Hur du väljer rätt e-postadresser för företag och privat bruk

Vi får ofta frågor från kunder om hur man väljer en e-postadress. Att välja en e-postadress — en som är minnesvärd och låter professionell — innebär mer än det först verkar. Och det är inte bara företag som frågar heller. Kunder med personliga konton frågar också om det bästa sättet att välja rätt e-postadress.

Så låt oss dyka rakt in och täcka allt, med början i småföretag som vill vara säkra på att de väljer en enkel och professionell e-postadress.

Lägg till ditt företagsnamn i din e-postadress

Det är ett enkelt råd, men den största game-changern. Om du väljer en e-postadress för företaget som innehåller ditt företagsnamn kommer det att löna sig. Skälen till varför skulle förtjäna en egen artikel, men lita på oss, det är det enklaste sättet att förmedla professionalism. Tänk på de mest övertygande spammeddelanden du får — de som tar sig förbi ditt första interna filter och kräver närmare granskning. Om du är som jag är det första du gör med sådana meddelanden att kontrollera avsändaradressen. Allt från @gmail eller @hotmail får genast varningsklockorna att ringa när det ska vara ett meddelande från ett registrerat företag. Att lägga till ditt företagsnamn i din e-postadress, särskilt om du redan bedriver handel online, är ett otroligt enkelt och prisvärt sätt att se legitim ut, och gör i förlängningen det svårare för andra att utge sig för att vara ditt företag. Det skulle se ut så här yourname@yourbusiness.com. Vi kommer till hur du ställer in allt senare — eftersom det är samma process för både privata och professionella kunder.

Så låt oss föreställa oss att du redan har gjort detta. Vad mer kan du vilja tänka på?

E-postadressens struktur

Det finns många faktorer att ta hänsyn till när det gäller hur du vill utforma din e-postadress. I stort sett kan du göra som du föredrar - det finns trots allt ingen universellt överenskommen struktur. Olika företag använder det som passar dem bäst beroende på deras behov. Men det finns några saker att tänka på.

Bör du använda ditt för- och efternamn i din e-postadress?

Att använda båda dina namn tenderar att se mest professionellt ut och förhindrar naturligtvis tvetydighet i större företag där flera personer kan ha samma förnamn.

Om du använder båda namnen, bör du då använda en punkt?

Att använda en punkt är ett effektivt sätt att skilja för- och efternamn åt. Det gör det lättare att tydligt identifiera för- och efternamn, men det går också alldeles utmärkt att skriva dem utan punkt (som ett ord).

Hur är det med integriteten?

Att använda båda namnen i din e-postadress för företaget innebär att alla du träffar som har ditt namn och ditt företag kan räkna ut din e-postadress. Det kan vara både bra och dåligt. Du kanske vill byta bort en del av öppenheten mot större integritet. Till exempel genom att använda initialer och efternamn (t.ex. J. Brown@example.com) i stället för fullständiga namn.

Hur är det med andra specialtecken?

Även om punkter fungerar bra bör du undvika att använda andra specialtecken. De är inte standard och kan leda till förvirring (är det ett en-streck, em-streck eller något helt annat?). Att använda icke-standardiserade tecken kan göra e-postadresser svåra att komma ihåg korrekt och att säga högt — för att inte tala om regionala variationer i specialtecken och att vissa inte är tillåtna i e-postadresser.

För roller som kräver hög säkerhet kan du också använda rollbaserade eller avdelningsbaserade e-postadresser, till exempel:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

För mitt eget företag använder jag bara jamie@ — för mig känns det mindre formellt, vänligare, och som en enmansfirma kändes det onödigt formellt för mina kunder att ha med båda mina namn. Ibland uppskattar jag också det extra lager av anonymitet som det ger.

Vad är alias, och behöver mitt företag dem?

En e-postadress och ett alias fyller olika syften, och att förstå skillnaderna mellan dem kan hjälpa dig att avgöra om du behöver båda.

En e-postadress är alltid kopplad till en specifik brevlåda — det betyder att den har inloggning, lagring för meddelanden och möjlighet att skicka meddelanden. Vanligtvis används dessa av en person. Ett alias är något annorlunda — det är en extra e-postadress som vidarebefordrar e-post till en eller flera befintliga brevlådor. Det har ingen egen inkorg eller lagringsyta. När ett e-postmeddelande skickas till ett alias omdirigeras det automatiskt till den kopplade brevlådan.

Aliasens funktioner

Hantera stora mängder e-post

E-postalias är särskilt användbara för företag med stora mängder inkommande e-post. För det första kan de ge bättre organisering av e-post, till exempel kan du sortera e-post efter vilken adress den kom från (t.ex. kunder, leverantörer osv.).

Integritet

Många väljer den typ av adresser som vi listade ovan som alias för att hjälpa till att hålla personal anonym. Särskilt vid klagomål eller annan känslig kommunikation uppskattar personalen sannolikt att inte direkt förknippas (med namn) med den e-post de skickar. Detta leder oss fint in på den främsta fördelen med aliasadresser…

Dela e-post

Den kanske mest användbara funktionen hos aliasadresser är att vidarebefordra meddelandena som tas emot av dem till flera inkorgar, så att varje medlem i en avdelning eller ett team hålls informerad. Du känner säkert igen alias som returns@ eller help@ — men välj sådana som passar ditt företag bäst.

Översikt

Tio vanligaste aliasen och brevlådorna som används

Behöver du några exempel på de bästa e-postadresserna att använda för att göra livet enklare för ditt företag? Här är de 10 vanligaste e-postadresserna som våra kunder har valt för sina brevlådor och alias.

Som du kan se i den här listan använder företag främst dessa adresser för att beteckna olika avdelningar och effektivisera kommunikationen inom organisationen.

Hur man väljer personliga e-postadresser

Nu när du har din företagsadress för e-post, kan du förbättra din personliga e-postadress också? Hur kan du lyfta din vanliga Gmail- eller Hotmail-liknande adress så att den ser professionell ut?

Låt oss vara ärliga, redan för tjugo år sedan var vi tvungna att lägga till vårt födelseår i vår e-postadress för att göra den unik. När fler människor har flera konton ser framtiden ännu dystrare ut. jamielong90@ ser mycket bättre ut än jamielong2819532@ — för att inte tala om hur svåra de blir att komma ihåg. Så vad kan vi göra? Finns det andra knep och tricks för att få rätt e-postadress?

Kom först ihåg reglerna ovan

Bara för att i stort sett alla gäller här också. Undvik allt komiskt, ovanliga tecken som kan orsaka förvirring och så vidare. Om du väljer siffror, försök att ge dem någon betydelse för dig, eller om du inte kan göra det, gör dem minnesvärda (jamielong666@) — i stället för att inkludera ditt fullständiga födelsedatum (jamielong111190@).

Undvik att göra det för komplicerat, särskilt med stavningen

Det kan vara frestande att lägga till några bokstäver i ditt namn eftersom du lätt kan komma ihåg det och det är tillgängligt jamieielongng — men jag garanterar att det kommer att orsaka förvirring i det ‘longng’ loppet. Om ditt namn naturligt är väldigt svårt att stava eller ofta förväxlas med ett annat namn, kanske du faktiskt vill förenkla eller förkorta det för att göra livet lättare i de oundvikliga stunderna när du måste bokstavera det över telefon.

Överväg att använda smeknamn eller hobbyer i stället

JohnGuitar@ kan ha bättre tillgänglighet än JohnSmith@, och är förmodligen också mer minnesvärt. Kom bara ihåg att varje ord du väljer behöver ha lång livslängd. Om det inte är något du verkligen brinner för kan det bli en e-postadress som du ångrar.

Att byta e-postadress senare är ett besvär som du bör försöka undvika där det är möjligt, särskilt om du planerar att använda den som inloggning för flera webbplatser eller konton.

Undvik att inkludera för mycket personlig information

Ingen föreslår att du skulle lägga in din mammas flicknamn eller ditt första husdjur, men undvik att använda ditt fullständiga födelsedatum, adressuppgifter eller något annat som kan orsaka säkerhetsproblem i fel händer. Kom ihåg att din adress är offentlig.

Välj en mindre känd offentlig domän eller e-postleverantör

Offentliga domäner är sådana som vem som helst kan använda för att registrera en e-postadress — det är dina gmails och hotmails.

Några av de stora namnen har andra (mindre kända) alternativ för offentliga domäner som kan ha bättre tillgänglighet än deras mest populära. Till exempel har Microsoft, vid sidan av sitt flaggskepp @hotmail, också låtit oss registrera @live @outlook och @msn genom åren, samt variationer som använder landsdomäner (som .co.uk). På liknande sätt har Apple använt @mac.com, @icloud.com, bland andra, genom åren.

Att leta upp de mindre populära alternativen från jättarna kan göra det möjligt för dig att skapa en e-postadress som ligger närmare det du vill ha. Fördelen är att du fortfarande får en minnesvärd domänändelse och ett namn som passar mycket bättre.

Var dig själv genom att använda en personlig domän i din e-postadress

Men varför hålla på och rota bland smulorna från en tjugo år gammal buffé, när du kan skapa en helt ny festmåltid själv?

Det beror på att du inte behöver ha ett företag (eller ens driva en webbplats) för att registrera en domän och få alla de fördelar vi beskrev för företag. Att registrera din egen domän börjar från omkring en dollar per år, men kommer aldrig att ruinera dig.

Att ha din egen e-postplan innebär att du i princip kan välja vad du vill som namn eftersom du äger domänen (och domänen är också personlig). Du kan ha jamie@greatdesigns.art eller gamla vanliga jamie@jamielong.com om du känner dig fantasilös. Möjligheterna verkar plötsligt oändliga — men det kan väl ändå inte vara lätt att ställa in. Du måste nog vara ett företag eller något…

Ställ in din anpassade e-postadress utan webbplats/hosting

Faktiskt inte. Det är otroligt enkelt att ställa in. Det kanske förvånar dig att du inte behöver hosting eller en faktisk webbplats för att ha din egen anpassade e-postadress!

Det enklaste sättet att skapa ett sådant e-postkonto är att registrera en domän och sedan helt enkelt lägga till en plug-and-play-liknande e-posttjänst som gör det svåra åt dig. Du kan skapa din brevlåda, ställa in e-postposterna och få lagringsutrymme utan att behöva en hostingplan. Du kan till och med ta emot meddelanden i din föredragna e-postapp.

Gå mobilt och gör rätt val för dig

Låt oss vara ärliga, vi är alla vana vid appen i våra telefoner, så en e-postadress som enkelt kan läggas till där är ett stort plus. Detta är lätt att ställa in och fungerar med alla leverantörer som tillåter IMAP/SMTP-integrationer. Det är allt du behöver hålla utkik efter när du väljer. Så se till att titta på olika e-postplaner för företag för att vara säker på att du får rätt lösning.

Du kan till och med migrera din befintliga e-post till en bättre tjänst om det behövs.

Kom ihåg, det handlar helt om dig och vad du behöver.