Прогрівання домену для надсилання електронних листів є важливим кроком, якщо ви використовуєте щойно зареєстрований домен або якщо домен ніколи не використовувався для надсилання електронних листів. Цей процес формує вашу репутацію відправника та покращує доставлюваність електронної пошти. Сам прогрів передбачає поступове збільшення обсягу надсилання листів, щоб побудувати довіру з боку постачальників послуг електронної пошти (ESP) і уникнути позначення як спаму. Інакше існує значний ризик того, що постачальники послуг електронної пошти (як-от Gmail, Yahoo, Outlook тощо) вважатимуть ваш домен підозрілим, оскільки він ще не має репутації відправника, і відхилятимуть ваші листи або позначатимуть їх як спам.
ПРИМІТКА: З нашого боку, як постачальника послуг електронної пошти, ми робимо все можливе, щоб підтримувати хорошу доставлюваність ваших листів, наприклад, підтримуємо чистоту наших IP-адрес завдяки цілодобовому моніторингу IP-адрес і оперативній комунікації з організаціями, що ведуть блоклисти, для видалення наших IP-адрес зі списків, якщо це трапляється; ми постійно відстежуємо будь-яку спам-активність на серверах і вживаємо необхідних заходів тощо. Водночас існують чинники, які впливають на доставлюваність ваших листів і на які ми не можемо вплинути через їхню природу. До них належать репутація вашого домену (зокрема те, чи прогрітий ваш домен), вміст ваших листів, дії з листом на боці одержувача тощо.
Ось рекомендації щодо ручного прогрівання доменного імені для кращої доставлюваності електронної пошти:
Почніть із чистого домену
Якщо ваш домен не є щойно зареєстрованим і вже використовувався раніше, необхідно перевірити, чи присутній він у будь-яких блоклистах, і очистити його перед тим, як почати регулярно надсилати електронні листи. Це важливо, оскільки постачальники послуг електронної пошти можуть просто відхиляти листи, надіслані з домену, що перебуває в блоклисті.
Деякі блоклисти можуть автоматично розблокувати ваш домен через певний час, тож вам не доведеться нічого робити (наприклад, SpamCop зазвичай видаляє домени зі списку через 24 години). З іншого боку, деяким іншим блоклистам може знадобитися більше часу та інформації, щоб внести вас до свого списку, оскільки вони часто використовують дані з різних RBL і спам-фільтрів, щоб позначити відправника як підозрілого. Тому, якщо ви потрапите до одного з таких чорних списків, процес може бути дещо складнішим, і вам потрібно буде звернутися до них, щоб видалити ваш домен вручну. Багато блоклистів зазвичай мають на своїх сайтах необхідну інформацію про те, як видалити домен зі списку, тож у такому разі ви можете звернутися до їхніх сайтів або зв’язатися з їхньою службою підтримки.
Ви можете використовувати такі інструменти, як MultiRBL і MXToolbox, щоб перевірити, чи присутній ваш домен у будь-яких блоклистах, а також перевірити загальний показник репутації вашого домену.
Перевірте, скільки років вашому домену
Щойно зареєстровані домени зазвичай позначаються спам-фільтрами як підозрілі, оскільки вони оцінюють вік домену: якщо йому менше ніж 30 днів, домен автоматично позначається як підозрілий, а листи, що надходять із нього, імовірно, будуть відхилені або потраплять до папки "Спам". Тому, якщо вашому домену менше ніж 30 днів, готовність до процесу прогрівання в цьому випадку є особливо важливою для побудови довіри з боку постачальників послуг електронної пошти. Коли ваш домен досягне 30 днів, імовірність того, що ви зіткнетеся з проблемами доставлюваності або можливими відхиленнями листів, стане меншою.
ПРИМІТКА: Ви можете перевірити, коли був зареєстрований ваш домен, за допомогою інструментів Whois Lookup, наприклад цього.
Перевірте налаштування DNS домену
Вам потрібно переконатися, що для вашого домену налаштовано правильні MX-записи, щоб ви могли отримувати електронні листи. Потім переконайтеся, що записи SPF, DKIM і DMARC вашого домену налаштовані правильно. SPF авторизує сервери, яким дозволено надсилати електронні листи від імені вашого домену, DKIM перевіряє автентичність вихідних повідомлень, а DMARC допомагає захистити ваш домен від підміни та фішингових спроб. Загалом ці записи відповідають за автентифікацію електронної пошти та призначені для запобігання підміні листів і фішинговим атакам. Докладнішу інформацію про ці DNS-записи можна знайти в цьому посібнику.
Для Spacemail виконайте кроки з цих статей, щоб налаштувати записи DKIM і DMARC для домену. Повний список необхідних DNS-записів Spacemail наведено в цій статті Бази знань.
Використовуйте впізнаване ім’я в полі "Від"
Обов’язково вкажіть ім’я/прізвище або назву компанії для відображення в полі "Від", а також підпис, щоб ваші листи виглядали коректно та більш персоналізовано.
Використовуйте для листів не спамний вміст
- Переконайтеся, що ваші повідомлення не містять підозрілих посилань або вкладень;
- Уникайте такого форматування, як написання всіх літер великими (наприклад, OPEN), літер із пробілами між ними (наприклад, O P E N) і надмірної пунктуації (наприклад, O.P.E.N);
- Уникайте надсилання порожніх листів або листів з одного слова;
- Переконайтеся, що ви не використовуєте такі слова, як ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’, ані в тексті повідомлення, ані в темах листів;
- Уникайте поширених слів-тригерів спаму як у тексті повідомлення, так і в темах листів (наприклад, 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize тощо).
Ваші повідомлення мають містити щонайменше 5-6 речень із повними словами (без випадкових послідовностей літер), і щоразу текст має бути іншим (інакше постачальники електронної пошти можуть розцінити це як масову розсилку).
Більше рекомендацій можна знайти в цьому посібнику: Чому листи потрапляють у спам і що з цим робити
Починайте надсилати листи поступово
На початку вам може знадобитися щонайменше 5 електронних адрес у різних постачальників електронної пошти, на які ви надсилатимете повідомлення (наприклад, AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook тощо). Ви можете надсилати листи на знайомі електронні адреси (просто попросіть одержувачів взаємодіяти з вашими листами) або на власні електронні адреси в різних постачальників електронної пошти.
Почніть із невеликого обсягу листів у перші дні процесу прогрівання та поступово збільшуйте кількість листів, які ви надсилаєте щотижня. Надсилання надмірної кількості листів занадто швидко може призвести до спрацювання антиспам-фільтрів. Ось можливий графік, якого ви можете дотримуватися:
Тиждень 1: 10 листів
Тиждень 2: 30 листів
Тиждень 3: 80 листів
Тиждень 4: 100 листів
Тиждень 5: 150 листів
Тиждень 6: 200 листів
Зверніть увагу, що це лише приблизна схема, і вам не обов’язково суворо її дотримуватися, але переконайтеся, що ви не збільшуєте й не зменшуєте обсяги різко.
Spacemail, як і кожен постачальник електронної пошти, застосовує погодинні/добові ліміти на надсилання. Ви можете переглянути їх тут:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Прогрівання домену дозволено, якщо воно виконується вручну та відповідально, наприклад, шляхом поступового збільшення обсягу надсилання для справжніх одержувачів, які дали згоду. Однак автоматизовані інструменти прогрівання, мережі імітованої взаємодії або неперевірені списки розсилки не дозволяються, оскільки така активність може зашкодити загальній доставлюваності та вплинути на інших користувачів.
Також майте на увазі, що наші сервіси електронної пошти не призначені для масових розсилок. Будь-яка небажана комерційна, масова або автоматизована email-активність заборонена відповідно до нашої політики нульової толерантності до спаму. Докладніше дивіться в Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - і в Умовах використання Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
ПРИМІТКА: Spaceship, як і кожен постачальник послуг електронної пошти, має певні погодинні та добові обмеження на кількість повідомлень, які користувачі можуть надсилати. Ви можете переглянути їх тут.
Будь ласка, врахуйте, що наші сервіси не призначені для масових розсилок, і для цієї мети вам, можливо, варто використовувати інші спеціальні інструменти. Крім того, будь-яка небажана комерційна або масова пошта заборонена на наших серверах, оскільки ми дотримуємося політики нульової толерантності до спаму. Ви можете ознайомитися з нашим документом Acceptable Use Policy, розділом Email and Anti-spam Policy .
Підтримуйте взаємодію
Після того як ви завершите надсилання листів, дуже важливо відповісти на всі з них, щоб постачальники електронної пошти зрозуміли, що повідомлення, які ви надсилаєте, є легітимними та не є спамом. Рівень відповідей особливо важливий для Gmail, оскільки вони використовують його для визначення залученості до електронної пошти. Чим вища взаємодія — тим краще.
Відповідаючи на листи, намагайтеся дотримуватися природного підходу й відповідати так, як ви зазвичай відповідаєте в будь-якому іншому листуванні, щоб це звучало нейтрально. Якщо деякі листи були позначені постачальником електронної пошти як спам/небажані, важливо позначити їх як не спам і перемістити до папки "Вхідні". Ви також можете попросити одержувачів позначити ваш лист як важливий.
Таким чином, коли ваші листи відкривають, на них відповідають і з ними взаємодіють, це є сигналами для постачальників послуг електронної пошти, що ваш домен має добру репутацію. З часом, якщо ви підтримуватимете такий підхід, ви помітите, що дедалі менше листів позначаються постачальниками електронної пошти як спам. Зазвичай це відбувається через кілька тижнів після початку процесу прогрівання. Саме тоді ви можете перейти до надсилання вашої звичайної кореспонденції без високого ризику того, що листи будуть позначені як спам постачальниками електронної пошти одержувача.