วิธีแนะนำตัวเองในอีเมล

อีเมลแนะนำตัวไม่ใช่เรื่องซับซ้อนเหมือนวิทยาศาสตร์จรวด แต่สามารถเป็นเชื้อเพลิงจรวดให้กับอาชีพและคอนเนกชันของคุณได้ การเขียนให้ดีอาจเป็นความแตกต่างระหว่างการได้ลูกค้าใหม่ งานใหม่ หรือแม้แต่ชีวิตใหม่ แล้วทำไมไม่เริ่มตั้งแต่ตอนนี้ล่ะ?

อะไรทำให้อีเมลแนะนำตัวที่ดี?

การวิ่งข้ามบาร์ เข้าไปจ่อหน้าคนอื่น แล้วตะโกนว่าคุณอยากเป็นเพื่อน คงไม่ใช่กลยุทธ์ที่ดีที่สุด อีเมลแนะนำตัวก็ทำงานในลักษณะเดียวกัน หากคุณทำได้ถูกต้อง ใช้ มารยาทในการใช้อีเมลที่เหมาะสม และสร้างความประทับใจที่ดีตั้งแต่นาทีแรก คุณก็จะมีโอกาสดีที่สุดในการได้สิ่งที่ต้องการ

นี่คือห้าสิ่งที่จะทำให้อีเมลแนะนำตัวของคุณได้ผล:

1. หัวเรื่องมีความสำคัญ – ไม่มีอะไรบอกว่า “เปิดฉันสิ” ได้ดีเท่าหัวเรื่องที่ดี ทำให้ชัดเจน เฉพาะเจาะจง และพยายามให้อยู่ในช่วง 30-60 ตัวอักษร มันจะไม่ได้ผลหากถูกตัดไปครึ่งหนึ่ง

2. พูดอย่างมืออาชีพ ดูอย่างมืออาชีพ –คุณคงไม่ไปสัมภาษณ์งานด้วยกางเกงขาสั้น เช่นเดียวกัน อีเมลแนะนำตัวของคุณควรเป็นมืออาชีพ ให้เกียรติ และเหมาะกับผู้รับ

3. ทำให้คนจำคุณได้ –คุณอาจคิดว่าตัวเองยอดเยี่ยมมาก แต่ผู้รับยังไม่รู้ (ในตอนนี้) แนะนำตัวเองตั้งแต่เนิ่นๆ บอกบทบาทของคุณ และเหตุผลที่คุณติดต่อมา

4. ปรับให้เป็นส่วนตัว – อีเมลทั่วไปแบบคัดลอกวางไม่มีทางได้ผล ปรับให้เหมาะกับบุคคลนั้น กล่าวถึงความเชื่อมโยงร่วมกัน และแสดงให้เห็นว่าคุณได้ทำการบ้านมาแล้ว

5. อย่าเสียเวลาของพวกเขา – ทำให้สั้น มีโครงสร้าง และตรงประเด็น ควรสมมติว่าผู้รับของคุณยุ่งเกินกว่าจะอ่านอีเมลยาวๆ ช่วยพวกเขาด้วยโครงสร้างที่ชัดเจนและข้อความที่ชัดเจน

คุณต้องใช้อีเมลแนะนำตัวเมื่อไร?

ส่วนสำคัญอย่างหนึ่งที่จะทำให้อีเมลแนะนำตัวของคุณประสบความสำเร็จ คือการรู้ว่าควรใช้มันเมื่อไร

การสมัครงาน

การสมัครงานใหม่อาจทำให้หงุดหงิดได้ โดยเฉพาะเมื่อช่องทางปกติไม่ได้ผล บางครั้งการไปหาต้นทางโดยตรงและส่งอีเมลแนะนำตัวเพื่อสมัครงานอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด หากคุณทำได้ถูกต้อง นี่อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดึงดูดความสนใจจากนายจ้างอย่างรวดเร็วและข้ามคิวไปได้ นี่คือสิ่งที่คุณควรใส่ไว้:

• ปรับอีเมลของคุณให้เหมาะกับงานนั้นโดยเฉพาะ การค้นคว้าข้อมูลเบื้องหลังสามารถสร้างความแตกต่างได้มาก

• เน้นให้เห็นว่าทำไมคุณจึงเหมาะกับตำแหน่งนี้อย่างยิ่ง และพยายามใส่ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม

• ใช้อีเมลแอดเดรสแบบมืออาชีพ คุณจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น

• สุภาพ กระตือรือร้น และเริ่มต้นกับปิดท้ายอีเมลด้วยคำทักทายและคำลงท้ายแบบมืออาชีพ

การพบใครสักคนเป็นครั้งแรก

บางทีคุณอาจได้งานใหม่ บทบาทใหม่ หรือกำลังทำงานกับลูกค้าใหม่เป็นครั้งแรก การส่งอีเมลแนะนำตัวและเริ่มต้นการสื่อสารให้ถูกทางตั้งแต่แรกอาจเป็นประโยชน์ เป้าหมายคือการเชื่อมช่องว่างเพื่อให้การสื่อสารในอนาคตราบรื่นที่สุด นี่คือสิ่งที่คุณควรใส่ไว้:

• บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณคือใครและทำไมคุณจึงติดต่อมา

• อธิบายว่าคุณจะทำงานร่วมกันในอนาคตได้อย่างไร

• หากจำเป็น ให้นัดวิดีโอคอลในอนาคตเพื่อทำความรู้จักกันให้มากขึ้น

• เริ่มต้นและปิดท้ายด้วยคำทักทายและคำลงท้ายที่เป็นมิตร

• อย่าเล่าชีวิตทั้งหมดของคุณ ทำให้สั้นและตรงประเด็น

การสร้างเครือข่าย

คุณเพิ่งกลับมาจากการประชุมที่ประสบความสำเร็จ คุณได้พบผู้คนที่สร้างแรงบันดาลใจ แลกเปลี่ยนแนวคิด และตอนนี้คุณพร้อมที่จะติดตามผลแล้ว วิธีที่ดีที่สุดคือใช้อีเมลแนะนำตัว นี่คือสิ่งที่คุณควรใส่ไว้:

• เตือนอีกฝ่ายว่าคุณคือใครและพบกันที่ไหน

• อธิบายสั้นๆ ว่าทำไมคุณจึงติดต่อมาและขั้นตอนถัดไปที่คุณอยากดำเนินการ

• ยิ่งปล่อยไว้นาน ก็ยิ่งดูไม่ดีและมีโอกาสน้อยลงที่พวกเขาจะจำคุณได้

• การสร้างเครือข่ายเป็นเรื่องสองทาง บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณจะช่วยพวกเขาได้อย่างไร

• รักษาโทนให้เป็นมืออาชีพ อย่างน้อยในอีเมลสองสามฉบับแรก

• ใช้คำลงท้ายแบบมืออาชีพ และอย่าลืมใส่รายละเอียดการติดต่อ

การเริ่มงานกับทีมใหม่

การเข้าร่วมบริษัทใหม่อาจเป็นเรื่องยาก ใบหน้าใหม่ งานใหม่ และสภาพแวดล้อมใหม่ ล้วนทำให้รู้สึกท่วมท้นได้ อีเมลแนะนำตัวสามารถช่วยละลายพฤติกรรมกับสมาชิกทีมใหม่และช่วยเริ่มต้นกระบวนการสร้างทีมได้ นี่คือสิ่งที่คุณควรใส่ไว้:

• บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณคือใครและบทบาทของคุณคืออะไร

• สุภาพและให้เกียรติ

• แสดงความตื่นเต้นที่ได้เข้าร่วมทีม และเสนอความช่วยเหลือหากพวกเขาต้องการ

• อย่าเป็นทางการหรือแข็งทื่อเกินไป การดูเข้าถึงง่ายคือวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความสัมพันธ์

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรก่อนส่ง

ฟรีแลนซ์ที่ติดต่อเข้ามา

การเป็นฟรีแลนซ์อาจหนักหนา โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องดิ้นรนหาลูกค้าด้วยตัวเอง อีเมลแนะนำตัวอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกับลูกค้าที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า นี่คือสิ่งที่คุณควรใส่ไว้:

• ไม่มีใครชอบอีเมลส่งหว่าน ปรับให้เป็นส่วนตัวและแสดงให้เห็นว่าคุณได้ค้นคว้ามาแล้ว

• บอกพวกเขาว่าคุณคือใครและคุณสามารถเสนออะไรได้บ้าง

• เน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องและตัวอย่างผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

• ทำให้สั้น กระชับ และเป็นมืออาชีพ

• เน้นขั้นตอนถัดไปที่คุณอยากดำเนินการ

• ใช้คำทักทายและคำลงท้ายแบบมืออาชีพ

วิธีเขียนอีเมลแนะนำตัวเอง (ทีละขั้นตอน)

การเขียนอีเมลแนะนำตัวแบบมืออาชีพเป็นเรื่องง่าย หากคุณรู้ขั้นตอน ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลแนะนำตัวเพื่อสมัครงานหรือแนะนำตัวเองในที่ทำงาน ขั้นตอนด้านล่างจะช่วยให้อีเมลของคุณได้ผลทุกครั้ง

คำทักทาย

เรามักได้ยินว่าวินาทีแรกของความประทับใจสำคัญ แต่ที่จริงอาจแม่นยำกว่าหากบอกว่าไม่กี่วินาทีแรกของความประทับใจแรกสำคัญ นี่เกิดจากสิ่งที่เรียกว่า primacy effect ซึ่งเป็นหลักการทางจิตวิทยาที่กล่าวว่าข้อมูลที่ถูกนำเสนอในช่วงต้นของการพบปะมักได้รับน้ำหนักมากกว่าข้อมูลที่มาภายหลัง

นั่นหมายความว่า ในฐานะมนุษย์ เรามักสร้างตัวกรองขึ้นในช่วงแรกของปฏิสัมพันธ์ ซึ่งกำหนดวิธีที่เราตีความข้อมูลที่เหลือ หากคุณพลาดในช่วงแรกนี้ การดึงปฏิสัมพันธ์กลับเข้าสู่ทิศทางเดิมอาจเป็นเรื่องยากมาก

นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไม การเริ่มต้นอีเมล จึงสำคัญมาก มันเป็นกรอบให้กับปฏิสัมพันธ์ที่เหลือ และมักส่งผลต่อวิธีที่ข้อความของคุณถูกตีความ แล้วคุณจะทำให้ถูกต้องในอีเมลแนะนำตัวได้อย่างไร?

ใช้โทนให้เหมาะสม:ปรับระดับความเป็นทางการให้เข้ากับบริบท สำหรับการติดต่อแบบเป็นทางการหรือครั้งแรก คำทักทายแบบเป็นทางการอย่าง “Dear [Title][Last Name]” หรือแบบกลางๆ อย่าง “Hello [Name],” จะเหมาะที่สุด

ให้ความสำคัญกับโครงสร้าง: วางคำทักทายไว้ก่อน ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค (เช่น ““Dear [Title][Last Name]”) ใช้อักษรตัวใหญ่กับคำแรกและชื่อผู้รับ แต่ไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์

ตรวจแล้วตรวจอีก:การสะกดชื่อใครผิดสร้างความประทับใจที่แย่มาก ใช้ชื่อผู้รับเสมอหากคุณรู้ แต่ตรวจสอบการสะกดและคำนำหน้าให้แน่ใจอีกครั้ง

อย่าเป็นกันเองเกินไป –การเริ่มด้วย “Hey” หรือ “Hi guys” อาจฟังดูสบายๆ เกินไปสำหรับอีเมลแบบมืออาชีพ คงความเป็นทางการไว้ก่อน แล้วค่อยเพิ่มความสบายๆ ในอีเมลถัดไป

ตัดความทั่วไปทิ้ง – การใช้ถ้อยคำทั่วไปเกินไปอาจทำลายจังหวะของอีเมลคุณ วลีอย่าง “To Whom It May Concern” หรือ “Dear Sir/Madam” ให้ความรู้สึกห่างเหินและล้าสมัย

ระวังเรื่องเวลา – หลีกเลี่ยงการใส่คำอวยพรที่อิงตามเวลา เช่น “Good morning” หรือ “Good evening” เพราะอีกฝ่ายอาจมาอ่านในเวลาอื่น ทำให้ดูแปลกๆ

คุณคือใคร

ความจริงคือ คุณอาจยอดเยี่ยมจริงๆ แต่ถ้าคุณไม่อธิบายให้ชัดเจนในอีเมลว่าทำไมและอย่างไร ผู้รับก็จะไม่เห็นด้วย ส่วนนี้ของอีเมลคือจุดที่คุณต้องบอกให้ชัดว่าคุณคือใครและทำไมพวกเขาควรสนใจ นี่คือเคล็ดลับบางอย่าง:

เข้าเรื่องเลย –ระบุชื่อและบทบาทของคุณทันที ตัวอย่างเช่น “My name is Jane Doe, and I’m a marketing specialist with five years of experience in digital advertising.”

ถ่อมตัวไว้ –ตั้งเป้าใช้โทนที่มั่นใจแต่ถ่อมตัวเมื่อแนะนำตัวเอง คุณควรทำให้ดูเป็นมืออาชีพ แต่ไม่มากเกินไปจนดูเหมือนกระตือรือร้นหรือสิ้นหวังเกินไป

เพิ่มบริบท –อธิบายว่าคุณคือใคร และหากเกี่ยวข้อง ให้บอกบริษัทหรือความเชื่อมโยงของคุณ การค้นคว้าล่วงหน้าจะช่วยได้มาก ลองปรับความเชื่อมโยงของคุณกับบริษัทให้เป็นส่วนตัวมากขึ้น

ตัดเรื่องชีวิตออก:อย่าเริ่มด้วยอัตชีวประวัติยาวๆ หลีกเลี่ยงการทำให้ผู้อ่านรู้สึกท่วมท้นด้วยรายละเอียดส่วนตัวมากเกินไปหรือเรซูเม่เต็มรูปแบบในบรรทัดเปิด

คลุมเครือก็จืดชืด – อย่าทำให้ผู้รับต้องเดาว่าคุณคือใครหรือทำอะไร ตัวอย่างเช่น การเขียนว่า “I thought I’d introduce myself” โดยไม่บอกชื่อเต็มหรือบทบาทของคุณจริงๆ นั้นไม่ได้ช่วยอะไร

ลดสแลงลง –แม้ว่าคุณจะเป็นกูรูด้านการตลาดดิจิทัล นี่ก็ไม่ใช่ที่ที่จะพูดแบบนั้น เก็บสแลงไว้ใช้เมื่อคุณคุ้นเคยกันมากขึ้น ใช้ภาษาที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ

เหตุผลที่คุณติดต่อมา

หลังจากตอบคำถามว่าใครเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาพูดถึงเหตุผล ทำไมคุณถึงส่งอีเมลหาคนนี้? ทำไมพวกเขาควรสนใจ? ทำไมต้องตอนนี้? นี่คือวิธีทำ:

เข้าเรื่องให้ชัด –ใส่เหตุผลของอีเมลคุณในหนึ่งหรือสองประโยคสั้นๆ พร้อมรายละเอียดสำคัญ: คุณกำลังสมัครตำแหน่งงานอยู่หรือไม่? กำลังขอคำแนะนำหรือข้อมูลอยู่หรือเปล่า?

เอาใจเขาหน่อย – ใส่เหตุผลที่ดีที่สุดว่าทำไมพวกเขาควรสนใจอีเมลของคุณ  ตัวอย่างเช่น สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาอย่างไร หรือทำไมคุณจึงคิดว่าพวกเขาเป็นคนที่เหมาะสมในการติดต่อ

อย่าซ่อนคำขอของคุณ –อย่าบังคับให้ผู้อ่านต้องค้นหาในย่อหน้ายาวๆ เพื่อจะรู้ว่าทำไมคุณถึงส่งอีเมลมา

อย่าขอโทษ –การสร้างเครือข่ายเป็นเรื่องปกติ อย่ารู้สึกผิด การวางกรอบอีเมลของคุณเหมือนเป็นการขอโทษ เช่น (“I hate to bother you / if it’s not too much trouble...”),  อาจบั่นทอนความมั่นใจของคุณ

ฉัน ฉัน ฉัน –การมุ่งเน้นแต่ตัวเอง เช่น  “I want a job at your company because it would help me,” จะพาคุณไปไม่ถึงไหน อย่าลืมอย่างน้อยต้องสื่อให้เห็นถึงคุณค่าต่อผู้รับหรือความสนใจร่วมกัน

คำกระตุ้นให้ดำเนินการ

CTA คือจุดที่เรื่องเริ่มน่าสนใจ หากคุณทำส่วนก่อนหน้าได้ดีและผู้อ่านให้ความสนใจและให้เกียรติอีเมลของคุณอย่างที่ควร พวกเขาก็พร้อมจะพาความสัมพันธ์นี้ไปต่อ ตรงนี้คือจุดที่คุณบอกอย่างชัดเจนว่าคุณอยากดำเนินต่ออย่างไร นี่คือวิธี:

อย่าคิดแทน –หากมีช่วงเวลาไหนที่ควรให้เกียรติ นี่แหละคือช่วงนั้น การเรียกร้องให้นัดประชุมคงไม่เป็นผลดีนัก จงสุภาพ มีมารยาท และให้เกียรติ

ทำให้ชัดเจน –ในหนึ่งประโยค (หรือสองประโยคสั้นๆ) ระบุให้ชัดว่าคุณอยากให้อีกฝ่ายทำอะไร ตัวอย่างเช่น: “Could we arrange a 15-minute call next week to discuss this opportunity?

ทำให้โดดเด่น –ควรขึ้นย่อหน้าใหม่สำหรับ CTA ของคุณ วิธีนี้จะทำให้มันโดดเด่นจากข้อความส่วนที่เหลือ

ไม่มี CTA –ฟังดูชัดเจน แต่ความผิดพลาดใหญ่ที่สุดตรงนี้คือการลืมใส่ CTA ความตื่นเต้นอาจเข้าครอบงำในตอนท้ายของอีเมล แต่ควรหยุดคิดและพิจารณา CTA ที่ดีที่สุดของคุณ

อย่าขอซ้ำซ้อน –หลีกเลี่ยงการทำให้ผู้อ่านรู้สึกท่วมท้นด้วยคำขอมากเกินไป อย่าขอความช่วยเหลือใหญ่ๆ หลายอย่างในอีเมลฉบับเดียว

ทำตัวเองพลาด –หากคุณใส่ลิงก์ใดๆ เช่น ลิงก์ประชุม หรือแนบ CV ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ใช้งานได้ ไม่เช่นนั้นคุณจะดูไม่เป็นมืออาชีพมาก

ลายเซ็น

โอเค คุณเกือบถึงเส้นชัยแล้ว คุณได้นำเสนอตัวเองแล้ว คุณได้นำเสนอการนัดพบแล้ว ตอนนี้ถึงเวลา จบอีเมล อย่างสง่างามและมั่นใจ นี่คือวิธี:

สิ่งที่ควรทำ:

ปิดท้ายให้สอดคล้องกับตอนเริ่ม –สะท้อนโทนโดยรวมของอีเมล คำลงท้ายแบบมืออาชีพที่ใช้กันทั่วไป เช่น “Sincerely,” “Best regards,” “Thank you,” หรือ “Kind regards” ใช้ได้ดีที่สุด

เพิ่มคำขอบคุณ -ขึ้นบรรทัดใหม่หลังเนื้อหาอีเมลของคุณ เพิ่มประโยคสั้นๆ เพื่อขอบคุณผู้อ่าน เช่น ประโยคง่ายๆ อย่าง “Thank you for your time and consideration.”

การจัดรูปแบบขั้นสุดท้าย –ใช้วลีปิดท้ายที่คุณเลือก และขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะคำแรก เช่น “Best regards,” ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค

หากคุณอยากแสดงความเป็นมืออาชีพให้มากขึ้น การเพิ่มลายเซ็นอีเมลแบบปรับแต่งเองจะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพได้อย่างมาก

ตัวอย่างอีเมลแนะนำตัวที่ใช้ได้ผล

การเขียนอีเมลแนะนำตัวแบบเป็นทางการเป็นเรื่องของการฝึกฝนล้วนๆ เมื่อคุณเริ่มคล่อง คำพูดก็จะไหลลื่น แต่ในช่วงเริ่มต้น การมีตัวอย่างสำเร็จรูปไว้สักสองสามแบบที่หยิบมาใช้ได้เมื่อจำเป็นก็ช่วยได้มาก นี่คือตัวอย่างอีเมลระดับโปรที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น

การแนะนำตัวเพื่อสมัครงาน

โครงร่างเทมเพลต:

• คำทักทาย – เป็นทางการและปรับให้เหมาะกับบุคคลหากเป็นไปได้

• คุณคือใคร – ชื่อ บทบาท และสถานะปัจจุบันของคุณ

• เหตุผลที่คุณติดต่อมา – งานที่คุณกำลังสมัครและที่ที่คุณเห็นประกาศ

• คำกระตุ้นให้ดำเนินการ – แสดงความสนใจในขั้นตอนถัดไปหรือการแนบเรซูเม่

• ลายเซ็น – ปิดท้ายอย่างสุภาพ เป็นมืออาชีพ พร้อมคำขอบคุณ

ตัวอย่างอีเมล:

เรียน คุณ Davies

ผมชื่อ Robert Jones และเป็นนักวางกลยุทธ์คอนเทนต์ที่มีประสบการณ์ด้านการเผยแพร่ดิจิทัลมากกว่าห้าปี

ผมติดต่อมาเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่ง Content Lead ซึ่งผมเห็นประกาศบนหน้า LinkedIn ของบริษัทคุณ

พอจะนัดคุยสั้นๆ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับตำแหน่งนี้เพิ่มเติมได้ไหมครับ? ผมได้แนบเรซูเม่มาเพื่อให้คุณพิจารณาแล้ว

ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณด้วยความนับถือRobert Jones

การแนะนำตัวกับทีมใหม่

โครงร่างเทมเพลต:

• คำทักทาย – เป็นมิตรและเปิดกว้างกับทุกคน

• คุณคือใคร– ชื่อ ตำแหน่งใหม่ และมาจากที่ไหน

• เหตุผลที่คุณติดต่อมา – เพื่อแนะนำตัวและแสดงความตื่นเต้น

• คำกระตุ้นให้ดำเนินการ – เปิดโอกาสให้ติดต่อกันได้

• ลายเซ็น – ปิดท้ายอย่างอบอุ่นและเข้าถึงง่าย

ตัวอย่างอีเมล:

สวัสดีทุกคน

ผมชื่อ James French และเพิ่งเข้าร่วมทีมการตลาดในตำแหน่งผู้จัดการแคมเปญอาวุโส ก่อนหน้านี้ผมมุ่งเน้นงานด้านความร่วมมือกับแบรนด์และกลยุทธ์ดิจิทัล

ผมตื่นเต้นที่จะได้เริ่มงานและได้พบกับทุกคนในช่วงไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า

หากคุณอยากทำความรู้จักหรือพูดคุยกัน สามารถติดต่อมาได้เลยนะครับ รอคอยที่จะได้ร่วมงานกับทุกคนด้วยความปรารถนาดีJames

การแนะนำตัวแบบ cold introduction เพื่อสร้างเครือข่ายหรือติดต่อครั้งแรก

โครงร่างเทมเพลต:

• คำทักทาย – สุภาพและปรับให้เหมาะกับบุคคลหากเป็นไปได้

• คุณคือใคร – ชื่อ บทบาท และความเชื่อมโยงหรือบริบทที่มีร่วมกัน

• เหตุผลที่คุณติดต่อมา – เหตุผลสั้นๆ และสิ่งที่ดึงดูดให้คุณสนใจพวกเขา

• คำกระตุ้นให้ดำเนินการ – เสนอขั้นตอนถัดไปที่ไม่กดดันมาก เช่น การคุยสั้นๆ

• ลายเซ็น – ปิดท้ายอย่างสุภาพพร้อมคำขอบคุณ

ตัวอย่างอีเมล:

สวัสดีคุณ Wilkinson

ฉันชื่อ Tara Smith และเป็นนักวิจัย UX เมื่อไม่นานมานี้ฉันได้เห็นการบรรยายของคุณเกี่ยวกับการออกแบบที่ครอบคลุมทุกคนในงาน Global UX Summit และพบว่ามีมุมมองที่ลึกซึ้งอย่างมาก

ฉันอยากมีโอกาสได้ฟังเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานของคุณ และวิธีที่คุณวางกลยุทธ์การออกแบบข้ามวัฒนธรรม

คุณสะดวกคุยกันสัก 15 นาทีในสัปดาห์หน้าไหมคะ? ฉันจะซาบซึ้งมากหากได้รับโอกาสนี้ขอบคุณอีกครั้งTara Smith

การแนะนำตัวของฟรีแลนซ์ / ที่ปรึกษากับลูกค้า

โครงร่างเทมเพลต:

• คำทักทาย – เป็นกลางและตรงประเด็น

• คุณคือใคร –ชื่อ ตำแหน่ง และความเชี่ยวชาญ

• เหตุผลที่คุณติดต่อมา – ความต้องการเฉพาะที่พวกเขามี และคุณจะช่วยได้อย่างไร

• คำกระตุ้นให้ดำเนินการ – เสนอที่จะพูดคุยเพิ่มเติมหรือนัดเวลา

• ลายเซ็น – ปิดท้ายอย่างมืออาชีพพร้อมรายละเอียดการติดต่อของคุณ

ตัวอย่างอีเมล:

สวัสดีคุณ Campbell

ผมชื่อ Leo Davies เป็นนักออกแบบกราฟิกฟรีแลนซ์ที่เชี่ยวชาญด้านอัตลักษณ์แบรนด์และบรรจุภัณฑ์ เมื่อไม่นานมานี้ผมได้เห็นไลน์สินค้าของคุณ และสังเกตว่าคุณกำลังเตรียมขยายไปสู่ตลาดค้าปลีกใหม่ๆ

ผมเคยช่วยแบรนด์ที่คล้ายกันพัฒนาบรรจุภัณฑ์ให้พร้อมสำหรับตลาดค้าปลีก และอยากสำรวจว่าผมจะช่วยสนับสนุนช่วงถัดไปของคุณได้หรือไม่

คุณสะดวกคุยสั้นๆ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณและวิธีที่ผมอาจช่วยได้ไหมครับ? ขอบคุณอีกครั้งLeo Davies

รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ตอนท้ายที่สร้างความแตกต่างอย่างมาก

เคล็ดลับข้างต้นจะช่วยให้คุณไปได้เกือบทั้งหมดในการ เขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ สิ่งที่เหลือคือสิบเปอร์เซ็นต์สุดท้าย ด้านล่างนี้คือวิธีบางอย่างที่จะช่วยให้คุณไปถึงจุดนั้น

แก้ไขก่อนส่ง –คำพิมพ์ผิด ชื่อสะกดผิด ตัวอักษรหาย สิ่งเหล่านี้ล้วนบ่งบอกถึงความไม่รอบคอบ อย่าปล่อยให้ความพยายามทั้งหมดของคุณจบลงในถังขยะ อย่าลืมตรวจแก้ก่อนส่ง

ปรับโทนให้เหมาะ –ไม่ว่าคุณจะคุยกับหัวหน้าหรือเพื่อนสนิท คุณก็พูดต่างกันตามแต่ละคน อีเมลก็เช่นกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโทนของคุณเหมาะกับสถานการณ์

ลิงก์เพิ่มเติม –การเพิ่ม LinkedIn หรือเว็บไซต์ของคุณลงในอีเมลแนะนำตัวสามารถช่วยให้บทสนทนาดำเนินต่อไปได้ อีกทั้งยังเพิ่มความน่าเชื่อถือ แสดงให้เห็นว่าคุณไม่ใช่แค่อีเมลแอดเดรสเท่านั้น

ข้อคิดส่งท้าย

เช่นเดียวกับทุกอย่าง การเขียนอีเมลแนะนำตัวต้องอาศัยการฝึกฝน โครงสร้างและตัวอย่างอีเมลแนะนำตัวข้างต้นจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ และเมื่อคุณคล่องแล้ว คุณจะเขียนอีเมลแนะนำตัวที่สมบูรณ์แบบได้ในเวลาไม่นาน