Hogyan válaszd ki a megfelelő üzleti és személyes email-címeket

Az ügyfelek gyakran kérdezik tőlünk, hogyan válasszanak email-címet. Egy emlékezetes és professzionális hangzású email-cím kiválasztása összetettebb, mint elsőre tűnik. És nem csak a vállalkozások kérdezik ezt. A személyes fiókkal rendelkező ügyfelek is gyakran érdeklődnek arról, mi a legjobb módja a megfelelő email-cím kiválasztásának.

Vágjunk is bele, és nézzünk át mindent, kezdve a kisvállalkozásokkal, amelyek biztosak akarnak lenni abban, hogy egyszerű és professzionális email-címet választanak.

Tedd bele a vállalkozásod nevét az email-címedbe

Egyszerű tanács, de ez hozza a legnagyobb változást. Ha olyan üzleti email-címet választasz, amely tartalmazza a vállalkozásod nevét, az hosszú távon megtérül. Az okok, hogy miért, önmagukban is megérnének egy külön cikket, de hidd el, ez a legegyszerűbb módja annak, hogy professzionalizmust sugallj. Gondolj a legmeggyőzőbb spam üzenetekre, amelyeket kapsz — azokra, amelyek átjutnak az első belső szűrődön, és közelebbi vizsgálatot igényelnek. Ha olyan vagy, mint én, az első dolog, amit az ilyen üzeneteknél megnézel, a feladó címe lesz. Bármi, ami @gmail vagy @hotmail címről érkezik, azonnal gyanút kelt, ha elvileg egy bejegyzett cégtől származó üzenetről van szó. Ha belefoglalod a vállalkozásod nevét az email-címedbe, különösen ha már online is működsz, az hihetetlenül egyszerű és megfizethető módja annak, hogy hitelesnek tűnj, és ezzel együtt megnehezíti mások számára, hogy a vállalkozásodnak adják ki magukat. Ez így nézne ki: yourname@yourbusiness.com. Később rátérünk arra, hogyan állíts be mindent — mivel ez ugyanaz a folyamat a személyes és az üzleti ügyfelek számára is.

Tegyük fel, hogy ezt már megtetted. Mit érdemes még figyelembe venned?

Az email-cím felépítése

Sok tényezőt kell figyelembe venni, amikor arról van szó, hogyan formázd az email-címedet. Nagyjából azt tehetsz, amit szeretnél - végül is nincs általánosan elfogadott szerkezet. A különböző cégek azt használják, ami az igényeiknek a legjobban megfelel. De van néhány dolog, amit érdemes figyelembe venni.

Használd a kereszt- és vezetéknevedet az email-címedben?

Mindkét neved használata általában a legprofesszionálisabb benyomást kelti, és természetesen megelőzi a félreértéseket a nagyobb cégeknél, ahol több embernek is lehet ugyanaz a keresztneve.

Ha mindkét nevedet használod, tegyél közéjük pontot?

A pont használata hatékony módja a keresztnév és a vezetéknév elválasztásának. Így könnyebb egyértelműen azonosítani a kereszt- és vezetéknevet, de az is teljesen rendben van, ha pont nélkül, egy szóként jeleníted meg őket.

Mi a helyzet az adatvédelemmel?

Ha mindkét nevedet használod az üzleti email-címedben, akkor bárki, akivel találkozol, és ismeri a nevedet és a cégedet, ki tudja találni az email-címedet. Ez egyszerre lehet jó és rossz is. Lehet, hogy a nagyobb adatvédelem érdekében hajlandó vagy lemondani valamennyit az átláthatóságból. Például használhatsz monogramot és vezetéknevet (pl.: J. Brown@example.com) a teljes név helyett.

Mi a helyzet a többi speciális karakterrel?

Bár a pontok rendben vannak, más speciális karakterek használatát érdemes kerülni. Ezek nem szabványosak, és félreértésekhez vezethetnek (gondolatjel, nagykötőjel vagy valami egészen más?). A nem szabványos karakterek megnehezíthetik, hogy az email-címeket emlékezetből helyesen írd be vagy szóban elmondd — és akkor még nem is beszéltünk a speciális karakterek regionális eltéréseiről, illetve arról, hogy némelyik nem is engedélyezett az email-címekben.

Az olyan szerepkörökhöz, amelyek magas szintű biztonságot igényelnek, szerepkör- vagy részlegalapú emaileket is használhatsz, például:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

A saját vállalkozásomban én egyszerűen a jamie@ címet használom — számomra ez kevésbé hivatalosnak, barátságosabbnak hat, és egyszemélyes cégként feleslegesen formálisnak éreztem volna az ügyfeleim számára, ha mindkét nevemet használom. Néha azt a plusz anonimitási réteget is élvezem, amit ez nyújt.

Mik azok az aliasok, és szüksége van rájuk a vállalkozásomnak?

Az email-cím és az alias különböző célokat szolgál, és a köztük lévő különbségek megértése segíthet eldönteni, hogy szükséged van-e mindkettőre.

Az email-cím mindig egy adott postafiókhoz kapcsolódik — ez azt jelenti, hogy van bejelentkezése, tárhelye az üzenetek számára, és képes üzenetek küldésére. Ezeket jellemzően egyetlen személy használja. Az alias ettől kissé eltér — ez egy további email-cím, amely egy vagy több meglévő postafiókba továbbítja az emaileket. Nincs saját beérkező levelei mappája vagy tárhelye. Amikor egy emailt aliasra küldenek, az automatikusan átirányításra kerül a hozzá tartozó postafiókba.

Az aliasok funkciói

Nagy mennyiségű levél kezelése

Az email-aliasok különösen hasznosak a nagy mennyiségű bejövő levelet kezelő vállalkozások számára. Először is, segíthetnek az emailek jobb rendszerezésében, például aszerint, hogy melyik címről érkeztek (pl.: ügyfelek, beszállítók stb.).

Adatvédelem

Sokan a fent felsorolt címeket aliasként választják, hogy segítsenek megőrizni a munkatársak anonimitását. Különösen panaszok vagy más kényes kommunikáció esetén a munkatársak valószínűleg értékelik, ha nem kapcsolják őket közvetlenül név szerint az általuk küldött levelekhez. Ez szépen átvezet az alias email-címek fő előnyéhez…

Levelek megosztása

Az alias címek talán leghasznosabb funkciója, hogy a rájuk érkező üzeneteket több beérkező levelek mappába továbbíthatják, így egy részleg vagy csapat minden tagja képben marad. Biztosan ismered az olyan aliasokat, mint a returns@ vagy a help@ — de olyanokat válassz, amelyek a legjobban illenek a vállalkozásodhoz.

Röviden

A tíz leggyakrabban használt alias és postafiók

Szükséged van néhány példára a legjobb email-címekre, amelyek megkönnyítik a vállalkozásod életét? Íme a 10 email-cím, amelyet ügyfeleink a leggyakrabban választanak postafiókjaikhoz és aliasaikhoz.

Ahogy ebből a listából is látható, a cégek ezeket a címeket többnyire különböző részlegek jelölésére és a szervezeten belüli kommunikáció egyszerűsítésére használják.

Hogyan válassz személyes email-címet

Most, hogy már van üzleti email-címed, javíthatsz a személyes email-címeden is? Hogyan teheted professzionálisabbá a szokásos Gmail- vagy Hotmail-stílusú címedet?

Nézzünk szembe vele, már húsz évvel ezelőtt is hozzá kellett adnunk a születési évünket az email-címünkhöz, hogy szűkítsük a lehetőségeket. Mivel egyre több embernek van több fiókja, a jövő még borúsabbnak tűnik. A jamielong90@ sokkal jobban néz ki, mint a jamielong2819532@ — arról nem is beszélve, milyen nehéz megjegyezni őket. Szóval mit tehetünk? Vannak más praktikák és trükkök is a megfelelő email-cím megszerzéséhez?

Először is, tartsd észben a fenti szabályokat

Egyszerűen azért, mert szinte mindegyik itt is érvényes. Kerülj mindent, ami komikus hatású, a szokatlan karaktereket, amelyek zavart okozhatnak, és így tovább. Ha számokat választasz, próbálj olyat használni, amelynek van jelentősége számodra, vagy ha erre nincs lehetőséged, legyen könnyen megjegyezhető (jamielong666@) — ahelyett, hogy a teljes születési dátumodat adnád meg (jamielong111190@).

Kerüld a túlbonyolítást, különösen a helyesírásban

Csábító lehet néhány betűt hozzáadni a nevedhez, mert könnyen megjegyzed, és elérhető, például jamieielongng — de garantálom, hogy hosszú távon zavart fog okozni a „longng” miatt. Ha a neved természeténél fogva nagyon nehezen betűzhető, vagy gyakran összekeverik egy másik névvel, lehet, hogy érdemes egyszerűsíteni vagy lerövidíteni, hogy megkönnyítsd a saját életedet azokban az elkerülhetetlen helyzetekben, amikor telefonon kell betűznöd.

Fontold meg inkább becenevek vagy hobbik használatát

A JohnGuitar@ valószínűleg könnyebben elérhető, mint a JohnSmith@, és talán emlékezetesebb is. Csak ne feledd, hogy bármilyen szót is választasz, annak hosszú távon is működnie kell. Ha nem olyasmi, amiért igazán lelkesedsz, könnyen lehet, hogy később megbánod ezt az email-címet.

Az email-cím későbbi megváltoztatása olyan macera, amelyet lehetőség szerint érdemes elkerülni, különösen akkor, ha több weboldalhoz vagy fiókhoz bejelentkezésként szeretnéd használni.

Kerüld a túl sok személyes adat megadását

Senki sem javasolja, hogy az édesanyád leánykori nevét vagy az első háziállatod nevét add meg, de kerüld a teljes születési dátumod, a címed adatai vagy bármi más olyan információ használatát, amely rossz kezekben biztonsági problémákat okozhat. Ne feledd, a címed nyilvánosan látható.

Válassz kevésbé ismert nyilvános domaint vagy email-szolgáltatót

A nyilvános domainek azok, amelyeket bárki használhat email-cím regisztrálására — ilyenek a gmailes és hotmailes címek.

Néhány nagy névnek vannak más, kevésbé ismert nyilvános domainopciói is, amelyek jobb elérhetőséget kínálhatnak, mint a legnépszerűbbek. Például a zászlóshajó @hotmail mellett a Microsoft az évek során lehetővé tette számunkra a @live, @outlook és @msn regisztrálását is, valamint olyan változatokat, amelyek országdomaineket használnak (például .co.uk). Hasonlóképpen az Apple is használta az @mac.com, @icloud.com és más domaineket az évek során.

Ha a nagy szolgáltatók kevésbé népszerű ajánlatait keresed, lehetőséged nyílhat olyan email-címet létrehozni, amely közelebb áll ahhoz, amit szeretnél. Ennek előnye, hogy továbbra is emlékezetes domainvégződésed lesz, és sokkal jobban illeszkedő nevet kaphatsz.

Légy önmagad, és használj személyes domaint az email-címedben

De miért kapargatnád egy húszéves büfé lehullott morzsáit, amikor egy teljesen új lakomát is teremthetsz magadnak?

Mert nem kell vállalkozással rendelkezned (sőt még weboldalt sem kell működtetned) ahhoz, hogy domaint regisztrálj, és megkapd mindazokat az előnyöket, amelyeket a vállalkozások számára felsoroltunk. A saját domain regisztrálása évi körülbelül egy dollártól indul, és biztosan nem terheli meg a pénztárcádat.

Ha saját email-csomagod van, gyakorlatilag bármit választhatsz névként, mert a domain a tiéd (és a domain is személyre szabott). Lehet például jamie@greatdesigns.art vagy a sima régi jamie@jamielong.com, ha épp nem vagy túl kreatív. A lehetőségek hirtelen végtelennek tűnnek — de biztosan nem könnyű ezt beállítani. Valószínűleg vállalkozásnak kell lenned vagy valami ilyesmi…

Egyéni email-cím beállítása weboldal/tárhely nélkül

Valójában nem. Hihetetlenül könnyű beállítani. Meglepő lehet, de nincs szükséged tárhelyre vagy tényleges weboldalra ahhoz, hogy saját egyéni email-címed legyen!

Az ilyen email-fiók beállításának legegyszerűbb módja, ha regisztrálsz egy domaint, majd egyszerűen hozzáadsz egy plug-and-play stílusú levelezési szolgáltatást, amely elvégzi helyetted a nehezét. Létrehozhatod a postafiókodat, beállíthatod a levelezési rekordokat, és tárhelyet is kapsz tárhelycsomag nélkül. Az üzeneteket még a kedvenc email-alkalmazásodban is fogadhatod.

Mobilon is használható megoldás, és a számodra megfelelő választás

Nézzünk szembe vele, mindannyian hozzászoktunk a telefonunkon lévő alkalmazáshoz, így óriási előny, ha az email-cím könnyen hozzáadható ahhoz. Ezt könnyű beállítani, és bármely olyan szolgáltatóval működik, amely lehetővé teszi az IMAP/SMTP integrációkat. Erre kell figyelned a választáskor. Ezért mindenképpen nézz meg különböző üzleti email-csomagokat, hogy biztosan a megfelelőt válaszd.

Szükség esetén akár át is költöztetheted meglévő emailedet egy jobb szolgáltatáshoz.

Ne feledd, minden rólad és az igényeidről szól.