E-Mail-Avatare: Wie verschiedene Anbieter mit Profilbildern und Branding umgehen

Die Personalisierung Ihres E-Mail-Kontos zur Unterstützung Ihres Brandings ist vielleicht nichts, worüber Sie bisher nachgedacht haben, aber es ist etwas, das Sie wahrscheinlich nutzen sollten, besonders wenn Sie ein Unternehmen aufbauen.

Aber was meinen wir, wenn wir von Personalisierung sprechen? Wie weit Sie Ihr E-Mail-Konto personalisieren können, hängt stark von Ihrem Anbieter ab. Natürlich können Sie Einstellungen ändern, damit Sie sich wohler fühlen (Hintergrundbilder, Hintergründe, Layouts), aber worum es uns hier geht, ist das Element, das andere tatsächlich sehen können, wenn Sie Ihre E-Mail senden: das Profilbild.

Hier zeigen wir Ihnen die gängigsten Möglichkeiten, den Nutzen eines E-Mail-Profilbilds zu maximieren.

E-Mail-Profilebilder

Ich habe das Foto auf meinem persönlichen Hotmail-Konto ungefähr 2007 eingestellt, und es hält sich immer noch wacker. Es ist eine Katze mit Mäusen, die an ihrem Gesicht hängen. Heute würden wir es wahrscheinlich ein Meme nennen, aber damals war dieses Wort nur ein Funkeln im Auge eines frühreifen Millennials.

Was mir jedoch nicht klar war: Mein E-Mail-Profilbild wurde die ganze Zeit nur anderen Hotmail-/Outlook-Nutzern angezeigt. Das ist bei den meisten E-Mail-Anbietern so — Ihr Foto wird anderen angezeigt, die denselben Dienst nutzen (Hotmail, Gmail, Zoho usw.), aber sonst sieht es niemand. Vielleicht wussten Sie gar nicht, dass überhaupt jemand Ihr E-Mail-Bild sehen kann — in diesem Fall habe ich Ihnen vielleicht eine zukünftige Peinlichkeit erspart (oder vielleicht einen früheren Fauxpas ins Rampenlicht gerückt).

Warum können Nutzer anderer E-Mail-Anbieter mein E-Mail-Foto nicht sehen?

Das liegt einfach daran, dass die Fotos in den „internen“ Ökosystemen Ihres Anbieters gespeichert werden. Das Foto wird direkt aus dessen System abgerufen, sodass diejenigen ohne Zugriff auf das System (also alle anderen) es nicht abrufen können.

Das Senden einer E-Mail basiert auf Protokollen (wie SMTP), also standardisierten Methoden zur Übertragung von Daten zwischen Mailservern. Da jeder E-Mail-Anbieter diese Protokolle korrekt verwenden muss, werden unsere Nachrichten, Anhänge und andere Funktionen auf universelle Weise korrekt angezeigt. Bisher wurde jedoch keine standardisierte Methode entwickelt, um E-Mail-Profilbilder zu senden/empfangen.

Gibt es eine Umgehungslösung, damit jeder meine E-Mail-Profilbilder sehen kann?

Wenn Sie auf eine App hoffen, die sich mit allen E-Mail-Anbietern integrieren lässt und es Ihnen ermöglicht, ein Profil für E-Mail-Branding zu erstellen, könnten Sie enttäuscht sein. Es gibt einen technischeren Weg, auf den wir später noch eingehen, aber für die durchschnittliche Person gibt es eigentlich keine allgemein anerkannte Möglichkeit, Profilbilder auf verschiedenen Mail-Plattformen anzeigen zu lassen.

Es gibt jedoch einen Mittelweg, den man kennen sollte, wenn man gern Kommentare auf Websites hinterlässt und dabei seine E-Mail-Adresse als Login verwendet.

Gravatar (steht für Globally Recognised Avatar) ermöglicht es Ihnen, ein E-Mail-Profil zu erstellen und dieses mit Ihrer E-Mail-Adresse zu verknüpfen. Jede Website, die Gravatar integriert hat (zum Beispiel ist es auf den meisten WordPress-Seiten standardmäßig aktiviert), zeigt dann Ihren „Avatar“ an, wo immer Sie etwas posten (was in diesem Zusammenhang wörtlich das Mail-Profilbild bedeutet).

Ideen für E-Mail-Profilbilder

Vielleicht sind Sie mir schon voraus, aber werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie Sie Ihr Mail-Profilbild nutzen können. Mail-Bilder sind ziemlich intuitiv, aber es lohnt sich, ein paar Dinge im Hinterkopf zu behalten … Versuchen Sie, eines der folgenden Ziele anzustreben:

• Professionell und wiedererkennbar — wenn Sie selbst Ihre Marke sind, kann ein klares, professionelles Porträtfoto (im Stil eines Schauspielerfotos) Wunder für Ihr Unternehmen wirken. Versuchen Sie, in diesem Bild den Ton Ihrer Marke einzufangen (ob professionell, unterhaltsam oder abstrakt).

• Illustriert und kreativ — Vielleicht möchten Sie nicht das Gesicht Ihres Unternehmens sein — zumindest nicht direkt. Sie könnten einen KI-generierten Cartoon-Avatar verwenden oder sogar einfach ein unspezifisches Muster. Alternativ etwas, das Ihr Unternehmen repräsentiert. Ein Hundesalon könnte sich für einen besonders niedlichen vierbeinigen Kunden entscheiden. Eine etwas indirekte Wahl kann Neugier wecken und Mitarbeitenden Individualität ermöglichen, ohne dass sie ihr eigenes Foto zeigen müssen.

• Firmenlogo oder etwas Symbolisches —Die vielleicht naheliegendste Wahl für ein Unternehmen, insbesondere eines mit mehreren Mitarbeitenden, ist die Verwendung des Firmenlogos. Sie könnten es variieren und jeder Person eine eigene Farbe geben, um die Identifizierung zu erleichtern.

Beachten Sie, dass die Wahl jeder Person für alle anderen sichtbar ist, die denselben Anbieter nutzen, und dazu können auch externe Kunden gehören. Besonders wenn Sie etwas Lustiges oder Skurriles für Ihr E-Mail-Bild wählen, sollten Sie bedenken, wie es wirkt, wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen oder versuchen, einen schwierigen Deal auszuhandeln.

Sie möchten etwas, das in solchen Situationen dennoch Respekt hervorruft.

Was man bei E-Mail-Bildern tun und lassen sollte

Tun

• Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie sich Gedanken dazu— und überlegen Sie, wie es in verschiedenen Situationen wirkt.

• Bleiben Sie dran und ändern Sie es halbwegs regelmäßig - wenn es etwas Ausgefallenes ist, führt es wahrscheinlich eher zu Ermüdung als ein schlichtes altes Logo

• Holen Sie sich Tipps von Profis — schauen Sie sich Tipps an, die Ihnen helfen können, ein professionell wirkendes Foto zu machen, oder engagieren Sie sogar einen professionellen Fotografen, um die richtige Botschaft zu senden. Ein dunkles, verpixeltes oder selfieartiges Bild wirkt wahrscheinlich schlechter als gar kein Bild.

Nicht tun

• Verwenden Sie nichts, das unprofessionell wirkt — wie oben erwähnt, kann das sehr leicht schlimmer sein, als überhaupt kein Bild zu verwenden.

• Verwenden Sie nichts Kontroverses— oder auch nur etwas, das harmlos erscheint, aber von jemand anderem als kontrovers angesehen werden könnte. Es ist einfach nicht nötig und das Risiko nicht wert.

• Verwenden Sie nichts mit sexuellem Inhalt— das braucht keine Erklärung. Es wird mit ziemlicher Sicherheit zu E-Mail-Sanktionen führen, und Sie könnten Beschwerden erhalten.

Was ist BIMI-E-Mail und wie kann ich es nutzen?

BIMI arbeitet zusammen mit Authentifizierungsprotokollen (wie DMARC, SPF und DKIM), damit Unternehmen in den meisten gängigen Posteingängen ein Logo neben ihren E-Mails anzeigen können. Es kommt einer universellen Methode zur Anzeige eines Profilbilds am nächsten, ist aber strikt auf offizielle Logos beschränkt.

Als Framework für E-Mail-Branding hilft es dabei, die Echtheit eines Unternehmens zu bestätigen. Außerdem fügt es eine weitere Schutzebene gegen Spoofing- und Phishing-Angriffe hinzu, bei denen sich jemand als Ihre Unternehmens-E-Mail ausgibt.

Diese zusätzliche Sicherheit ist ein Bonus, aber je nach Anbieter gibt es einen nicht unerheblichen Haken. Typischerweise kann BIMI nur von Unternehmen genutzt werden, deren Logos offiziell verifiziert sind. In der Regel bedeutet das, es als Marke bei einer zuständigen Stelle registrieren zu lassen, etwa bei einem anerkannten Markenamt (z. B. USPTO in den USA, UKIPO im Vereinigten Königreich).

Diese Stelle bestätigt das Eigentum am Logo, und das daraus resultierende Zertifikat wird benötigt, um das BIMI-Protokoll einzurichten. Bei Gmail und Apple Mail müssen Unternehmen zum Beispiel ein Verified Mark Certificate (VMC) erhalten, das sicherstellt, dass das Logo offiziell markenrechtlich geschützt ist.

Einfachere BIMI-Einrichtungen

Andere Anbieter wie Yahoo und Fastmail verlangen diesen offiziellen Schritt nicht. Stattdessen können Sie sie direkter einrichten:

1. DMARC korrekt konfigurieren — Ihre Domain muss eine DMARC-Richtlinie haben, die auf "quarantine" oder "reject" gesetzt ist.

2. Ihr Logo vorbereiten — Konvertieren Sie Ihr Markenlogo in das Format SVG Tiny PS. Dieses Format wird verwendet, also stellen Sie sicher, dass das Logo gut aussieht, und laden Sie es auf Ihren Server hoch.

3. Einen BIMI-Eintrag veröffentlichen – Ein BIMI-Eintrag ist eine besondere Art von TXT-Eintrag, den Sie im DNS (Domain Name System) Ihrer Domain platzieren müssen und der speziell auf den Speicherort des hochgeladenen SVG-Tiny-PS-Formats verweist.

Es kann auch weitere Vorgaben geben. Yahoo zeigt BIMI-Bilder zum Beispiel nur bei Massen-E-Mails an. Außerdem werden BIMI-Bilder nur für Domains mit gutem Senderruf angezeigt. Es ist etwas, das es sich lohnt, genauer anzusehen, wenn Ihnen die Anzeige eines Firmenlogos sehr wichtig ist, aber viele werden es als mehr Aufwand ansehen, als es wert ist, besonders wenn man alle Einschränkungen berücksichtigt.

So ändern Sie E-Mail-Profilbilder (nach Anbieter)

Zurück zum bescheidenen Anzeigebild. Sie sind bis hierher gekommen und haben erkannt, dass Sie einfach nur ein Anzeigebild für Ihre E-Mail festlegen möchten, damit andere Nutzer Ihres Anbieters es sehen können. Wie machen Sie das?

Gmail (Google Mail)

Ändern Sie Ihr Mail-Profilbild in Gmail, indem Sie diese einfachen Schritte befolgen:

1. Bei Gmail anmelden — Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an, wie gewohnt.

2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild — oben rechts und wählen Sie "Ihr Google-Konto verwalten".

3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol — für schnellen Zugriff auf das Bearbeitungsfenster für das Profilbild.

4. Ein neues Bild hochladen — wählen Sie "Ändern", und wählen Sie dann:

5. Anpassen & speichern — schneiden Sie das Bild zu oder passen Sie es nach Bedarf an und klicken Sie dann auf "Als Profilbild speichern".

Hotmail (Outlook.com)

Befolgen Sie diese Anweisungen, um Ihr Profilbild in Outlook/Hotmail zu aktualisieren und es für alle anderen Mitglieder des Netzwerks sichtbar zu machen.

1. Bei Outlook anmelden — gehen Sie zu Outlook.com und melden Sie sich an.

2. Profileinstellungen öffnen — klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild (oder Ihre Initialen) und wählen Sie "Mein Profil".

3. Profilbild ändern — klicken Sie auf "Bild ändern".

4. Ein neues Bild hochladen — klicken Sie auf "Datei auswählen", wählen Sie ein Bild von Ihrem Computer aus und laden Sie es hoch.

5. Anpassen & speichern — schneiden Sie das Bild bei Bedarf zu oder ändern Sie seine Größe und klicken Sie dann auf "Speichern".

6. Über Microsoft-Dienste hinweg synchronisieren — Ihr neues Profilbild wird in Outlook, Skype und anderen Microsoft-Apps angezeigt.

Zoho Mail

Ändern Sie Ihr Bild in der beliebten Mail-App Zoho Mail, indem Sie diese Schritte befolgen.

1. Bei Zoho Mail anmelden — gehen Sie zu Zoho Mail und melden Sie sich an.

2. Auf Profileinstellungen zugreifen — klicken Sie oben rechts auf Ihren Avatar und wählen Sie "Mein Konto".

3. Auf „Bearbeiten“ klicken — und Ihr Profilbild auswählen.

4. Ein neues Profilbild hochladen — klicken Sie auf den Bereich des Profilbilds und wählen Sie "Neu hochladen".

5. Ein Bild auswählen — wählen Sie ein Foto von Ihrem Computer aus und laden Sie es hoch.

6. Sichtbarkeit festlegen — wählen Sie aus, wer Ihr Profilbild sehen kann (öffentlich, privat oder eingeschränkt).

7. Änderungen speichern — klicken Sie auf "Fertig", um die Aktualisierung abzuschließen.

Wie bei den anderen E-Mail-Anbietern zeigt Zoho Mail Ihr Bild allen Empfängern von E-Mails an, die ihr Netzwerk nutzen.

Spacemail

Jetzt zu Spacemail. Mit unseren Personalisierungseinstellungen können Sie ganz einfach ein Bild festlegen und es für alle anderen in unserem Netzwerk sichtbar machen.

1. Bei Spacemail anmelden — greifen Sie entweder über die App oder unter spacemail.com auf Ihr E-Mail-Konto zu

2. Klicken Sie auf das runde Profilsymbol — das oben rechts auf dem Bildschirm Ihren Anfangsbuchstaben anzeigt

3. Ein Bild hochladen — wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie sie hoch.

4. Anpassen & speichern — schneiden Sie das Bild bei Bedarf zu oder ändern Sie seine Größe und speichern Sie dann die Änderungen.

Und so einfach ist das!

E-Mail-Profilfotos festlegen und zurücksetzen

Hoffentlich haben Sie etwas darüber gelernt, was sich als E-Mail-Profilfoto eignet. Ganz gleich, ob Sie nach einer professionellen Lösung suchen (mit etwas wie BIMI oder einfach mit einem Firmenlogo) oder etwas Persönlicheres wählen: Vergessen Sie nicht, Logos oder Bilder aktuell zu halten, damit Sie allen, die Ihr E-Mail-Foto (oder Ihren Avatar) sehen können, eine aktuelle Version Ihres Unternehmens präsentieren.