Имейл хостинг срещу безплатни доставчици на имейл

Замисляли ли сте се някога колко много доставчици на имейл има? Когато наистина се замислите, бързо осъзнавате, че по света има стотици платформи и броят им расте още от самото начало на имейла. 

Имейл платформите обикновено предлагат или безплатни имейли, или бизнес имейли. Безплатните имейли ви позволяват да създадете имейл адрес под домейна на доставчика, като @google.com. Те се настройват бързо и лесно и са безплатни. Това е добра новина за банковия ви баланс, но може да е лоша новина за репутацията и доверието към бизнеса ви. 

От друга страна, имате имейл хостинг или бизнес имейли. Те също се настройват бързо и лесно, но изискват малка месечна или годишна такса. Но могат да направят чудеса за доверието към вас при изпращане на фирмени имейли, а освен това обикновено включват по-добра доставяемост и сигурност.  В крайна сметка изпращането от @mybusiness.com създава повече доверие у клиентите. 

Защо да плащате за нещо, което можете да получите безплатно?

Защо да не използвате безплатен имейл? Лесно е да си представите, че ако получавате имейл плана си безплатно от някоя от големите компании, печелите. В крайна сметка, по време на рецесия какво е по-важно от цената? Така че защо ви трябват платени имейл услуги?

Е, първо, както гласи мантрата, ако продуктът е безплатен, вие сте продуктът. А в свят на закони като GDPR бизнесите особено не могат да си позволят да рискуват личните данни на клиентите си. Попадането в пробив на данни може да има много по-сериозни финансови и репутационни последици. Наскоро моят любим Hotmail (сега, разбира се, с марката Outlook) за първи път въведе такса за акаунта ми, като със задна дата реши значително да намали дисковото ми пространство, освен ако не платя. RIP „безплатен имейл“.

Това беше непопулярен ход (поне в моя офис от един човек). След като през годините бях запълнил безплатното пространство с безброй имейли (невероятно популярен съм сред спамърите) и, разбира се, с гигабайти прикачени файлове, които служат като лоша форма на резервно копие (кажете ми, че и вие не пренебрегвате същата тъжна реалност във входящата си поща…)

Изглеждаше нечестно и по онова време не осъзнавах, че има лесно решение. Но има — повече за това по-късно.

По подобен начин, за да получите най-разширените функции на Gmail, също трябва да надстроите. С марката Google Workspace тези планове се опитват да имитират това, което правят много други платени доставчици на имейл, като ви позволяват да използвате собствен домейн, но тъй като са съчетани с цял куп функции, от които средният бизнес вероятно няма нужда, значителната им цена от около $7.20 на потребител на месец бързо се натрупва, ако имате по-голям бизнес.

Така че дори „безплатните“ опции вече не са толкова безплатни, а ние дори още не сме започнали. Ако търсите по-достъпни и по-фокусирани алтернативи на Google Workspace, има много опции, създадени специално за имейл, без излишния товар.

Какво е безплатен имейл домейн?

Безплатните имейли обикновено завършват на нещо като @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com и т.н. Това е така, защото когато получите адрес в този домейн, като yourname@gmail.com, вие не притежавате и не контролирате самия домейн — Google, Yahoo или Microsoft го правят.

Вие не притежавате домейна
Споделеният домейн означава, че хиляди или милиони потребители изпращат поща от един и същ основен домейн. Тъй като не притежавате домейна, не можете да конфигурирате свои собствени MX, SPF, DKIM или DMARC записи. Разчитате изцяло на настройката за удостоверяване на доставчика, която се споделя между милиони потребители.

Липса на брандиране 
Няма значение дали имейлът ви е professionalbusiness@gmail.com, той пак завършва на @gmail.com и за съжаление клиентите ще го забележат. Това е така, защото адреси, звучащи като бизнес адреси в безплатен потребителски домейн, са често срещан модел при фишинг, а хората са се научили да ги приемат с подозрение. Освен това всеки имейл, който изпращате от безплатен домейн, носи марката на доставчика, а не вашата. Това означава, че ако използвате имейл адрес @gmail.com, се затвърждава идентичността на марката Google вместо вашата собствена.

Създадени за хора, не за бизнес
Безплатните имейл домейни са проектирани и създадени за индивидуалния потребител, а не за бизнеса. Функциите обикновено дават приоритет на личното удобство пред бизнес нужди като съответствие, одитни дневници или споделени пощенски кутии. Този подход, насочен първо към потребителя, е и причината безплатният уебмейл исторически да е бил цел с голям обем за спам и злоупотреби при създаване на акаунти; бариерите за проверка са ниски и са създадени за лесна регистрация, а не за организационна сигурност.

Истински професионален имейл

И така, най-накрая стигаме до същината на този дигитален пир. Платените доставчици. Не говорим за платените опции за „безплатен имейл“, които вече споменахме.

Те предлагат нещо съвсем различно. Казано просто, те са създадени за бизнеса и имат уникални инструменти и функции, които правят овладяването на бизнес комуникациите много по-лесно.

Може би най-важното е, че тези доставчици ви позволяват да включите бизнес домейна си в имейл адресите, така че да получите професионално изглеждащи адреси като yourname@yourdomain.com. Има начини да извлечете повече от бизнес имейла, ако сте умни в начина, по който създавате имейл адресите си. Например чрез създаване на имейл псевдоними или като запазите анонимността си, използвайки само част от името си.

Тези адреси веднага показват легитимност на всеки, който ги получи. Те ясно показват, че сте от бизнеса, а не измамник, който се представя за такъв (който може да регистрира адрес като yourbusiness@gmail.com.

Имейл хостинг срещу безплатни доставчици на имейл

И имейл хостингът, и безплатните доставчици на имейл ви позволяват да изпращате и получавате имейли, но дотук приликите свършват. Ако сведете всичко до същността му, между двете има реални разлики.

Безплатен имейл срещу платен бизнес имейл хостинг

Вашето собствено име на домейн – При безплатните пощенски кутии адресът ви завършва с нечий чужд домейн като @gmail.com. При хостинга той завършва с вашия домейн, което ви кара да изглеждате като истински бизнес.

Без реклами – Безплатните доставчици на имейл често показват реклами, защото така печелят от безплатния продукт. Хостваният имейл е без реклами, тъй като плащате директно за услугата.

По-добра сигурност –  Безплатният имейл идва с основна защита. Хостваният имейл обикновено включва по-силни инструменти за сигурност, като криптиране и филтриране на спам, създадени специално за защита на бизнеса. 

По-надежден – Доставчиците на имейл хостинг са създадени за бизнеси, които разчитат на имейла всеки ден, така че обикновено предлагат по-добро време на работа, което означава по-малък шанс имейлът ви да спре. 

Истинска поддръжка – При безплатните доставчици на имейл, ако нещо се обърка, често сте оставени сами да търсите помощ във форумите. При хостинга обикновено получавате реална клиентска поддръжка, която да помогне за решаването на проблема.

Неща, които да вземете предвид, когато избирате имейл за бизнес

Но, както при всичко, има важни съображения, които трябва да имате предвид, когато избирате бизнес имейла си.

Функциите варират от компания до компания, така че е добра идея да знаете какво да търсите. Ползите им обикновено се свеждат до следните области.

Сигурност и поверителност

Криптиране: Уверете се, че избраната от вас услуга предлага ниво на криптиране, с което сте доволни, особено когато става въпрос за съхранение на вашите данни. Макар че някои безплатни услуги може да използват именно тези данни, за да ги продават на рекламодатели, както споменахме, една от ключовите предимства на премиум доставчиците на имейл е, че те не правят това. Някои услуги активно криптират данните ви, когато се съхраняват на сървъри, така че дори ако сигурността им бъде компрометирана, данните ви няма да бъдат разкрити.

Двуфакторно удостоверяване (2FA): Поддръжката за имейл 2FA добавя допълнителен слой сигурност, като изисква втора форма на потвърждение освен само парола. Обикновено това е под формата на телефон или специално устройство.

Активно наблюдение на нови заплахи: Може би най-важното от всичко е да изберете компания, която все още активно актуализира мерките си за сигурност, за да се справя с най-новите заплахи. Вероятно можете бързо да установите тази информация, като прегледате началната им страница за скорошни актуализации, проверите фирмения им блог или видите дали имат добра поддръжка на живо.

Центрове за данни: Като съхранявате данни чрез разпределен метод за съхранение, получавате ниво на резервираност за съхранението на имейлите си. Това означава, че е много малко вероятно данните да бъдат загубени по начина, по който биха могли, ако съхранявате всички съобщения на личния си компютър и нещо се обърка.

Персонализиране и брандиране

Име на домейн: Както споменахме, възможността да използвате името на домейна си за имейл адреси е чудесна функция, която почти всички професионални имейл платформи предлагат, поставяйки вашата марка в центъра на това, което правят.

Подобрени филтри: Възможността да управлявате имейлите по-ефективно е друга ключова силна страна на професионалните имейл услуги. Когато получавате огромен брой имейли, възможността да ги сортирате и класифицирате по различни начини ви позволява да поддържате чиста и практична пощенска кутия.

Пощенски кутии за множество потребители: От решаващо значение за много бизнеси е възможността да добавят множество потребители за членовете на персонала. Освен това псевдонимите и catch-all адресите (като info@yoursite.com) могат да бъдат полезна функция, когато става въпрос за защита на самоличността на служителите или за позволяване на повече от един човек да наблюдава една и съща пощенска кутия.

Надеждност

Гаранция за време на работа: Искате спокойствието, че можете да имате достъп до имейла си по всяко време, денем или нощем. Надеждността е ключов фактор, когато става въпрос за избор на професионален доставчик на имейл. Търсете гаранции от около 99.9%, за да сте сигурни, че получавате правилното ниво на време на работа. Понякога компаниите предлагат възстановяване на суми, ако не успеят да изпълнят гаранциите си. Струва си да проверите политиката им по този въпрос, за да знаете каква е ситуацията.

Мащабируемост: Може сега да нямате множество потребители, но се надяваме бизнесът ви да расте. Изборът на услуга, която може да расте заедно с бизнеса ви, позволявайки ви лесно да добавяте или премахвате акаунти, може да ви спести много време и усилия по-късно.

Клиентска поддръжка

Подобно на това, което споменахме за необходимостта да се уверите, че компанията е в крак с онлайн заплахите, добрият отдел за обслужване на клиенти е задължителен — особено ако сте нови в професионалния имейл. Има опции с 24-часов чат на живо, което гарантира, че никога няма да чакате дълго за помощ, ако ви потрябва.

Управление на спам

Търсете стабилни филтри за спам, които ефективно блокират нежеланата поща, като същевременно свеждат до минимум фалшивите положителни резултати (легитимни имейли, маркирани като спам). В идеалния случай искате филтър за спам, който работи добре още от самото начало, но също така ви позволява да го отмените, когато е необходимо. Най-вече искате ясно да можете да преглеждате какво е поставено под карантина, защото всички сме били в ситуация, когато имейл не пристига заради прекалено активен филтър за спам.

Опции за свързване и интеграция

Да имаме имейлите си подръка по всяко време не само се очаква в съвременната епоха, но е и необходимост. Доставчик, който е достъпен по всяко време, където и да се намираме, е задължителен. Най-добрите професионални имейл платформи предлагат лесна интеграция със съществуващи имейл клиенти, като Outlook или Gmail.

Представяме ви Spacemail

Spacemail, от Spaceship, е нова модерна имейл платформа, създадена от нулата за бизнеса. Тя разполага с всички инструменти, които споменахме в тази статия — от усъвършенствано управление на антиспам до чести актуализации за заплахи за сигурността.

Можете лесно да я интегрирате в съществуващия си софтуер за използване на всяко устройство или да получите достъп до нея чрез защитения онлайн уебмейл портал, използвайки любимия си браузър. С екип от експерти за клиентска поддръжка 24/7, готови да подадат ръка, когато имате нужда от тях.

Знаете ли за нашия лесен Migration Tool? Той ви позволява да преместите всяко съществуващо имейл съдържание, което може да имате, към своя план Spacemail. Това прави преминаването лесно и ще запазите лесен достъп до важните имейли, които имате в съществуващия си акаунт. Изпробвайте Spacemail още днес, на цени от само $0.98 на месец. Можете дори да изберете безплатен 30-дневен пробен период. Нямате какво да губите, ако изпробвате нашата чисто нова, модерна имейл платформа.