Tipik bir spam filtresinin kontrol ettiği unsurlar üç kategoriye ayrılabilir:
Mesajın nereden geldiği
Spam karşıtı kuruluşlar, RBL (Real-time blackhole lists) adı verilen özel ağ listeleri oluşturmuştur. Spam filtresi, mesajın gönderildiği IP adresi ve alan adı için bu tür listeleri kontrol eder. IP adresi listedekilerden biriyle eşleşirse, mesajın spam puanı artar ve bu nedenle e-posta spam klasörüne düşebilir.
Mesajı kimin gönderdiği
Spam filtreleri, e-posta başlıklarını kullanarak e-postanın bir spam motoru tarafından mı yoksa gerçek bir gönderici tarafından mı gönderildiğini kontrol eder. Her e-postanın benzersiz bir kimliği vardır, ancak spam gönderenler toplu e-posta gönderdiğinde hepsinin kimliği aynıdır.
Mesajın nasıl göründüğü
Spam filtresi, e-postanın gövdesini ve konu satırını analiz eder. Spam olarak tanımlanabilecek ifadeler arasında 'buy now', 'lowest prices', 'click here' vb. bulunur. Ayrıca büyük yazı tipleri, yanıp sönen metinler, parlak renkler vb. gibi gösterişli HTML öğelerini de arar. Birçok spam filtresi, tüm metni şüpheli kelime sayısıyla karşılaştırır. Bu nedenle örneğin e-postanız uzunsa, birkaç şüpheli kelime nedeniyle spam olarak tanımlanmaz.
Geçerli Gönderen Bilgileri
Tanınabilir ve meşru bir gönderen e-posta adresi kullanın. Genel veya şüpheli gönderen adlarından kaçının.
“Kimden” alanının kuruluşunuzu veya markanızı doğru şekilde temsil ettiğinden emin olun.
Açık Konu Satırı
E-postanın amacını kısa ve net şekilde yansıtan bir konu satırı yazın.
Yanıltıcı veya tıklama tuzağı tarzı konu satırlarından kaçının.
Konu satırını soru işareti veya boşlukla bitirmeyin.
Yalnızca büyük harf kullanmayın.
Konu satırında Test/Testing gibi kelimeler kullanmayın.
Yapılandırılmış E-posta Gövdesi
E-posta içeriğinizi paragraflar veya bölümler halinde düzenleyin.
Okunabilirliği artırmak için başlıklar, madde işaretleri ve numaralı listeler kullanın.
Özellikle cümlenin başında veya sonunda çok fazla özel sembol kullanmayın.
İmza ve İletişim Bilgileri
Adınızı, iş unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren profesyonel bir e-posta imzası ekleyin.
İyi biçimlendirilmiş bir imza, e-postanıza güvenilirlik katar.
Aşırı Bağlantı ve Eklerden Kaçının
E-postanızdaki köprü sayısını sınırlayın.
E-postayı dosyalarla aşırı yüklemekten kaçının.
Görseller konusunda dikkatli olun. Yalnızca görseller içeren e-postalar göndermemeniz önerilir. Her görsel için en az iki satır metin bulunduğundan emin olun.
Kısaltılmış URL'ler kullanmayın. Spam gönderenler gerçek URL'lerini gizlemek için bunları sıkça kullanır.
.exe, .zip, .swf gibi bazı ek türlerinden kaçının. .jpg, .gif, .png ve .pdf kullanmanız uygundur.
NOT: Ekler, spam filtreleme ve genel mesaj değerlendirmesinde önemli bir faktördür. Eklerdeki belirli dosya türleri, bir e-postanın spam puanını artırabilir. Sonuç olarak, bu tür ekler içeren mesajların reddedilme veya filtrelenme olasılığı daha yüksektir. Bu dosya türleri doğrudan yasaklanmış değildir, ancak genellikle daha yüksek riskle ilişkilendirilir ve bu da teslim edilebilirliği etkileyebilir.
Aşağıda, e-posta teslimatını olumsuz etkileyebilecek ek uzantılarının bir listesini inceleyebilirsiniz:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Abonelikten Çıkma Seçeneği
Gönderdiğiniz şey buysa, e-posta bir reklam olarak tanımlanmalıdır.
Kolayca bulunabilecek bir abonelikten çıkma bağlantısı ekleyin. Spam karşıtı düzenlemelere uyum kritik öneme sahiptir. Abonelikten çıkma taleplerine saygı göstermek, alıcılarla güven oluşturur.
HTML ile Birlikte Düz Metin Sürümü
Bazı e-posta istemcileri HTML'yi düzgün görüntüleyemeyebilir. Düz metin sürümünün eklenmesi, tüm alıcılar için erişilebilirlik sağlar.
Mümkünse yazı tiplerinde farklı renkler kullanmaktan kaçının.
Alan Adı Yapılandırması
SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını kontrol edin. Sender Policy Framework (SPF) kayıtları, alan adı sahiplerinin kendi adlarına e-posta göndermeye yetkili IP adreslerinin bir listesini yayımlamasına olanak tanır. Amaç, kötü niyetli göndericilerin kimliklerini gizlemesini çok daha zor hale getirerek spam ve dolandırıcılık miktarını azaltmaktır. Domain Keys Identified Mail (DKIM), şirketinizi e-posta spam'i ve kimlik avı girişimlerinden korumanıza yardımcı olur. Kriptografik kimlik doğrulama yoluyla bir mesajla ilişkilendirilen alan adı kimliğini doğrulamak için bir yöntem sunar. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), yetkisiz e-postaların nasıl ele alınması gerektiğini tanımlayarak alan adınızı e-posta sahteciliği ve kimlik avından korumaya yardımcı olur. Kimlik doğrulama kayıtları düzgün şekilde yapılandırılmamış alan adılarında aşağıdakilerin yaşanma olasılığı önemli ölçüde daha yüksektir:
- spam klasörüne düşme;
- teslimat gecikmeleri;
- itibarla ilgili kısıtlamalar;
- veya alıcı sağlayıcılar tarafından mesajın reddedilmesi.
E-posta göndermek için kullanılan herhangi bir alan adı için üç kimlik doğrulama yönteminin de yapılandırılmasını önemle tavsiye ederiz.
IP adresinizi ve alan adınızı kara listelerde kontrol edin. IP adresiniz veya alan adınız kara listedeyse, e-posta göndermeden önce bunu beyaz listeye almalı veya e-posta hizmet sağlayıcınızla iletişime geçmelisiniz.
Yeni kaydedilmiş bir alan adı kullanıyorsanız veya daha önce e-posta göndermek için kullanılmadıysa, daha iyi teslim edilebilirlik için onu ısıtmanız gerekir. Şu rehbere göz atabilirsiniz: E-posta gönderim alan adınızı nasıl ısıtırsınız
Diğer öneriler
E-posta listeleri satın almanızı önermiyoruz. Potansiyel müşteri listeleri satın almak yaygın bir uygulamadır. Ancak bu tür listelerdeki birçok e-posta adresi doğru değildir ve IP/alan adınız toplu gönderim nedeniyle çok hızlı şekilde kara listeye alınabilir. Gerçek kişilere bireysel e-postalar göndermek daha iyidir.
E-postalarınızın nasıl teslim edildiğini kontrol edin. Google, Yahoo vb. popüler e-posta sağlayıcılarında farklı e-posta hesapları oluşturabilir ve bunlara test e-postaları gönderebilirsiniz.
E-postaları müşterilerinize düzenli olarak gönderin ve alıcılarınıza e-posta adresinizi nasıl beyaz listeye alacaklarını anlatın.
Günümüzde spam karşıtı sistemler oldukça gelişmiş olsa ve spam e-postaların yaklaşık %90,9'unu engellemesi beklense de, hiçbir sistemin tüm kullanıcılar için spam e-postaların %100'ünü engelleyecek kadar kusursuz olmadığını belirtmek önemlidir (en azından şimdilik).
Spam içeren bir e-posta yanlışlıkla meşru bir e-posta olarak tanımlanıp Gelen Kutusu'na teslim edildiğinde buna false negative denir. Örneğin, tanıdık web sitelerine aitmiş gibi görünen ancak aslında kimlik avı sitelerine yönlendiren bağlantılar. Peki false negative oluşmasına hangi faktörler katkıda bulunur?
Sistem tarafından henüz bilinmeyen yeni bir spam kalıbı. Çoğu spam karşıtı filtre makine öğrenimi teknolojisi kullandığından, sürekli olarak öğrenir; yani bu tür e-postaları tanımlamak ve engellemek için veritabanlarına yeni spam kalıpları eklenir. Aynı zamanda spam gönderenler de bunu yapar. Spam karşıtı filtreleri aldatmak için sürekli yeni koşullara uyum sağlamaya çalıştıklarında, sistemlerin hemen tanımlayamayabileceği yeni kalıplar oluştururlar.
Öznel içerik filtreleme. Bazı durumlarda içerik filtreleme karmaşık hale gelebilir. Bazı şeyleri tanımlamak kolay olsa da, e-posta içeriği siyah ve beyaz kadar net değildir. Elbette spam'in bilinen göstergeleri vardır: engellenmiş alan adları, spam göndermek için en çok kullanılan TLD'ler, çalıştırılabilir dosya ekleri veya e-postada bulunan bilinen spam anahtar kelimeleri. Ancak spam'e ilişkin içerik yönergeleri, dünyamız gibi, sürekli değişmektedir. Bu da spam karşıtı sistemlerin bazı e-postaların spam mi yoksa ham mi olduğunu ayırt etmesini zaman zaman zorlaştırır.
Kullanıcıların spam olarak kabul edilen şey hakkında farklı görüşleri olabilir. Spam tanımı çoğu alıcı için oldukça öznel olabilir. Bazıları bunu, bu tür e-postalarda spam unsurları bulunmasa bile, artık almak istemedikleri meşru reklamlar da dahil olmak üzere istenmeyen iletişim olarak tanımlar.
Bu tür e-postalar genellikle spam karşıtı sistemler tarafından spam olarak değerlendirilmez ve bu nedenle gelen kutunuza ulaşabilir:
Kullanıcıların kabul ettiği doğrudan pazarlama ve bülten e-postaları (ör. abone oldukları);
İşlem e-postaları (ör. makbuzlar, onaylar, faturalar vb.);
Otomatik yenileme veya "yenileme zamanı geldi" bildirimleri (isteyerek satın aldığınız hizmetler için);
E-posta geri dönme bildirimleri;
Alıcıya yanlışlıkla gönderilen mesajlar.
Aynı zamanda spam, abartılı vaatleri, aciliyet hissi ve ticari amaçlarıyla tanınabilir. Olası bir spam e-postasını kontrol ederken özellikle dikkat etmeniz gereken birkaç nokta şunlardır:
Gönderen
Her şeyden önce, spam gönderenler harf ve rakamlardan oluşan rastgele bir koleksiyon içeren uzun e-posta adresleri kullanır (Gmail, Yahoo vb. gibi ücretsiz e-posta hizmetlerini kullanarak). Örneğin, ell45704truiw@gmail.com.
Ayrıca verilerinize erişmek için saygın kuruluşları taklit edebilirler. Örneğin, gerçek olanlara benzeyen sahte e-posta adresleriyle karşılaşabilirsiniz (örneğin PayPal için @paypai.com veya Netflix için @nelflix.com; bunlar onların alan adları değildir). Aradaki farkı hemen fark etmek bazen zordur, bu nedenle özellikle e-postadaki bağlantılara tıklamadan veya yanıt vermeden önce gönderene dikkatlice bakmak çok önemlidir.
Dil
Yazım hataları, yanlış imla, bariz dil bilgisi hataları veya başka bir dilden kötü çevrilmiş bir metne benzerlik de spam e-postasının açık göstergeleridir. Güvenilir kaynaklardan gelen geçerli tanıtım e-postaları genellikle bu tür hatalar içermez, çünkü metinlerine özen gösterirler.
Bağlantılar
Genel olarak, bilinmeyen bir e-posta alırsanız herhangi bir bağlantıya tıklamak için acele etmeyin; çünkü bu, verilerinizin sızmasına yol açabilir veya bir virüs indirmenize neden olabilir. Spam gönderenler, kişisel bilgilerinizi, kredi kartı bilgilerinizi, parolalarınızı vb. ele geçirmek için kullandıkları sahte kaynaklara giden bağlantıları gizlemek amacıyla kısaltılmış URL'ler (bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc vb. gibi) kullanabilir. Bazı durumlarda bu bağlantılar bilgisayarınıza bir dosya indirilmesine yol açabilir. Kendinizi korumak için, gönderenden emin değilseniz bağlantıları hiç açmamanız veya bunları çevrimiçi bir bağlantı denetleyicisinde kontrol etmeniz önerilir.
Gerçek dışı iddialar
Aşırı derecede düşük bir fiyata bir şey satın almayı teklif eden veya para ödülü/ödül vaat eden bir e-posta alırsanız, büyük olasılıkla bir spam mesajıyla karşı karşıyasınızdır. En iyi hareket tarzı, e-postayı silmek ve spam olarak bildirmektir.