E-postavatarer: Så hanterar olika leverantörer profilbilder och branding

Att anpassa ditt e-postkonto för att stärka ditt varumärke kanske inte är något du har tänkt på, men det är något du förmodligen bör dra nytta av, särskilt om du bygger upp ett företag.

Men vad menar vi när vi pratar om anpassning? Hur mycket du kan anpassa ditt e-postkonto varierar mycket beroende på leverantör. Du kan förstås ändra inställningar för att känna dig mer hemma (bakgrundsbilder, bakgrunder, layouter), men det vi fokuserar på här är det som andra faktiskt kan se när du skickar e-post: profilbilden.

Här går vi igenom de vanligaste sätten att få ut mesta möjliga av en profilbild i e-post.

E-postavatarer

Jag ställde in bilden på mitt personliga Hotmail-konto omkring 2007, och den hänger fortfarande med. Det är en katt med möss som klänger fast i ansiktet. I dag skulle vi förmodligen kalla det en meme, men då var det ordet bara ett litet frö i huvudet på en tidig millennial.

Men det jag inte insåg var att min profilbild i e-post hela den här tiden bara har visats för andra Hotmail-/Outlook-användare. Så är det hos de flesta e-postleverantörer — din bild visas för andra som använder samma tjänst (Hotmail, Gmail, Zoho osv.), men ingen annan kommer att se den. Kanske visste du inte ens att någon kunde se din e-postbild alls — i så fall kanske jag har räddat dig från framtida pinsamheter (eller kanske uppmärksammat ett tidigare misstag).

Varför kan inte användare hos andra e-postleverantörer se min e-postbild?

Det beror helt enkelt på att bilderna lagras i leverantörens ”interna” ekosystem. Bilden hämtas direkt från deras system, så de som inte har tillgång till systemet (alla andra) kan inte hämta den.

Att skicka e-post bygger på protokoll (som SMTP), som är standardiserade sätt att överföra data mellan e-postservrar. Eftersom alla e-postleverantörer måste använda dessa protokoll korrekt visas våra meddelanden, bilagor och andra funktioner korrekt på ett universellt sätt. Men hittills har inget standardiserat sätt utvecklats för att skicka/ta emot profilbilder i e-post.

Finns det någon lösning så att vem som helst kan se mina profilbilder i e-post?

Om du hoppas på en app som integreras med alla e-postleverantörer och låter dig skapa en profil för e-postbranding kan du bli besviken. Det finns ett mer tekniskt sätt, som vi kommer till senare, men för den genomsnittliga användaren finns det egentligen inget universellt erkänt sätt att få profilbilder att visas på olika e-postplattformar.

Det finns dock en mellanväg som är bra att känna till om du gillar att lämna kommentarer på webbplatser där du använder din e-postadress som inloggning.

Gravatar (som står för Globally Recognised Avatar) låter dig skapa en e-postprofil och koppla den till din e-postadress. På alla webbplatser som integrerar Gravatar (till exempel har de flesta WordPress-webbplatser det aktiverat som standard) visas då din ”avatar” (som i det här sammanhanget bokstavligen betyder e-postprofilbild) överallt där du publicerar något.

Idéer för profilbilder i e-post

Kanske har du redan tänkt längre än jag, men låt oss snabbt titta på hur du kan använda din profilbild i e-post. E-postbilder är ganska intuitiva, men det är värt att ha några saker i åtanke … Försök sikta på något av följande:

• Professionell och igenkännbar — om du själv är ditt varumärke kan ett tydligt, professionellt porträttfoto göra underverk för ditt företag. Försök fånga ditt företags tonalitet i bilden (oavsett om den är professionell, lekfull eller abstrakt).

• Illustrerad och kreativ — Kanske vill du inte vara ansiktet utåt för ditt företag — åtminstone inte direkt. Du kan använda en AI-genererad tecknad avatar, eller till och med bara ett ospecifikt mönster. Alternativt något som representerar ditt företag. Ett hundtrimningsföretag kanske väljer en särskilt bedårande fyrbent kund. Att vara lite indirekt i ditt val kan skapa nyfikenhet och ge utrymme för individualitet bland medarbetare utan att de behöver ha sina egna foton uppe.

• Företagslogotyp eller något symboliskt —Det kanske mest naturliga valet för ett företag, särskilt ett med flera anställda, är att använda företagets logotyp. Du kan variera det genom att ge alla sin egen färg för att underlätta identifiering.

Tänk på att allas val kommer att vara synligt för alla andra som använder samma leverantör, och det kan även inkludera externa kunder. Särskilt när du väljer något roligt eller udda som din e-postbild bör du fundera på hur det kan se ut när du skickar dåliga nyheter eller försöker förhandla fram en tuff affär.

Du vill ha något som fortfarande kan inge respekt i sådana situationer.

Rätt och fel med e-postbilder

Gör

• Lägg ner tid och eftertanke på den— fundera på hur den kommer att uppfattas i olika situationer.

• Var beredd att uppdatera den och byt den halvregelbundet - om det är något udda är det troligare att det skapar trötthet än en vanlig gammal logotyp

• Ta råd från proffs — kolla in tips som kan hjälpa dig att ta en professionell bild, eller anlita till och med en professionell fotograf för att skicka rätt signaler. En mörk, pixlig eller selfie-liknande bild ser förmodligen sämre ut än ingen bild alls.

Gör inte

• Lägg upp något som ser oprofessionellt ut — som nämnts ovan kan detta mycket lätt vara värre än att inte använda någon bild alls.

• Använd inte något kontroversiellt— eller ens något som verkar okej men som någon annan kan uppfatta som kontroversiellt. Det finns helt enkelt inget behov av det, och det är inte värt risken.

• Använd inte något x-klassat— den här behöver ingen förklaring. Det kommer nästan säkert att leda till e-postsanktioner, och du kan få klagomål.

Vad är BIMI-e-post, och hur kan jag använda det?

BIMI fungerar tillsammans med autentiseringsprotokoll (som DMARC, SPF och DKIM) för att låta företag visa en logotyp bredvid sina e-postmeddelanden i de flesta vanliga inkorgar. Det är det närmaste man kommer ett universellt sätt att visa en profilbild, men det är strikt begränsat till officiella logotyper.

Som ett ramverk för e-postbranding hjälper det till att bekräfta ett företags äkthet. Det lägger också till ett extra skyddslager mot spoofing- och nätfiskeattacker, där någon utger sig för att vara ditt företags e-postadress.

Den här extra säkerheten är en bonus, men beroende på leverantör kan det finnas en inte obetydlig hake. Vanligtvis kan BIMI bara användas av företag vars logotyper är officiellt verifierade. Oftast innebär detta att registrera den som ett varumärke hos en myndighet, till exempel ett erkänt varumärkesverk (t.ex. USPTO i USA, UKIPO i Storbritannien).

Denna myndighet bekräftar ägarskapet till logotypen, och det resulterande certifikatet behövs för att konfigurera BIMI-protokollet. Till exempel måste företag med Gmail och Apple email skaffa ett Verified Mark Certificate (VMC), vilket säkerställer att logotypen är officiellt varumärkesskyddad.

Enklare BIMI-konfigurationer

Andra leverantörer, som Yahoo och Fastmail, kräver inte detta officiella steg. I stället kan du konfigurera dem mer direkt:

1. Konfigurera DMARC korrekt — din domän måste ha en DMARC-policy inställd på "quarantine" eller "reject".

2. Förbered din logotyp — konvertera din varumärkeslogotyp till formatet SVG Tiny PS. Det är formatet som används, så se till att logotypen ser bra ut och ladda upp den till din server.

3. Publicera en BIMI-post – En BIMI-post är en särskild typ av TXT-post som du behöver lägga in i din domäns DNS (Domain Name System), med en hänvisning direkt till platsen för den uppladdade filen i SVG Tiny PS-format.

Det kan också finnas ytterligare villkor. Till exempel visar Yahoo bara BIMI-bilder i massutskick. De visar också bara BIMI-bilder för sändande domäner med gott rykte. Det är något som är värt att titta närmare på om det är mycket viktigt för dig att visa en företagslogotyp, men många kommer att tycka att det är mer besvär än det är värt, särskilt när alla begränsningar tas i beaktande.

Så ändrar du profilbilder i e-post (per leverantör)

Tillbaka till den enkla visningsbilden. Du har kommit så här långt, och du har insett att du bara vill ställa in en visningsbild för din e-post så att andra som använder samma leverantör kan se den. Hur gör du det?

Gmail (Google Mail)

Ändra din profilbild i Gmail genom att följa dessa enkla steg:

1. Logga in på Gmail — logga in på ditt Gmail-konto, som vanligt.

2. Klicka på din profilbild — i det övre högra hörnet och välj "Hantera ditt Google-konto".

3. Klicka på pennikonen — för snabb åtkomst till redigeringsfönstret för profilbilden.

4. Ladda upp en ny bild — välj "Ändra" och välj sedan:

5. Justera och spara — beskär eller justera bilden efter behov och klicka sedan på "Spara som profilbild".

Hotmail (Outlook.com)

Följ dessa instruktioner för att uppdatera din profilbild i Outlook/Hotmail och göra den synlig för alla andra medlemmar i nätverket.

1. Logga in på Outlook — gå till Outlook.com och logga in.

2. Öppna profilinställningar — klicka på din profilbild (eller dina initialer) i det övre högra hörnet och välj "Min profil".

3. Ändra profilbild — klicka på "Ändra bild".

4. Ladda upp en ny bild — klicka på "Välj fil", välj en bild från din dator och ladda upp den.

5. Justera och spara — beskär eller ändra storlek på bilden vid behov och klicka sedan på "Spara".

6. Synkronisera mellan Microsoft-tjänster — din nya profilbild kommer att visas i Outlook, Skype och andra Microsoft-appar.

Zoho Mail

Ändra din bild i den populära e-postappen Zoho Mail genom att följa dessa steg.

1. Logga in på Zoho Mail — gå till Zoho Mail och logga in.

2. Öppna profilinställningar — klicka på din avatar i det övre högra hörnet och välj "Mitt konto".

3. Klicka på ”Redigera” — och välj din profilbild.

4. Ladda upp en ny profilbild — klicka på området för profilbilden och välj "Ladda upp ny".

5. Välj en bild — välj ett foto från din dator och ladda upp det.

6. Ställ in synlighet — välj vem som kan se din profilbild (offentlig, privat eller begränsad).

7. Spara ändringar — klicka på "Klar" för att slutföra uppdateringen.

Precis som med andra e-postleverantörer visar Zoho Mail din bild för alla mottagare av e-postmeddelanden som använder deras nätverk.

Spacemail

Nu till Spacemail. Du kan enkelt ställa in bilden med våra anpassningsinställningar och göra den synlig för alla andra i vårt nätverk.

1. Logga in på Spacemail — öppna ditt e-postkonto antingen via appen eller på spacemail.com

2. Klicka på den runda profilikonen — som visar din initial i skärmens övre högra hörn

3. Ladda upp en bild — välj en fil från din dator och ladda upp den.

4. Justera och spara — beskär eller ändra storlek på bilden vid behov och spara sedan ändringarna.

Och så enkelt är det!

Ställa in och återställa profilbilder i e-post

Förhoppningsvis har du lärt dig något om vad du kan använda som profilbild i e-post. Oavsett om du vill veta vad som fungerar professionellt (med något som BIMI eller helt enkelt genom att använda en företagslogotyp) eller väljer något mer personligt, glöm inte att hålla logotyper och bilder uppdaterade så att du visar en aktuell bild av ditt företag för alla som kan se din e-postbild (eller avatar).