Come presentarti in un’email

Le email di presentazione non sono scienza missilistica, ma possono essere il carburante per razzi della tua carriera e delle tue relazioni. Diventare bravi a scriverle può fare la differenza tra un nuovo cliente, un nuovo lavoro o persino una nuova vita. Quindi perché non iniziare subito?

Cosa rende efficace una buona email di presentazione?

Correre attraverso il bar, mettersi proprio davanti alla faccia di qualcuno e urlare che vuoi essere suo amico probabilmente non è la strategia migliore. Un’email di presentazione funziona allo stesso modo. Se riesci a farla bene, a usare la giusta etichetta email e a fare una buona impressione fin dal primo minuto, allora avrai le migliori possibilità di ottenere ciò che vuoi.

Ecco cinque cose che faranno in modo che la tua email di presentazione vada a segno:

1. L’oggetto conta – Niente dice “aprimi” come un buon oggetto. Mantienilo chiaro, specifico e cerca di restare tra 30 e 60 caratteri. Non funzionerà se metà viene tagliata.

2. Parla in modo professionale, sembri professionale – Non ti presenteresti a un colloquio in pantaloncini. Allo stesso modo, la tua email di presentazione dovrebbe essere professionale, rispettosa e adatta al tuo pubblico.

3. Renditi memorabile – Potresti pensare di essere il massimo, ma il destinatario non lo pensa (ancora). Presentati subito, indica il tuo ruolo e perché stai scrivendo.

4. Personalizza – Un’email generica, copiata e incollata, non funzionerà mai. Adattala alla persona, menziona un contatto in comune e mostra che hai fatto i compiti.

5. Non far perdere loro tempo – Sii breve, strutturato e vai al punto. È meglio presumere che il destinatario sia troppo occupato per leggere la tua email. Aiutalo con una struttura chiara e un messaggio chiaro.

Quando hai bisogno di un’email di autopresentazione?

Una parte importante per assicurarti che le tue email di autopresentazione abbiano successo è sapere quando usarle.

Candidatura di lavoro

Candidarsi per nuovi lavori può essere frustrante, soprattutto se i canali abituali non funzionano. A volte è meglio andare dritti alla fonte e inviare un’email di presentazione per una candidatura. Se la fai bene, può essere un modo fantastico per attirare rapidamente l’attenzione di un datore di lavoro e saltare la fila. Ecco cosa dovresti includere:

• Adatta la tua email al lavoro specifico. Una ricerca preliminare può fare un’enorme differenza.

• Metti in evidenza perché sei perfetto per il ruolo e cerca di includere esempi concreti.

• Usa un indirizzo email professionale. Apparirai più affidabile.

• Sii educato, entusiasta e inizia e termina l’email con un saluto e una chiusura professionali

Incontrare qualcuno per la prima volta

Forse hai un nuovo lavoro, un nuovo ruolo o stai lavorando con un nuovo cliente per la prima volta. Può essere utile inviare un’email di presentazione e iniziare la comunicazione con il piede giusto. L’obiettivo è colmare il divario affinché la comunicazione possa essere il più fluida possibile in futuro. Ecco cosa dovresti includere:

• Fai sapere chi sei e perché stai scrivendo.

• Spiega come potreste lavorare insieme in futuro.

• Se necessario, programma una futura videochiamata per conoscervi meglio.

• Inizia e termina con un saluto e una chiusura cordiali.

• Non raccontare tutta la tua storia di vita. Sii breve e vai dritto al punto.

Networking

Sei appena tornato da una conferenza di successo. Hai incontrato persone stimolanti, scambiato idee e ora sei pronto a ricontattarle. Il modo migliore per farlo è con un’email di presentazione. Ecco cosa dovresti includere:

• Ricorda alla persona chi sei e dove vi siete incontrati.

• Fornisci una breve descrizione del motivo per cui stai scrivendo e dei passi successivi che vorresti intraprendere.

• Più aspetti, peggio appare e meno è probabile che si ricordino di te.

• Il networking è una strada a doppio senso. Fai sapere come puoi aiutare anche loro.

• Mantieni un tono professionale, almeno per le prime email.

• Usa una chiusura professionale e ricordati di lasciare i recapiti.

Inserimento in un nuovo team

Entrare in una nuova azienda può essere difficile. Volti nuovi, compiti nuovi e un ambiente nuovo possono diventare piuttosto opprimenti. Un’email di presentazione può aiutare a rompere il ghiaccio con i nuovi membri del team e ad avviare il processo di costruzione del gruppo. Ecco cosa dovresti includere:

• Fai sapere chi sei e qual è il tuo ruolo.

• Sii educato e rispettoso.

• Esprimi il tuo entusiasmo per l’ingresso nel team e offri aiuto se ne avranno bisogno.

• Non essere eccessivamente formale o rigido. Apparire accessibile è il modo migliore per costruire relazioni.

• Assicurati che il tuo messaggio sia in linea con la cultura aziendale prima di inviarlo.

Freelancer che si mette in contatto

Lavorare come freelance può essere duro, soprattutto quando sei lasciato al freddo e fai fatica a trovare clienti. Un’email di presentazione può essere un ottimo modo per contattare un potenziale cliente. Ecco cosa dovresti includere:

• A nessuno piacciono gli invii di massa. Personalizza e mostra alla persona che hai fatto le tue ricerche.

• Di’ chi sei e cosa puoi offrire.

• Metti in evidenza l’esperienza pertinente e esempi concreti di risultati.

• Sii breve, sii professionale.

• Metti in evidenza i passi successivi che vorresti intraprendere.

• Usa un saluto e una chiusura professionali.

Come scrivere un’email per presentarti (passo dopo passo)

Scrivere un’email di presentazione professionale è facile se conosci i passaggi. Che tu stia scrivendo un’email di presentazione per una candidatura o ti stia presentando al lavoro, i passaggi qui sotto faranno in modo che la tua email vada a segno ogni volta.

Saluto

Sentiamo spesso dire che la prima impressione conta, ma probabilmente è più accurato dire che contano i primi secondi della prima impressione. Questo è dovuto a qualcosa chiamato effetto primacy. L’effetto primacy è un principio psicologico secondo cui le informazioni presentate all’inizio di un incontro ricevono spesso più peso rispetto a quelle fornite in seguito.

Questo significa che, come esseri umani, spesso formiamo un filtro nelle prime fasi di un’interazione che modella il modo in cui interpretiamo il resto delle informazioni. Se sbagli questa prima fase, può essere davvero difficile rimettere l’interazione sulla giusta strada.

Ecco perché l’inizio di un’email può essere così importante. Inquadra il resto dell’interazione e spesso influenza il modo in cui il tuo messaggio viene ricevuto. Quindi come si fa a farlo bene in un’email di presentazione?

Trova il tono giusto: Adatta il livello di formalità al contesto. Per contatti formali o iniziali, un saluto formale come “Gentile [Titolo][Cognome]” o un neutro “Buongiorno [Nome],” funziona meglio.

Concentrati sulla struttura: Metti il saluto per primo, seguito da una virgola (ad es. ““Gentile [Titolo][Cognome]”). Metti in maiuscolo la prima parola e il nome del destinatario, ma non usare il punto esclamativo.

Controlla, e controlla di nuovo: Scrivere male il nome di qualcuno dà una pessima impressione. Usa sempre il nome del destinatario se lo conosci, ma ricontrolla ortografia e titoli.

Essere troppo amichevole – Iniziare con “Ehi” o “Ciao ragazzi” può sembrare troppo informale per email professionali. Mantienilo formale e aumenta la confidenza nelle email successive.

Taglia il generico – Essere troppo generici può spezzare il flusso della tua email. Frasi come “A chi di competenza” o “Gentile Signore/Signora” risultano impersonali e antiquate.

Fai attenzione agli orari – evita di aggiungere auguri legati all’ora come “Buongiorno” o “Buonasera”. La persona potrebbe leggerli in un altro momento, rendendo il tutto imbarazzante.

Chi sei

La verità è che potresti anche essere il massimo, ma se non spieghi esattamente perché e come nella tua email, il destinatario non sarà d’accordo. Questa è la sezione dell’email in cui spieghi esattamente chi sei e perché dovrebbe interessarsene. Ecco alcuni suggerimenti:

Vai dritto al punto – Fornisci subito il tuo nome e il tuo ruolo. Per esempio: “Mi chiamo Jane Doe e sono una specialista di marketing con cinque anni di esperienza nella pubblicità digitale.”

Resta umile – Punta a un tono sicuro ma umile quando ti presenti. Vuoi mantenere un tono professionale, ma senza esagerare al punto da sembrare troppo impaziente o disperato.

Aggiungi contesto – Definisci chi sei e, se pertinente, la tua azienda o il tuo collegamento. Una ricerca preliminare ti aiuterà qui: prova a personalizzare il tuo legame con l’azienda.

Taglia la storia della tua vita: Non lanciarti in una lunga autobiografia. Evita di sommergere il lettore con troppi dettagli personali o con un curriculum completo nelle righe iniziali.

Essere vaghi è banale – Non lasciare mai che il destinatario debba indovinare chi sei o cosa fai. Per esempio, scrivere “Ho pensato di presentarmi” senza indicare davvero il tuo nome completo o il tuo ruolo non è utile.

Riduci lo slang – Anche se sei il guru del marketing digitale, questo non è il posto per dirlo. Tieni lo slang per quando avrai più confidenza. Usa un linguaggio chiaro e professionale.

Perché stai scrivendo

Dopo aver risposto al chi, è il momento di introdurre il perché. Perché stai scrivendo a questa persona? Perché dovrebbe interessarsene? Perché proprio ora? Ecco come farlo:

Vai al punto – Includi il motivo della tua email in una o due frasi concise. Inserisci i dettagli chiave: ti stai candidando per una posizione? Cerchi consigli o informazioni?

Lusinga il loro ego – Includi il motivo migliore per cui dovrebbero interessarsi alla tua email.  Per esempio, come questo potrebbe avvantaggiarli o perché hai pensato che fossero la persona giusta da contattare.

Non nascondere la tua richiesta – Non costringere il lettore a cercare in un lungo paragrafo per capire perché hai scritto.

Non scusarti – Il networking fa parte del gioco, non vergognartene. Impostare la tua email come una scusa, ad es. (“Mi dispiace disturbarla / se non è troppo disturbo...”),  può minare la tua sicurezza.

Io, io, io – Concentrarti solo su te stesso,  ad es., “Voglio un lavoro nella vostra azienda perché aiuterebbe me,” non ti porterà da nessuna parte. Assicurati almeno di accennare al valore per il destinatario o a un interesse reciproco.

Invito all’azione

La CTA è il punto in cui le cose si fanno interessanti. Se hai centrato le sezioni precedenti e il lettore ha dato alla tua email il rispetto e l’attenzione che merita, è pronto a portare avanti il rapporto. Qui è dove gli dici esattamente come vuoi continuare. Ecco come:

Non dare per scontato – Se c’è un momento per essere rispettosi, è questo. Pretendere un incontro non sarà accolto bene. Sii educato, cortese, rispettoso.

Sii chiaro – In una frase (o due brevi), indica esattamente quale azione vorresti che intraprendessero. Per esempio: “Potremmo organizzare una chiamata di 15 minuti la prossima settimana per discutere questa opportunità?

Falla risaltare – È meglio iniziare un nuovo paragrafo per la tua CTA. In questo modo risalterà rispetto al resto del testo.

CTA mancante – Sembra ovvio, ma l’errore più grande qui è dimenticare di includere una CTA. L’entusiasmo può prendere il sopravvento alla fine di un’email, ma è meglio fermarsi e valutare la CTA migliore.

Non esagerare – Evita di sopraffare il lettore con troppe richieste. Non chiedere più grandi favori in una sola email.

Darsi la zappa sui piedi – Se includi link, ad esempio link per riunioni, o alleghi un CV, assicurati che i link funzionino. Altrimenti sembrerai molto poco professionale.

Firma

Bene, sei quasi arrivato al traguardo. Ti sei presentato, hai proposto un incontro, ora è il momento di chiudere l’email con grazia e compostezza. Ecco come:

Cosa fare:

Chiudi come hai iniziato – Rispecchia il tono generale dell’email. Chiusure professionali comuni come “Cordiali saluti,” “Distinti saluti,” “Grazie,” o “Un caro saluto” funzionano meglio.

Aggiungi un ringraziamento - Inizia una nuova riga dopo il corpo della tua email. Aggiungi una breve frase per ringraziare il lettore. Per esempio, una frase semplice come “Grazie per il suo tempo e la sua considerazione.”

Formattazione finale – Usa la frase di chiusura scelta e metti in maiuscolo solo la prima parola, ad es. “Cordiali saluti,” seguita da una virgola.

Se vuoi davvero fare bella figura qui, aggiungere una firma email personalizzata darà un vero tocco professionale.

Esempi di email di autopresentazione che funzionano

Scrivere email di presentazione formali è tutta una questione di pratica. Una volta acquisita scioltezza, le parole verranno naturali. Ma all’inizio può essere utile avere alcuni esempi pronti da tirare fuori quando serve. Ecco alcune email professionali per iniziare.

Autopresentazione per candidatura di lavoro

Struttura del modello:

• Saluto – Formale e personalizzato, se possibile.

• Chi sei – Il tuo nome, ruolo e situazione attuale.

• Perché stai scrivendo – Il lavoro per cui ti candidi e dove l’hai visto.

• Invito all’azione – Esprimi interesse per i prossimi passi o per allegare un curriculum.

• Firma – Chiusura educata e professionale con ringraziamenti.

Email di esempio:

Gentile signora Davies,

Mi chiamo Robert Jones e sono un content strategist con oltre cinque anni di esperienza nell’editoria digitale.

Le scrivo per esprimere il mio interesse per la posizione di Content Lead, che ho visto pubblicata sulla pagina LinkedIn della sua azienda.

Sarebbe possibile fissare una breve chiamata per discutere ulteriormente del ruolo? Ho allegato il mio curriculum per la sua valutazione.

Grazie per il suo tempo.Cordiali saluti,Robert Jones

Autopresentazione a un nuovo team

Struttura del modello:

• Saluto – Cordiale e inclusivo.

• Chi sei – Nome, nuovo ruolo, da dove vieni.

• Perché stai scrivendo – Per presentarti ed esprimere entusiasmo.

• Invito all’azione – Disponibilità aperta a entrare in contatto.

• Firma – Chiusura calorosa e accessibile.

Email di esempio:

Ciao a tutti,

Sono James French e mi sono appena unito al team marketing come senior campaign manager. Prima di questo, mi occupavo di partnership di brand e strategia digitale.

Sono entusiasta di iniziare e di conoscere ciascuno di voi nelle prossime settimane.

Non esitate a contattarmi se vi va di conoscerci o fare due chiacchiere. Non vedo l’ora di lavorare con tutti voi.Un saluto,James

Presentazione a freddo per networking o contatto iniziale

Struttura del modello:

• Saluto – Rispettoso e personalizzato, se possibile.

• Chi sei – Nome, ruolo, eventuale contatto o contesto condiviso.

• Perché stai scrivendo – Motivo breve e cosa ti ha attirato verso di loro.

• Invito all’azione – Suggerisci un passo successivo senza pressione, ad esempio una breve chiamata.

• Firma – Chiusura cortese con apprezzamento.

Email di esempio:

Buongiorno signor Wilkinson,

Mi chiamo Tara Smith e sono una ricercatrice UX. Di recente mi sono imbattuta nel suo intervento sul design inclusivo al Global UX Summit e l’ho trovato incredibilmente illuminante.

Mi piacerebbe avere l’opportunità di saperne di più sul suo lavoro e su come affronta la strategia di design tra culture diverse.

Sarebbe disponibile per una chiacchierata di 15 minuti la prossima settimana? Apprezzerei davvero l’opportunità.Grazie ancora,Tara Smith

Presentazione di freelancer / consulente a un cliente

Struttura del modello:

• Saluto – Neutro e diretto.

• Chi sei – Nome, titolo, area di competenza.

• Perché stai scrivendo – Un’esigenza specifica che hanno e come puoi aiutare.

• Invito all’azione – Offriti di approfondire o fissare un momento.

• Firma – Chiusura professionale con i tuoi recapiti.

Email di esempio:

Buongiorno signora Campbell,

Sono Leo Davies, un graphic designer freelance specializzato in brand identity e packaging. Di recente mi sono imbattuto nella vostra linea di prodotti e ho notato che vi state preparando a espandervi in nuovi mercati retail.

Ho aiutato brand simili a migliorare il loro packaging per renderlo pronto alla vendita al dettaglio e mi piacerebbe valutare se potrei supportare la vostra prossima fase.

Sarebbe disponibile per una breve chiamata per discutere i vostri obiettivi e come potrei aiutarvi?Grazie ancora,Leo Davies

Ritocchi finali che fanno tutta la differenza

I suggerimenti sopra ti porteranno per gran parte del percorso verso la scrittura di un’email professionale. Quello che resta è l’ultimo dieci percento. Qui sotto trovi alcuni modi per arrivarci.

Rivedi prima di inviare –Refusi, nomi scritti male, lettere mancanti: gridano tutti sciatteria. Non lasciare che tutto il tuo duro lavoro finisca nel cestino. Assicurati di rivedere il testo prima di inviare.

Adatta il tono –Che tu stia parlando con il tuo capo o con il tuo migliore amico, parli in modo diverso a seconda della persona. Con l’email è lo stesso. Assicurati che il tuo tono sia adatto alla situazione.

Link extra –Aggiungere il tuo LinkedIn o sito web alla tua email di presentazione può aiutare a portare avanti la conversazione. Inoltre, aggiunge credibilità, mostrando che sei più di un semplice indirizzo email.

Considerazioni finali

Come ogni cosa, le email di presentazione richiedono pratica. La struttura e gli esempi di email di autopresentazione qui sopra ti aiuteranno a iniziare e, una volta acquisita scioltezza, scriverai email di presentazione perfette in pochissimo tempo.