Как да се обръщате към няколко души в имейл: Най-добри практики

Имейлът е свързан с изграждането на връзки. Колкото повече хора успешно достигате по имейл, толкова повече връзки изграждате. Ето как да го правите правилно.

Защо е важно да се обръщате правилно към няколко души в имейл

Груповият имейл е като всеки друг имейл. Основният ви фокус трябва да бъде професионализмът и етикетът при имейл комуникация. Имейлът е предимно професионален канал, което означава, че това, което изпращате, има значение. То има значение за бъдещите взаимоотношения и бъдещите резултати.

Става дума и за това хората да се чувстват забелязани, но това е по-трудно, когато изпращате групови имейли.

Как се обръщате към няколко души в имейл?

Основният ви фокус трябва да бъде размерът на групата и кой е включен. За по-малки групи, например ако се обръщате към двама души в имейл, трябва да поздравите хората по име, за да е по-лично.

За по-големи групи общ поздрав като „Здравейте, екип“ или „Уважаеми колеги“ обикновено е по-практичен. Уверете се, че уважавате всички официални титли като Professor, Dr. или Mr., и помислете внимателно за реда на имената. Може да искате да подредите според старшинство, клиенти преди вътрешни членове на екипа или просто по азбучен ред, за да е по-лесно.

Ако са в имейла, назовете ги

Изброяването на хората по име е най-личният начин да започнете имейла си. То изгражда уважение и кара всеки да се чувства включен. Бихме препоръчали да изброявате хората по име само за групи от 2 до 4 души. Ако изброявате повече от това, може да започне да изглежда малко нелепо.

Имайте предвид, че в някои култури и държави използването на малки имена не винаги е подходящо в първите няколко имейла, така че се уверете, че уважавате местния контекст. Може би трябва да преминете към фамилни имена плюс Mr. или Mrs. в първите няколко имейла, преди да сте изградили връзка.

Правилният начин да поздравите по име:

• Здравей, John, Maria и Sam,

• Добро утро, Alex, Jamie и Taylor,

• Здравейте, Chris и Morgan,

Как правилно да поздравите група

Често е по-лесно да се уверите, че всеки се чувства уважаван, когато пишете имейл на един или двама души. Но когато се обръщате към група в имейл, това става по-трудно. Колкото по-голяма е групата, толкова повече контекстът влиза в уравнението.

Когато говорим за контекст, имаме предвид целта на имейла. Ако информирате сплотен екип за организацията на коледното парти, тонът ще бъде много различен от този при комуникация с висшето ръководство или в по-структурирана корпоративна среда.

Когато пишете имейл между отдели, до мениджъри, клиенти или външни партньори, е по-безопасно да бъдете малко по-официални, особено ако се представяте за първи път. Между приятели или близки колеги може да сте малко по-непринудени.

Правилният начин да поздравите група:

Неформални поздрави:

• Здравейте, екип!

• Здравейте на всички,

Официални поздрави към група:

• Уважаеми колеги,

• Добро утро!

• Добро утро на всички,

• Уважаеми ръководен екип,

Най-добрият начин да използвате официални титли

Да станеш доктор в която и да е област не е лесно и след целия този труд повечето хора ще очакват да използвате официалната им титла. Тук не говорим само за лекари в медицинския смисъл — те може също да са университетски преподаватели, да имат докторска степен по бизнес и списъкът продължава. Но каквато и да е титлата, важно е да я уважавате в имейл комуникацията си.

Когато изпращате имейл до Dr., Professor, Mr., Ms и т.н., получателят ви най-вероятно ще очаква професионален тон. Това означава да избягвате прекалено неформални поздрави и да осигурите последователност между всички в имейла. Тоест не използвайте титла за един човек, а за друг не в същия имейл.

Йерархията също е важна. Ако имате няколко получатели с титли, опитайте се да ги изброите по ред. Това означава Professor преди Doctor и Doctor преди Mr. и т.н.

Правилният начин да използвате титли:

• Уважаеми Dr. Lee, Ms. Carter и Mr. Brown,

• Уважаеми Dr. Smith и екип,

• Уважаеми директори и ръководители на отдели.

• Уважаеми ръководен екип,

Как да включите всички с уважение

В професионална среда старшинството винаги се уважава. Главните изпълнителни директори изнасят най-важната реч, имат най-добрия офис в сградата и обикновено получават най-доброто място на масата. Имейлите не са по-различни.

Когато се обръщате към няколко души в имейл, редът на имената и употребата на пунктуация могат деликатно да изразят уважение. Редът, в който изброявате получателите, трябва да е умишлен. Това означава първо да споменете хората с най-висок ранг, а накрая тези с най-нисък.

Може също да се наложи да вземете предвид хората извън компанията и вътрешните колеги. Тук изброяването първо на външните служители може да покаже уважение, особено ако търсите дългосрочно партньорство. След като отчетете старшинството и вътрешни срещу външни участници, може да има смисъл да подредите останалите по азбучен ред.

Как да включите всички с уважение:

• Йерархия или старшинство – В официална или корпоративна среда първо посочете най-старшия човек. Напр., Уважаеми Dr. Evans, Ms. Khan и Mr. Patel,

• Външни преди вътрешни –Когато пишете на клиенти заедно с вътрешния си екип, посочете клиента първо. Напр., Уважаема Ms. Roberts и екип.

• Азбучен ред – Когато всички са равни, азбучният ред е най-сигурният ви избор. Напр., Здравей, Angela, Brian и Carlos,

Как да използвате CC и BCC, когато изпращате имейл на няколко души

След това ще трябва да добавите имейл адресите на няколко получатели. На този етап е полезно да разберете разликата между CC и BCC.

CC означава carbon copy. BCC означава blind carbon copy. Думата "blind" ще бъде най-голямата ви подсказка, когато се опитвате да разберете как да използвате тези две опции.

• Използвайте CC, когато получателите трябва да се виждат един друг и може да отговорят.

• Използвайте BCC, когато получателите не трябва да се виждат един друг (скрито) и е нужна поверителност. Обикновено това е най-добрият вариант за масови имейли.

Кога е правилно да използвате CC

Идеята за CC идва от старите времена на пишещите машини. Поставяли сте лист индиго и сте получавали две копия наведнъж. Имейлът възприема същата идея, като използва CC, за да изпрати копие на съобщението на някой друг.

Когато добавите някого в полето CC, не се обръщате директно към него, а просто му изпращате копие. Например говорите с външен клиент и искате шефът ви да е в течение. Ще поставите външния клиент в полето To, а имейлът на шефа ви ще отиде в полето CC. Така клиентът може да види, че шефът ви е запознат със ситуацията.

Кога е правилно да използвате CC:

• Актуализация по проект с наблюдение – Пишете на колега за задача. Вашият мениджър трябва да има видимост, но не и да предприема действие. Добавете мениджъра си в CC, за да го държите в течение.

• Сътрудничество между екипи– Координирате се с друг отдел и искате и двата екипа да са в синхрон. Добавете другия екип в CC, когато пишете на дизайнера си, за да ги държите в течение.

• Отчитане на статус– Изпращате седмична актуализация на прекия си ръководител и копирате заинтересованите страни. Можете да добавите прекия си ръководител в CC, за да следи напредъка ви.

Кога е правилно да използвате BCC

Другите получатели не могат да виждат полето BCC, но могат да виждат получателите в полетата CC и To. Това е полезно, ако искате да изпратите на някого копие от имейла, без другите получатели да знаят.

Използвайте BCC за големи пощенски списъци, публични съобщения или други ситуации, в които получателите не се познават и не трябва да виждат данните един на друг. Можете също да използвате BCC, за да включите някого дискретно в разговор.

Кога е правилно да използвате BCC:

• Бюлетин– Изпращате фирмена актуализация до 300 абонати. Добавете себе си в полето To и всички абонати в BCC.

• Списък с гости – Каните 100 външни гости, които не се познават. Добавете ги в полето BCC, за да не може някой от тях случайно да използва „reply all“.

• Дискретно наблюдение– Директор иска да наблюдава разговор, без да участва. Добавете го в полето BCC, за да може да наблюдава.

Грешки при групови имейли, за които да внимавате

Изпращането на имейл до няколко души е въпрос на навик; става по-лесно всеки път, когато го правите. Ако запомните съветите по-долу, ще започнете по-уверено.

• Претоварен поздрав – Имейлът ви не трябва да звучи като учител, който проверява присъствието в началото на часа. Ако имате повече от 3–4 получатели, използвайте общ поздрав като „Здравейте, екип“.

• Непоследователен тон – Решете дали искате да сте неформални или официални. „Уважаеми Dr. Lee и John“ създава дисбаланс. Съобразете нивото си на официалност за всички получатели и се уверете, че то съответства на фирмената култура.

• Използване на грешното поле– Прекомерната употреба на CC затруднява да се види кой всъщност трябва да предприеме действие, докато използването на BCC в разговор за сътрудничество може да изглежда потайно и да подкопае доверието.

• Пренебрегване на йерархията или културните норми – Изброяването на имената в случаен ред, пропускането на титли или използването на прекалено неформални поздрави към висшето ръководство ще накара хората да се почувстват неуважени.

• Пропускане на ключови участници в поздрава– Всеки иска да се чувства ценен. Ако пишете имейл на няколко души, не забравяйте да споменете всички, за да се чувства всеки уважен.