Comment vous présenter dans un e-mail

Les e-mails de présentation ne sont pas de la science spatiale, mais ils peuvent être un véritable carburant pour votre carrière et vos relations. Savoir bien les rédiger peut faire la différence entre un nouveau client, un nouvel emploi, ou même une nouvelle vie. Alors, pourquoi ne pas commencer dès maintenant ?

Qu’est-ce qui fait un bon e-mail de présentation ?

Traverser le bar en courant, se planter juste devant quelqu’un et crier qu’on veut être amis n’est probablement pas la meilleure stratégie. Un e-mail de présentation fonctionne de la même manière. Si vous vous y prenez bien, appliquez les bonnes règles de savoir-vivre par e-mail et faites bonne impression dès la première minute, vous aurez toutes les chances d’obtenir ce que vous voulez.

Voici cinq choses qui garantiront que votre e-mail de présentation fasse mouche :

1. L’objet compte – Rien ne dit « ouvrez-moi » comme un bon objet. Soyez clair, soyez précis, et essayez de rester entre 30 et 60 caractères. Cela ne fonctionnera pas si la moitié est coupée.

2. Parlez professionnel, ayez l’air professionnel – Vous n’iriez pas à un entretien en short. De la même manière, votre e-mail de présentation doit être professionnel, respectueux et adapté à votre public.

3. Faites en sorte qu’on se souvienne de vous – Vous pensez peut-être être la meilleure chose depuis le pain tranché, mais le destinataire ne le pense pas (pas encore). Présentez-vous rapidement, indiquez votre rôle et pourquoi vous le contactez.

4. Personnalisez – Un e-mail générique copié-collé ne fera jamais mouche. Adaptez-le à la personne, mentionnez un lien commun et montrez que vous avez fait vos devoirs.

5. Ne leur faites pas perdre leur temps – Soyez bref, structuré et allez droit au but. Il vaut mieux supposer que votre destinataire est trop occupé pour lire votre e-mail. Aidez-le avec une structure claire et un message clair.

Quand avez-vous besoin d’un e-mail d’auto-présentation ?

Une grande partie de la réussite de vos e-mails d’auto-présentation consiste à savoir quand les utiliser.

Candidature à un emploi

Postuler à de nouveaux emplois peut être frustrant, surtout si les canaux habituels ne fonctionnent pas. Parfois, il vaut mieux aller directement à la source et envoyer un e-mail de présentation pour une candidature. Si vous vous y prenez bien, cela peut être un excellent moyen d’attirer rapidement l’attention d’un employeur et d’éviter la file d’attente. Voici ce que vous devriez inclure :

• Adaptez votre e-mail au poste précis. Faire des recherches en amont peut faire une énorme différence.

• Mettez en avant pourquoi vous correspondez parfaitement au poste et essayez d’inclure des exemples concrets.

• Utilisez une adresse e-mail professionnelle. Vous paraîtrez plus digne de confiance.

• Soyez poli, enthousiaste, et commencez et terminez l’e-mail par une salutation et une formule de clôture professionnelles

Rencontrer quelqu’un pour la première fois

Peut-être avez-vous un nouvel emploi, un nouveau rôle, ou travaillez-vous avec un nouveau client pour la première fois. Il peut être utile d’envoyer un e-mail de présentation pour bien démarrer la communication. L’objectif est de combler l’écart afin que la communication soit aussi fluide que possible à l’avenir. Voici ce que vous devriez inclure :

• Faites-leur savoir qui vous êtes et pourquoi vous les contactez.

• Expliquez comment vous pouvez travailler ensemble à l’avenir.

• Planifiez un futur appel vidéo pour mieux faire connaissance si nécessaire.

• Commencez et terminez par une salutation amicale et une formule de clôture.

• Ne racontez pas toute votre vie. Soyez bref et allez droit au but.

Réseautage

Vous revenez tout juste d’une conférence réussie. Vous avez rencontré des personnes inspirantes, échangé des idées, et vous êtes maintenant prêt à faire un suivi. La meilleure façon de le faire est d’envoyer un e-mail de présentation. Voici ce que vous devriez inclure :

• Rappelez à la personne qui vous êtes et où vous vous êtes rencontrés.

• Donnez une brève explication de la raison pour laquelle vous la contactez et des prochaines étapes que vous aimeriez entreprendre.

• Plus vous attendez, plus cela donne une mauvaise impression et moins il est probable qu’elle se souvienne de vous.

• Le réseautage est une voie à double sens. Faites-lui savoir comment vous pouvez l’aider.

• Gardez un ton professionnel, au moins pour les premiers e-mails.

• Utilisez une formule de clôture professionnelle et n’oubliez pas de laisser vos coordonnées.

Intégration dans une nouvelle équipe

Rejoindre une nouvelle entreprise peut être difficile. De nouveaux visages, de nouvelles tâches et un nouvel environnement peuvent vite devenir accablants. Un e-mail de présentation peut aider à briser la glace avec les nouveaux membres de votre équipe et à lancer la dynamique de cohésion. Voici ce que vous devriez inclure :

• Faites-leur savoir qui vous êtes et quel est votre rôle.

• Soyez poli et respectueux.

• Exprimez votre enthousiasme à l’idée de rejoindre l’équipe et proposez votre aide s’ils en ont besoin.

• Ne soyez pas trop formel ni trop rigide. Paraître accessible est la meilleure façon de créer des relations.

• Assurez-vous que votre message correspond à la culture de l’entreprise avant de l’envoyer.

Freelance qui prend contact

Le freelancing peut être difficile, surtout quand vous êtes livré à vous-même et que vous peinez à trouver des clients. Un e-mail de présentation peut être un excellent moyen de contacter un client potentiel. Voici ce que vous devriez inclure :

• Personne n’aime les envois de masse. Personnalisez et montrez à la personne que vous avez fait vos recherches.

• Dites-lui qui vous êtes et ce que vous pouvez offrir.

• Mettez en avant une expérience pertinente et des exemples concrets de résultats.

• Soyez bref, soyez professionnel.

• Mettez en avant les prochaines étapes que vous aimeriez entreprendre.

• Utilisez une salutation et une formule de clôture professionnelles.

Comment écrire un e-mail pour vous présenter (étape par étape)

Rédiger un e-mail de présentation professionnel est facile si vous connaissez les étapes. Que vous écriviez un e-mail de présentation pour une candidature ou pour vous présenter au travail, les étapes ci-dessous garantiront que votre e-mail fasse mouche à chaque fois.

Salutation

On entend souvent dire que la première impression compte, mais il serait probablement plus juste de dire que les premières secondes d’une première impression comptent. Cela est dû à ce qu’on appelle l’effet de primauté. L’effet de primauté est un principe psychologique selon lequel les informations présentées tôt dans une interaction ont souvent plus de poids que celles qui viennent plus tard.

Cela signifie qu’en tant qu’êtres humains, nous formons souvent un filtre dès les premières étapes d’une interaction, qui façonne la manière dont nous interprétons le reste des informations. Si vous ratez cette première étape, il peut être vraiment difficile de remettre l’interaction sur les rails.

C’est pourquoi le début d’un e-mail peut être si important. Il encadre le reste de l’interaction et influence souvent la manière dont votre message est reçu. Alors, comment bien faire dans un e-mail de présentation ?

Adoptez le bon ton : Adaptez le niveau de formalité au contexte. Pour des contacts formels ou initiaux, une salutation formelle comme « Cher [Title][Last Name] » ou un neutre « Bonjour [Name], » fonctionne le mieux.

Concentrez-vous sur la structure : placez la salutation en premier, suivie d’une virgule (par ex. « « Cher [Title][Last Name] »). Mettez une majuscule au premier mot et au nom du destinataire, mais n’ajoutez pas de point d’exclamation.

Vérifiez, puis vérifiez encore : Écorcher le nom de quelqu’un donne une très mauvaise impression. Utilisez toujours le nom du destinataire si vous le connaissez, mais vérifiez deux fois l’orthographe et les titres.

Évitez d’être trop familier – Commencer par « Hey » ou « Salut les gars » peut sembler trop décontracté pour des e-mails professionnels. Restez formel et gardez le ton plus décontracté pour les e-mails suivants.

Évitez le générique – Être trop générique peut casser le rythme de votre e-mail. Des formules comme « À qui de droit » ou « Madame, Monsieur » paraissent impersonnelles et démodées.

Faites attention aux horaires – évitez d’ajouter des formules liées à un moment précis comme « Bonjour » ou « Bonsoir ». La personne peut le lire à un autre moment, ce qui peut être gênant.

Qui vous êtes

La vérité, c’est que vous êtes peut-être effectivement la meilleure chose depuis le pain tranché, mais si vous n’expliquez pas exactement pourquoi et comment dans votre e-mail, votre destinataire ne sera pas d’accord. C’est la partie de l’e-mail où vous exposez précisément qui vous êtes et pourquoi cela devrait l’intéresser. Voici quelques conseils :

Allez droit au but – Donnez immédiatement votre nom et votre rôle. Par exemple : « Je m’appelle Jane Doe et je suis spécialiste marketing avec cinq ans d’expérience dans la publicité numérique. »

Restez humble – Visez un ton confiant mais humble lorsque vous vous présentez. Vous voulez rester professionnel, sans en faire trop au point de paraître trop empressé ou désespéré.

Ajoutez du contexte – Établissez qui vous êtes et, si pertinent, votre entreprise ou votre lien. Des recherches préalables vous aideront ici ; essayez de personnaliser votre lien avec l’entreprise.

Évitez de raconter votre vie : Ne vous lancez pas dans une longue autobiographie. Évitez de submerger le lecteur avec trop de détails personnels ou un CV complet dès les premières lignes.

Le flou, c’est fade – Ne laissez jamais le destinataire deviner qui vous êtes ou ce que vous faites. Par exemple, écrire « Je pensais me présenter » sans indiquer réellement votre nom complet ou votre rôle n’aide en rien.

Modérez l’argot – Même si vous êtes le gourou du marketing numérique, ce n’est pas l’endroit pour le dire. Gardez l’argot pour quand vous serez plus familier. Utilisez un langage clair et professionnel.

Pourquoi vous contactez

Une fois que vous avez répondu au qui, il est temps d’aborder le pourquoi. Pourquoi envoyez-vous un e-mail à cette personne ? Pourquoi cela devrait-il l’intéresser ? Pourquoi maintenant ? Voici comment faire :

Allez à l’essentiel – Incluez la raison de votre e-mail en une ou deux phrases concises. Incluez les éléments clés : postulez-vous à un poste ? Cherchez-vous des conseils ou des informations ?

Flattez leur ego – Incluez la meilleure raison pour laquelle ils devraient s’intéresser à votre e-mail.  Par exemple, en quoi cela pourrait leur être bénéfique, ou pourquoi vous avez pensé qu’ils étaient la bonne personne à contacter.

N’enterrez pas votre demande – Ne forcez pas le lecteur à fouiller dans un long paragraphe pour comprendre pourquoi vous avez envoyé cet e-mail.

Ne vous excusez pas – Le réseautage fait partie de la vie, n’en ayez pas honte. Présenter votre e-mail comme des excuses, par ex. (« Je déteste vous déranger / si ce n’est pas trop vous demander... »),  peut nuire à votre assurance.

Moi, moi, moi – Se concentrer uniquement sur vous-même,  par ex., « Je veux un emploi dans votre entreprise parce que cela m’aiderait, moi », ne vous mènera nulle part. Assurez-vous au moins de suggérer une valeur pour le destinataire ou un intérêt commun.

Appel à l’action

Le CTA est l’endroit où les choses deviennent intéressantes. Si vous avez réussi les sections précédentes et que le lecteur a accordé à votre e-mail le respect et l’attention qu’il mérite, il est prêt à faire avancer la relation. C’est ici que vous lui dites exactement comment vous souhaitez continuer. Voici comment :

Ne présumez pas – S’il y a un moment pour être respectueux, c’est bien celui-ci. Exiger une réunion ne sera pas très bien reçu. Soyez poli, courtois et respectueux.

Soyez clair – En une phrase (ou deux courtes), indiquez exactement l’action que vous aimeriez qu’ils entreprennent. Par exemple : « Pourrions-nous organiser un appel de 15 minutes la semaine prochaine pour discuter de cette opportunité ?

Faites-le ressortir – Il est préférable de commencer un nouveau paragraphe pour votre CTA. Ainsi, il se distinguera du reste de votre texte.

CTA manquant – Cela semble évident, mais le plus grand échec ici est d’oublier d’inclure un CTA. L’enthousiasme peut prendre le dessus à la fin d’un e-mail, mais il vaut mieux prendre le temps de réfléchir à votre meilleur CTA.

N’en rajoutez pas – Évitez de submerger le lecteur avec trop de demandes. Ne demandez pas plusieurs grandes faveurs dans un seul e-mail.

Tirez-vous une balle dans le pied – Si vous incluez des liens, par exemple des liens de réunion, ou joignez un CV, assurez-vous que les liens fonctionnent. Sinon, vous aurez l’air très peu professionnel.

Signature

D’accord, vous y êtes presque. Vous vous êtes présenté, vous avez proposé une rencontre, il est maintenant temps de terminer l’e-mail avec grâce et assurance. Voici comment :

Que faire :

Terminez comme vous avez commencé – Reprenez le ton général de l’e-mail. Des formules de clôture professionnelles courantes comme « Sincèrement, », « Cordialement, », « Merci, » ou « Bien à vous, » fonctionneront le mieux.

Ajoutez un remerciement - Commencez une nouvelle ligne après le corps de votre e-mail. Ajoutez une brève phrase pour remercier le lecteur. Par exemple, une phrase simple comme « Merci pour votre temps et votre attention. »

Mise en forme finale – Utilisez la formule de clôture choisie et mettez une majuscule uniquement au premier mot, par ex. « Cordialement, », suivie d’une virgule.

Si vous voulez vraiment vous démarquer ici, ajouter une signature d’e-mail personnalisée apportera une vraie touche professionnelle.

Exemples d’e-mails d’auto-présentation qui fonctionnent

Rédiger des e-mails de présentation formels est avant tout une question de pratique. Une fois que vous aurez acquis de l’aisance, les mots viendront naturellement. Mais au début, il peut être utile d’avoir quelques exemples types à sortir au besoin. Voici quelques e-mails pro pour vous aider à démarrer.

Auto-présentation pour une candidature

Structure du modèle :

• Salutation – Formelle et personnalisée si possible.

• Qui vous êtes – Votre nom, votre rôle et votre situation actuelle.

• Pourquoi vous contactez – L’emploi auquel vous postulez et où vous l’avez vu.

• Appel à l’action – Exprimez votre intérêt pour les prochaines étapes ou la pièce jointe de votre CV.

• Signature – Formule de clôture polie et professionnelle avec remerciements.

Exemple d’e-mail :

Chère Mme Davies,

Je m’appelle Robert Jones et je suis stratège de contenu avec plus de cinq ans d’expérience dans l’édition numérique.

Je vous contacte pour exprimer mon intérêt pour le poste de responsable de contenu, que j’ai vu annoncé sur la page LinkedIn de votre entreprise.

Serait-il possible de planifier un court appel pour discuter davantage du poste ? J’ai joint mon CV à votre attention.

Merci pour votre temps.Cordialement,Robert Jones

Auto-présentation à une nouvelle équipe

Structure du modèle :

• Salutation – Amicale et inclusive.

• Qui vous êtes – Nom, nouveau rôle, d’où vous venez.

• Pourquoi vous contactez – Pour vous présenter et exprimer votre enthousiasme.

• Appel à l’action – Invitation ouverte à entrer en contact.

• Signature – Formule de clôture chaleureuse et accessible.

Exemple d’e-mail :

Bonjour à tous,

Je suis James French et je viens de rejoindre l’équipe marketing en tant que responsable senior de campagne. Avant cela, je me concentrais sur les partenariats de marque et la stratégie numérique.

Je suis ravi de commencer et de rencontrer chacun d’entre vous au cours des prochaines semaines.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez échanger ou discuter. J’ai hâte de travailler avec vous tous.Bien à vous,James

Présentation à froid pour le réseautage ou la prise de contact

Structure du modèle :

• Salutation – Respectueuse et personnalisée si possible.

• Qui vous êtes – Nom, rôle, lien commun ou contexte partagé.

• Pourquoi vous contactez – Raison brève et ce qui vous a attiré vers eux.

• Appel à l’action – Suggérez une prochaine étape sans pression, par ex., un court appel.

• Signature – Formule de clôture courtoise avec remerciements.

Exemple d’e-mail :

Bonjour M. Wilkinson,

Je m’appelle Tara Smith et je suis chercheuse UX. J’ai récemment découvert votre intervention sur le design inclusif au Global UX Summit et je l’ai trouvée extrêmement pertinente.

J’aimerais beaucoup avoir l’occasion d’en apprendre davantage sur votre travail et sur votre approche de la stratégie de design à travers les cultures.

Seriez-vous disponible pour un échange de 15 minutes la semaine prochaine ? J’apprécierais vraiment cette opportunité.Merci encore,Tara Smith

Présentation d’un freelance / consultant à un client

Structure du modèle :

• Salutation – Neutre et directe.

• Qui vous êtes – Nom, titre, domaine d’expertise.

• Pourquoi vous contactez – Un besoin précis qu’ils ont et comment vous pouvez aider.

• Appel à l’action – Proposez d’en discuter davantage ou de convenir d’un moment.

• Signature – Formule de clôture professionnelle avec vos coordonnées.

Exemple d’e-mail :

Bonjour Mme Campbell,

Je suis Leo Davies, graphiste freelance spécialisé dans l’identité de marque et le packaging. J’ai récemment découvert votre gamme de produits et j’ai remarqué que vous vous préparez à vous développer sur de nouveaux marchés de détail.

J’ai aidé des marques similaires à améliorer leur packaging pour être prêtes à la vente au détail, et j’aimerais explorer la possibilité de soutenir votre prochaine phase.

Seriez-vous ouverte à un court appel pour discuter de vos objectifs et de la manière dont je pourrais vous aider ?Merci encore,Leo Davies

Les touches finales qui font toute la différence

Les conseils ci-dessus vous mèneront presque jusqu’à la rédaction d’un e-mail professionnel. Il reste les dix derniers pour cent. Voici quelques façons d’y parvenir.

Relisez avant d’envoyer –Fautes de frappe, noms mal orthographiés, lettres manquantes, tout cela crie au manque de soin. Ne laissez pas tout votre travail finir à la poubelle. Assurez-vous de relire avant d’envoyer.

Adaptez votre ton –Que vous parliez à votre patron ou à votre meilleur ami, vous ne vous exprimez pas de la même façon selon la personne. L’e-mail, c’est pareil. Assurez-vous que votre ton correspond à la situation.

Liens supplémentaires –Ajouter votre LinkedIn ou votre site web à votre e-mail de présentation peut aider à faire avancer la conversation. En plus, cela ajoute de la crédibilité, en montrant que vous êtes plus qu’une simple adresse e-mail.

Réflexions finales

Comme toute chose, les e-mails de présentation demandent de la pratique. Le modèle et les exemples d’e-mails d’auto-présentation ci-dessus vous aideront à démarrer, et une fois que vous aurez acquis de l’aisance, vous rédigerez des e-mails de présentation parfaits en un rien de temps.