Avatar email: Cách các nhà cung cấp khác nhau xử lý ảnh hồ sơ và xây dựng thương hiệu

Cá nhân hóa tài khoản email để hỗ trợ xây dựng thương hiệu có thể không phải là điều bạn từng nghĩ tới, nhưng đó là điều bạn có lẽ nên tận dụng, đặc biệt nếu bạn đang phát triển doanh nghiệp.

Nhưng chúng ta muốn nói gì khi nhắc đến cá nhân hóa? Mức độ bạn có thể cá nhân hóa tài khoản email của mình khác nhau khá nhiều tùy theo nhà cung cấp. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt để cảm thấy quen thuộc hơn (hình nền, nền, bố cục), nhưng điều chúng tôi quan tâm ở đây là yếu tố mà người khác thực sự có thể nhìn thấy khi bạn gửi email: ảnh hồ sơ.

Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua những cách phổ biến nhất để tối đa hóa lợi ích của ảnh hồ sơ email.

Ảnh đại diện email

Tôi đã đặt ảnh trên tài khoản Hotmail cá nhân của mình vào khoảng năm 2007, và nó vẫn còn dùng tốt đến giờ. Đó là một con mèo với những con chuột bám trên mặt nó. Ngày nay, có lẽ chúng ta sẽ gọi đó là meme, nhưng hồi đó, từ này mới chỉ là một tia lóe lên trong tâm trí của một thế hệ millennial sớm trưởng thành.

Nhưng điều tôi không nhận ra là suốt thời gian qua, ảnh hồ sơ email của tôi chỉ được hiển thị cho những người dùng Hotmail/Outlook khác. Đây là trường hợp của hầu hết các nhà cung cấp email — ảnh của bạn sẽ hiện với những người khác dùng cùng dịch vụ (Hotmail, Gmail, Zoho, v.v.), nhưng không ai khác có thể nhìn thấy. Có thể bạn thậm chí không nhận ra rằng có người có thể nhìn thấy ảnh email của mình — trong trường hợp đó, có lẽ tôi đã giúp bạn tránh được một vài khoảnh khắc ngượng ngùng trong tương lai (hoặc có thể làm nổi bật một lỗi lầm trong quá khứ).

Tại sao người dùng ở các nhà cung cấp email khác không thể nhìn thấy ảnh email của tôi?

Điều này đơn giản là vì các ảnh được lưu trữ trong hệ sinh thái “nội bộ” của nhà cung cấp của bạn. Ảnh được truy xuất trực tiếp từ hệ thống của họ, vì vậy những ai không có quyền truy cập vào hệ thống đó (tức là tất cả những người khác) sẽ không thể lấy được ảnh.

Việc gửi email dựa vào các giao thức (như SMTP), là những cách chuẩn hóa để truyền dữ liệu giữa các máy chủ thư. Vì mọi nhà cung cấp email đều phải sử dụng đúng các giao thức này, nên tin nhắn, tệp đính kèm và các tính năng khác của chúng ta mới hiển thị chính xác theo cách phổ quát. Nhưng cho đến nay, vẫn chưa có cách chuẩn hóa nào được phát triển để gửi/nhận ảnh hồ sơ email.

Có cách nào để ai cũng có thể nhìn thấy ảnh hồ sơ email của tôi không?

Nếu bạn đang hy vọng có một ứng dụng tích hợp với mọi nhà cung cấp email và cho phép bạn tạo hồ sơ để xây dựng thương hiệu email, bạn có thể sẽ thất vọng. Có một cách mang tính kỹ thuật hơn, mà chúng tôi sẽ đề cập sau, nhưng với người dùng thông thường, thực sự không có cách nào được công nhận rộng rãi để hiển thị ảnh hồ sơ trên các nền tảng thư khác nhau.

Tuy nhiên, có một cách tiếp cận trung gian khá hữu ích mà bạn nên biết nếu bạn thích để lại bình luận trên các trang web bằng địa chỉ email làm thông tin đăng nhập.

Gravatar (viết tắt của Globally Recognised Avatar) cho phép bạn tạo hồ sơ email và liên kết hồ sơ đó với địa chỉ email của mình. Bất kỳ trang web nào tích hợp Gravatar (ví dụ: hầu hết các trang WordPress đều bật sẵn theo mặc định), thì “avatar” của bạn (trong ngữ cảnh này nghĩa đen là ảnh hồ sơ thư) sẽ hiển thị ở bất cứ nơi nào bạn đăng bài.

Ý tưởng cho ảnh hồ sơ email

Có thể bạn đã đi trước tôi một bước, nhưng hãy cùng xem nhanh những cách tận dụng ảnh hồ sơ thư của bạn. Ảnh thư khá trực quan, nhưng vẫn có vài điều đáng lưu ý… Hãy cố gắng hướng tới một trong những lựa chọn sau:

• Chuyên nghiệp và dễ nhận diện — nếu chính bạn là thương hiệu của mình, một bức ảnh chân dung rõ nét, chuyên nghiệp (kiểu ảnh diễn viên) có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cố gắng thể hiện được giọng điệu thương hiệu của doanh nghiệp trong bức ảnh này (dù là chuyên nghiệp, vui nhộn hay trừu tượng).

• Minh họa và sáng tạo — Có thể bạn không muốn trở thành gương mặt đại diện cho doanh nghiệp của mình — ít nhất là không trực tiếp. Bạn có thể dùng avatar hoạt hình do AI tạo ra, hoặc thậm chí chỉ là một họa tiết không cụ thể. Hoặc chọn thứ gì đó đại diện cho doanh nghiệp của bạn. Một doanh nghiệp chăm sóc lông thú cưng có thể chọn hình một khách hàng bốn chân đặc biệt đáng yêu. Việc chọn theo cách hơi gián tiếp có thể tạo sự tò mò và cho phép nhân viên thể hiện cá tính riêng mà không cần dùng ảnh thật của họ.

• Logo công ty hoặc một biểu tượng nào đó —Có lẽ lựa chọn tự nhiên nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều nhân viên, là sử dụng logo công ty. Bạn cũng có thể biến tấu một chút, chẳng hạn cho mỗi người một màu riêng để dễ nhận diện.

Hãy nhớ rằng lựa chọn của mỗi người sẽ hiển thị với tất cả những người khác dùng cùng nhà cung cấp, và điều này có thể bao gồm cả khách hàng bên ngoài. Đặc biệt khi chọn thứ gì đó vui nhộn hoặc khác lạ cho ảnh email, hãy cân nhắc xem nó sẽ trông như thế nào khi bạn gửi tin xấu hoặc đang cố thương lượng một thỏa thuận khó khăn.

Bạn sẽ muốn một thứ vẫn có thể gợi lên sự tôn trọng trong những tình huống đó.

Những điều nên và không nên làm với ảnh email

Nên

• Dành thời gian và suy nghĩ kỹ— cân nhắc xem nó sẽ được nhìn nhận như thế nào trong các tình huống khác nhau.

• Cam kết cập nhật và thay đổi tương đối thường xuyên - nếu đó là thứ gì đó khác lạ, nó có khả năng gây nhàm chán nhiều hơn một logo đơn giản quen thuộc

• Nhận lời khuyên từ chuyên gia — hãy tham khảo các mẹo có thể giúp bạn chụp được một bức ảnh trông chuyên nghiệp, hoặc thậm chí thuê nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để truyền tải đúng thông điệp. Một hình ảnh tối, vỡ nét hoặc kiểu selfie có lẽ còn tệ hơn là không có ảnh nào.

Không nên

• Đặt thứ gì đó trông thiếu chuyên nghiệp — như đã đề cập ở trên, điều này rất dễ còn tệ hơn cả việc không dùng ảnh nào.

• Dùng bất cứ thứ gì gây tranh cãi— hoặc thậm chí là thứ có vẻ ổn, nhưng có thể bị người khác xem là gây tranh cãi. Thực sự không cần thiết, và cũng không đáng để mạo hiểm.

• Dùng bất cứ thứ gì mang tính khiêu dâm— điều này không cần giải thích. Gần như chắc chắn sẽ dẫn đến các biện pháp xử lý liên quan đến email, và bạn có thể nhận được khiếu nại.

Email BIMI là gì và tôi có thể օգտագործել nó như thế nào?

BIMI hoạt động cùng với các giao thức xác thực (như DMARC, SPF và DKIM) để cho phép doanh nghiệp hiển thị logo bên cạnh email của họ trong hầu hết các hộp thư đến phổ biến. Đây là thứ gần nhất với một cách hiển thị ảnh hồ sơ mang tính phổ quát, nhưng bị giới hạn nghiêm ngặt ở logo chính thức.

Là một khuôn khổ xây dựng thương hiệu email, nó giúp xác thực tính chân thực của doanh nghiệp. Nó cũng bổ sung thêm một lớp bảo vệ chống lại các cuộc tấn công giả mạo và lừa đảo, khi ai đó mạo danh email công ty của bạn.

Lớp bảo mật bổ sung này là một điểm cộng, nhưng tùy nhà cung cấp, có thể có một trở ngại không hề nhỏ. Thông thường, BIMI chỉ có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp có logo được xác minh chính thức. Thường thì điều này liên quan đến việc đăng ký logo như một nhãn hiệu với một cơ quan có thẩm quyền, chẳng hạn như văn phòng nhãn hiệu được công nhận (ví dụ: USPTO ở Hoa Kỳ, UKIPO ở Vương quốc Anh).

Cơ quan này sẽ xác nhận quyền sở hữu logo, và chứng chỉ thu được sẽ cần thiết để thiết lập giao thức BIMI. Ví dụ, với Gmail và email Apple, doanh nghiệp phải có Verified Mark Certificate (VMC), chứng nhận rằng logo đã được đăng ký nhãn hiệu chính thức.

Thiết lập BIMI dễ dàng hơn

Các nhà cung cấp khác, như Yahoo và Fastmail, không yêu cầu bước chính thức này. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập trực tiếp hơn:

1. Cấu hình DMARC chính xác — miền của bạn phải có chính sách DMARC được đặt thành "quarantine" hoặc "reject".

2. Chuẩn bị logo của bạn — Chuyển đổi logo thương hiệu của bạn sang định dạng SVG Tiny PS. Đây là định dạng được sử dụng, vì vậy hãy đảm bảo logo trông đẹp và tải nó lên máy chủ của bạn.

3. Xuất bản bản ghi BIMI – Bản ghi BIMI là một loại bản ghi TXT cụ thể mà bạn sẽ cần đặt trong DNS (Domain Name System) của miền mình, trỏ cụ thể đến vị trí của tệp SVG Tiny PS đã tải lên.

Cũng có thể có thêm một số điều kiện khác. Ví dụ, Yahoo chỉ hiển thị hình ảnh BIMI trên email gửi hàng loạt. Họ cũng chỉ xem xét các miền gửi có đánh giá tốt để hiển thị hình ảnh BIMI. Đây là điều đáng để tìm hiểu chi tiết hơn nếu việc hiển thị logo công ty rất quan trọng với bạn, nhưng nhiều người sẽ thấy nó rắc rối hơn là đáng công, đặc biệt khi đã tính đến mọi hạn chế.

Cách thay đổi ảnh hồ sơ email (theo nhà cung cấp)

Quay lại với ảnh hiển thị giản dị. Bạn đã đi đến đây, và nhận ra rằng bạn chỉ muốn đặt một ảnh hiển thị cho email của mình để những người khác dùng cùng nhà cung cấp có thể nhìn thấy. Vậy bạn làm điều đó như thế nào?

Gmail (Google Mail)

Thay đổi ảnh hồ sơ thư của bạn trên Gmail bằng cách làm theo các bước đơn giản sau:

1. Đăng nhập vào Gmail — đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, như bình thường.

2. Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn — ở góc trên bên phải và chọn "Manage your Google Account."

3. Nhấp vào biểu tượng bút — để truy cập nhanh vào cửa sổ chỉnh sửa ảnh hồ sơ.

4. Tải ảnh mới lên — chọn "Change", sau đó chọn:

5. Điều chỉnh & Lưu — cắt hoặc điều chỉnh ảnh nếu cần, sau đó nhấp vào "Save as Profile Picture."

Hotmail (Outlook.com)

Hãy làm theo các hướng dẫn này để cập nhật ảnh hồ sơ của bạn trên Outlook/Hotmail và làm cho ảnh đó hiển thị với tất cả các thành viên khác trong mạng.

1. Đăng nhập vào Outlook — truy cập Outlook.com và đăng nhập.

2. Mở cài đặt hồ sơ — nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn (hoặc chữ cái viết tắt) ở góc trên bên phải và chọn "My Profile".

3. Thay đổi ảnh hồ sơ — nhấp vào "Change Picture".

4. Tải ảnh mới lên — nhấp vào "Choose File", chọn một hình ảnh từ máy tính của bạn và tải lên.

5. Điều chỉnh & Lưu — cắt hoặc thay đổi kích thước ảnh nếu cần, sau đó nhấp vào "Save".

6. Đồng bộ trên các dịch vụ Microsoft — ảnh hồ sơ mới của bạn sẽ xuất hiện trong Outlook, Skype và các ứng dụng Microsoft khác.

Zoho Mail

Thay đổi ảnh của bạn trên ứng dụng thư phổ biến Zoho Mail bằng cách làm theo các bước sau.

1. Đăng nhập vào Zoho Mail — truy cập Zoho Mail và đăng nhập.

2. Truy cập cài đặt hồ sơ — nhấp vào avatar của bạn ở góc trên bên phải và chọn "My Account".

3. Nhấp vào “Edit” — và chọn ảnh hồ sơ của bạn.

4. Tải ảnh hồ sơ mới lên — nhấp vào khu vực ảnh hồ sơ và chọn "Upload New".

5. Chọn một hình ảnh — chọn một ảnh từ máy tính của bạn và tải lên.

6. Đặt chế độ hiển thị — chọn ai có thể nhìn thấy ảnh hồ sơ của bạn (công khai, riêng tư hoặc hạn chế).

7. Lưu thay đổi — nhấp vào "Done" để hoàn tất cập nhật.

Cũng như các nhà cung cấp email khác, Zoho Mail sẽ hiển thị ảnh của bạn cho bất kỳ người nhận email nào sử dụng mạng của họ.

Spacemail

Giờ đến Spacemail. Bạn có thể dễ dàng đặt ảnh bằng cài đặt cá nhân hóa của chúng tôi và làm cho ảnh đó hiển thị với mọi người khác trên mạng của chúng tôi.

1. Đăng nhập vào Spacemail — truy cập tài khoản email của bạn qua ứng dụng hoặc tại spacemail.com

2. Nhấp vào biểu tượng hồ sơ hình tròn — biểu tượng này hiển thị chữ cái đầu của bạn ở góc trên bên phải màn hình

3. Tải hình ảnh lên — chọn một tệp từ máy tính của bạn và tải lên.

4. Điều chỉnh & Lưu — cắt hoặc thay đổi kích thước ảnh nếu cần, sau đó lưu các thay đổi.

Và đó là cách thực hiện dễ dàng như vậy!

Thiết lập và đặt lại ảnh hồ sơ email

Hy vọng bạn đã học được điều gì đó về việc nên dùng gì cho ảnh hồ sơ email. Dù bạn đang tìm cách làm điều đó một cách chuyên nghiệp (với thứ như BIMI hoặc đơn giản là dùng logo công ty) hay chọn thứ gì đó mang tính cá nhân hơn, đừng quên cập nhật logo hoặc hình ảnh để thể hiện phiên bản hiện tại của doanh nghiệp bạn với bất kỳ ai có thể nhìn thấy ảnh email (hoặc avatar) của bạn.