To, co sprawdza typowy filtr spamu, można podzielić na trzy kategorie:
Skąd pochodzi wiadomość
Organizacje antyspamowe stworzyły specjalne listy sieciowe zwane RBL (Real-time blackhole lists). Filtr spamu sprawdza takie listy pod kątem adresu IP i nazwy domeny, z których wysłano wiadomość. Jeśli adres IP znajduje się na liście, ocena spamowa wiadomości wzrasta i dlatego e-mail może trafić do spamu.
Kto wysłał wiadomość
Korzystając z nagłówków wiadomości e-mail, filtry spamu sprawdzają, czy wiadomość została wysłana przez silnik spamowy, czy przez prawdziwego nadawcę. Każda wiadomość e-mail ma unikalny identyfikator, ale gdy spamerzy wysyłają masowe wiadomości, wszystkie mają ten sam identyfikator.
Jak wygląda wiadomość
Filtr spamu analizuje treść i temat wiadomości e-mail. Ciągi, które mogą zostać zidentyfikowane jako spam, to „buy now”, „lowest prices”, „click here” itp. Sprawdza również krzykliwy HTML, taki jak duże czcionki, migający tekst, jaskrawe kolory i tym podobne. Wiele filtrów spamu porównuje cały tekst z liczbą podejrzanych słów. Tak więc na przykład, jeśli Twoja wiadomość e-mail jest długa, nie zostanie zidentyfikowana jako spam z powodu kilku podejrzanych słów.
Prawidłowe informacje o nadawcy
Używaj rozpoznawalnego i wiarygodnego adresu e-mail nadawcy. Unikaj ogólnych lub podejrzanych nazw nadawcy.
Upewnij się, że pole „Od” dokładnie odzwierciedla Twoją organizację lub markę.
Jasny temat wiadomości
Napisz temat, który zwięźle odzwierciedla cel wiadomości.
Unikaj mylących tematów lub tematów w stylu clickbait.
Nie kończ tematu znakiem zapytania ani spacją.
Nie używaj wyłącznie wielkich liter.
Nie używaj w temacie słów takich jak Test/Testing.
Uporządkowana treść wiadomości
Uporządkuj treść wiadomości w akapity lub sekcje.
Używaj nagłówków, wypunktowań i list numerowanych, aby poprawić czytelność.
Nie używaj zbyt wielu znaków specjalnych, zwłaszcza na początku lub na końcu zdania.
Podpis i dane kontaktowe
Dodaj profesjonalny podpis e-mail zawierający Twoje imię i nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe.
Dobrze sformatowany podpis zwiększa wiarygodność Twojej wiadomości.
Unikaj nadmiernej liczby linków i załączników
Ogranicz liczbę hiperłączy w wiadomości.
Unikaj przeładowywania wiadomości plikami.
Uważaj na obrazy. Zaleca się, aby nie wysyłać wiadomości zawierających wyłącznie obrazy. Upewnij się, że na każdy obraz przypadają co najmniej dwa wiersze tekstu.
Nie używaj skróconych adresów URL. Spamerzy często używają ich do ukrywania prawdziwych adresów URL.
Unikaj niektórych typów załączników, takich jak .exe, .zip, .swf. Można używać .jpg, .gif, .png i .pdf.
UWAGA: Załączniki są ważnym czynnikiem w filtrowaniu spamu i ogólnej ocenie wiadomości. Niektóre typy plików w załącznikach mogą zwiększać ocenę spamową wiadomości e-mail. W rezultacie wiadomości zawierające takie załączniki mają większe prawdopodobieństwo odrzucenia lub odfiltrowania. Te typy plików nie są bezpośrednio zabronione, ale są powszechnie kojarzone z wyższym ryzykiem, co może wpływać na dostarczalność.
Poniżej możesz sprawdzić listę rozszerzeń załączników, które mogą negatywnie wpływać na dostarczanie wiadomości e-mail:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Opcja rezygnacji z subskrypcji
Wiadomość e-mail powinna być oznaczona jako reklama, jeśli właśnie to wysyłasz.
Dodaj łatwy do znalezienia link do rezygnacji z subskrypcji. Przestrzeganie przepisów antyspamowych ma kluczowe znaczenie. Respektowanie próśb o rezygnację z subskrypcji buduje zaufanie odbiorców.
Wersja tekstowa obok HTML
Niektóre klienty poczty e-mail mogą nie renderować HTML poprawnie. Dołączenie wersji tekstowej zapewnia dostępność dla wszystkich odbiorców.
Jeśli to możliwe, unikaj używania różnych kolorów czcionek.
Konfiguracja domeny
Sprawdź rekordy SPF, DKIM i DMARC. Rekordy Sender Policy Framework (SPF) pozwalają właścicielom domen publikować listę adresów IP upoważnionych do wysyłania wiadomości e-mail w ich imieniu. Celem jest ograniczenie ilości spamu i oszustw poprzez znaczne utrudnienie złośliwym nadawcom ukrywania swojej tożsamości. Domain Keys Identified Mail (DKIM) pomaga chronić Twoją firmę przed spamem e-mail i próbami phishingu. Zapewnia metodę weryfikacji tożsamości nazwy domeny powiązanej z wiadomością za pomocą uwierzytelniania kryptograficznego. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) pomaga chronić Twoją domenę przed podszywaniem się w wiadomościach e-mail i phishingiem poprzez określenie, jak należy postępować z nieautoryzowanymi wiadomościami e-mail. Domeny bez prawidłowo skonfigurowanych rekordów uwierzytelniania są znacznie bardziej narażone na:
- umieszczanie w folderze spam;
- opóźnienia w dostarczaniu;
- ograniczenia związane z reputacją;
- lub odrzucenie wiadomości przez dostawców odbierających.
Zdecydowanie zalecamy skonfigurowanie wszystkich trzech metod uwierzytelniania dla każdej domeny używanej do wysyłania wiadomości e-mail.
Sprawdź swój adres IP i domenę na czarnych listach. Jeśli Twój adres IP lub domena znajdują się na czarnej liście, powinieneś dodać je do białej listy lub skontaktować się z dostawcą usług e-mail przed wysyłaniem wiadomości.
Jeśli używasz nowo zarejestrowanej nazwy domeny lub wcześniej nie była ona używana do wysyłania wiadomości e-mail, konieczne jest jej rozgrzanie dla lepszej dostarczalności. Zachęcamy do zapoznania się z tym przewodnikiem: Jak rozgrzać domenę do wysyłania wiadomości e-mail
Inne zalecenia
Nie zalecamy kupowania list e-mailowych. Powszechną praktyką jest kupowanie list potencjalnych klientów. Jednak wiele adresów e-mail na takich listach jest nieprawidłowych, a Twój adres IP/domena może bardzo szybko trafić na czarną listę za masową wysyłkę. Lepiej wysyłać indywidualne wiadomości e-mail do prawdziwych osób.
Sprawdź, jak dostarczane są Twoje wiadomości e-mail. Możesz utworzyć różne konta e-mail u popularnych dostawców poczty, takich jak Google, Yahoo i inni, a następnie wysyłać do nich wiadomości testowe.
Wysyłaj wiadomości e-mail do swoich klientów regularnie i poinstruuj odbiorców, jak dodać Twój adres e-mail do białej listy.
Chociaż systemy antyspamowe są obecnie dość zaawansowane i powinny blokować około 90,9% wiadomości spamowych, ważne jest, aby pamiętać, że żaden system nie jest na tyle doskonały, by blokować 100% spamu dla wszystkich użytkowników (przynajmniej na razie).
Gdy wiadomość e-mail zawierająca spam zostaje błędnie zidentyfikowana jako prawidłowa i trafia do Skrzynki odbiorczej, nazywa się to wynikiem fałszywie ujemnym. Na przykład linki, które wyglądają jak linki do znanych witryn, ale w rzeczywistości prowadzą do stron phishingowych. Jakie czynniki przyczyniają się więc do wyników fałszywie ujemnych?
Nowy wzorzec spamu, którego system jeszcze nie zna. Ponieważ większość filtrów antyspamowych korzysta z technologii uczenia maszynowego, stale uczą się one w trakcie działania, co oznacza, że nowe wzorce spamu są dodawane do ich bazy danych w celu identyfikowania takich wiadomości i ich blokowania. Jednocześnie spamerzy robią to samo. Gdy nieustannie próbują dostosować się do nowych realiów, aby oszukać filtry antyspamowe, tworzą nowe wzorce, których systemy mogą nie rozpoznać od razu.
Subiektywne filtrowanie treści. W niektórych przypadkach filtrowanie treści może być trudne. O ile niektóre rzeczy łatwo zidentyfikować, treść wiadomości e-mail nie jest czarno-biała. Oczywiście istnieją znane wskaźniki spamu: domeny z czarnej listy, TLD najczęściej wykorzystywane do wysyłania spamu, załączniki z plikami wykonywalnymi lub znane słowa kluczowe spamu zawarte w wiadomości e-mail. Jednak wytyczne dotyczące treści spamowych stale się zmieniają, podobnie jak nasz świat. To właśnie sprawia, że systemom antyspamowym czasami trudno jest rozróżnić, czy dana wiadomość e-mail to spam, czy prawidłowa wiadomość.
Użytkownicy mogą mieć różne opinie na temat tego, co jest uznawane za spam. Definicja spamu może być dla większości odbiorców bardzo subiektywna. Niektórzy określają nim po prostu niechcianą komunikację (w tym legalne reklamy, których nie chcą już otrzymywać), nawet jeśli takie wiadomości e-mail nie mają cech spamu.
Tego typu wiadomości e-mail zwykle nie są uznawane za spam przez systemy antyspamowe i dlatego mogą trafić do Twojej skrzynki odbiorczej:
Wiadomości marketingu bezpośredniego i newslettery, na które użytkownicy wyrazili zgodę (np. zapisali się);
Wiadomości transakcyjne (np. paragony, potwierdzenia, faktury itp.);
Powiadomienia o automatycznym odnowieniu lub „zbliżającym się odnowieniu” (dotyczące usług, które dobrowolnie kupiłeś);
Powiadomienia o odbiciu wiadomości e-mail;
Wiadomości wysłane do odbiorcy przez pomyłkę.
Jednocześnie spam można rozpoznać po przesadzonych obietnicach, poczuciu pilności i celach komercyjnych. Oto kilka rzeczy, na które warto zwrócić szczególną uwagę podczas sprawdzania potencjalnej wiadomości spamowej:
Nadawca
Przede wszystkim spamerzy używają długich adresów e-mail (korzystając z bezpłatnych usług pocztowych, takich jak Gmail, Yahoo itp.), które zawierają losowy ciąg liter i cyfr. Na przykład ell45704truiw@gmail.com.
Ponadto mogą podszywać się pod renomowane organizacje, aby uzyskać dostęp do Twoich danych. Na przykład możesz natknąć się na fałszywe adresy e-mail, które przypominają prawdziwe (na przykład @paypai.com zamiast PayPal lub @nelflix.com zamiast Netflix, choć nie są to ich domeny). Czasami trudno od razu zauważyć różnicę, dlatego bardzo ważne jest, aby dokładnie przyjrzeć się nadawcy, zwłaszcza przed kliknięciem linków w wiadomości e-mail lub odpowiedzią na nią.
Język
Literówki, niepoprawna pisownia, oczywiste błędy gramatyczne lub podobieństwo do źle przetłumaczonego tekstu z innego języka to również wyraźne oznaki wiadomości spamowej. Prawidłowe wiadomości promocyjne z wiarygodnych źródeł zwykle nie zawierają takich błędów, ponieważ dba się w nich o jakość treści.
Linki
Ogólnie rzecz biorąc, jeśli otrzymasz nieznaną wiadomość e-mail, nie spiesz się z klikaniem jakichkolwiek linków, ponieważ może to doprowadzić do wycieku Twoich danych lub po prostu pobrania wirusa. Spamerzy mogą używać skróconych adresów URL (takich jak bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc itp.), aby ukryć linki do fałszywych zasobów, których używają do wyłudzania Twoich danych osobowych, danych karty kredytowej, haseł itp. W niektórych przypadkach takie linki mogą prowadzić do pobrania pliku na Twój komputer. Aby się zabezpieczyć, zaleca się w ogóle nie otwierać linków, jeśli nie masz pewności co do nadawcy, albo sprawdzić je w internetowym narzędziu do sprawdzania linków.
Nierealistyczne twierdzenia
Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z ofertą zakupu czegoś po absurdalnie niskiej cenie lub z obietnicą nagrody pieniężnej/pryzu, najprawdopodobniej masz do czynienia ze spamem. Najlepiej usunąć taką wiadomość i zgłosić ją jako spam.