Avatare de email: Cum gestionează diferiți furnizori fotografiile de profil și brandingul

Personalizarea contului tău de email pentru a ajuta la branding poate să nu fie ceva la care te-ai gândit, dar este ceva de care probabil ar trebui să profiți, mai ales dacă îți dezvolți o afacere.

Dar ce înțelegem când vorbim despre personalizare? Măsura în care îți poți personaliza contul de email variază foarte mult în funcție de furnizor. Desigur, poți schimba setările ca să te simți mai confortabil (imagini de fundal, fundaluri, aspecte), dar ceea ce ne interesează aici este elementul pe care ceilalți îl pot vedea efectiv când trimiți emailul: fotografia de profil.

Aici, te vom ghida prin cele mai comune moduri de a maximiza beneficiile unei fotografii de profil pentru email.

Avatare pentru email

Mi-am setat fotografia pe contul meu personal de Hotmail prin 2007 și încă rezistă foarte bine. Este o pisică cu șoareci agățați de față. În zilele noastre, probabil am numi-o meme, dar pe atunci acest cuvânt era doar o sclipire în ochiul unui milenial precoce.

Dar ceea ce nu mi-am dat seama este că în tot acest timp fotografia mea de profil pentru email a fost afișată doar altor utilizatori Hotmail/Outlook. Așa se întâmplă la majoritatea furnizorilor de email — fotografia ta va apărea pentru alții care folosesc același serviciu (Hotmail, Gmail, Zoho etc.), dar nimeni altcineva nu o va vedea. Poate nici nu ți-ai dat seama că cineva îți poate vedea fotografia de email — caz în care s-ar putea să te fi scutit de o viitoare jenă (sau poate am scos în evidență o gafă din trecut).

De ce utilizatorii altor furnizori de email nu îmi pot vedea fotografia de email?

Acest lucru se întâmplă pur și simplu pentru că fotografiile sunt stocate în ecosistemele „interne” ale furnizorului tău. Fotografia este preluată direct din sistemul lor, așa că cei care nu au acces la sistem (adică toți ceilalți) nu o pot obține.

Trimiterea unui email se bazează pe protocoale (precum SMTP), care sunt modalități standardizate de transfer al datelor între serverele de email. Deoarece fiecare furnizor de email trebuie să folosească aceste protocoale corect, mesajele, atașamentele și alte funcții ale noastre sunt afișate corect într-un mod universal. Dar până acum nu a fost dezvoltată nicio metodă standardizată pentru trimiterea/primirea fotografiilor de profil pentru email.

Există o soluție alternativă astfel încât oricine să îmi poată vedea fotografiile de profil pentru email?

Dacă speri la o aplicație care se integrează cu toți furnizorii de email și îți permite să creezi un profil pentru brandingul prin email, s-ar putea să fii dezamăgit. Există o metodă mai tehnică, la care vom ajunge mai târziu, dar pentru persoana obișnuită nu există cu adevărat o modalitate recunoscută universal de a face ca fotografiile de profil să fie afișate pe diferite platforme de email.

Totuși, există o abordare de mijloc care este util de cunoscut dacă îți place să lași comentarii pe site-uri folosind adresa ta de email ca autentificare.

Gravatar (care vine de la Globally Recognised Avatar) îți permite să creezi un profil de email și îl leagă de adresa ta de email. Orice site care integrează Gravatar (de exemplu, majoritatea site-urilor WordPress îl au activat implicit), atunci „avatarul” tău (care în acest context înseamnă literalmente fotografia de profil pentru email) va fi afișat oriunde postezi.

Idei pentru fotografia de profil de email

Poate că m-ai luat-o înainte, dar hai să aruncăm o privire rapidă la modurile în care îți poți folosi fotografia de profil pentru email. Fotografiile pentru email sunt destul de intuitive, dar merită să ții cont de câteva lucruri… Încearcă să alegi una dintre următoarele variante:

• Profesională și ușor de recunoscut — dacă tu ești brandul tău, o fotografie clară și profesională a feței (în stil actoricesc) ar putea face minuni pentru afacerea ta. Încearcă să surprinzi tonul vocii brandului tău în această imagine (fie că este profesional, distractiv sau abstract).

• Ilustrată și creativă — Poate că nu vrei să fii imaginea afacerii tale — cel puțin nu direct. Ai putea folosi un avatar tip desen animat generat de AI sau chiar doar un model nespecific. Alternativ, ceva care să reprezinte afacerea ta. O afacere de toaletaj canin ar putea alege un client patruped deosebit de adorabil. O alegere puțin indirectă poate crea intrigă și poate permite individualitate în rândul angajaților fără a le afișa propria fotografie.

• Logo-ul companiei sau ceva simbolic —Poate cea mai firească alegere pentru o afacere, în special una cu mai mulți angajați, este folosirea logo-ului companiei. Poți varia puțin, oferindu-i fiecăruia propria culoare pentru a ajuta la identificarea ușoară.

Ține cont că alegerea fiecăruia va fi vizibilă pentru toți ceilalți care folosesc același furnizor, iar aceștia pot fi și clienți externi. Mai ales când alegi ceva amuzant sau excentric pentru fotografia ta de email, gândește-te cum ar putea arăta atunci când trimiți vești proaste sau încerci să negociezi un acord dificil.

Ai nevoie de ceva care să poată inspira în continuare respect în astfel de situații.

Ce să faci și ce să nu faci cu fotografia de email

De făcut

• Acordă-i timp și gândire— luând în considerare cum va fi percepută în diferite scenarii.

• Angajează-te să o actualizezi și schimb-o semi-regulat - dacă este ceva excentric, probabil va genera mai repede oboseală decât un logo simplu și clasic

• Cere sfaturi de la profesioniști — caută sfaturi care te pot ajuta să obții o fotografie cu aspect profesional sau chiar angajează un fotograf profesionist pentru a transmite mesajul potrivit. O imagine întunecată, pixelată sau de tip selfie probabil arată mai rău decât lipsa totală a unei imagini.

De evitat

• Nu pune ceva care pare neprofesionist — așa cum am menționat mai sus, acest lucru poate fi foarte ușor mai rău decât să nu folosești deloc o imagine.

• Nu folosi nimic controversat— sau chiar ceva care pare în regulă, dar ar putea fi considerat controversat de altcineva. Pur și simplu nu este nevoie și nu merită riscul.

• Nu folosi nimic explicit sexual— acesta nu are nevoie de explicații. Aproape sigur va duce la sancțiuni legate de email și s-ar putea să primești plângeri.

Ce este emailul BIMI și cum îl pot folosi?

BIMI funcționează alături de protocoalele de autentificare (precum DMARC, SPF și DKIM) pentru a permite companiilor să afișeze un logo lângă emailurile lor în majoritatea inboxurilor populare. Este cel mai apropiat lucru de o metodă universală de afișare a unei fotografii de profil, dar este strict limitat la logo-uri oficiale.

Ca framework de branding prin email, ajută la validarea autenticității unei afaceri. De asemenea, adaugă un nivel suplimentar de protecție împotriva atacurilor de spoofing și phishing, în care cineva se dă drept emailul companiei tale.

Această securitate suplimentară este un bonus, dar, în funcție de furnizor, poate exista o condiție deloc neglijabilă. De obicei, BIMI poate fi folosit doar de companiile ale căror logo-uri sunt verificate oficial. De regulă, acest lucru implică înregistrarea lui ca marcă comercială la o autoritate, cum ar fi un oficiu de mărci recunoscut (de ex., USPTO în SUA, UKIPO în Regatul Unit).

Această instituție va confirma proprietatea asupra logo-ului, iar certificatul rezultat va fi necesar pentru a configura protocolul BIMI. De exemplu, pentru Gmail și emailul Apple, companiile trebuie să obțină un Verified Mark Certificate (VMC), care garantează că logo-ul este înregistrat oficial ca marcă.

Configurări BIMI mai simple

Alți furnizori, precum Yahoo și Fastmail, nu cer acest pas oficial. În schimb, le poți configura mai direct:

1. Configurează corect DMARC — domeniul tău trebuie să aibă o politică DMARC setată la "quarantine" sau "reject".

2. Pregătește-ți logo-ul — convertește logo-ul brandului tău în format SVG Tiny PS. Acesta este formatul folosit, așa că asigură-te că logo-ul arată bine și încarcă-l pe serverul tău.

3. Publică o înregistrare BIMI – O înregistrare BIMI este un tip special de înregistrare TXT pe care va trebui să o plasezi în DNS-ul domeniului tău (Domain Name System), indicând în mod specific locația fișierului încărcat în format SVG Tiny PS.

Pot exista și alte condiții suplimentare. De exemplu, Yahoo afișează imaginile BIMI doar pentru emailurile trimise în masă. De asemenea, iau în considerare doar domeniile de trimitere bine cotate pentru a afișa imagini BIMI. Merită să aprofundezi acest subiect dacă afișarea logo-ului companiei este foarte importantă pentru tine, dar mulți vor considera că e mai mult efort decât merită, mai ales după ce sunt luate în calcul toate restricțiile.

Cum să schimbi fotografiile de profil pentru email (în funcție de furnizor)

Înapoi la modesta fotografie de afișare. Ai ajuns până aici și ți-ai dat seama că vrei doar să setezi o fotografie de afișare pentru emailul tău, astfel încât alții care folosesc același furnizor să o poată vedea. Cum faci asta?

Gmail (Google Mail)

Schimbă-ți fotografia de profil pentru email în Gmail urmând acești pași simpli:

1. Conectează-te la Gmail — autentifică-te în contul tău Gmail, ca de obicei.

2. Fă clic pe fotografia ta de profil — în colțul din dreapta sus și selectează "Manage your Google Account."

3. Fă clic pe pictograma creion — pentru acces rapid la fereastra editorului fotografiei de profil.

4. Încarcă o imagine nouă — alege "Change", apoi selectează:

5. Ajustează și salvează — decupează sau ajustează imaginea după nevoie, apoi fă clic pe "Save as Profile Picture."

Hotmail (Outlook.com)

Urmează aceste instrucțiuni pentru a-ți actualiza fotografia de profil în Outlook/Hotmail și pentru a o face vizibilă tuturor celorlalți membri ai rețelei.

1. Conectează-te la Outlook — mergi la Outlook.com și autentifică-te.

2. Deschide setările profilului — fă clic pe fotografia ta de profil (sau pe inițiale) în colțul din dreapta sus și selectează "My Profile".

3. Schimbă fotografia de profil — fă clic pe "Change Picture".

4. Încarcă o imagine nouă — fă clic pe "Choose File", selectează o imagine de pe computerul tău și încarc-o.

5. Ajustează și salvează — decupează sau redimensionează imaginea dacă este necesar, apoi fă clic pe "Save".

6. Sincronizează în toate serviciile Microsoft — noua ta fotografie de profil va apărea în Outlook, Skype și alte aplicații Microsoft.

Zoho Mail

Schimbă-ți fotografia în populara aplicație de email Zoho Mail urmând acești pași.

1. Conectează-te la Zoho Mail — mergi la Zoho Mail și autentifică-te.

2. Accesează setările profilului — fă clic pe avatarul tău din colțul din dreapta sus și selectează "My Account".

3. Fă clic pe “Edit” — și selectează fotografia ta de profil.

4. Încarcă o nouă fotografie de profil — fă clic pe zona fotografiei de profil și selectează "Upload New".

5. Alege o imagine — selectează o fotografie de pe computerul tău și încarc-o.

6. Setează vizibilitatea — alege cine îți poate vedea fotografia de profil (public, privat sau restricționat).

7. Salvează modificările — fă clic pe "Done" pentru a finaliza actualizarea.

Ca și în cazul celorlalți furnizori de email, Zoho Mail va afișa fotografia ta oricăror destinatari ai emailurilor care folosesc rețeaua lor.

Spacemail

Acum să vorbim despre Spacemail. Poți seta cu ușurință fotografia folosind setările noastre de personalizare și o poți face vizibilă pentru toți ceilalți din rețeaua noastră.

1. Conectează-te la Spacemail — accesează-ți contul de email fie prin aplicație, fie la spacemail.com

2. Fă clic pe pictograma rotundă a profilului — care afișează inițiala ta în colțul din dreapta sus al ecranului

3. Încarcă o imagine — alege un fișier de pe computerul tău și încarcă-l.

4. Ajustează și salvează — decupează sau redimensionează imaginea dacă este necesar, apoi salvează modificările.

Și atât de simplu este!

Setarea și resetarea fotografiilor de profil pentru email

Sperăm că ai aflat ceva util despre ce să folosești pentru o fotografie de profil de email. Fie că vrei să adopți o abordare profesională (cu ceva precum BIMI sau pur și simplu folosind logo-ul companiei) sau alegi ceva mai personal, nu uita să menții logo-urile sau imaginile actualizate pentru a prezenta o versiune actuală a afacerii tale oricui îți poate vedea fotografia de email (sau avatarul).