E-mailavatars: hoe verschillende providers omgaan met profielfoto’s en branding

Je e-mailaccount personaliseren om te helpen met branding is misschien niet iets waar je aan hebt gedacht, maar het is waarschijnlijk iets waar je gebruik van zou moeten maken, vooral als je een bedrijf laat groeien.

Maar wat bedoelen we eigenlijk als we het over personalisatie hebben? Hoe ver je je e-mailaccount kunt personaliseren, verschilt sterk per provider. Natuurlijk kun je instellingen aanpassen om je meer thuis te voelen (achtergronden, wallpapers, lay-outs), maar waar het hier om gaat, is het element dat anderen daadwerkelijk kunnen zien wanneer je je e-mail verstuurt: de profielfoto.

Hier nemen we je mee langs de meest gebruikelijke manieren om maximaal voordeel te halen uit een e-mailprofielfoto.

E-mailprofielfoto’s

Ik heb de foto op mijn persoonlijke Hotmail-account rond 2007 ingesteld, en hij doet het nog steeds prima. Het is een kat met muizen die aan zijn gezicht hangen. Tegenwoordig zouden we het waarschijnlijk een meme noemen, maar toen was dat woord nog slechts een glinstering in het oog van een vroegrijpe millennial.

Wat ik me echter niet realiseerde, is dat mijn e-mailprofielfoto al die tijd alleen zichtbaar is geweest voor andere Hotmail/Outlook-gebruikers. Dat geldt voor de meeste e-mailproviders — je foto wordt getoond aan anderen die dezelfde dienst gebruiken (Hotmail, Gmail, Zoho, enz.), maar niemand anders zal hem zien. Misschien wist je niet eens dat iemand je e-mailfoto überhaupt kon zien — in dat geval heb ik je misschien wat toekomstige schaamte bespaard (of misschien een blunder uit het verleden onder de aandacht gebracht).

Waarom kunnen gebruikers van andere e-mailproviders mijn e-mailfoto niet zien?

Dat komt simpelweg doordat de foto’s worden opgeslagen in de “interne” ecosystemen van je provider. De foto wordt rechtstreeks uit hun systeem opgehaald, dus wie geen toegang heeft tot dat systeem (iedereen anders) kan die niet ophalen.

Het verzenden van een e-mail is afhankelijk van protocollen (zoals SMTP), gestandaardiseerde manieren om gegevens tussen mailservers over te dragen. Omdat elke e-mailprovider deze protocollen correct moet gebruiken, worden onze berichten, bijlagen en andere functies op een universele manier correct weergegeven. Maar tot nu toe is er geen gestandaardiseerde manier ontwikkeld om e-mailprofielfoto’s te verzenden/ontvangen.

Is er een workaround zodat iedereen mijn e-mailprofielfoto’s kan zien?

Als je hoopt op een app die integreert met alle e-mailproviders en waarmee je een profiel voor e-mailbranding kunt maken, kom je misschien bedrogen uit. Er is een technischere manier, waar we later op terugkomen, maar voor de gemiddelde persoon is er eigenlijk geen universeel erkende manier om profielfoto’s op verschillende mailplatforms weer te geven.

Er is echter een middenweg die handig is om te kennen als je graag reacties achterlaat op websites waarbij je e-mailadres als login wordt gebruikt.

Gravatar (wat staat voor Globally Recognised Avatar) stelt je in staat een e-mailprofiel op te bouwen en dat aan je e-mailadres te koppelen. Elke website die Gravatar integreert (de meeste WordPress-sites hebben dit bijvoorbeeld standaard ingeschakeld), zal dan je “avatar” tonen (wat in deze context letterlijk profielfoto voor mail betekent) overal waar je iets plaatst.

Ideeën voor e-mailprofielfoto’s

Misschien ben je me al voor, maar laten we snel kijken naar manieren om je mailprofielfoto te gebruiken. Mailfoto’s spreken redelijk voor zich, maar het is de moeite waard om een paar dingen in gedachten te houden… Probeer te mikken op een van de volgende opties:

• Professioneel en herkenbaar — als jij je merk bent, kan een duidelijke, professionele portretfoto (in acteurstijl) wonderen doen voor je bedrijf. Probeer in deze foto de tone of voice van je bedrijf te vangen (of die nu professioneel, speels of abstract is).

• Geïllustreerd en creatief — misschien wil je niet het gezicht van je bedrijf zijn — in elk geval niet direct. Je kunt een door AI gegenereerde cartoonavatar gebruiken, of zelfs gewoon een niet-specifiek patroon. Of iets dat je bedrijf vertegenwoordigt. Een hondentrimsalon zou bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een bijzonder schattige viervoetige klant. Een iets indirectere keuze kan nieuwsgierigheid opwekken en medewerkers individualiteit geven zonder dat hun eigen foto zichtbaar is.

• Bedrijfslogo of iets symbolisch — misschien wel de meest natuurlijke keuze voor een bedrijf, vooral een bedrijf met meerdere medewerkers, is het gebruik van het bedrijfslogo. Je kunt er ook variatie in aanbrengen door iedereen een eigen kleur te geven voor eenvoudige herkenning.

Houd er wel rekening mee dat ieders keuze zichtbaar zal zijn voor iedereen die dezelfde provider gebruikt, en dat kunnen ook externe klanten zijn. Zeker wanneer je iets leuks of eigenaardigs kiest voor je e-mailfoto, is het verstandig om na te denken over hoe dat eruitziet wanneer je slecht nieuws brengt of probeert te onderhandelen over een lastige deal.

Je wilt iets dat in zulke situaties nog steeds respect oproept.

Do’s en don’ts voor e-mailfoto’s

Doen

• Steek er tijd en aandacht in — denk na over hoe het in verschillende situaties overkomt.

• Blijf het bijwerken en verander het af en toe - als het iets eigenaardigs is, zal het waarschijnlijk sneller vermoeien dan een gewoon oud logo

• Vraag tips aan professionals — bekijk tips die je kunnen helpen een professioneel ogende foto te maken, of huur zelfs een professionele fotograaf in om de juiste boodschap over te brengen. Een donkere, korrelige of selfie-achtige afbeelding ziet er waarschijnlijk slechter uit dan helemaal geen afbeelding.

Niet doen

• Plaats niets dat onprofessioneel oogt — zoals hierboven genoemd, kan dit heel gemakkelijk erger zijn dan helemaal geen afbeelding gebruiken.

• Gebruik niets controversieels — of zelfs iets dat prima lijkt, maar door iemand anders als controversieel kan worden gezien. Het is gewoon niet nodig en het risico niet waard.

• Gebruik niets x-rated — deze heeft geen uitleg nodig. Het zal vrijwel zeker leiden tot e-mailsancties en je kunt klachten krijgen.

Wat is BIMI-e-mail en hoe kan ik het gebruiken?

BIMI werkt samen met authenticatieprotocollen (zoals DMARC, SPF en DKIM) om bedrijven in staat te stellen een logo naast hun e-mails weer te geven in de meeste gangbare inboxen. Het komt het dichtst in de buurt van een universele manier om een profielfoto weer te geven, maar is strikt beperkt tot officiële logo’s.

Als framework voor e-mailbranding helpt het de authenticiteit van een bedrijf te valideren. Het voegt ook een extra beschermingslaag toe tegen spoofing- en phishingaanvallen, waarbij iemand zich voordoet als het e-mailadres van jouw bedrijf.

Deze extra beveiliging is een bonus, maar afhankelijk van de provider kan er een niet onaanzienlijke adder onder het gras zitten. Meestal kan BIMI alleen worden gebruikt door bedrijven waarvan de logo’s officieel zijn geverifieerd. Gewoonlijk houdt dit in dat je het als handelsmerk registreert bij een instantie, zoals een erkend merkenbureau (bijv. USPTO in de VS, UKIPO in het VK).

Deze instantie bevestigt het eigendom van het logo, en het resulterende certificaat is nodig om het BIMI-protocol in te stellen. Bij Gmail en Apple Mail moeten bedrijven bijvoorbeeld een Verified Mark Certificate (VMC) verkrijgen, waarmee wordt bevestigd dat het logo officieel als handelsmerk is geregistreerd.

Eenvoudigere BIMI-instellingen

Andere providers, zoals Yahoo en Fastmail, vereisen deze officiële stap niet. In plaats daarvan kun je ze directer instellen:

1. Configureer DMARC correct — je domein moet een DMARC-beleid hebben dat is ingesteld op "quarantine" of "reject".

2. Bereid je logo voor — converteer je merklogo naar SVG Tiny PS-formaat. Dit is het gebruikte formaat, dus zorg ervoor dat het logo er goed uitziet en upload het naar je server.

3. Publiceer een BIMI-record – een BIMI-record is een specifiek soort TXT-record dat je in de DNS (Domain Name System) van je domein moet plaatsen, waarbij specifiek wordt verwezen naar de locatie van het geüploade SVG Tiny PS-bestand.

Er kunnen ook nog verdere voorwaarden zijn. Yahoo toont BIMI-afbeeldingen bijvoorbeeld alleen bij bulk-e-mails. Ze tonen BIMI-afbeeldingen ook alleen voor verzendende domeinen met een goede reputatie. Het is iets om je verder in te verdiepen als het weergeven van een bedrijfslogo erg belangrijk voor je is, maar velen zullen het meer moeite vinden dan het waard is, vooral als alle beperkingen in aanmerking worden genomen.

Hoe je e-mailprofielfoto’s wijzigt (per provider)

Terug naar de bescheiden weergavefoto. Je bent al zo ver gekomen en je hebt je gerealiseerd dat je gewoon een weergavefoto voor je e-mail wilt instellen zodat anderen die jouw provider gebruiken die kunnen zien. Hoe doe je dat?

Gmail (Google Mail)

Wijzig je mailprofielfoto in Gmail door deze eenvoudige stappen te volgen:

1. Meld je aan bij Gmail — log in op je Gmail-account, zoals gewoonlijk.

2. Klik op je profielfoto — in de rechterbovenhoek en selecteer "Je Google-account beheren".

3. Klik op het penpictogram — voor snelle toegang tot het bewerkingsvenster voor de profielfoto.

4. Upload een nieuwe afbeelding — kies "Wijzigen", en selecteer vervolgens:

5. Aanpassen & opslaan — snijd de afbeelding bij of pas deze indien nodig aan en klik vervolgens op "Opslaan als profielfoto".

Hotmail (Outlook.com)

Volg deze instructies om je profielfoto op Outlook/Hotmail bij te werken en zichtbaar te maken voor alle andere leden van het netwerk.

1. Meld je aan bij Outlook — ga naar Outlook.com en log in.

2. Open profielinstellingen — klik op je profielfoto (of initialen) in de rechterbovenhoek en selecteer "Mijn profiel".

3. Wijzig profielfoto — klik op "Afbeelding wijzigen".

4. Upload een nieuwe afbeelding — klik op "Bestand kiezen", selecteer een afbeelding op je computer en upload deze.

5. Aanpassen & opslaan — snijd de afbeelding indien nodig bij of wijzig het formaat en klik vervolgens op "Opslaan".

6. Synchroniseer tussen Microsoft-services — je nieuwe profielfoto verschijnt in Outlook, Skype en andere Microsoft-apps.

Zoho Mail

Wijzig je foto in de populaire mailapp Zoho Mail door deze stappen te volgen.

1. Log in op Zoho Mail — ga naar Zoho Mail en meld je aan.

2. Ga naar profielinstellingen — klik op je avatar in de rechterbovenhoek en selecteer "Mijn account".

3. Klik op “Bewerken” — en selecteer je profielfoto.

4. Upload een nieuwe profielfoto — klik op het gebied van de profielfoto en selecteer "Nieuwe uploaden".

5. Kies een afbeelding — selecteer een foto op je computer en upload deze.

6. Stel zichtbaarheid in — kies wie je profielfoto kan zien (openbaar, privé of beperkt).

7. Sla wijzigingen op — klik op "Gereed" om de update te voltooien.

Net als bij de andere e-mailproviders toont Zoho Mail je foto aan alle ontvangers van e-mails die hun netwerk gebruiken.

Spacemail

Nu Spacemail. Je kunt de foto eenvoudig instellen met onze personalisatie-instellingen en zichtbaar maken voor iedereen op ons netwerk.

1. Log in op Spacemail — open je e-mailaccount via de app of op spacemail.com

2. Klik op het ronde profielpictogram — waarop je initiaal rechtsboven op het scherm wordt weergegeven

3. Upload een afbeelding — kies een bestand op je computer en upload het.

4. Aanpassen & opslaan — snijd de afbeelding indien nodig bij of wijzig het formaat en sla vervolgens de wijzigingen op.

En zo eenvoudig is het!

E-mailprofielfoto’s instellen en resetten

Hopelijk heb je iets geleerd over wat je kunt gebruiken als e-mailprofielfoto. Of je nu op zoek bent naar een professionele aanpak (met iets als BIMI of simpelweg een bedrijfslogo) of iets persoonlijkers kiest, vergeet niet om logo’s of afbeeldingen up-to-date te houden zodat je een actuele versie van je bedrijf presenteert aan iedereen die je e-mailfoto (of avatar) kan zien.