Chữ ký email của bạn là điều cuối cùng ai đó nhìn thấy trước khi họ nhấn trả lời. Nó nhỏ, nhưng có thể tạo nên sự khác biệt giữa một ấn tượng tốt và một ấn tượng dễ bị lãng quên.

Nếu điều đó quan trọng với bạn, hãy đọc tiếp. 

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là một khối văn bản nằm ở cuối mỗi email bạn gửi. Ở dạng đơn giản nhất, đó là tên, chức danh và cách để liên hệ với bạn. Ở dạng chỉn chu nhất, nó mang theo nhận diện thương hiệu, màu sắc và thiết kế của công ty bạn, đồng thời là một phần quan trọng trong việc gửi một email chuyên nghiệp tốt. 

Công việc của nó rất rõ ràng. Nó trông chuyên nghiệp, củng cố thương hiệu của bạn và giúp mọi người dễ dàng liên hệ với bạn.

Bạn nên đưa gì vào chữ ký email chuyên nghiệp?

Để chữ ký email công việc vừa thể hiện công ty của bạn vừa giúp mọi người liên hệ, nó cần đáp ứng một vài tiêu chí. Có những thứ “bắt buộc phải có”, và cũng có những thứ “nên có thêm”. Dù thế nào, mục tiêu vẫn không đổi: quảng bá thương hiệu của bạn thông qua email chuyên nghiệp và giúp khách hàng liên hệ với bạn.

Để làm điều đó đúng cách, mọi chữ ký đều cần có những yếu tố cơ bản. Hãy bao gồm họ tên đầy đủ, chức danh công việc, tên công ty, số điện thoại và website. Sau đó, liên kết mạng xã hội và logo thương hiệu cũng đáng để thêm vào nếu bạn có.

Bắt buộc phải có:

• Họ tên đầy đủ

• Chức danh công việc

• Tên công ty

• Số điện thoại

• Website

Nên có thêm:

• Mạng xã hội (Facebook/ Instagram/LinkedIn)

• Logo thương hiệu
  

15 ví dụ chữ ký email cho các trường hợp sử dụng khác nhau

Việc tạo chữ ký cho email luôn dễ hơn nếu bạn có cả một kho tàng ví dụ chữ ký khổng lồ để lựa chọn. Vậy thì đây, dành cho bạn.

Ví dụ chữ ký email chuyên nghiệp

Đây là những chữ ký thể hiện sự nghiêm túc trong công việc. Chúng đáp ứng các tiêu chuẩn mà hầu hết nơi làm việc mong đợi. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu từ đây.

Ví dụ 1: Chữ ký chuyên nghiệp đơn giản

John Carter
Marketing Manager | YourBrand Solutions
+1 555 123 4567
yoursite.com

Ví dụ 2: Chữ ký email doanh nghiệp

[LOGO]
Sarah Mitchell
Head of Operations | Apex Corp
+1 555 234 5678
apexcorp.com

Email này và mọi tệp đính kèm đều là thông tin bảo mật và chỉ dành riêng cho người nhận được nêu tên.

Ví dụ 3: Chữ ký email của lãnh đạo

[LOGO]
James Holloway
Chief Executive Officer | Pinnacle Group
+1 555 345 6789 120 Business Ave, New York, NY 10001
pinnaclegroup.com
linkedin.com/in/jamesholloway

Mẫu chữ ký email kinh doanh

Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, đại diện bán hàng hay đang phụ trách hỗ trợ khách hàng, những ví dụ chữ ký email này đều được xây dựng xoay quanh những gì từng công việc thực sự cần ở một chữ ký.

Ví dụ 4: Chữ ký của chủ doanh nghiệp nhỏ

[LOGO]
Rachel Greaves
Owner & Founder | Bloom Bakery Co.
+1 555 456 7890
bloombakery.com
instagram.com/bloombakeryco

Ví dụ 5: Chữ ký của đại diện bán hàng

Daniel Price
Sales Executive | NovaTech Solutions
+1 555 567 8901
novatech.com
📅 Đặt lịch cuộc gọi: calendly.com/danielprice

Ví dụ 6: Chữ ký hỗ trợ khách hàng

Emily Shaw
Customer Support Specialist | BrightDesk
+1 555 678 9012
brightdesk.com/support
Chúng tôi làm việc từ Thứ Hai–Thứ Sáu, 9am–6pm EST

Ví dụ chữ ký email tối giản

Những chữ ký này lược bỏ mọi thứ, chỉ giữ lại điều quan trọng và không thêm gì thừa. Nếu bạn muốn một thứ trông sắc sảo mà không cần đầu tư thiết kế, đây chính là lựa chọn đó.

Ví dụ 7: Chữ ký sạch sẽ chỉ gồm văn bản

Marcus Lee | Product Designer
+1 555 789 0123 | marcuslee.com

Ví dụ 8: Chữ ký hiện đại một dòng

Anna Brooks · Content Strategist · YourBrand · +1 555 890 1234 · yoursite.com

Ý tưởng chữ ký email sáng tạo

Dành cho khi bạn muốn chữ ký của mình làm được nhiều hơn là chỉ ký tên. Phần này đề cập đến CTA, banner quảng bá và biểu tượng mạng xã hội có thể biến chữ ký thành một công cụ.

Ví dụ 9: Có CTA (Đặt lịch họp)

[LOGO]
Tom Dean
Business Development Manager | GrowthLab
+1 555 901 2345
growthlab.com 👉 Đặt lịch họp với tôi

Ví dụ 10: Có banner quảng bá

Claire Hudson
Marketing Director | StyleCo
+1 555 012 3456
styleco.com

[PROMOTIONAL BANNER: Đang giảm giá — giảm 20% cho tất cả sản phẩm trong tuần này]

Ví dụ 11: Có biểu tượng mạng xã hội

[LOGO]
Ryan Foster
Brand Manager | Waveline Media
+1 555 123 4567
wavelinemedia.com
[LinkedIn] [Instagram] [Facebook]

Ví dụ chữ ký email cá nhân

Những mẫu này được tạo cho freelancer, tư vấn viên, sinh viên và chuyên gia làm việc từ xa muốn có thứ gì đó chỉn chu mà không mang cảm giác quá doanh nghiệp.

Ví dụ 12: Chữ ký freelancer

Mia Lawson
Freelance Copywriter
+1 555 234 5678 mialawson.com
linkedin.com/in/mialawson

Ví dụ 13: Chữ ký tư vấn viên

[LOGO]
David Chen
Independent HR Consultant
+1 555 345 6789
davidchenconsulting.com
linkedin.com/in/davidchen

Ví dụ 14: Chữ ký sinh viên

Sophie Allen
BSc Marketing Student | University of Bristol
+1 555 456 7890
linkedin.com/in/sophieallen

Ví dụ 15: Chữ ký chuyên gia làm việc từ xa

Jake Morrison
UX Designer | RemoteFirst Studio
+1 555 567 8901
remotefirststudio.com
🌍 Đặt tại Lisbon, Bồ Đào Nha | Có mặt theo múi giờ GMT

Các phương pháp hay nhất cho định dạng chữ ký email

Sau khi xem qua những ví dụ đó, bạn đã sẵn sàng tự tạo chữ ký của riêng mình. Đây là cách tạo một chữ ký email đúng chuẩn và những gì nên bỏ ra.

Ngắn gọn và súc tích – Chữ ký email dài sẽ hút mất sự chú ý khỏi email của bạn. Hãy giữ đơn giản để người đọc có thể nhanh chóng tìm thấy thứ họ cần và liên hệ.

Dùng phông chữ vừa phải – Chữ ký email nên quảng bá cho doanh nghiệp tuyệt vời của bạn. Quá nhiều phông chữ sẽ tạo tác dụng ngược. Nó khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp và kém tinh tế.

Hạn chế màu sắc – Màu sắc là một thứ khác dễ hút sự chú ý. Nhiệm vụ của bạn là dẫn người đọc đi qua email và đến phần thông tin liên hệ quan trọng nhất. Một mê cung màu sắc chói mắt sẽ khiến điều đó trở nên khó khăn.

Tối ưu cho thiết bị di động – Đây là năm 2026, và điện thoại di động là vua khi nói đến việc mở email. Để tránh một email xấu xí, lệch lạc, hãy giữ chữ ký email đơn giản và thử nghiệm nó trên các thiết bị khác nhau.

Tránh hình ảnh lớn – Bạn đang nghĩ đến việc thêm logo độ phân giải cao mới toanh của mình? Khoan đã, vì nó có thể làm chậm thời gian tải và thậm chí khiến email của bạn bị đánh dấu là spam.

Nên và không nên khi tạo chữ ký email

Cách tạo chữ ký email trong Spacemail

Nếu tất cả điều này có vẻ khá phức tạp, bạn có thể tạo chữ ký email với Spacemail chỉ trong vài bước đơn giản.

• Mở Spacemail Webmail, vào Settings, rồi nhấp vào Manage signatures trên ô Signature.

• Nhấn + New signature, nhập tên (ví dụ: "signature1"), rồi nhấn Enter.

• Nhập chữ ký của bạn vào trình soạn thảo văn bản, điều chỉnh phông chữ, kích thước và màu sắc, chèn hình ảnh hoặc liên kết, cùng nhiều tùy chọn khác.

• Nhấn vào dấu tích bên dưới trường chỉnh sửa để đặt làm chữ ký mặc định, và vậy là xong.