Jak oslovit více lidí v e-mailu: osvědčené postupy

E-mail je především o budování vztahů. Čím více lidem úspěšně napíšete, tím více vztahů si vybudujete. Tady je, jak to dělat správně.

Proč záleží na tom, jak správně oslovit více lidí v e-mailu

Skupinový e-mail je stejný jako jakýkoli jiný e-mail. Vaším hlavním cílem by měla být profesionalita a e-mailová etiketa. E-mail je především profesionální komunikační prostředek, což znamená, že na tom, co posíláte, záleží. Má to vliv na budoucí vztahy i budoucí výsledky.

Jde také o to, aby se lidé cítili vnímáni, ale to je obtížnější, když posíláte skupinové e-maily.

Jak oslovit více lidí v e-mailu?

Vaším hlavním zaměřením by měla být velikost skupiny a to, kdo je její součástí. U menších skupin, například když v e-mailu oslovujete dva lidi, byste měli lidi pozdravit jménem, aby to působilo osobněji.

U větších skupin je obvykle praktičtější obecný pozdrav jako „Ahoj týme“ nebo „Vážení kolegové“. Ujistěte se, že respektujete formální tituly jako profesor, Dr. nebo pan, a pečlivě zvažte pořadí jmen. Možná budete chtít řadit podle seniority, dát klienty před členy interního týmu nebo jednoduše použít abecední pořadí, aby to zůstalo jednoduché.

Když jsou v e-mailu, jmenujte je

Uvést lidi jménem je nejosobnější způsob, jak e-mail začít. Buduje to respekt a každý se díky tomu cítí zahrnutý. Doporučili bychom uvádět lidi jménem pouze u skupin o 2 až 4 lidech. Pokud jich uvedete více, může to začít vypadat trochu směšně.

Mějte na paměti, že v některých kulturách a zemích není používání křestních jmen v prvních několika e-mailech vždy vhodné, proto se ujistěte, že respektujete svůj místní kontext. Možná budete muset v prvních několika e-mailech přejít na příjmení plus pan nebo paní, než si vybudujete bližší vztah.

Správný způsob, jak pozdravit jménem:

• Ahoj Johne, Mario a Same,

• Dobré ráno Alexi, Jamie a Taylore,

• Ahoj Chrisi a Morgane,

Jak správně zdravit skupinu

Často je snazší zajistit, aby se každý cítil respektován, když píšete e-mail jednomu nebo dvěma lidem. Když ale oslovujete skupinu v e-mailu, je to složitější. Čím větší skupina, tím více do hry vstupuje kontext.

Když mluvíme o kontextu, myslíme tím účel e-mailu. Pokud informujete sehraný tým o organizaci vánočního večírku, tón bude velmi odlišný než při komunikaci s vrcholovým vedením nebo ve formálnějším firemním prostředí.

Když píšete napříč odděleními, manažerům, klientům nebo externím partnerům, je bezpečnější zvolit o něco formálnější tón, zvlášť pokud se představujete poprvé. Mezi přáteli nebo blízkými kolegy si můžete dovolit o něco neformálnější styl.

Správný způsob, jak pozdravit skupinu:

Neformální pozdravy:

• Ahoj týme!

• Dobrý den všem,

Formální pozdravy pro skupinu:

• Vážení kolegové,

• Dobré ráno!

• Dobré ráno všem,

• Vážený vedoucí týme,

Jak nejlépe používat formální tituly

Stát se doktorem v jakémkoli oboru není snadné a po vší té tvrdé práci bude většina lidí očekávat, že použijete jejich formální titul. Nemluvíme tu jen o lékařích — může jít také o univerzitní profesory, lidi s doktorátem z obchodu a mnoho dalších. Ať už je ale titul jakýkoli, je důležité ho ve své e-mailové komunikaci respektovat.

Když posíláte e-mail Dr., Prof., panu, paní atd., váš příjemce bude s největší pravděpodobností očekávat profesionální tón. To znamená vyhnout se příliš neformálním pozdravům a zachovat jednotnost vůči všem v e-mailu. To znamená nepoužít titul u jedné osoby a u jiné ne v tom samém e-mailu.

Důležitá je také hierarchie. Pokud máte více příjemců s tituly, zkuste je uvést v pořadí. To znamená profesor před doktorem a doktor před panem atd.

Správný způsob použití titulů:

• Vážený Dr. Lee, paní Carter a pane Browne,

• Vážený Dr. Smithi a týme,

• Vážení ředitelé a vedoucí oddělení.

• Vážený vedoucí týme,

Jak respektujícím způsobem zahrnout všechny

V profesionálním prostředí se seniorita vždy respektuje. Generální ředitelé pronášejí nejdůležitější projev, mají nejlepší kancelář v budově a obvykle dostanou nejlepší místo u stolu. U e-mailů to není jiné.

Když v e-mailu oslovujete více lidí, pořadí jmen a použití interpunkce může nenápadně vyjadřovat respekt. Pořadí, v jakém příjemce uvádíte, by mělo být záměrné. To znamená zmínit nejdříve ty s nejvyšší senioritou a nakonec ty s nejnižší senioritou.

Možná budete také muset zohlednit lidi mimo vaši firmu a interní kolegy. V takovém případě může uvedení externích pracovníků na prvním místě vyjadřovat respekt, zvlášť pokud usilujete o dlouhodobé partnerství. Jakmile zohledníte senioritu a interní vs. externí osoby, může dávat smysl uspořádat zbytek abecedně.

Jak respektujícím způsobem zahrnout všechny:

• Hierarchie nebo seniorita – Ve formálním nebo firemním prostředí uveďte nejdříve nejvýše postavenou osobu. Např. Vážený Dr. Evansi, paní Khan a pane Pateli,

• Externí před interními –Když píšete klientům spolu se svým interním týmem, uveďte klienta jako prvního. Např. Vážená paní Roberts a týme.

• Abecední pořadí – Když jsou si všichni rovni, abecední pořadí je nejbezpečnější volba. Např. Ahoj Angelo, Briane a Carlose,

Jak používat CC a BCC při posílání e-mailu více lidem

Dále budete muset přidat e-mailové adresy více příjemců. V této fázi pomůže pochopit rozdíl mezi CC a BCC.

CC znamená kopie. BCC znamená skrytá kopie. Slovo „skrytá“ vám nejvíce napoví, jak tyto dvě možnosti používat.

• Použijte CC, když se příjemci mají navzájem vidět a mohou odpovědět.

• Použijte BCC, když se příjemci nemají navzájem vidět (skrytě) a je vyžadováno soukromí. Obvykle je to nejlepší možnost pro hromadné e-maily.

Kdy je správný čas použít CC

Myšlenka CC pochází ze starých časů psacích strojů. Vložili jste list kopírovacího papíru a získali dvě kopie najednou. E-mail převzal stejnou myšlenku a používá CC k odeslání kopie zprávy někomu dalšímu.

Když někoho přidáte do pole CC, neoslovujete ho přímo, jen mu posíláte kopii. Například komunikujete s externím klientem a chcete, aby váš šéf byl v obraze. Externího klienta uvedete do pole Komu a e-mail vašeho šéfa vložíte do pole CC. Klient tak uvidí, že váš šéf má o situaci přehled.

Kdy je správný čas použít CC:

• Aktualizace projektu s dohledem – Píšete kolegovi o úkolu. Váš manažer potřebuje přehled, ale ne akci. Dejte manažera do CC, aby byl v obraze.

• Spolupráce mezi týmy– Koordinujete se s jiným oddělením a chcete, aby oba týmy byly sladěné. Při e-mailu vašemu designérovi dejte druhý tým do CC, aby měl aktuální informace.

• Reportování stavu– Posíláte týdenní aktualizaci svému nadřízenému a kopírujete zainteresované strany. Svého nadřízeného můžete dát do CC, aby mohl sledovat váš pokrok.

Kdy je správný čas použít BCC

Ostatní příjemci pole BCC nevidí, ale vidí příjemce v polích CC a Komu. To je užitečné, pokud chcete někomu poslat kopii e-mailu, aniž by o tom ostatní příjemci věděli.

Použijte BCC pro velké mailing listy, veřejná oznámení nebo jiné  situace, kdy se příjemci navzájem neznají a neměli by vidět údaje ostatních. BCC můžete také použít k nenápadnému zahrnutí někoho do konverzace.

Kdy je správný čas použít BCC:

• Newsletter– Posíláte firemní aktualizaci 300 odběratelům. Přidejte sebe do pole Komu a všechny odběratele do BCC.

• Seznam hostů – Zvete 100 externích hostů, kteří se navzájem neznají. Přidejte je do pole BCC, aby někdo z nich omylem neklikl na „odpovědět všem“.

• Nenápadný dohled– Ředitel chce sledovat konverzaci bez účasti. Přidejte ho do pole BCC, aby ji mohl sledovat.

Chyby ve skupinových e-mailech, na které si dát pozor

Posílání e-mailů více lidem je otázkou zvyku; s každým dalším pokusem je to snazší. Když si zapamatujete níže uvedené tipy, budete mít dobrý začátek.

• Přetížený pozdrav – Váš e-mail by neměl působit jako učitel kontrolující docházku na začátku hodiny. Pokud máte více než 3–4 příjemce, použijte společný pozdrav, například „Ahoj týme“.

• Nekonzistentní tón – Rozhodněte se, zda chcete být neformální, nebo formální. „Vážený Dr. Lee a Johne“ vytváří nerovnováhu. Zachovejte stejnou míru formálnosti u všech příjemců a ujistěte se, že odpovídá firemní kultuře.

• Použití nesprávného pole– Nadměrné používání CC ztěžuje rozpoznání toho, kdo má skutečně jednat, zatímco použití BCC v konverzaci založené na spolupráci může působit tajnůstkářsky a narušit důvěru.

• Ignorování hierarchie nebo kulturních norem – Uvádění jmen v náhodném pořadí, vynechávání titulů nebo používání příliš neformálních pozdravů vůči vrcholovému vedení způsobí, že se lidé budou cítit nerespektovaní.

• Vynechání klíčových účastníků v pozdravu– Každý se chce cítit oceněný. Pokud píšete několika lidem, nezapomeňte zmínit všechny, aby se každý cítil respektovaný.