Φιλοξενία email έναντι δωρεάν παρόχων email

Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πόσοι πάροχοι email υπάρχουν; Όταν το σκεφτείτε πραγματικά, γρήγορα συνειδητοποιείτε ότι υπάρχουν εκατοντάδες πλατφόρμες παγκοσμίως και ο αριθμός τους αυξάνεται συνεχώς από τότε που ξεκίνησε το email. 

Οι πλατφόρμες email συνήθως προσφέρουν είτε δωρεάν email είτε επαγγελματικά email. Τα δωρεάν email σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια διεύθυνση email στο domain του παρόχου, όπως το @google.com. Ρυθμίζονται γρήγορα και εύκολα και είναι δωρεάν. Αυτά είναι καλά νέα για το υπόλοιπο του τραπεζικού σας λογαριασμού, αλλά μπορεί να είναι κακά νέα για τη φήμη και την αξιοπιστία της επιχείρησής σας. 

Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν το email hosting ή τα επαγγελματικά email. Ρυθμίζονται επίσης γρήγορα και εύκολα, αλλά απαιτούν μια μικρή μηνιαία ή ετήσια χρέωση. Μπορούν όμως να κάνουν θαύματα για την αξιοπιστία σας όταν στέλνετε εταιρικά email, ενώ συνήθως περιλαμβάνουν καλύτερη παραδοσιμότητα και ασφάλεια.  Τελικά, η αποστολή από το @mybusiness.com δημιουργεί μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στους πελάτες. 

Γιατί να πληρώσετε για κάτι που μπορείτε να αποκτήσετε δωρεάν;

Γιατί να μη χρησιμοποιήσετε δωρεάν email; Είναι εύκολο να φανταστεί κανείς ότι αν αποκτήσετε το πρόγραμμα email σας δωρεάν από μία από τις μεγάλες εταιρείες, βγαίνετε κερδισμένοι. Άλλωστε, σε περίοδο ύφεσης τι έχει μεγαλύτερη σημασία από το κόστος; Γιατί λοιπόν να χρειάζεστε επί πληρωμή υπηρεσίες email;

Λοιπόν, πρώτα απ’ όλα, όπως λέει και το γνωστό ρητό, αν το προϊόν είναι δωρεάν, τότε εσείς είστε το προϊόν. Και, σε έναν κόσμο με νόμους όπως ο GDPR, ειδικά οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να αντέξουν να ρισκάρουν τα ιδιωτικά δεδομένα των πελατών τους. Το να βρεθούν μπλεγμένες σε παραβίαση δεδομένων θα μπορούσε να έχει πολύ χειρότερες οικονομικές και επιπτώσεις στη φήμη τους. Πρόσφατα, το αγαπημένο μου Hotmail (που τώρα φυσικά φέρει το brand Outlook) επέβαλε για πρώτη φορά χρέωση στον λογαριασμό μου, αποφασίζοντας αναδρομικά να μειώσει σημαντικά τον χώρο μου στον δίσκο, εκτός αν πλήρωνα. RIP «freemail».

Ήταν μια αντιδημοφιλής κίνηση (τουλάχιστον στο μονοπρόσωπο γραφείο μου). Έχοντας γεμίσει τον δωρεάν χώρο όλα αυτά τα χρόνια με άφθονα email (είμαι απίστευτα δημοφιλής στους spammers) και, φυσικά, με gigabytes συνημμένων που λειτουργούν ως μια κακή μορφή backup (πείτε μου ότι δεν αγνοείτε την ίδια θλιβερή πραγματικότητα στα εισερχόμενά σας…)

Ένιωσα ότι ήταν ύπουλο και τότε δεν συνειδητοποίησα ότι υπήρχε μια εύκολη λύση. Αλλά υπάρχει — περισσότερα γι’ αυτό αργότερα.

Παρομοίως, για να αποκτήσετε τις πιο προηγμένες λειτουργίες του Gmail, πρέπει επίσης να κάνετε αναβάθμιση. Με την ονομασία Google Workspace, αυτά τα προγράμματα προσπαθούν να μιμηθούν αυτό που κάνουν πολλοί άλλοι επί πληρωμή πάροχοι email, επιτρέποντάς σας να χρησιμοποιείτε το δικό σας domain, αλλά επειδή συνοδεύονται από ένα σωρό λειτουργίες που η μέση επιχείρηση πιθανότατα δεν χρειάζεται, η σημαντική τιμή τους των περίπου $7.20 ανά χρήστη, ανά μήνα αυξάνεται γρήγορα αν έχετε μια επιχείρηση σημαντικού μεγέθους.

Έτσι, ακόμη και οι «δωρεάν» επιλογές δεν είναι πια και τόσο δωρεάν, και δεν έχουμε καν ξεκινήσει ακόμα. Αν αναζητάτε πιο προσιτές και εστιασμένες εναλλακτικές του Google Workspace, υπάρχουν πολλές επιλογές σχεδιασμένες ειδικά για email, χωρίς τα επιπλέον βάρη.

Τι είναι ένα δωρεάν email domain;

Τα δωρεάν email συνήθως τελειώνουν σε κάτι όπως @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com κ.λπ. Αυτό συμβαίνει επειδή όταν αποκτάτε μια διεύθυνση σε αυτό το domain, όπως yourname@gmail.com, δεν σας ανήκει ούτε ελέγχετε το ίδιο το domain· το ελέγχουν η Google, η Yahoo ή η Microsoft.

Δεν σας ανήκει το domain
Ένα κοινόχρηστο domain σημαίνει ότι χιλιάδες ή εκατομμύρια χρήστες στέλνουν αλληλογραφία από το ίδιο βασικό domain. Εφόσον δεν σας ανήκει το domain, δεν μπορείτε να ρυθμίσετε τις δικές σας εγγραφές MX, SPF, DKIM ή DMARC. Βασίζεστε εξ ολοκλήρου στη ρύθμιση ταυτοποίησης του παρόχου, η οποία είναι κοινή για εκατομμύρια χρήστες.

Έλλειψη branding 
Δεν έχει σημασία αν το email σας είναι professionalbusiness@gmail.com, εξακολουθεί να τελειώνει σε @gmail.com και, δυστυχώς, οι πελάτες θα το προσέξουν. Αυτό συμβαίνει επειδή οι διευθύνσεις που ακούγονται επαγγελματικές σε ένα δωρεάν καταναλωτικό domain είναι ένα συνηθισμένο μοτίβο phishing και οι άνθρωποι έχουν μάθει να τις αντιμετωπίζουν με καχυποψία. Επιπλέον, κάθε email που στέλνετε από ένα δωρεάν domain φέρει το brand του παρόχου, όχι το δικό σας. Αυτό σημαίνει ότι αν χρησιμοποιείτε μια διεύθυνση email @gmail.com, ενισχύεται η ταυτότητα του brand της Google αντί για τη δική σας.

Σχεδιασμένο για ιδιώτες, όχι για επιχειρήσεις
Τα δωρεάν email domains έχουν σχεδιαστεί και δημιουργηθεί για τον μεμονωμένο χρήστη, όχι για επιχειρήσεις. Οι λειτουργίες τείνουν να δίνουν προτεραιότητα στην προσωπική ευκολία αντί για επιχειρηματικές ανάγκες, όπως συμμόρφωση, αρχεία ελέγχου ή κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια. Αυτός ο σχεδιασμός με προτεραιότητα στον καταναλωτή είναι επίσης ο λόγος που το δωρεάν webmail υπήρξε ιστορικά στόχος μεγάλου όγκου spam και κατάχρησης δημιουργίας λογαριασμών· τα εμπόδια επαλήθευσης είναι χαμηλά και έχουν σχεδιαστεί για ευκολία εγγραφής, όχι για οργανωτική ασφάλεια.

Πραγματικό επαγγελματικό email

Και έτσι, φτάνουμε επιτέλους στην ουσία αυτού του ψηφιακού γεύματος. Στους επί πληρωμή παρόχους. Δεν μιλάμε για τις επί πληρωμή επιλογές «freemail» που έχουμε ήδη αναφέρει.

Αυτοί προσφέρουν κάτι αρκετά διαφορετικό. Πολύ απλά, έχουν σχεδιαστεί για επιχειρήσεις και διαθέτουν μοναδικά εργαλεία και λειτουργίες που κάνουν τη διαχείριση της επιχειρηματικής επικοινωνίας πολύ πιο εύκολη.

Ίσως το πιο σημαντικό είναι ότι αυτοί οι πάροχοι σάς επιτρέπουν να συμπεριλάβετε το επιχειρηματικό σας domain στις διευθύνσεις email, ώστε να αποκτήσετε επαγγελματικές διευθύνσεις όπως yourname@yourdomain.com. Υπάρχουν τρόποι να αξιοποιήσετε περισσότερο το επαγγελματικό email, αν είστε έξυπνοι στον τρόπο που δημιουργείτε τις διευθύνσεις email σας. Για παράδειγμα, δημιουργώντας ψευδώνυμα email ή διατηρώντας την ανωνυμία σας χρησιμοποιώντας μόνο μέρος του ονόματός σας.

Αυτές οι διευθύνσεις μεταδίδουν αμέσως νομιμότητα σε όποιον τις λαμβάνει. Καθιστούν σαφές ότι προέρχεστε από την επιχείρηση και δεν είστε απατεώνας που την υποδύεται (ο οποίος μπορεί να καταχωρήσει μια διεύθυνση όπως yourbusiness@gmail.com.

Email hosting έναντι δωρεάν παρόχων email

Τόσο το email hosting όσο και οι δωρεάν πάροχοι email σάς επιτρέπουν να στέλνετε και να λαμβάνετε email, αλλά εκεί τελειώνουν οι ομοιότητες. Αν το συνοψίσουμε, υπάρχουν πραγματικές διαφορές μεταξύ των δύο.

Δωρεάν email έναντι επί πληρωμή επαγγελματικού email hosting

Το δικό σας όνομα domain – Με τα δωρεάν inboxes, η διεύθυνσή σας τελειώνει στο domain κάποιου άλλου, όπως @gmail.com. Με το hosting, τελειώνει στο δικό σας domain, κάτι που σας κάνει να φαίνεστε σαν πραγματική επιχείρηση.

Χωρίς διαφημίσεις – Οι δωρεάν πάροχοι email συχνά προβάλλουν διαφημίσεις επειδή έτσι βγάζουν χρήματα από ένα δωρεάν προϊόν. Το hosted email δεν έχει διαφημίσεις, αφού πληρώνετε απευθείας για την υπηρεσία.

Καλύτερη ασφάλεια –  Το δωρεάν email συνοδεύεται από βασική προστασία. Το hosted email συνήθως περιλαμβάνει ισχυρότερα εργαλεία ασφαλείας, όπως κρυπτογράφηση και φιλτράρισμα spam, ειδικά σχεδιασμένα για την προστασία μιας επιχείρησης. 

Πιο αξιόπιστο – Οι πάροχοι email hosting έχουν δημιουργηθεί για επιχειρήσεις που βασίζονται στο email καθημερινά, οπότε τείνουν να προσφέρουν καλύτερο uptime, πράγμα που σημαίνει μικρότερη πιθανότητα να τεθεί το email σας εκτός λειτουργίας. 

Πραγματική υποστήριξη – Με τους δωρεάν παρόχους email, αν κάτι πάει στραβά, συχνά είστε μόνοι σας ψάχνοντας σε φόρουμ βοήθειας. Με το hosting, συνήθως έχετε πραγματική υποστήριξη πελατών για να σας βοηθήσει να διορθώσετε το πρόβλημα.

Πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε email για την επιχείρησή σας

Όμως, όπως με οτιδήποτε άλλο, υπάρχουν σημαντικά ζητήματα που πρέπει να έχετε υπόψη όταν επιλέγετε το επαγγελματικό σας email.

Οι λειτουργίες διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία, επομένως είναι καλή ιδέα να γνωρίζετε τι πρέπει να αναζητήσετε. Τα οφέλη τους γενικά χωρίζονται στους παρακάτω τομείς.

Ασφάλεια και Απόρρητο

Κρυπτογράφηση: Βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία που επιλέγετε προσφέρει επίπεδο κρυπτογράφησης με το οποίο είστε ικανοποιημένοι, ειδικά όσον αφορά την αποθήκευση των δεδομένων σας. Ενώ ορισμένες δωρεάν υπηρεσίες μπορεί να εξορύσσουν αυτά ακριβώς τα δεδομένα για να τα πουλήσουν σε διαφημιζόμενους, όπως αναφέραμε, ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα των premium παρόχων email είναι ότι όχι μόνο δεν το κάνουν αυτό. Ορισμένες υπηρεσίες κρυπτογραφούν ενεργά τα δεδομένα σας όταν αποθηκεύονται σε διακομιστές, ώστε ακόμη κι αν παραβιαζόταν η ασφάλειά τους, τα δεδομένα σας να μην αποκαλύπτονταν.

Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA): Η υποστήριξη για email 2FA προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας απαιτώντας μια δεύτερη μορφή επαλήθευσης πέρα από έναν απλό κωδικό πρόσβασης. Συνήθως, αυτό θα είναι με τη μορφή τηλεφώνου ή ειδικής συσκευής.

Ενεργή παρακολούθηση νέων απειλών: Ίσως το πιο σημαντικό απ’ όλα είναι να επιλέξετε μια εταιρεία που εξακολουθεί ενεργά να ενημερώνει τα μέτρα ασφαλείας της για να αντιμετωπίζει τις πιο πρόσφατες απειλές. Πιθανότατα μπορείτε να εξακριβώσετε αυτές τις πληροφορίες γρήγορα, ελέγχοντας την αρχική της σελίδα για πρόσφατες ενημερώσεις, το εταιρικό της blog ή αν διαθέτει καλή ζωντανή υποστήριξη.

Κέντρα δεδομένων: Αποθηκεύοντας δεδομένα με τη χρήση μιας μεθόδου κατανεμημένης αποθήκευσης, υπάρχει ένα επίπεδο πλεονασμού στην αποθήκευση του email σας. Αυτό σημαίνει ότι είναι πολύ απίθανο να χαθούν δεδομένα με τον τρόπο που θα μπορούσαν να χαθούν αν αποθηκεύατε όλα τα μηνύματά σας στον προσωπικό σας υπολογιστή και κάτι πήγαινε στραβά.

Προσαρμογή και Branding

Όνομα Domain: Όπως αναφέραμε, η δυνατότητα να χρησιμοποιείτε το όνομα domain σας για διευθύνσεις email είναι μια εξαιρετική λειτουργία που προσφέρουν σχεδόν όλες οι επαγγελματικές πλατφόρμες email, τοποθετώντας το brand σας στο επίκεντρο αυτού που κάνουν.

Βελτιωμένα φίλτρα: Το να σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τα email πιο αποτελεσματικά είναι άλλο ένα βασικό πλεονέκτημα των επαγγελματικών υπηρεσιών email. Όταν λαμβάνετε τεράστιο αριθμό email, η δυνατότητα να τα ταξινομείτε και να τα κατηγοριοποιείτε με διαφορετικούς τρόπους σάς επιτρέπει να διατηρείτε ένα καθαρό και πρακτικό γραμματοκιβώτιο.

Γραμματοκιβώτια πολλών χρηστών: Για πολλές επιχειρήσεις είναι κρίσιμη η δυνατότητα προσθήκης πολλών χρηστών για τα μέλη του προσωπικού. Επιπλέον, τα aliases και τα catch-alls (όπως info@yoursite.com) μπορούν να είναι χρήσιμη λειτουργία όταν πρόκειται για την προστασία της ταυτότητας των εργαζομένων ή για να επιτρέπουν σε περισσότερα από ένα άτομα να παρακολουθούν το ίδιο γραμματοκιβώτιο.

Αξιοπιστία

Εγγύηση uptime: Θέλετε τη σιγουριά ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο email σας οποιαδήποτε στιγμή, μέρα ή νύχτα. Η αξιοπιστία είναι βασικός παράγοντας όταν πρόκειται να επιλέξετε τον επαγγελματικό σας πάροχο email. Αναζητήστε εγγυήσεις γύρω στο 99.9% για να είστε βέβαιοι ότι λαμβάνετε το σωστό επίπεδο uptime. Μερικές φορές, οι εταιρείες προσφέρουν αποζημιώσεις αν δεν καταφέρουν να τηρήσουν τις εγγυήσεις τους. Αξίζει να ελέγξετε την πολιτική τους πάνω σε αυτό, ώστε να γνωρίζετε πού βρίσκεστε.

Επεκτασιμότητα: Μπορεί να μην έχετε πολλούς χρήστες τώρα, αλλά ελπίζουμε ότι η επιχείρησή σας θα αναπτυχθεί. Η επιλογή μιας υπηρεσίας που μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με την επιχείρησή σας, επιτρέποντάς σας να προσθέτετε ή να αφαιρείτε εύκολα λογαριασμούς, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ενέργεια αργότερα.

Υποστήριξη πελατών

Παρόμοια με όσα αναφέραμε για τη διασφάλιση ότι η εταιρεία παραμένει ενημερωμένη απέναντι στις διαδικτυακές απειλές, ένα καλό τμήμα εξυπηρέτησης πελατών είναι απαραίτητο — ειδικά αν είστε νέοι στο επαγγελματικό email. Υπάρχουν επιλογές με 24ωρη ζωντανή συνομιλία, ώστε να μη χρειάζεται ποτέ να περιμένετε πολύ για βοήθεια αν τη χρειαστείτε.

Διαχείριση spam

Αναζητήστε ισχυρά φίλτρα spam που μπλοκάρουν αποτελεσματικά την ανεπιθύμητη αλληλογραφία, ελαχιστοποιώντας παράλληλα τα false positives (νόμιμα email που επισημαίνονται ως spam). Ιδανικά, θέλετε ένα φίλτρο spam που να λειτουργεί καλά εξαρχής, αλλά και να σας επιτρέπει να το παρακάμπτετε όταν χρειάζεται. Πάνω απ’ όλα, θέλετε να μπορείτε να ελέγχετε ξεκάθαρα τι έχει τεθεί σε καραντίνα, γιατί όλοι έχουμε βρεθεί σε αυτή τη θέση όταν ένα email δεν φτάνει λόγω ενός υπερβολικά αυστηρού φίλτρου spam.

Επιλογές σύνδεσης & ενσωμάτωσης

Το να έχουμε τα email μας στα χέρια μας ανά πάσα στιγμή δεν είναι μόνο αναμενόμενο στη σύγχρονη εποχή, είναι αναγκαιότητα. Ένας πάροχος που είναι προσβάσιμος ανά πάσα στιγμή, όπου κι αν βρισκόμαστε, είναι απαραίτητος. Οι καλύτερες επαγγελματικές πλατφόρμες email προσφέρουν εύκολη ενσωμάτωση σε υπάρχοντες email clients, όπως το Outlook ή το Gmail.

Γνωρίστε το Spacemail

Το Spacemail, από τη Spaceship, είναι μια νέα, υπερσύγχρονη πλατφόρμα email που δημιουργήθηκε από το μηδέν για επιχειρήσεις. Διαθέτει όλα τα εργαλεία που αναφέραμε σε αυτό το άρθρο, από προηγμένη διαχείριση anti-spam έως συχνές ενημερώσεις για απειλές ασφαλείας.

Μπορείτε εύκολα να το ενσωματώσετε στο υπάρχον λογισμικό σας για χρήση σε οποιαδήποτε συσκευή ή να αποκτήσετε πρόσβαση μέσω της ασφαλούς online πύλης webmail χρησιμοποιώντας το αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης. Με μια ομάδα ειδικών υποστήριξης πελατών 24/7, έτοιμη να σας βοηθήσει όποτε τη χρειαστείτε.

Γνωρίζετε το εύχρηστο Migration Tool μας; Σας επιτρέπει να μεταφέρετε οποιοδήποτε υπάρχον περιεχόμενο email μπορεί να έχετε στο πρόγραμμα Spacemail σας. Κάνει την αλλαγή εύκολη και θα διατηρήσετε εύκολη πρόσβαση στα σημαντικά email που έχετε στον υπάρχοντα λογαριασμό σας. Δοκιμάστε το Spacemail σήμερα, με τιμή που ξεκινά από μόλις $0.98 τον μήνα. Μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν έχετε τίποτα να χάσετε αν δοκιμάσετε τη νέα μας, υπερσύγχρονη πλατφόρμα email.