電郵 avatar：不同服務供應商如何處理個人資料圖片與品牌形象

將你的電郵帳戶個人化以協助品牌塑造，可能不是你曾想過的事，但這很可能是你應該好好利用的功能，尤其當你正在發展業務時。

但當我們談到個人化時，究竟是甚麼意思？你可以將電郵帳戶個人化的程度，會因應服務供應商而有很大差異。當然，你可以更改設定，令自己用起來更有歸屬感（桌布、背景、版面配置），但我們這裡關注的是其他人在你寄出電郵時實際可能會看到的元素：個人資料圖片。

在這裡，我們會帶你了解最常見的方法，幫助你將電郵個人資料圖片的效益發揮到最大。

電郵個人資料圖片

我大約在 2007 年於個人 Hotmail 帳戶設定了那張照片，至今仍然在用。那是一隻臉上黏着老鼠的貓。如今，我們大概會稱它為 meme，但在當年，這個詞還只是某位早熟千禧世代腦海中的一絲靈光。

但我當時沒有意識到，原來一直以來，我的電郵個人資料圖片只會顯示給其他 Hotmail/Outlook 用戶。大多數電郵服務供應商都是這樣——你的照片會顯示給使用同一服務的其他人（Hotmail、Gmail、Zoho 等），但其他人都看不到。也許你根本不知道有人能看見你的電郵圖片——如果是這樣，那我可能幫你避免了日後的尷尬（又或者只是讓你想起過去的失禮時刻）。

為甚麼其他電郵服務供應商的用戶看不到我的電郵照片？

這純粹是因為這些照片儲存在你的服務供應商「內部」生態系統中。照片是直接從他們的系統擷取，因此無法存取該系統的人（即其他所有人）都不能取得它。

傳送電郵依賴各種協定（例如 SMTP），這些是郵件伺服器之間傳輸資料的標準化方式。由於每個電郵服務供應商都必須正確使用這些協定，我們的訊息、附件及其他功能才能以通用方式正確顯示。但到目前為止，仍未有標準化方法可用來傳送／接收電郵個人資料圖片。

有沒有變通方法，讓任何人都能看見我的電郵個人資料圖片？

如果你希望有一個可整合所有電郵服務供應商，並讓你建立電郵品牌個人檔案的應用程式，你可能會失望。確實有一種較技術性的做法，我們稍後會談到，但對一般人來說，其實並沒有一種獲普遍認可的方法，能讓個人資料圖片在不同郵件平台上顯示。

不過，如果你喜歡在網站上使用電郵地址作為登入方式來留言，那麼有一種折衷方法值得你了解。

Gravatar（即 Globally Recognised Avatar）可讓你建立一個電郵個人檔案，並將其連結到你的電郵地址。任何整合了 Gravatar 的網站（例如大多數 WordPress 網站預設都已啟用），你的「avatar」（在此語境下即指電郵個人資料圖片）都會在你發佈內容的地方顯示出來。

電郵個人資料圖片構思

也許你已經比我更快想到，但我們先快速看看如何善用你的郵件個人資料圖片。郵件圖片其實相當直觀，但仍有幾點值得留意…… 盡量以以下其中一種方向為目標：

• 專業且容易辨認 — 如果你本人就是你的品牌，一張清晰、專業的頭像照（類似演員形象照）可能會為你的業務帶來奇效。嘗試在這張照片中呈現你的業務語調（無論是專業、有趣，還是抽象）。

• 插畫風格且富創意 — 也許你不想成為業務的門面——至少不想直接如此。你可以使用 AI 生成的卡通頭像，甚至只是某種非特定圖案。或者，使用能代表你業務的東西。狗隻美容業務可能會選擇一位特別可愛的四腳客戶。選擇稍為間接一點的形象，既可營造神秘感，也可讓員工在不放上自己照片的情況下保留個人特色。

• 公司標誌或具象徵意義的東西 —對企業來說，尤其是有多名員工的公司，最自然的選擇也許就是使用公司標誌。你亦可作些變化，為每個人配上不同顏色，方便快速識別。

請記住，所有人的選擇都會被使用同一服務供應商的其他人看見，而這些人可能包括外部客戶。尤其當你為電郵圖片選擇一些有趣或古怪的內容時，請想想當你要傳達壞消息或嘗試談判艱難交易時，它看起來會是怎樣。

你會想要一些在這些情況下仍能令人產生尊重感的形象。

電郵圖片宜與忌

宜

• 花點時間和心思去準備— 想想它在不同情境下會給人甚麼感覺。

• 定期更新，並每隔一段時間更換 - 如果是較古怪的內容，它比起普通標誌更可能令人看久生厭

• 向專業人士取經 — 參考一些有助你拍出專業感照片的技巧，甚至聘請專業攝影師來傳達正確訊息。昏暗、像素化或自拍風格的圖片，很可能比完全不用圖片更差。

忌

• 放上看起來不專業的內容 — 如上所述，這很容易比完全不用圖片更差。

• 使用任何具爭議性的內容— 甚至是你覺得沒問題，但別人可能認為有爭議的內容。根本沒有這個必要，也不值得冒這個風險。

• 使用任何成人級內容— 這點毋須解釋。幾乎肯定會導致電郵受到限制，而且你可能會收到投訴。

甚麼是 BIMI 電郵？我可以如何使用它？

BIMI 會配合驗證協定（例如 DMARC、SPF 和 DKIM）運作，讓企業可在大多數主流收件箱中，於其電郵旁顯示標誌。這是最接近通用顯示個人資料圖片的方法，但嚴格來說只限於官方標誌。

作為一種電郵品牌框架，它有助驗證企業的真實性。它亦為防範冒充和網絡釣魚攻擊增加多一層保護，因為這些攻擊會有人冒充你的公司電郵。

這項額外保安是一項好處，但視乎服務供應商而定，當中可能有一個不容忽視的條件。通常，BIMI 只能由其標誌已獲官方驗證的企業使用。一般來說，這涉及向相關機構註冊商標，例如獲認可的商標局（如美國的 USPTO、英國的 UKIPO）。

該機構會確認標誌的擁有權，而所得證書將是設定 BIMI 協定所需的文件。例如在 Gmail 和 Apple 電郵中，企業必須取得 Verified Mark Certificate (VMC)，以確保標誌已正式註冊為商標。

更簡易的 BIMI 設定

其他服務供應商，例如 Yahoo 和 Fastmail，則不需要這個官方步驟。相反，你可以更直接地進行設定：

1. 正確設定 DMARC — 你的網域必須將 DMARC 政策設為 "quarantine" 或 "reject"。

2. 準備你的標誌 — 將你的品牌標誌轉換為 SVG Tiny PS 格式。這是所使用的格式，因此請確保標誌外觀良好，然後將其上載到你的伺服器。

3. 發佈 BIMI 記錄 – BIMI 記錄是一種特定類型的 TXT 記錄，你需要將它放到網域的 DNS（Domain Name System）中，並明確指向已上載的 SVG Tiny PS 檔案位置。

亦可能還有其他附加條件。例如，Yahoo 只會在群發電郵中顯示 BIMI 圖像。他們亦只會為評級良好的發信網域顯示 BIMI 圖像。如果顯示公司標誌對你非常重要，這是值得更深入了解的事情，但很多人會覺得這是得不償失，尤其當你把所有限制都考慮在內之後。

如何更改電郵個人資料圖片（按服務供應商）

回到這個樸實的顯示圖片。你已經看到這裡，也明白自己其實只是想為電郵設定一張顯示圖片，讓使用同一服務供應商的其他人看見。那麼該怎樣做？

Gmail（Google Mail）

按照以下簡單步驟，即可在 Gmail 更改你的郵件個人資料圖片：

1. 登入 Gmail — 登入你的 Gmail 帳戶，如常操作即可。

2. 按一下你的個人資料圖片 — 在右上角選擇 "Manage your Google Account."

3. 按一下筆形圖示 — 以快速開啟個人資料圖片編輯視窗。

4. 上載新圖片 — 選擇 "Change"，然後選取：

5. 調整並儲存 — 按需要裁剪或調整圖片，然後按一下 "Save as Profile Picture."

Hotmail（Outlook.com）

按照以下指示更新你在 Outlook/Hotmail 的個人資料圖片，並讓網絡中的其他成員都能看見。

1. 登入 Outlook — 前往 Outlook.com 並登入。

2. 開啟個人資料設定 — 按一下右上角的個人資料圖片（或姓名縮寫），然後選擇 "My Profile"。

3. 更改個人資料圖片 — 按一下 "Change Picture"。

4. 上載新圖片 — 按一下 "Choose File"，從你的電腦選擇圖片，然後上載。

5. 調整並儲存 — 如有需要可裁剪或調整圖片大小，然後按一下 "Save"。

6. 在 Microsoft 服務之間同步 — 你的新個人資料圖片將會顯示於 Outlook、Skype 及其他 Microsoft 應用程式中。

Zoho Mail

按照以下步驟，即可在熱門郵件應用程式 Zoho Mail 更改你的圖片。

1. 登入 Zoho Mail — 前往 Zoho Mail 並登入。

2. 進入個人資料設定 — 按一下右上角的頭像，然後選擇 "My Account"。

3. 按一下 “Edit” — 然後選擇你的個人資料圖片。

4. 上載新的個人資料圖片 — 按一下個人資料圖片區域，然後選擇 "Upload New"。

5. 選擇圖片 — 從你的電腦選擇照片並上載。

6. 設定可見範圍 — 選擇誰可以看見你的個人資料圖片（公開、私人或受限制）。

7. 儲存變更 — 按一下 "Done" 以完成更新。

與其他電郵服務供應商一樣，Zoho Mail 會向任何使用其網絡的電郵收件人顯示你的圖片。

Spacemail

現在說到 Spacemail。你可以透過我們的個人化設定輕鬆設定圖片，並讓我們網絡上的其他人都能看見。

1. 登入 Spacemail — 透過應用程式或前往 spacemail.com 存取你的電郵帳戶

2. 按一下圓形個人資料圖示 — 它會在畫面右上角顯示你的姓名首字母

3. 上載圖片 — 從你的電腦選擇檔案並上載。

4. 調整並儲存 — 如有需要可裁剪或調整圖片大小，然後儲存變更。

就是這麼簡單！

設定及重設電郵個人資料照片

希望你已了解一些關於電郵個人資料照片應該使用甚麼的知識。無論你是想知道在專業層面應該怎樣做（例如使用 BIMI 或單純使用公司標誌），還是想選擇較個人化的內容，都別忘記保持任何標誌或圖片為最新狀態，向任何能看見你電郵照片（或 avatar）的人展示你業務的最新面貌。