Τα email παραίτησης δεν είναι περίπλοκα, αλλά έχουν βαρύτητα. Αν τα γράψετε σωστά, φεύγετε με τον καλύτερο τρόπο. Αν τα γράψετε λάθος, μπορεί να κάψετε μια γέφυρα χωρίς να το θέλετε. Δείτε πώς να γράψετε ένα που κάνει τη δουλειά.
Τι είναι ένα email παραίτησης και πότε πρέπει να το στείλετε;
Ίσως σας προσφέρθηκε μια καλύτερη δουλειά ή χρειάζεστε ένα διάλειμμα. Όποιος κι αν είναι ο λόγος σας, το email παραίτησης επιβεβαιώνει επίσημα ότι αποχωρείτε, ώστε η εταιρεία σας να αρχίσει να προετοιμάζεται για την απουσία σας.
Πριν από μερικές δεκαετίες, θα παραδίδατε την επιστολή παραίτησής σας στο τμήμα HR, ενώ θα υπομένατε την αμηχανία να περάσετε όλη την ημέρα στη δουλειά γνωρίζοντας ότι φεύγετε. Από την COVID-19 και μετά, οι καιροί έχουν αλλάξει και σήμερα ένα email παραίτησης αρκεί. Φυσικά, αν εργάζεστε από το γραφείο, μπορείτε ακόμη να παραδώσετε την επιστολή παραίτησής σας αυτοπροσώπως.
Ακολουθούν οι καλύτερες περιπτώσεις για να στείλετε ένα:
Επείγουσα ή άμεση παραίτηση –Αν χρειάζεται να παραιτηθείτε αμέσως λόγω απρόβλεπτης περίστασης ή έκτακτης ανάγκης. Αυτό διασφαλίζει ότι η εταιρεία σας λαμβάνει γρήγορα την παραίτησή σας.
Εξ αποστάσεως εργασία ή απουσία από το γραφείο –Αν εργάζεστε από το σπίτι, ένα email παραίτησης θα είναι η καλύτερη επιλογή σας, ειδικά αν το γραφείο σας βρίσκεται στην άλλη άκρη του κόσμου.
Πολιτική εταιρείας ή τήρηση αρχείων –Μερικές φορές, ακόμη κι αν έχετε υποβάλει την παραίτησή σας αυτοπροσώπως, η εταιρεία σας μπορεί να ζητήσει παραίτηση μέσω email ώστε να έχει ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο.
Τι πρέπει να περιλαμβάνετε σε ένα επαγγελματικό email παραίτησης;
Το να αφήνετε μια δουλειά δεν είναι ποτέ ευχάριστο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορεί να γίνει ομαλά. Ιδανικά, θέλετε η διαδικασία να είναι όσο το δυνατόν πιο γρήγορη και οργανωμένη. Αυτό σημαίνει ότι η επιστολή παραίτησής σας ως εργαζόμενος πρέπει να ακολουθεί μερικούς δοκιμασμένους και αποτελεσματικούς κανόνες.
Σωστή διατύπωση του θέματος
Ένα σαφές θέμα βοηθά το email σας να γίνει αντιληπτό, αλλά και να εντοπιστεί εύκολα στο μέλλον. Πρέπει να αναφέρει ρητά την παραίτησή σας. Προσπαθήστε να αποφύγετε οτιδήποτε αόριστο και κάντε σαφές από την αρχή ότι αυτό το email περιέχει την ειδοποίηση παραίτησής σας
Καθορίζοντας τον τόνο από την αρχή
Αν αυτή πρόκειται να είναι η τελευταία σας πράξη ως εργαζόμενος, είναι καλύτερο να το κρατήσετε επαγγελματικό. Η εναρκτήρια πρόταση πρέπει να καθορίζει τον τόνο για το υπόλοιπο email. Ξεκινήστε με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό και, στην πρώτη πρόταση, αναφέρετε ότι θα αποχωρήσετε από την εταιρεία, προσθέστε τη θέση σας και συμπεριλάβετε την ημερομηνία της τελευταίας ημέρας εργασίας σας.
Αποχωρήστε με τον σωστό τρόπο
Η εκτίμηση έχει να κάνει με το να αποχωρείτε με καλούς όρους. Προσθέστε μία ή δύο προτάσεις ευχαριστώντας τον εργοδότη σας για την ευκαιρία να συνεργαστείτε μαζί του. Ακόμα κι αν ανυπομονείτε να φύγετε, το να τον ευχαριστήσετε για την ευκαιρία είναι καλή εθιμοτυπία στο email, κάτι που σίγουρα θα εκτιμήσει.
Φύγετε χωρίς εκκρεμότητες
Θα μπορούσατε να πείτε ότι είστε πρόθυμοι να βοηθήσετε στην εκπαίδευση ενός νέου υπαλλήλου ή να ολοκληρώσετε ένα σημαντικό έργο πριν φύγετε. Φροντίστε να μείνετε εντός των δυνατοτήτων σας· δεν θέλετε να υποσχεθείτε περισσότερα από όσα μπορείτε να προσφέρετε, αλλά αυτό θα δείξει επαγγελματισμό και καλή θέληση.
Πριν πατήσετε αποστολή
Ξεκινήστε με έναν σωστό αποφωνητικό χαιρετισμό και, αν δεν το έχετε ήδη κάνει, συμπεριλάβετε τα προσωπικά σας στοιχεία επικοινωνίας κάτω από το όνομά σας. Έτσι, ο εργοδότης σας μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας για τυχόν διευκρινιστικές ερωτήσεις ή για να σας στείλει επίσημα έγγραφα αργότερα. Επίσης, πριν ενθουσιαστείτε και πατήσετε το κουμπί αποστολής, είναι σημαντικό να ελέγξετε το email σας για τυχόν λάθη.
Τελικά, θέλετε να φύγετε με τον πιο ομαλό τρόπο δυνατό. Ακολουθήστε το παραπάνω πρότυπο και θα το περάσετε σχεδόν αβίαστα. Ακολουθεί μια υπενθύμιση αυτών των βημάτων.
Πώς να γράψετε ένα email παραίτησης βήμα προς βήμα
Ο χρόνος έχει σημασία – Υπάρχει σωστή ώρα για να στέλνετε email και λάθος ώρα. Μιλήστε πρώτα με τον προϊστάμενό σας, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω βιντεοκλήσης, και μετά στείλτε το email. Αποφύγετε τα Σαββατοκύριακα ή την αποστολή αργά τη νύχτα. Στοχεύστε σε αργά το απόγευμα στα μέσα της εβδομάδας, όταν είναι λιγότερο πιθανό να διαταραχθεί η ροή της εργασίας.
Γράψτε σωστά το θέμα – Κρατήστε το σύντομο και σαφές. Για παράδειγμα, “Παραίτηση – [your name]”. Έτσι, ο προϊστάμενός σας ξέρει ακριβώς τι ανοίγει.
Κάντε σαφή την ημερομηνία– Ξεκινήστε με τις βασικές πληροφορίες και να είστε σαφείς. Παράδειγμα: “Σας γράφω για να υποβάλω επίσημα την παραίτησή μου από τη θέση [Job Title] στην [Company Name]. Η τελευταία ημέρα εργασίας μου θα είναι η [Date].” Ελέγξτε ξανά την περίοδο προειδοποίησής σας και βεβαιωθείτε ότι η τελική ημερομηνία την αντικατοπτρίζει.
Αποχωρήστε με θετικό τόνο – Ακόμα κι αν η δουλειά δεν ήταν τέλεια, φύγετε με καλό τρόπο. Παράδειγμα:
“Σας ευχαριστώ για την ευκαιρία και την υποστήριξη τα τελευταία [X] χρόνια. Εκτίμησα την ευκαιρία να εξελιχθώ και να συνεργαστώ με μια εξαιρετική ομάδα.”
Η τελική προσφορά – Μια σύντομη, ειλικρινής προσφορά μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά. Παράδειγμα: “Είμαι πρόθυμος/η να βοηθήσω με τις εργασίες παράδοσης ή με οτιδήποτε διευκολύνει τη μετάβαση κατά τις τελευταίες εβδομάδες μου.” Υποσχεθείτε μόνο όσα μπορείτε ρεαλιστικά να κάνετε.
Παραδείγματα email παραίτησης που λειτουργούν
Η συγγραφή επαγγελματικών email θέλει εξάσκηση. Μόλις αρχίσετε να αποκτάτε ευχέρεια, οι λέξεις θα ρέουν. Όταν όμως ξεκινάτε, μπορεί να βοηθήσει να έχετε μερικά έτοιμα παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν χρειαστεί. Ακολουθούν μερικά επαγγελματικά παραδείγματα email παραίτησης για να ξεκινήσετε.
Τυπικό πρότυπο email παραίτησης
Θέμα: Παραίτηση – [Your name]
Αγαπητέ/ή [manager’s name],
Παρακαλώ δεχθείτε αυτό το email ως επίσημη γνωστοποίηση της παραίτησής μου από τη θέση μου ως [your job title]. Η τελευταία ημέρα εργασίας μου θα είναι [e.g., August 30, 2025].
Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για τις ευκαιρίες και την υποστήριξη που έλαβα κατά τη διάρκεια της παρουσίας μου στην εταιρεία. Ήταν χαρά μου να συνεργαστώ μαζί σας και με την ομάδα, και έμαθα [mention something positive, e.g. “valuable skills in project management”].
Δεσμεύομαι να κάνω αυτή τη μετάβαση όσο το δυνατόν πιο ομαλή. Τυχόν εκκρεμείς εργασίες θα ολοκληρωθούν πριν φύγω και είμαι πρόθυμος/η να βοηθήσω στην εκπαίδευση του αντικαταστάτη μου ή να παρέχω οποιαδήποτε τεκμηρίωση για να διευκολύνω την παράδοση.
Σας ευχαριστώ και πάλι για την κατανόησή σας. Ελπίζω να μείνουμε σε επαφή. Με εκτίμηση, [Your name]
Σύντομο πρότυπο email παραίτησης
Θέμα: Παραίτηση – [Your name]
Αγαπητέ/ή [Manager’s name],
Σας γράφω για να υποβάλω επίσημα την παραίτησή μου από τη θέση [Job title] στην [Company name], με ισχύ από [Date].
Εκτιμώ τις ευκαιρίες που είχα κατά τη διάρκεια της παρουσίας μου εδώ και θέλω να σας ευχαριστήσω για την υποστήριξη και την καθοδήγησή σας. Με εκτίμηση, [Your name]
Email παραίτησης για απομακρυσμένους εργαζομένους
Θέμα: Ειδοποίηση παραίτησης – [Your name]
Αγαπητέ/ή [Manager’s name],
Υποβάλλω επίσημα την παραίτησή μου από τον ρόλο μου ως [Job title] στην [Company name]. Η τελευταία ημέρα εργασίας μου θα είναι [Date].
Δεδομένης της εξ αποστάσεως εργασιακής μας ρύθμισης, ήθελα να διασφαλίσω ότι επικοινωνώ ξεκάθαρα την παραίτησή μου γραπτώς. Είμαι πρόθυμος/η να προγραμματίσω μια βιντεοκλήση μαζί σας για να συζητήσουμε τη μετάβαση και τα επόμενα βήματα όποτε σας εξυπηρετεί.
Εκτίμησα πραγματικά την ευελιξία και την εμπιστοσύνη που συνόδευαν την εξ αποστάσεως εργασία στην [Company name]. Κατά τον χρόνο που μου απομένει, θα φροντίσω να τεκμηριώσω τα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη και είμαι διαθέσιμος/η να βοηθήσω στην εκπαίδευση αντικαταστάτη ή στη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων σε άλλα μέλη της ομάδας.
Σας ευχαριστώ πολύ για την υποστήριξη και τη συνεργασία. Ήταν χαρά μου να συνεργαστώ μαζί σας και με την ομάδα. Με εκτίμηση, [Your name]
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε όταν γράφετε ένα email παραίτησης
Αποφύγετε το ξέσπασμα – Ακόμα κι αν φεύγετε υπό δύσκολες συνθήκες, ένα email παραίτησης δεν είναι το κατάλληλο μέρος για να εκφράσετε τα παράπονά σας. Κρατήστε το ουδέτερο και επαγγελματικό.
Η ημερομηνία που πρέπει να συμπεριλάβετε – Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε την τελευταία ημέρα εργασίας σας. Διαφορετικά, το HR θα σας κυνηγά για διευκρινίσεις.
Το λάθος στο θέμα– Το τελευταίο που θέλετε είναι να χαθεί ή να αγνοηθεί το email σας. Κάντε το θέμα σαφές ώστε να είναι προφανές περί τίνος πρόκειται το email σας.
Το λάθος με το CC– Ακόμα και το καλύτερο email παραίτησης δεν έχει καμία αξία αν δεν το δει το σωστό άτομο. Στείλτε το σε προϊστάμενο ή στο HR και φροντίστε να μη βάλετε κατά λάθος κανέναν άλλο σε CC.
Βρείτε τον σωστό τόνο –Η μορφή του email παραίτησης έχει σημασία. Κρατήστε το επαγγελματικό, τόσο απλά. Όχι αργκό, όχι ΟΛΑ ΜΕ ΚΕΦΑΛΑΙΑ, και σίγουρα όχι emoji.
Πώς να παραιτηθείτε επαγγελματικά (τα επόμενα βήματα μετά την αποστολή του email)
Οι παραπάνω συμβουλές θα σας φέρουν πολύ κοντά στο να γράφετε ένα επαγγελματικό email. Αυτό που απομένει είναι το τελευταίο δέκα τοις εκατό. Παρακάτω θα βρείτε μερικούς τρόπους για να φτάσετε εκεί.
Λήψη επιβεβαίωσης –Η λήψη επιβεβαίωσης από τον εργοδότη σας διασφαλίζει ότι όλοι συμφωνούν σχετικά με την ημερομηνία αποχώρησής σας. Στείλτε μια υπενθύμιση αν δεν την έχετε λάβει ακόμη.
Η συνέντευξη εξόδου –Οι συνεντεύξεις εξόδου περιλαμβάνονται μερικές φορές στη διαδικασία αποχώρησης. Σχεδιάστε εκ των προτέρων τι είδους ανατροφοδότηση μπορεί να δώσετε και κρατήστε την εποικοδομητική και με σεβασμό.
Το κλείσιμο –Πριν φύγετε, φροντίστε να επιστρέψετε όλο τον εξοπλισμό, όπως υπολογιστές ή κάρτες ταυτότητας. Η επικοινωνία με το IT είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.
Διατήρηση επαφών –Οι επαγγελματικές επαφές μπορεί να αξίζουν όσο ο χρυσός. Όταν φεύγετε από μια εταιρεία, είναι καλή ιδέα να επικοινωνήσετε με συναδέλφους για τα στοιχεία επικοινωνίας τους.
Ολοκληρώστε δυναμικά – μπορεί να είναι δελεαστικό να χαλαρώσετε μόλις παραιτηθείτε, αλλά το να παραμείνετε επαγγελματίες θα βοηθήσει να αφήσετε θετική εντύπωση και να εξασφαλίσετε μια καλή σύσταση.
Τελικό συμπέρασμα
Όπως με καθετί, τα email παραίτησης απαιτούν εξάσκηση. Το πρότυπο και τα δείγματα email αυτοπαρουσίασης παραπάνω θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε και, μόλις αποκτήσετε ευχέρεια, θα γράφετε τέλεια email παραίτησης σε χρόνο μηδέν.
Συχνές ερωτήσεις
Συμπεριλάβετε μια σαφή γραμμή θέματος, μια σύντομη δήλωση που επιβεβαιώνει την παραίτησή σας, τον τίτλο της θέσης σας και την τελευταία εργάσιμη ημέρα σας. Προσθέστε ένα σύντομο ευχαριστώ, μια προαιρετική προσφορά βοήθειας με τη μετάβαση και έναν ευγενικό χαιρετισμό κλεισίματος με τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Όταν γράφετε ένα email παραίτησης προς τον προϊστάμενό σας, διατηρήστε τον τόνο επαγγελματικό και ουδέτερο. Δηλώστε ξεκάθαρα την παραίτησή σας, ευχαριστήστε τον εργοδότη σας για την ευκαιρία και αποφύγετε αρνητική ή συναισθηματική γλώσσα.
Αν είναι δυνατόν, ενημερώστε πρώτα τον προϊστάμενό σας αυτοπροσώπως ή μέσω βιντεοκλήσης και έπειτα στείλτε μια επιστολή παραίτησης στο HR για τα επίσημα αρχεία. Για απομακρυσμένους ρόλους, το email είναι συχνά η καθιερωμένη προσέγγιση.
Χρησιμοποιήστε μια σαφή, άμεση γραμμή θέματος που να περιλαμβάνει τη λέξη resignation και το όνομά σας, όπως “Resignation – Your Name”. Αυτό διασφαλίζει ότι το email σας γίνεται αμέσως κατανοητό και δεν θα παραβλεφθεί.
Προτεινόμενα άρθρα
Μοιραστείτε τις σκέψεις σας