Avatar email: come i diversi provider gestiscono immagini del profilo e branding

Personalizzare il tuo account email per aiutare il branding potrebbe non essere qualcosa a cui hai pensato, ma è qualcosa di cui dovresti probabilmente approfittare, soprattutto se stai facendo crescere un’attività.

Ma cosa intendiamo quando parliamo di personalizzazione? Il livello di personalizzazione del tuo account email varia molto a seconda del provider. Naturalmente, puoi modificare le impostazioni per sentirti più a tuo agio (sfondi, layout), ma ciò che ci interessa qui è l’elemento che gli altri potrebbero effettivamente vedere quando invii la tua email: l’immagine del profilo.

Qui ti guideremo attraverso i modi più comuni per massimizzare i vantaggi di un’immagine del profilo email.

Immagini del profilo email

Ho impostato la foto sul mio account Hotmail personale intorno al 2007, ed è ancora lì. È un gatto con dei topi attaccati al muso. Oggi probabilmente la chiameremmo un meme, ma allora questa parola era solo un luccichio negli occhi di un precoce millennial.

Ma quello che non avevo capito è che per tutto questo tempo la mia immagine del profilo email è stata mostrata solo ad altri utenti Hotmail/Outlook. È così per la maggior parte dei provider email — la tua foto apparirà agli altri che usano lo stesso servizio (Hotmail, Gmail, Zoho, ecc.), ma nessun altro la vedrà. Forse non ti eri reso conto che qualcuno potesse vedere la tua immagine email — in tal caso, potrei averti risparmiato un futuro imbarazzo (o forse aver messo in luce una gaffe passata).

Perché gli utenti di altri provider email non possono vedere la mia foto email?

Questo avviene semplicemente perché le foto sono archiviate negli ecosistemi “interni” del tuo provider. La foto viene recuperata direttamente dal loro sistema, quindi chi non ha accesso al sistema (tutti gli altri) non è in grado di ottenerla.

L’invio di un’email si basa su protocolli (come SMTP), che sono modi standardizzati di trasferire dati tra server di posta. Poiché ogni provider email deve usare correttamente questi protocolli, i nostri messaggi, allegati e altre funzionalità vengono visualizzati correttamente in modo universale. Ma finora non è stato sviluppato alcun metodo standardizzato per inviare/ricevere immagini del profilo email.

Esiste una soluzione alternativa perché chiunque possa vedere le mie immagini del profilo email?

Se speri in un’app che si integri con tutti i provider email e ti permetta di creare un profilo per il branding email, potresti rimanere deluso. Esiste un modo più tecnico, di cui parleremo più avanti, ma per la persona media non esiste davvero un metodo universalmente riconosciuto per far visualizzare le immagini del profilo su diverse piattaforme di posta.

Tuttavia, esiste un approccio intermedio che è utile conoscere se ti piace lasciare commenti sui siti web usando il tuo indirizzo email come accesso.

Gravatar (che sta per Globally Recognised Avatar) ti consente di creare un profilo email e collegarlo al tuo indirizzo email. Qualsiasi sito web che integri Gravatar (per esempio, la maggior parte dei siti WordPress lo ha abilitato per impostazione predefinita), mostrerà quindi il tuo “avatar” (che in questo contesto significa letteralmente immagine del profilo email) ovunque pubblichi.

Idee per l’immagine del profilo email

Forse mi hai già anticipato, ma diamo una rapida occhiata ai modi per sfruttare la tua immagine del profilo email. Le immagini email sono piuttosto intuitive, ma vale la pena tenere a mente alcune cose… Cerca di puntare a una delle seguenti opzioni:

• Professionale e riconoscibile — se tu sei il tuo brand, un primo piano chiaro e professionale potrebbe fare miracoli per la tua attività. Cerca di racchiudere in questo scatto il tono di voce della tua attività (che sia professionale, divertente o astratto).

• Illustrata e creativa — Forse non vuoi essere il volto della tua attività — almeno non direttamente. Potresti usare un avatar a cartone animato generato dall’AI, o anche solo un motivo non specifico. In alternativa, qualcosa che rappresenti la tua attività. Un’attività di toelettatura per cani potrebbe scegliere un cliente a quattro zampe particolarmente adorabile. Essere leggermente indiretti nella scelta potrebbe creare curiosità e consentire individualità tra i dipendenti senza dover mostrare la loro foto.

• Logo aziendale o qualcosa di simbolico —Forse la scelta più naturale per un’attività, in particolare una con diversi dipendenti, è usare il logo aziendale. Potresti renderlo più originale, assegnando a ciascuno il proprio colore per facilitarne l’identificazione.

Tieni presente che la scelta di ciascuno sarà visibile a tutti gli altri che usano lo stesso provider, e questo potrebbe includere clienti esterni. In particolare, quando scegli qualcosa di divertente o eccentrico per la tua immagine email, considera come potrebbe apparire quando invii cattive notizie o cerchi di negoziare un accordo difficile.

Vuoi qualcosa che sia comunque in grado di suscitare rispetto in quelle situazioni.

Cose da fare e da non fare con l’immagine email

Da fare

• Dedicale tempo e attenzione— considerando come verrà percepita in diversi scenari.

• Impegnati ad aggiornarla e cambiala con una certa regolarità - se è qualcosa di eccentrico, probabilmente genererà più stanchezza di un semplice vecchio logo

• Chiedi consigli ai professionisti — consulta suggerimenti che possano aiutarti a realizzare uno scatto dall’aspetto professionale, o addirittura assumi un fotografo professionista per trasmettere il messaggio giusto. Un’immagine scura, pixelata o in stile selfie probabilmente appare peggio di nessuna immagine.

Da non fare

• Inserire qualcosa che sembri poco professionale — come detto sopra, potrebbe molto facilmente essere peggio che non usare alcuna immagine.

• Usare qualcosa di controverso— o anche qualcosa che sembra andare bene, ma che potrebbe essere considerato controverso da qualcun altro. Semplicemente non ce n’è bisogno e non vale il rischio.

• Usare qualsiasi cosa vietata ai minori— questo non ha bisogno di spiegazioni. Quasi certamente porterà a sanzioni email e potresti ricevere reclami.

Che cos’è l’email BIMI e come posso usarla?

BIMI funziona insieme ai protocolli di autenticazione (come DMARC, SPF e DKIM) per consentire alle aziende di mostrare un logo accanto alle loro email nella maggior parte delle caselle di posta più diffuse. È la cosa più vicina a un modo universale per mostrare un’immagine del profilo, ma è strettamente limitata ai loghi ufficiali.

Come framework di branding email, aiuta a convalidare l’autenticità di un’attività. Aggiunge anche un ulteriore livello di protezione contro gli attacchi di spoofing e phishing, in cui qualcuno impersona l’email aziendale della tua società.

Questa sicurezza aggiuntiva è un vantaggio, ma a seconda del provider può esserci un ostacolo non trascurabile. In genere, BIMI può essere usato solo da aziende i cui loghi sono verificati ufficialmente. Di solito, questo comporta la registrazione come marchio presso un’autorità, come un ufficio marchi riconosciuto (ad esempio USPTO negli Stati Uniti, UKIPO nel Regno Unito).

Questo ufficio confermerà la proprietà del logo e il certificato risultante sarà necessario per configurare il protocollo BIMI. Per esempio, con Gmail e Apple email, le aziende devono ottenere un Verified Mark Certificate (VMC), che garantisce che il logo sia ufficialmente registrato come marchio.

Configurazioni BIMI più semplici

Altri provider, come Yahoo e Fastmail, non richiedono questo passaggio ufficiale. Invece, puoi configurarli in modo più diretto:

1. Configura correttamente DMARC — il tuo dominio deve avere una policy DMARC impostata su "quarantine" o "reject".

2. Prepara il tuo logo — Converti il logo del tuo brand nel formato SVG Tiny PS. Questo è il formato utilizzato, quindi assicurati che il logo abbia un bell’aspetto e caricalo sul tuo server.

3. Pubblica un record BIMI – Un record BIMI è un particolare tipo di record TXT che dovrai inserire nel DNS (Domain Name System) del tuo dominio, puntando in modo specifico alla posizione del file caricato in formato SVG Tiny PS.

Potrebbero esserci anche ulteriori requisiti. Per esempio, Yahoo mostra le immagini BIMI solo nelle email di massa. Inoltre, prende in considerazione solo i domini di invio ben valutati per mostrare le immagini BIMI. È qualcosa che vale la pena approfondire se per te è molto importante mostrare un logo aziendale, ma molti lo considereranno più complicato di quanto valga la pena, soprattutto una volta considerate tutte le restrizioni.

Come cambiare le immagini del profilo email (per provider)

Torniamo all’umile immagine del profilo. Sei arrivato fin qui, hai capito che vuoi semplicemente impostare un’immagine del profilo per la tua email in modo che gli altri utenti del tuo provider possano vederla. Come si fa?

Gmail (Google Mail)

Cambia l’immagine del tuo profilo email su Gmail seguendo questi semplici passaggi:

1. Accedi a Gmail — accedi al tuo account Gmail, come al solito.

2. Fai clic sulla tua immagine del profilo — nell’angolo in alto a destra e seleziona "Gestisci il tuo Account Google".

3. Fai clic sull’icona della penna — per accedere rapidamente alla finestra di modifica dell’immagine del profilo.

4. Carica una nuova immagine — scegli "Modifica", quindi seleziona:

5. Regola e salva — ritaglia o regola l’immagine secondo necessità, quindi fai clic su "Salva come immagine del profilo".

Hotmail (Outlook.com)

Segui queste istruzioni per aggiornare la tua immagine del profilo su Outlook/Hotmail e renderla visibile a tutti gli altri membri della rete.

1. Accedi a Outlook — vai su Outlook.com ed effettua l’accesso.

2. Apri le impostazioni del profilo — fai clic sulla tua immagine del profilo (o sulle iniziali) nell’angolo in alto a destra e seleziona "Il mio profilo".

3. Cambia immagine del profilo — fai clic su "Cambia immagine".

4. Carica una nuova immagine — fai clic su "Scegli file", seleziona un’immagine dal tuo computer e caricala.

5. Regola e salva — ritaglia o ridimensiona l’immagine se necessario, quindi fai clic su "Salva".

6. Sincronizza tra i servizi Microsoft — la tua nuova immagine del profilo apparirà in Outlook, Skype e altre app Microsoft.

Zoho Mail

Cambia la tua immagine sulla popolare app di posta Zoho Mail seguendo questi passaggi.

1. Accedi a Zoho Mail — vai su Zoho Mail ed effettua l’accesso.

2. Accedi alle impostazioni del profilo — fai clic sul tuo avatar nell’angolo in alto a destra e seleziona "Il mio account".

3. Fai clic su “Modifica” — e seleziona la tua immagine del profilo.

4. Carica una nuova immagine del profilo — fai clic sull’area dell’immagine del profilo e seleziona "Carica nuova".

5. Scegli un’immagine — seleziona una foto dal tuo computer e caricala.

6. Imposta la visibilità — scegli chi può vedere la tua immagine del profilo (pubblica, privata o limitata).

7. Salva le modifiche — fai clic su "Fine" per completare l’aggiornamento.

Come per gli altri provider email, Zoho Mail mostrerà la tua immagine a tutti i destinatari delle email che usano la sua rete.

Spacemail

Ora passiamo a Spacemail. Puoi impostare facilmente l’immagine con le nostre impostazioni di personalizzazione e renderla visibile a tutti gli altri utenti della nostra rete.

1. Accedi a Spacemail — accedi al tuo account email tramite l’app oppure su spacemail.com

2. Fai clic sull’icona rotonda del profilo — che mostra la tua iniziale nell’angolo in alto a destra dello schermo

3. Carica un’immagine — scegli un file dal tuo computer e caricalo.

4. Regola e salva — ritaglia o ridimensiona l’immagine se necessario, quindi salva le modifiche.

Ed ecco quanto è semplice!

Impostare e reimpostare le foto del profilo email

Speriamo che tu abbia imparato qualcosa su cosa usare come foto del profilo email. Che tu stia cercando di capire cosa fare in ambito professionale (con qualcosa come BIMI o semplicemente usando un logo aziendale) oppure stia scegliendo qualcosa di più personale, non dimenticare di mantenere loghi o immagini aggiornati per presentare una versione attuale della tua attività a chiunque possa vedere la tua foto email (o avatar).