Como se dirigir a várias pessoas em um e-mail: melhores práticas

O email tem tudo a ver com criar conexões. Quanto mais pessoas você contata com sucesso por email, mais conexões você cria. Veja como fazer isso corretamente.

Por que é importante se dirigir corretamente a várias pessoas em um email

Um email em grupo é igual a qualquer outro email. Seu foco principal deve ser o profissionalismo e a etiqueta no email. O email é, прежде de tudo, um meio profissional, o que significa que o que você envia importa. Isso conta para relacionamentos futuros e resultados futuros.

Também se trata de fazer as pessoas se sentirem vistas, mas isso é mais difícil quando você está enviando emails em grupo.

Como você se dirige a várias pessoas em um email?

Seu foco principal deve ser o tamanho do grupo e quem está incluído. Para grupos menores, como quando você se dirige a duas pessoas em um email, você deve cumprimentá-las pelo nome para tornar a mensagem mais pessoal.

Para grupos maiores, uma saudação geral como “Oi, equipe” ou “Prezados colegas” costuma ser mais prática. Certifique-se de respeitar quaisquer títulos formais, como Professor, Dr. ou Sr., e pense com cuidado na ordem dos nomes. Você pode querer ordenar com base na senioridade, colocando clientes antes dos membros da equipe interna, ou simplesmente em ordem alfabética para manter tudo simples.

Se estão no email, mencione-os pelo nome

Listar as pessoas pelo nome é a forma mais pessoal de começar seu email. Isso gera respeito e faz com que todos se sintam incluídos. Recomendamos listar as pessoas pelo nome apenas para grupos de 2 a 4 pessoas. Se você listar mais do que isso, pode começar a parecer um pouco ridículo.

Tenha em mente que, em algumas culturas e países, usar o primeiro nome nem sempre é apropriado nos primeiros emails, então certifique-se de respeitar seu próprio contexto local. Talvez você precise mudar para sobrenomes com Sr. ou Sra. nos primeiros emails antes de criar uma conexão.

A maneira certa de cumprimentar pelo nome:

• Oi John, Maria e Sam,

• Bom dia, Alex, Jamie e Taylor,

• Oi Chris e Morgan,

Cumprimentos em grupo do jeito certo

Muitas vezes, é mais fácil garantir que todos se sintam respeitados ao enviar um email para uma ou duas pessoas. Mas, ao se dirigir a um grupo em um email, isso se torna mais difícil. Quanto maior o grupo, mais o contexto entra em jogo.

Quando falamos de contexto, queremos dizer o propósito do email. Se você estiver atualizando uma equipe próxima sobre os preparativos da festa de Natal, o tom será bem diferente de quando estiver se comunicando com líderes seniores ou em um ambiente corporativo mais estruturado.

Ao enviar emails entre departamentos, para gerentes, clientes ou parceiros externos, é mais seguro adotar um tom um pouco mais formal, especialmente se você estiver se apresentando pela primeira vez. Entre amigos ou colegas próximos, você pode ser um pouco mais casual.

A maneira certa de cumprimentar um grupo:

Cumprimentos informais:

• Oi, equipe!

• Olá a todos,

Cumprimentos formais para grupos:

• Prezados colegas,

• Bom dia!

• Bom dia a todos,

• Prezada equipe de liderança,

A melhor forma de usar títulos formais

Tornar-se doutor em qualquer área não é fácil e, depois de todo esse esforço, a maioria espera que você use seu título formal. Aqui, não estamos falando apenas de médicos — também podem ser professores universitários, pessoas com doutorado em negócios, e a lista continua. Mas, seja qual for o título, é importante respeitá-lo na sua comunicação por email.

Ao enviar um email para um Dr., Professor, Sr., Sra. etc., é muito provável que seu destinatário espere um tom profissional. Isso significa evitar cumprimentos excessivamente casuais e garantir consistência entre todos no email. Ou seja, não use um título para uma pessoa e não para outra no mesmo email.

A hierarquia também é importante. Se você tiver vários destinatários com títulos, tente listá-los em ordem. Isso significa Professor antes de Doutor e Doutor antes de Sr., etc.

A maneira certa de usar títulos:

• Prezados Dr. Lee, Sra. Carter e Sr. Brown,

• Prezado Dr. Smith e equipe,

• Prezados Diretores e Chefes de Departamento.

• Prezada equipe de liderança,

Como incluir todos com respeito

Em ambientes profissionais, a senioridade é sempre respeitada. CEOs fazem o discurso mais importante, têm o melhor escritório do prédio e geralmente ficam com o melhor lugar à mesa. Com emails não é diferente.

Ao se dirigir a várias pessoas em um email, a ordem dos nomes e o uso da pontuação podem comunicar respeito de forma sutil. A ordem em que você lista os destinatários deve ser intencional. Isso significa mencionar primeiro aqueles com mais senioridade e deixar por último os com menos senioridade.

Talvez você também precise considerar pessoas que trabalham fora da sua empresa e colegas internos. Nesse caso, listar primeiro os contatos externos pode comunicar respeito, especialmente se você estiver buscando uma parceria de longo prazo. Depois de considerar senioridade e interno vs. externo, pode fazer sentido organizar o restante em ordem alfabética.

Como incluir todos com respeito:

• Hierarquia ou senioridade – Em ambientes formais ou corporativos, liste primeiro a pessoa mais sênior. Ex.: Prezados Dr. Evans, Sra. Khan e Sr. Patel,

• Externos antes de internos –Ao enviar email para clientes junto com sua equipe interna, liste o cliente primeiro. Ex.: Prezada Sra. Roberts e equipe.

• Ordem alfabética – Quando todos estão no mesmo nível, a ordem alfabética é a opção mais segura. Ex.: Oi Angela, Brian e Carlos,

Como usar CC e BCC ao enviar email para várias pessoas

Em seguida, você precisará adicionar os endereços de email de vários destinatários. Nesta etapa, ajuda entender a diferença entre CC e BCC.

CC significa cópia carbono. BCC significa cópia carbono oculta. A palavra "oculta" será sua maior pista para entender como usar essas duas opções.

• Use CC quando os destinatários devem ver uns aos outros e podem responder.

• Use BCC quando os destinatários não devem ver uns aos outros (oculto) e a privacidade for necessária. Normalmente, esta é a melhor opção para emails em massa.

O momento certo para usar CC

A ideia do CC vem dos tempos das antigas máquinas de escrever. Você colocava uma folha de papel carbono e obtinha duas cópias de uma vez. O email adotou essa mesma ideia, usando CC para enviar uma cópia da mensagem para outra pessoa.

Quando você adiciona alguém ao campo CC, não está se dirigindo diretamente a essa pessoa, apenas enviando uma cópia. Por exemplo, você está falando com um cliente externo e quer manter seu chefe informado. Você colocaria o cliente externo no campo Para, e o email do seu chefe iria no campo CC. Dessa forma, o cliente pode ver que seu chefe está atualizado sobre a situação.

O momento certo para usar CC:

• Atualização de projeto com supervisão – Você envia um email a um colega de equipe sobre uma tarefa. Seu gerente precisa ter visibilidade, mas não agir. Coloque seu gerente em CC para mantê-lo informado.

• Colaboração entre equipes– Você está coordenando com outro departamento e quer manter as duas equipes alinhadas. Coloque a outra equipe em CC ao enviar email para seu designer para mantê-los atualizados.

• Relatório de status– Você envia uma atualização semanal ao seu supervisor e copia as partes interessadas. Você pode colocar seu supervisor em CC para que ele acompanhe seu progresso.

O momento certo para usar BCC

Outros destinatários não podem ver o campo BCC, mas podem ver os destinatários nos campos CC e Para. Isso é útil se você quiser enviar uma cópia do email para alguém sem que os outros destinatários saibam.

Use BCC para listas grandes de emails, anúncios públicos ou outras situações em que os destinatários não se conhecem e não devem ver os dados uns dos outros. Você também pode usar BCC para incluir discretamente alguém em uma conversa.

O momento certo para usar BCC:

• Newsletter– Você envia uma atualização da empresa para 300 assinantes. Adicione a si mesmo ao campo Para e coloque todos os assinantes em BCC.

• Lista de convidados – Você convida 100 convidados externos que não se conhecem. Adicione-os ao campo BCC para que um deles não acabe acidentalmente usando “responder a todos”.

• Supervisão discreta– Um diretor quer observar uma conversa sem participar. Adicione-o ao campo BCC para que ele possa observar.

Erros em emails de grupo aos quais você deve ficar atento

Enviar email para várias pessoas é uma questão de hábito; fica mais fácil cada vez que você faz isso. Lembrar das dicas abaixo vai ajudar você a começar.

• Sobrecarregar a saudação – Seu email não deve parecer um professor fazendo chamada no início da aula. Se você tiver mais de 3 ou 4 destinatários, use uma saudação coletiva como “Oi, equipe”.

• Tom inconsistente – Decida se você quer ser informal ou formal. “Prezado Dr. Lee e John” cria um desequilíbrio. Mantenha o mesmo nível de formalidade entre os destinatários e certifique-se de que isso esteja alinhado com a cultura da empresa.

• Usar o campo errado– O uso excessivo de CC torna mais difícil ver quem realmente precisa agir, enquanto usar BCC em uma conversa colaborativa pode soar como algo secreto e prejudicar a confiança.

• Ignorar a hierarquia ou normas culturais – Listar nomes em ordem aleatória, pular títulos ou usar cumprimentos excessivamente casuais com a alta liderança fará com que as pessoas se sintam desrespeitadas.

• Deixar participantes importantes de fora da saudação– Todo mundo quer se sentir valorizado. Se você estiver enviando email para algumas pessoas, lembre-se de mencionar todas para que todos se sintam respeitados.