如何在电子邮件中称呼多人：最佳实践

电子邮件的核心在于建立联系。你成功发送邮件给的人越多，建立的联系也就越多。以下是正确的做法。

为什么在电子邮件中正确称呼多人很重要

群发邮件和其他任何邮件都一样。你最应关注的是专业性和电子邮件礼仪。电子邮件本质上是一种专业沟通媒介，这意味着你发送的内容很重要。它会影响未来的关系和结果。

这也关系到让人感到被看见，但当你发送群发邮件时，这会更难做到。

在电子邮件中如何称呼多个人？

你最应关注的是群体的规模以及包含了哪些人。对于较小的群体，比如你在邮件中称呼两个人时，你应该按姓名问候，这样会更显个性化。

对于较大的群体，像“嗨，团队各位”或“亲爱的同事们”这样的通用问候通常更实用。请确保尊重任何正式头衔，例如 Professor、Dr. 或 Mr.，并仔细考虑姓名顺序。你可能希望按资历排序、客户优先于内部团队成员，或者干脆按字母顺序排列，以保持简单。

如果他们在邮件中，就点名他们

按姓名列出收件人是开始邮件时最具个人化的方式。它能建立尊重感，并让每个人都感到被纳入其中。我们建议只在 2 到 4 人的小组中按姓名列出收件人。如果人数更多，看起来就会有点可笑。

请记住，在某些文化和国家，在最初几封邮件中使用名字并不总是合适，因此请确保尊重你所在地区的语境。也许在建立联系之前，前几封邮件需要改用姓氏加上 Mr. 或 Mrs.。

按姓名问候的正确方式：

• 嗨，John、Maria 和 Sam：

• 早上好，Alex、Jamie 和 Taylor：

• 嗨，Chris 和 Morgan：

正确使用群体问候语

给一两个人发邮件时，通常更容易让每个人都感到被尊重。但在邮件中称呼一群人时，这就会变得更困难。群体越大，需要考虑的语境因素就越多。

当我们谈到语境时，指的是邮件的目的。如果你是在向关系紧密的团队更新圣诞派对安排，语气就会与和高级领导沟通或在更正式的企业环境中交流时非常不同。

当你跨部门、向经理、客户或外部合作伙伴发送邮件时，最好稍微正式一些，尤其是在你第一次做自我介绍时。在朋友或亲近同事之间，你可以稍微随意一些。

问候群体的正确方式：

非正式问候：

• 嗨，团队各位！

• 大家好，

正式的群体问候：

• 亲爱的同事们：

• 早上好！

• 大家早上好，

• 亲爱的领导团队：

正式头衔的最佳用法

无论在哪个学科领域，成为博士都不容易，经历了所有这些努力之后，大多数人都会希望你使用他们的正式头衔。这里我们说的不只是医学意义上的医生——他们也可能是大学教授、拥有商业博士学位的人，等等。不管是什么头衔，在电子邮件沟通中尊重它都很重要。

当你给 Dr.、Professor、Mr.、Ms 等人发送邮件时，收件人很可能会期待一种专业的语气。这意味着要避免过于随意的问候，并确保邮件中对所有人的称呼保持一致。也就是说，不要在同一封邮件里对一个人使用头衔，而对另一个人不用。

层级也很重要。如果有多位带头衔的收件人，请尽量按顺序列出收件人。也就是说，Professor 在 Doctor 前，Doctor 在 Mr. 前，等等。

使用头衔的正确方式：

• 亲爱的 Lee 博士、Carter 女士和 Brown 先生：

• 亲爱的 Smith 博士和团队：

• 亲爱的各位总监和部门主管：

• 亲爱的领导团队：

如何尊重地涵盖所有人

在专业环境中，资历总是会被尊重。CEO 会发表最重要的演讲，拥有楼里最好的办公室，通常也会坐在会议桌上最好的位置。电子邮件也不例外。

当你在邮件中称呼多个人时，姓名的排列顺序和标点的使用会微妙地传达出尊重。你列出收件人的顺序应当是有意为之的。这意味着先提到资历最高的人，最后提到资历最低的人。

你可能还需要考虑公司外部人员和内部同事。在这种情况下，先列出外部人员可能更能传达尊重，尤其是当你希望建立长期合作关系时。在考虑完资历以及内部与外部之分后，按字母顺序排列其余人员也许是合理的。

如何尊重地涵盖所有人：

• 层级或资历 – 在正式或企业环境中，先列出资历最高的人。例如：亲爱的 Evans 博士、Khan 女士和 Patel 先生：

• 外部优先于内部 –当你给客户和内部团队同时发邮件时，先列出客户。例如：亲爱的 Roberts 女士和团队。

• 按字母顺序 – 当所有人地位相同时，按字母顺序是最稳妥的选择。例如：嗨，Angela、Brian 和 Carlos：

给多人发邮件时如何使用 CC 和 BCC

接下来，你需要添加多位收件人的电子邮件地址。在这个阶段，了解CC 和 BCC 的区别会很有帮助。

CC 表示 carbon copy。BCC 表示 blind carbon copy。在弄清楚如何使用这两个选项时，“blind”这个词会给你最大的提示。

• 使用 CC，当收件人应该彼此可见并且可能会回复时。

• 使用 BCC，当收件人不应彼此可见（blind），并且需要保护隐私时。通常这是群发邮件的最佳选择。

使用 CC 的正确时机

CC 的概念来自老式打字机时代。你会放入一张复写纸，一次得到两份副本。电子邮件沿用了这个概念，使用 CC 将消息副本发送给其他人。

当你把某人添加到 CC 字段时，你并不是在直接称呼他们，而只是给他们发送一份副本。例如，你正在与一位外部客户沟通，并且想让你的老板了解情况。你会把外部客户放在 To 字段中，而你老板的电子邮件地址则放在 CC 字段中。这样，客户就能看到你的老板了解当前情况。

使用 CC 的正确时机：

• 有监督的项目更新 – 你给一位队友发送有关任务的邮件。你的经理需要了解情况，但不需要采取行动。将经理抄送，以便让他们掌握进展。

• 跨团队协作– 你正在与另一个部门协调，并希望两个团队保持一致。在给设计师发邮件时抄送另一个团队，让他们随时了解最新情况。

• 状态汇报– 你向主管发送每周更新，并抄送相关利益方。你可以抄送主管，以便他们跟踪你的进展。

使用 BCC 的正确时机

其他收件人看不到 BCC 字段，但他们可以看到 CC 和 To 字段中的收件人。如果你想在其他收件人不知情的情况下给某人发送邮件副本，这会很有用。

对于大型邮件列表、公开公告或其他 收件人彼此不认识且不应看到彼此详细信息的情况，请使用 BCC。你也可以使用 BCC 悄悄地将某人加入对话。

使用 BCC 的正确时机：

• 新闻简报– 你向 300 位订阅者发送公司更新。将你自己添加到 To 字段，并将所有订阅者添加到 BCC。

• 宾客名单 – 你邀请 100 位彼此不认识的外部来宾。将他们添加到 BCC 字段，这样其中一人就不会意外“回复全部”。

• 隐蔽监督– 一位主管想在不参与的情况下观察一段对话。将他们添加到 BCC 字段，这样他们就可以进行观察。

群发邮件中需要注意的错误

给多人发邮件靠的是熟能生巧；你每做一次都会变得更容易。记住下面这些提示，就能帮助你开始上手。

• 问候语过于冗长 – 你的邮件不应该像老师在上课开始时点名。如果收件人超过 3 到 4 人，就使用像“嗨，团队各位”这样的集体问候。

• 语气不一致 – 决定你想使用非正式还是正式语气。“Dear Dr. Lee and John”会造成不平衡。对所有收件人保持一致的正式程度，并确保它符合公司文化。

• 使用了错误的字段– 过度使用 CC 会让人更难看出究竟谁需要采取行动，而在协作对话中使用 BCC 则可能显得鬼鬼祟祟并损害信任。

• 忽视层级或文化规范 – 随机排列姓名、跳过头衔，或对高级领导使用过于随意的问候，都会让人感到不被尊重。

• 在问候中遗漏关键参与者– 每个人都希望感到被重视。如果你在给几个人发邮件，请记得提到他们所有人，这样每个人都会感到被尊重。