Как да изберете правилните служебни и лични имейл адреси

Клиентите често ни питат как да изберат имейл адрес. Изборът на имейл адрес — такъв, който се помни лесно и звучи професионално — включва повече, отколкото изглежда на пръв поглед. И не питат само бизнесите. Клиенти с лични акаунти също питат кой е най-добрият начин да изберат правилния имейл адрес.

И така, нека преминем направо към темата и да разгледаме всичко важно, като започнем с малките бизнеси, които искат да си гарантират, че избират лесен и професионален имейл адрес.

Добавете името на бизнеса си в имейл адреса си

Това е прост съвет, но е най-голямата промяна. Ако изберете служебен имейл адрес, който включва името на бизнеса ви, това ще ви донесе много ползи. Причините за това заслужават отделна статия, но ни се доверете — това е най-лесният начин да покажете професионализъм. Помислете за най-убедителните спам съобщения, които получавате — онези, които преминават първоначалния ви вътрешен филтър и изискват по-внимателна проверка. Ако сте като мен, първото нещо, което ще направите с такива съобщения, е да проверите адреса на подателя. Всичко от @gmail или @hotmail веднага буди тревога, когато би трябвало да е съобщение от регистрирана компания. Поставянето на името на бизнеса ви в имейл адреса ви, особено ако вече търгувате онлайн, е изключително лесен и достъпен начин да изглеждате легитимни и съответно затруднява другите да се представят за вашия бизнес. Това би изглеждало така yourname@yourbusiness.com. По-късно ще разгледаме как да настроите всичко — тъй като процесът е един и същ както за лични, така и за професионални клиенти.

Нека си представим, че вече сте направили това. Какво друго бихте могли да обмислите?

Структура на имейл адреса

Има много фактори, които трябва да вземете предвид, когато става въпрос за стилизирането на имейл адреса ви. Като цяло можете да правите това, което предпочитате — в крайна сметка няма универсално приета структура. Различните компании използват това, което им подхожда най-добре според нуждите им. Но има няколко неща, които е добре да обмислите.

Трябва ли да използвате собственото и фамилното си име в имейл адреса си?

Използването и на двете ви имена обикновено изглежда най-професионално и, разбира се, предотвратява неясноти в по-големи компании, където няколко души може да споделят едно и също собствено име.

Ако все пак използвате и двете имена, трябва ли да използвате точка?

Използването на точка е ефективен начин да разделите собственото и фамилното име. Това улеснява ясното разграничаване на двете имена, но е напълно приемливо и да ги представите без точка (като една дума).

А какво да кажем за поверителността?

Използването и на двете ви имена в служебния ви имейл адрес означава, че всеки, когото срещнете и който знае името ви и компанията ви, може да се досети за имейл адреса ви. Това може да е както добро, така и лошо. Може да искате да замените част от прозрачността с по-голяма поверителност. Например, като използвате инициали и фамилия (напр.: J. Brown@example.com) вместо пълни имена.

А какво да кажем за другите специални знаци?

Макар точките да са напълно приемливи, е добре да избягвате други специални знаци. Те не са стандартни и могат да доведат до объркване (дали е късо тире, дълго тире или нещо съвсем друго?). Използването на нестандартни знаци може да направи имейл адресите трудни за запомняне и за изговаряне — да не говорим за регионалните различия при специалните знаци и факта, че някои от тях не са позволени в имейл адреси.

За роли, които изискват висока сигурност, можете също да използвате имейли, базирани на роля или отдел, като например:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

За собствения си бизнес аз просто използвам jamie@ — за мен това звучи по-малко официално, по-приятелски, а като компания от един човек ми се струваше ненужно формално към клиентите ми да използвам и двете си имена. Понякога дори се наслаждавам на допълнителния слой анонимност, който това осигурява.

Какво представляват псевдонимите и има ли нужда бизнесът ми от тях?

Имейл адресът и псевдонимът служат за различни цели и разбирането на разликите между тях може да ви помогне да решите дали са ви нужни и двете.

Имейл адресът винаги е свързан с конкретна пощенска кутия — това означава, че има вход за достъп, място за съхранение на съобщения и възможност за изпращане на съобщения. Обикновено те се използват от един човек. Псевдонимът е малко по-различен — това е допълнителен имейл адрес, който препраща имейли към една или повече съществуващи пощенски кутии. Той няма собствена входяща кутия или място за съхранение. Когато имейл бъде изпратен до псевдоним, той автоматично се пренасочва към свързаната пощенска кутия.

Функции на псевдонимите

Работа с големи обеми поща

Имейл псевдонимите са особено полезни за бизнеси с голям обем входяща поща. На първо място, те позволяват по-добра организация на имейлите, например можете да сортирате имейлите според адреса, от който са дошли (напр.: клиенти, доставчици и т.н.).

Поверителност

Много хора избират видовете адреси, които изброихме по-горе, като псевдоними, за да помогнат за запазване на анонимността на служителите. Особено при оплаквания или друга деликатна комуникация служителите вероятно ще оценят това да не бъдат пряко свързвани (по име) с пощата, която изпращат. Това естествено ни води към основното предимство на имейл адресите тип псевдоним…

Споделяне на поща

Може би най-полезната функция на адресите тип псевдоним е да препращат получените от тях съобщения към множество входящи кутии, така че всеки член на даден отдел или екип да бъде в течение. Вероятно сте запознати с псевдоними като returns@ или help@ — но изберете такива, които най-добре подхождат на бизнеса ви.

Накратко

Топ десет използвани псевдонима и пощенски кутии

Нуждаете се от примери за най-добрите имейл адреси, които да използвате, за да улесните живота на бизнеса си? Ето 10-те най-предпочитани имейл адреса, избрани от нашите клиенти за техните пощенски кутии и псевдоними.

Както можете да видите от този списък, компаниите най-често използват тези адреси, за да обозначат различни отдели и да оптимизират комуникацията в рамките на организацията си.

Как да изберете личен имейл адрес

След като вече имате служебен имейл, можете ли да подобрите и личния си имейл адрес? Как можете да направите обикновения си адрес в стил Gmail или Hotmail да изглежда професионално?

Нека си го кажем направо — дори преди двайсет години трябваше да добавяме годината си на раждане към имейла си, за да го направим по-уникален. С все повече хора, които имат по няколко акаунта, бъдещето изглежда още по-мрачно. jamielong90@ изглежда много по-добре от jamielong2819532@ — да не говорим колко трудно ще се помнят. И така, какво можем да направим? Има ли други хитрини и трикове за получаване на правилния имейл адрес?

Първо, запомнете правилата по-горе

Просто защото почти всички от тях важат и тук. Избягвайте всичко комично, необичайни знаци, които могат да предизвикат объркване, и т.н. Ако избирате числа, опитайте се да им придадете някакво значение за вас или, ако не можете, ги направете лесни за запомняне (jamielong666@) — вместо да включвате пълната си дата на раждане (jamielong111190@).

Избягвайте прекаленото усложняване, особено при изписването

Може да е изкушаващо да добавите няколко букви към името си, защото лесно можете да го запомните и е свободно — jamieielongng — но ви гарантирам, че това ще доведе до объркване в дългосрочен план. Ако името ви по природа е много трудно за изписване или често се бърка с друго име, всъщност може да искате да го опростите или съкратите, за да си улесните живота в неизбежните моменти, когато трябва да го изговаряте буква по буква по телефона.

Помислете дали вместо това да не използвате прякори или хобита

JohnGuitar@ може да е по-свободен от JohnSmith@ и вероятно също така се помни по-лесно. Само помнете, че всяка дума, която изберете, трябва да има дълготрайност. Ако не е нещо, към което изпитвате истинска страст, може да се превърне в имейл адрес, за който да съжалявате.

Смяната на имейл адреса по-късно е неудобство, което трябва да се стремите да избегнете, когато е възможно, особено ако планирате да го използвате като вход за множество уебсайтове или акаунти.

Избягвайте да включвате твърде много лична информация

Никой не предполага, че бихте включили моминското име на майка си или името на първия си домашен любимец, но избягвайте да използвате пълната си дата на раждане, информация за адреса си или каквото и да било друго, което може да създаде проблеми със сигурността в неподходящи ръце. Не забравяйте, че адресът ви е публично видим.

Изберете по-малко известен публичен домейн или доставчик на имейл

Публичните домейни са тези, които всеки може да използва, за да регистрира имейл адрес — това са вашите gmail и hotmail.

Някои от големите имена имат и други (по-малко известни) опции за публични домейни, които може да предлагат по-добра наличност от най-популярните им. Например наред с водещия си @hotmail, Microsoft през годините ни позволяваше да регистрираме и @live @outlook и @msn, както и варианти, които използват домейни по държави (като .co.uk). По подобен начин Apple през годините е използвала @mac.com, @icloud.com и други.

Ако потърсите по-малко популярните предложения на големите компании, може да успеете да създадете имейл адрес, който е по-близо до това, което искате. Предимството е, че пак ще имате запомнящо се разширение на домейна и име, което ви подхожда много повече.

Бъдете себе си, като използвате личен домейн в имейл адреса си

Но защо да се ровите в трохите, останали от двайсетгодишен бюфет, когато можете да си създадете изцяло ново угощение?

Защото не е нужно да имате бизнес (или дори да поддържате уебсайт), за да регистрирате домейн и да получите всички предимства, които описахме за бизнесите. Регистрирането на собствен домейн започва от около един долар на година, но никога няма да ви струва цяло състояние.

Наличието на собствен имейл план означава, че на практика можете да изберете почти каквото пожелаете за свое име, защото притежавате домейна (а домейнът също е персонализиран). Може да имате jamie@greatdesigns.art или просто старото добро jamie@jamielong.com, ако не се чувствате особено креативни. Възможностите изведнъж изглеждат безкрайни — но сигурно не е лесно за настройване. Вероятно трябва да сте бизнес или нещо подобно…

Настройване на персонализиран имейл адрес без уебсайт/хостинг

Всъщност не. Настройването е изключително лесно. Може да ви изненада да научите, че не ви е нужен хостинг или реален уебсайт, за да имате собствен персонализиран имейл адрес!

Най-лесният начин да настроите такъв имейл акаунт е да регистрирате домейн и след това просто да добавите пощенска услуга тип plug-and-play, която да свърши трудната част вместо вас. Можете да създадете пощенската си кутия, да настроите пощенските записи и да получите място за съхранение без нужда от хостинг план. Дори можете да получавате съобщения в предпочитаното от вас имейл приложение.

Мобилност и правилният избор за вас

Нека си го кажем направо — всички сме свикнали с приложението на телефоните си, така че имейл адрес, който може лесно да се добави към него, е огромен плюс. Това се настройва лесно и работи с всички доставчици, които позволяват IMAP/SMTP интеграции. Това е всичко, за което трябва да следите, когато избирате. Затова непременно разгледайте различни имейл планове за бизнес, за да сте сигурни, че получавате най-подходящото решение.

При нужда дори можете да мигрирате съществуващия си имейл към по-добра услуга.

Не забравяйте, че всичко опира до вас и от какво имате нужда.