E-mail hosting vs. ingyenes e-mail-szolgáltatók

Elgondolkodott már azon, hogy hány e-mail-szolgáltató létezik? Ha igazán belegondol, gyorsan rájön, hogy világszerte több száz platform van, és a számuk azóta is folyamatosan nő, amióta az e-mail megjelent. 

Az e-mail-platformok általában ingyenes e-mailt vagy üzleti e-mailt kínálnak. Az ingyenes e-mailek lehetővé teszik, hogy a szolgáltató domainjén hozzon létre egy e-mail-címet, például @google.com. Gyorsan és egyszerűen beállíthatók, és ingyenesek. Ez jó hír a pénztárcájának, de rossz hír lehet vállalkozása hírnevére és hitelességére nézve. 

Másfelől ott van az e-mail-hosting vagy az üzleti e-mail. Ezek szintén gyorsan és egyszerűen beállíthatók, de kis havi vagy éves díjat igényelnek. Ugyanakkor csodákat tehetnek a hitelességével, amikor céges e-maileket küld, ráadásul általában jobb kézbesíthetőséget és biztonságot is kínálnak.  Végső soron a @mybusiness.com címről történő küldés nagyobb bizalmat kelt az ügyfelekben. 

Miért fizetne valamiért, amit ingyen is megkaphat?

Miért ne használna ingyenes e-mailt? Könnyű elképzelni, hogy ha az egyik nagyvállalattól ingyen kapja az e-mailcsomagját, akkor jól jár. Végül is egy recesszió idején mi számít jobban a költségeknél? Akkor miért lenne szüksége fizetős e-mail-szolgáltatásokra?

Nos, először is, ahogy a mondás tartja: ha a termék ingyenes, akkor Ön a termék. És a GDPR-hoz hasonló törvények világában a vállalkozások különösen nem engedhetik meg maguknak, hogy kockára tegyék ügyfeleik személyes adatait. Egy adatvédelmi incidensbe keveredni sokkal súlyosabb pénzügyi és hírnévbeli következményekkel járhat. Nemrég a saját szeretett Hotmail-em (amit ma már természetesen Outlooknak hívnak) először díjat vezetett be a fiókomra, utólag úgy döntve, hogy jelentősen csökkenti a tárhelyemet, hacsak nem fizetek. Nyugodj békében, „ingyenes e-mail”.

Nem volt népszerű lépés (legalábbis az egyszemélyes irodámban). Az évek során telepakoltam az ingyenes tárhelyet rengeteg e-maillel (a spammerek körében hihetetlenül népszerű vagyok), és természetesen gigabájtnyi melléklettel, amelyek a biztonsági mentés meglehetősen gyenge formáját jelentik (mondja, hogy Ön sem hagyja figyelmen kívül ugyanezt a szomorú valóságot a postaládájában…)

Alattomosnak tűnt, és akkoriban nem vettem észre, hogy van egy egyszerű megoldás. Pedig van — erről később még lesz szó.

Hasonlóképpen, a Gmail legfejlettebb funkcióinak eléréséhez is frissítenie kell. A Google Workspace márkanév alatt futó csomagok megpróbálják utánozni azt, amit sok más fizetős e-mail-szolgáltató kínál azzal, hogy lehetővé teszik saját domain használatát, de mivel egy csomó olyan funkcióval vannak összekapcsolva, amelyekre az átlagos vállalkozásnak valószínűleg nincs szüksége, a felhasználónként, havonta körülbelül $7.20-os jelentős ár gyorsan összeadódik, ha nagyobb vállalkozása van.

Tehát még az „ingyenes” lehetőségek sem annyira ingyenesek már, és még csak most kezdtük. Ha megfizethetőbb és célzottabb Google Workspace-alternatívákat keres, rengeteg olyan lehetőség van, amelyet kifejezetten e-mailhez terveztek, a felesleges sallangok nélkül.

Mi az az ingyenes e-mail-domain?

Az ingyenes e-mailek általában olyan végződéssel rendelkeznek, mint a @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com stb. Ez azért van, mert amikor egy ilyen domainen kap címet, például yourname@gmail.com, magát a domaint nem Ön birtokolja vagy irányítja, hanem a Google, a Yahoo vagy a Microsoft.

Nem Ön a domain tulajdonosa
A megosztott domain azt jelenti, hogy felhasználók ezrei vagy milliói küldenek levelet ugyanarról a gyökérdomainről. Mivel nem Ön a domain tulajdonosa, nem állíthat be saját MX-, SPF-, DKIM- vagy DMARC-rekordokat. Teljes mértékben a szolgáltató hitelesítési beállításaira támaszkodik, amelyeket felhasználók milliói osztanak meg.

A márkaépítés hiánya 
Nem számít, ha az e-mail-címe professionalbusiness@gmail.com, akkor is @gmail.com-ra végződik, és ezt az ügyfelek sajnos észre fogják venni. Ennek oka, hogy az üzleties hangzású címek egy ingyenes fogyasztói domainen gyakori adathalászati mintának számítanak, és az emberek megtanulták gyanakvással kezelni őket. Ráadásul minden, ingyenes domainről küldött e-mail az adott szolgáltató márkáját erősíti, nem az Önét. Ez azt jelenti, hogy ha @gmail.com e-mail-címet használ, akkor a Google márkaidentitása erősödik a sajátja helyett.

Magánszemélyeknek készült, nem vállalkozásoknak
Az ingyenes e-mail-domainek kialakítása és felépítése az egyéni felhasználókra, nem pedig a vállalkozásokra van szabva. A funkciók általában inkább a személyes kényelmet helyezik előtérbe az olyan üzleti igényekkel szemben, mint a megfelelőség, az auditnaplók vagy a megosztott postafiókok. Ez a fogyasztóközpontú kialakítás az oka annak is, hogy az ingyenes webmail történelmileg a spam és a fióklétrehozással való visszaélések gyakori célpontja volt; az ellenőrzési korlátok alacsonyak, és a könnyű regisztrációra, nem pedig a szervezeti biztonságra vannak optimalizálva.

Valódi professzionális e-mail

És így végre elérkezünk ennek a digitális lakomának a lényegéhez. A fizetős szolgáltatókhoz. Nem azokról a fizetős „ingyenes e-mailes” lehetőségekről beszélünk, amelyeket már említettünk.

Ezek valami egészen mást kínálnak. Egyszerűen fogalmazva, üzleti használatra készültek, és olyan egyedi eszközökkel és funkciókkal rendelkeznek, amelyek sokkal könnyebbé teszik az üzleti kommunikáció kezelését.

Talán a legfontosabb, hogy ezek a szolgáltatók lehetővé teszik, hogy vállalkozása domainjét használja az e-mail-címekben, így professzionális megjelenésű yourname@yourdomain.com címeket kaphat. Az üzleti e-mailből többet is kihozhat, ha okosan hozza létre e-mail-címeit. Például létrehozhat e-mail-aliasokat, vagy megőrizheti anonimitását azzal, hogy csak a neve egy részét használja.

Ezek a címek azonnal hitelességet sugallnak bárkinek, aki megkapja őket. Egyértelművé teszik, hogy Ön a vállalkozást képviseli, és nem egy csaló megszemélyesítő (aki esetleg olyan címet regisztrálna, mint a yourbusiness@gmail.com.

E-mail-hosting vs. ingyenes e-mail-szolgáltatók

Az e-mail-hosting és az ingyenes e-mail-szolgáltatók egyaránt lehetővé teszik az e-mailek küldését és fogadását, de itt véget is érnek a hasonlóságok. Ha leegyszerűsítjük, valódi különbségek vannak a kettő között.

Ingyenes e-mail vs. fizetős üzleti e-mail-hosting

Saját domainnév – Az ingyenes postafiókoknál a címe valaki más domainjére végződik, például @gmail.com. Hosting esetén a saját domainjére végződik, amitől valódi vállalkozásnak tűnik.

Nincsenek hirdetések – Az ingyenes e-mail-szolgáltatók gyakran hirdetéseket jelenítenek meg, mert így keresnek pénzt az ingyenes terméken. A hosztolt e-mail hirdetésmentes, mivel közvetlenül a szolgáltatásért fizet.

Jobb biztonság –  Az ingyenes e-mail alapvető védelmet nyújt. A hosztolt e-mail általában erősebb biztonsági eszközöket tartalmaz, például titkosítást és spamszűrést, amelyeket kifejezetten egy vállalkozás védelmére terveztek. 

Megbízhatóbb – Az e-mail-hosting szolgáltatók olyan vállalkozások számára készültek, amelyek nap mint nap az e-mailre támaszkodnak, ezért általában jobb rendelkezésre állást kínálnak, vagyis kisebb az esélye annak, hogy az e-mail-szolgáltatás leáll. 

Valódi támogatás – Az ingyenes e-mail-szolgáltatóknál, ha valami elromlik, gyakran magára marad a segítségfórumok böngészésével. Hosting esetén általában valódi ügyféltámogatást kap, amely segít megoldani a problémát.

Szempontok az üzleti e-mail kiválasztásakor

De mint mindennél, az üzleti e-mail kiválasztásakor is fontos szempontokat kell szem előtt tartani.

A funkciók vállalatonként eltérnek, ezért érdemes tudni, mire figyeljen. Előnyeik általában a következő területekre bonthatók.

Biztonság és adatvédelem

Titkosítás: Győződjön meg arról, hogy a választott szolgáltatás olyan szintű titkosítást kínál, amellyel elégedett, különösen az adatai tárolása terén. Bár egyes ingyenes szolgáltatások ezt az adatot akár ki is bányászhatják, hogy hirdetőknek adják el, ahogy említettük, a prémium e-mail-szolgáltatók egyik fő előnye, hogy ezt nem teszik. Egyes szolgáltatások aktívan titkosítják az adatait, amikor azokat a szervereken tárolják, így még akkor sem fednék fel azokat, ha a biztonságuk sérülne.

Kétfaktoros hitelesítés (2FA): Az e-mailes 2FA támogatása további biztonsági réteget ad azzal, hogy a jelszón túl egy második ellenőrzési formát is megkövetel. Ez általában telefon vagy egy dedikált eszköz formájában történik.

Az új fenyegetések aktív figyelése: Talán a legfontosabb az, hogy olyan céget válasszon, amely még mindig aktívan frissíti biztonsági intézkedéseit a legújabb fenyegetések kezelésére. Ezt az információt valószínűleg gyorsan megállapíthatja, ha átnézi a kezdőlapjukat a legutóbbi frissítésekért, megnézi a vállalati blogjukat, vagy ellenőrzi, hogy van-e jó élő támogatásuk.

Adatközpontok: Az adatok elosztott tárolási módszerrel történő tárolásával bizonyos fokú redundancia jön létre az e-mail-tárolásban. Ez azt jelenti, hogy az adatok nagyon valószínűtlen, hogy elvesznek úgy, ahogy az megtörténhet, ha minden üzenetét a személyi számítógépén tárolja, és azzal valami baj történik.

Testreszabás és márkaépítés

Domainnév: Ahogy említettük, az a lehetőség, hogy a domainnevét használhatja az e-mail-címekhez, nagyszerű funkció, amelyet szinte minden professzionális e-mail-platform kínál, így a márkája kerül a középpontba.

Továbbfejlesztett szűrők: Az, hogy hatékonyabban kezelheti az e-maileket, a professzionális e-mail-szolgáltatások másik fontos előnye. Ha hatalmas mennyiségű e-mailt kap, az, hogy különböző módokon rendezheti és osztályozhatja őket, segít tiszta és praktikus postaládát fenntartani.

Többfelhasználós postafiókok: Sok vállalkozás számára kulcsfontosságú, hogy több felhasználót adhasson hozzá a munkatársak számára. Emellett az aliasok és a catch-all címek (például info@yoursite.com) hasznos funkciók lehetnek a dolgozók személyazonosságának védelmében, vagy abban, hogy egynél több ember is figyelhesse ugyanazt a postafiókot.

Megbízhatóság

Rendelkezésre állási garancia: Nyugalmat szeretne afelől, hogy bármikor, nappal vagy éjjel hozzáférhet az e-mailjeihez. A megbízhatóság kulcsfontosságú tényező a professzionális e-mail-szolgáltató kiválasztásakor. Keressen körülbelül 99,9%-os garanciákat, hogy biztos lehessen benne, megfelelő szintű rendelkezésre állást kap. Néha a cégek visszatérítést is kínálnak, ha nem teljesítik a garanciáikat. Érdemes ellenőrizni az erre vonatkozó szabályzatukat, hogy tudja, mire számíthat.

Skálázhatóság: Lehet, hogy most még nincs több felhasználója, de remélhetőleg a vállalkozása növekedni fog. Ha olyan szolgáltatást választ, amely együtt tud növekedni a vállalkozásával, és lehetővé teszi a fiókok egyszerű hozzáadását vagy eltávolítását, az később sok időt és energiát takaríthat meg.

Ügyféltámogatás

Ahogy korábban említettük azzal kapcsolatban, hogy fontos meggyőződni arról, a cég naprakész-e az online fenyegetésekkel kapcsolatban, a jó ügyfélszolgálat elengedhetetlen — különösen, ha még új a professzionális e-mail világában. Vannak olyan lehetőségek, amelyek 24 órás élő chatet kínálnak, így ha valaha segítségre lenne szüksége, soha nem kell sokat várnia.

Spamkezelés

Keressen hatékony spamszűrőket, amelyek eredményesen blokkolják a kéretlen leveleket, miközben minimálisra csökkentik a téves pozitív találatokat (a spamként megjelölt legitim e-maileket). Ideális esetben olyan spamszűrőt szeretne, amely alapértelmezetten jól működik, de szükség esetén felül is bírálható. Mindenekelőtt fontos, hogy egyértelműen át tudja tekinteni, mi került karanténba, mert mindannyian jártunk már úgy, hogy egy e-mail nem érkezett meg egy túl agresszív spamszűrő miatt.

Kapcsolódási és integrációs lehetőségek

Az, hogy e-mailjeink mindig kéznél legyenek, a modern korban nemcsak elvárás, hanem szükségszerűség is. Elengedhetetlen egy olyan szolgáltató, amelyhez bármikor, bárhol hozzáférhetünk. A legjobb professzionális e-mail-platformok könnyű integrációt kínálnak a meglévő e-mail-kliensekbe, például az Outlookba vagy a Gmailbe.

A Spacemail bemutatása

A Spaceship által kínált Spacemail egy új, csúcstechnológiás e-mail-platform, amelyet a nulláról építettek fel vállalkozások számára. Minden olyan eszközzel rendelkezik, amelyet ebben a cikkben említettünk, a fejlett spamellenes kezeléstől a gyakori biztonsági fenyegetésfrissítésekig.

Könnyedén integrálhatja meglévő szoftvereibe, hogy bármilyen eszközön használhassa, vagy hozzáférhet a biztonságos online webmailportálon keresztül kedvenc böngészőjével. A nap 24 órájában, a hét minden napján elérhető szakértő ügyféltámogatási csapattal, amely bármikor kész segítő kezet nyújtani, amikor szüksége van rá.

Ismeri a könnyen használható Migration Tool eszközünket? Lehetővé teszi, hogy bármely meglévő e-mail-tartalmát áthelyezze a Spacemail csomagjába. Megkönnyíti a váltást, és továbbra is könnyen hozzáférhet a meglévő fiókjában lévő fontos e-mailekhez. Próbálja ki a Spacemailt még ma, már havi $0.41-tól. Akár egy ingyenes 30 napos próbaidőszakot is választhat. Nincs veszítenivalója, ha kipróbálja vadonatúj, csúcstechnológiás e-mail-platformunkat.