Nhận xác nhận –Việc nhận được xác nhận từ người sử dụng lao động giúp đảm bảo mọi người đều thống nhất về ngày bạn rời đi. Hãy gửi lời nhắc nếu bạn vẫn chưa nhận được.

• Buổi phỏng vấn nghỉ việc –Phỏng vấn nghỉ việc đôi khi là một phần của quy trình thôi việc. Hãy chuẩn bị trước về những phản hồi bạn có thể đưa ra, và giữ chúng mang tính xây dựng, tôn trọng.

• Hoàn tất mọi việc –Trước khi rời đi, hãy nhớ bàn giao lại toàn bộ thiết bị, như máy tính hoặc thẻ ID. Liên hệ với bộ phận IT là một điểm khởi đầu tốt.

• Giữ kết nối –Các mối quan hệ công việc có thể quý như vàng. Khi rời một công ty, bạn nên liên hệ với đồng nghiệp để xin thông tin liên lạc của họ.

• Kết thúc thật tốt – bạn có thể muốn thư giãn sau khi đã xin nghỉ việc, nhưng việc giữ sự chuyên nghiệp sẽ giúp để lại ấn tượng tích cực và đảm bảo bạn có được lời giới thiệu tốt.

Kết luận

Giống như mọi thứ khác, viết email xin nghỉ việc cần có sự luyện tập. Bản hướng dẫn và các mẫu email tự giới thiệu ở trên sẽ giúp bạn bắt đầu, và khi đã thành thạo, bạn sẽ sớm viết được những email xin nghỉ việc hoàn hảo.