이메일 아바타: 다양한 제공업체가 프로필 사진과 브랜딩을 처리하는 방법

브랜딩에 도움이 되도록 이메일 계정을 개인화하는 것은 미처 생각하지 못했을 수도 있지만, 특히 비즈니스를 성장시키고 있다면 아마 활용해야 할 부분입니다.

그렇다면 개인화란 무엇을 의미할까요? 이메일 계정을 얼마나 개인화할 수 있는지는 제공업체에 따라 크게 달라집니다. 물론 설정을 바꿔 더 익숙하게 느끼도록 할 수는 있습니다(배경화면, 배경, 레이아웃 등). 하지만 여기서 우리가 주목하는 것은 이메일을 보낼 때 다른 사람들이 실제로 보게 될 수 있는 요소, 즉 프로필 사진입니다.

여기서는 이메일 프로필 사진의 효과를 최대화하는 가장 일반적인 방법을 안내해 드리겠습니다.

이메일 프로필 사진

저는 2007년쯤 개인 Hotmail 계정에 사진을 설정했고, 아직도 그대로 잘 쓰고 있습니다. 얼굴에 쥐들이 매달린 고양이 사진이죠. 요즘이라면 아마 밈이라고 부르겠지만, 그 당시에는 그 단어가 그저 조숙한 밀레니얼 세대의 머릿속에 어렴풋이 떠오르는 정도였습니다.

하지만 제가 깨닫지 못했던 것은, 그동안 제 이메일 프로필 사진이 다른 Hotmail/Outlook 사용자에게만 표시되고 있었다는 점입니다. 대부분의 이메일 제공업체도 마찬가지입니다 — 당신의 사진은 같은 서비스를 사용하는 다른 사람들(Hotmail, Gmail, Zoho 등)에게는 보이지만, 그 외의 사람들은 볼 수 없습니다. 어쩌면 이메일 사진을 누군가가 볼 수 있다는 사실 자체를 몰랐을 수도 있습니다 — 그렇다면 제가 미래의 민망한 상황 하나쯤은 막아드린 셈일지도 모르겠네요(혹은 과거의 실수를 다시 떠올리게 했을 수도 있고요).

왜 다른 이메일 제공업체의 사용자는 내 이메일 사진을 볼 수 없나요?

이는 단순히 사진이 제공업체의 “내부” 생태계에 저장되기 때문입니다. 사진은 해당 시스템에서 직접 불러오므로, 그 시스템에 접근할 수 없는 사람들(즉, 다른 모든 사람)은 이를 가져올 수 없습니다.

이메일 전송은 메일 서버 간 데이터를 전송하는 표준화된 방식인 프로토콜(SMTP 등)에 의존합니다. 모든 이메일 제공업체가 이러한 프로토콜을 올바르게 사용해야 하므로, 우리의 메시지, 첨부파일 및 기타 기능이 보편적인 방식으로 올바르게 표시됩니다. 하지만 지금까지 이메일 프로필 사진을 송수신하기 위한 표준화된 방법은 개발되지 않았습니다.

누구나 내 이메일 프로필 사진을 볼 수 있게 하는 우회 방법이 있나요?

모든 이메일 제공업체와 통합되고 이메일 브랜딩용 프로필을 만들 수 있는 앱을 기대하고 있다면, 실망할 수도 있습니다. 좀 더 기술적인 방법이 있기는 하고 이는 뒤에서 다루겠지만, 일반적인 사용자에게는 서로 다른 메일 플랫폼 전반에서 프로필 사진을 표시하게 하는 보편적으로 인정된 방법이 사실상 없습니다.

하지만 이메일 주소를 로그인으로 사용해 웹사이트에 댓글을 남기는 것을 좋아한다면 알아두면 유용한 중간 지점의 접근 방식이 있습니다.

Gravatar(Globally Recognised Avatar의 약자)는 이메일 프로필을 만들고 이를 이메일 주소에 연결할 수 있게 해줍니다. Gravatar를 통합한 웹사이트라면(예를 들어 대부분의 WordPress 사이트는 기본적으로 활성화되어 있습니다) 어디에 글을 게시하든 당신의 “아바타”(이 문맥에서는 말 그대로 메일 프로필 사진을 의미함)가 표시됩니다.

이메일 프로필 사진 아이디어

제가 너무 앞서갔을 수도 있지만, 메일 프로필 사진을 활용하는 방법을 간단히 살펴보겠습니다. 메일 사진은 꽤 직관적이지만, 몇 가지는 염두에 둘 가치가 있습니다… 다음 중 하나를 목표로 해보세요.

• 전문적이고 알아보기 쉬운 것 — 당신 자신이 곧 브랜드라면, 선명하고 전문적인 헤드샷(배우 프로필 스타일)이 비즈니스에 큰 도움이 될 수 있습니다. 이 사진에는 비즈니스의 톤앤매너(전문적이든, 재미있든, 추상적이든)를 담아내는 것을 목표로 하세요.

• 일러스트풍이고 창의적인 것 — 어쩌면 당신은 비즈니스의 얼굴이 되고 싶지 않을 수도 있습니다 — 적어도 직접적으로는요. AI가 생성한 만화풍 아바타를 사용할 수도 있고, 단순히 특정하지 않은 패턴을 사용할 수도 있습니다. 또는 비즈니스를 대표하는 무언가도 좋습니다. 반려견 미용 업체라면 특히 사랑스러운 네 발 달린 고객을 선택할 수도 있겠죠. 선택을 약간 간접적으로 하면 흥미를 유발할 수 있고, 직원 각자의 사진을 올리지 않으면서도 직원들 사이의 개성을 드러낼 수 있습니다.

• 회사 로고 또는 상징적인 무언가 —특히 직원 수가 많은 비즈니스라면 가장 자연스러운 선택은 회사 로고를 사용하는 것입니다. 각자 고유한 색상을 부여해 쉽게 식별할 수 있도록 변화를 줄 수도 있습니다.

같은 제공업체를 사용하는 모든 사람에게 각자의 선택이 보인다는 점을 꼭 염두에 두세요. 여기에는 외부 고객도 포함될 수 있습니다. 특히 이메일 사진으로 재미있거나 독특한 것을 고를 때는, 나쁜 소식을 전하거나 까다로운 거래를 협상할 때 그것이 어떻게 보일지 생각해 보세요.

그런 상황에서도 존중을 불러일으킬 수 있는 무언가를 원할 것입니다.

이메일 사진의 해야 할 것과 하지 말아야 할 것

해야 할 것

• 시간을 들여 신중하게 생각하세요— 다양한 상황에서 어떻게 비칠지 고려하면서요.

• 업데이트를 꾸준히 하고, 반정기적으로 바꾸세요 - 독특한 이미지라면 평범한 로고보다 더 쉽게 피로감을 줄 가능성이 있습니다

• 전문가의 팁을 얻으세요 — 전문적으로 보이는 사진을 찍는 데 도움이 되는 팁을 찾아보거나, 올바른 메시지를 전달하기 위해 전문 사진작가를 고용하는 것도 좋습니다. 어둡고 픽셀이 깨졌거나 셀카 스타일의 이미지는 아예 이미지가 없는 것보다 더 나빠 보일 수 있습니다.

하지 말아야 할 것

• 비전문적으로 보이는 것을 올리지 마세요 — 위에서 언급했듯이, 이는 이미지를 전혀 사용하지 않는 것보다 훨씬 더 나쁠 수 있습니다.

• 논란의 여지가 있는 것은 사용하지 마세요— 또는 괜찮아 보여도 다른 누군가에게는 논란이 될 수 있는 것도 피하세요. 그럴 필요가 전혀 없고, 위험을 감수할 가치도 없습니다.

• 성인용 콘텐츠는 사용하지 마세요— 이건 설명이 필요 없습니다. 거의 확실하게 이메일 제재로 이어질 것이고, 불만 신고를 받을 수도 있습니다.

BIMI 이메일이란 무엇이며, 어떻게 사용할 수 있나요?

BIMI는 인증 프로토콜(DMARC, SPF, DKIM 등)과 함께 작동하여 대부분의 주요 받은편지함에서 기업이 이메일 옆에 로고를 표시할 수 있게 해줍니다. 이는 프로필 사진을 보편적으로 표시하는 방식에 가장 가까운 것이지만, 공식 로고로 엄격히 제한됩니다.

이메일 브랜딩 프레임워크로서, 이는 비즈니스의 진위성을 검증하는 데 도움이 됩니다. 또한 누군가가 회사 이메일을 사칭하는 스푸핑 및 피싱 공격에 대한 보호를 한 겹 더 추가해 줍니다.

이 추가 보안은 장점이지만, 제공업체에 따라 무시할 수 없는 조건이 있을 수 있습니다. 일반적으로 BIMI는 로고가 공식적으로 검증된 기업만 사용할 수 있습니다. 보통 이는 공인 상표청(예: 미국의 USPTO, 영국의 UKIPO) 같은 기관에 상표로 등록하는 과정을 포함합니다.

이 기관은 로고의 소유권을 확인하며, 그 결과 발급되는 인증서는 BIMI 프로토콜을 설정하는 데 필요합니다. 예를 들어 Gmail과 Apple 이메일에서는 기업이 Verified Mark Certificate(VMC)를 취득해야 하며, 이를 통해 로고가 공식적으로 상표 등록되었음을 보장합니다.

더 쉬운 BIMI 설정

Yahoo 및 Fastmail 같은 다른 제공업체는 이러한 공식 절차를 요구하지 않습니다. 대신 더 직접적으로 설정할 수 있습니다.

1. DMARC를 올바르게 구성하세요 — 도메인에는 "quarantine" 또는 "reject"로 설정된 DMARC 정책이 있어야 합니다.

2. 로고를 준비하세요 — 브랜드 로고를 SVG Tiny PS 형식으로 변환하세요. 이것이 사용되는 형식이므로 로고가 잘 보이도록 확인한 뒤 서버에 업로드하세요.

3. BIMI 레코드를 게시하세요 – BIMI 레코드는 도메인의 DNS(Domain Name System)에 추가해야 하는 특정 종류의 TXT 레코드로, 업로드한 SVG Tiny PS 형식의 위치를 가리키도록 설정해야 합니다.

추가 조건이 있을 수도 있습니다. 예를 들어 Yahoo는 대량 이메일에만 BIMI 이미지를 표시합니다. 또한 평판이 좋은 발신 도메인에 대해서만 BIMI 이미지를 표시합니다. 회사 로고 표시가 매우 중요하다면 좀 더 자세히 살펴볼 가치가 있는 부분이지만, 모든 제한 사항을 고려하면 특히 많은 사람들은 들이는 수고에 비해 얻는 가치가 적다고 느낄 것입니다.

이메일 프로필 사진 변경 방법(제공업체별)

다시 소박한 표시 사진 이야기로 돌아가 보겠습니다. 여기까지 읽으셨다면, 결국 원하는 것은 같은 제공업체를 사용하는 다른 사람들이 볼 수 있도록 이메일에 표시 사진을 설정하는 것이라는 점을 깨달으셨을 겁니다. 그렇다면 어떻게 해야 할까요?

Gmail (Google Mail)

다음의 간단한 단계에 따라 Gmail에서 메일 프로필 사진을 변경하세요.

1. Gmail에 로그인하세요 — Gmail 계정에 로그인하세요. 평소처럼 하면 됩니다.

2. 프로필 사진을 클릭하세요 — 오른쪽 상단 모서리에서 클릭한 다음 "Manage your Google Account"를 선택하세요.

3. 펜 아이콘을 클릭하세요 — 프로필 사진 편집기 창에 빠르게 접근할 수 있습니다.

4. 새 이미지를 업로드하세요 — "Change"를 선택한 다음, 다음을 선택하세요:

5. 조정 후 저장하세요 — 필요에 따라 이미지를 자르거나 조정한 다음 "Save as Profile Picture"를 클릭하세요.

Hotmail (Outlook.com)

다음 안내에 따라 Outlook/Hotmail에서 프로필 사진을 업데이트하고 네트워크의 다른 모든 구성원에게 보이도록 하세요.

1. Outlook에 로그인하세요 — Outlook.com으로 이동해 로그인하세요.

2. 프로필 설정을 여세요 — 오른쪽 상단의 프로필 사진(또는 이니셜)을 클릭한 다음 "My Profile"을 선택하세요.

3. 프로필 사진을 변경하세요 — "Change Picture"를 클릭하세요.

4. 새 이미지를 업로드하세요 — "Choose File"을 클릭하고 컴퓨터에서 이미지를 선택한 다음 업로드하세요.

5. 조정 후 저장하세요 — 필요하면 이미지를 자르거나 크기를 조정한 다음 "Save"를 클릭하세요.

6. Microsoft 서비스 전반에 동기화됩니다 — 새 프로필 사진은 Outlook, Skype 및 기타 Microsoft 앱에 표시됩니다.

Zoho Mail

다음 단계에 따라 인기 메일 앱 Zoho Mail에서 사진을 변경하세요.

1. Zoho Mail에 로그인하세요 — Zoho Mail로 이동해 로그인하세요.

2. 프로필 설정에 접근하세요 — 오른쪽 상단의 아바타를 클릭한 다음 "My Account"를 선택하세요.

3. “Edit”를 클릭하세요 — 그런 다음 프로필 사진을 선택하세요.

4. 새 프로필 사진을 업로드하세요 — 프로필 사진 영역을 클릭한 다음 "Upload New"를 선택하세요.

5. 이미지를 선택하세요 — 컴퓨터에서 사진을 선택해 업로드하세요.

6. 공개 범위를 설정하세요 — 누가 프로필 사진을 볼 수 있는지 선택하세요(공개, 비공개 또는 제한됨).

7. 변경 사항을 저장하세요 — 업데이트를 완료하려면 "Done"을 클릭하세요.

다른 이메일 제공업체와 마찬가지로 Zoho Mail도 자사 네트워크를 사용하는 이메일 수신자에게 당신의 사진을 표시합니다.

Spacemail

이제 Spacemail 차례입니다. 개인화 설정을 통해 쉽게 사진을 설정하고, 우리 네트워크의 다른 모든 사람에게 보이게 할 수 있습니다.

1. Spacemail에 로그인하세요 — 앱을 통해서 또는 spacemail.com에서 이메일 계정에 접속하세요

2. 둥근 프로필 아이콘을 클릭하세요 — 화면 오른쪽 상단에 이니셜이 표시되는 아이콘입니다

3. 이미지를 업로드하세요 — 컴퓨터에서 파일을 선택해 업로드하세요.

4. 조정 후 저장하세요 — 필요하면 이미지를 자르거나 크기를 조정한 다음 변경 사항을 저장하세요.

이렇게 간단합니다!

이메일 프로필 사진 설정 및 재설정

이메일 프로필 사진에 무엇을 사용해야 하는지에 대해 도움이 되는 정보를 얻으셨기를 바랍니다. BIMI 같은 방식을 사용하거나 단순히 회사 로고를 사용하는 등 전문적인 방향을 찾고 있든, 더 개인적인 무언가를 고르고 있든, 이메일 사진(또는 아바타)을 볼 수 있는 사람들에게 현재의 비즈니스를 보여줄 수 있도록 로고나 사진을 최신 상태로 유지하는 것을 잊지 마세요.