Avatares de correo electrónico: cómo gestionan los distintos proveedores las fotos de perfil y la imagen de marca

Personalizar tu cuenta de correo electrónico para ayudar con la imagen de marca puede que no sea algo en lo que hayas pensado, pero es algo que probablemente deberías aprovechar, especialmente si estás haciendo crecer un negocio.

Pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de personalización? El grado en que puedes personalizar tu cuenta de correo electrónico varía mucho según tu proveedor. Por supuesto, puedes cambiar ajustes para sentirte más a gusto (fondos de pantalla, fondos, diseños), pero lo que nos preocupa aquí es el elemento que otros pueden ver realmente cuando envías tu correo: la foto de perfil.

Aquí te mostraremos las formas más habituales de maximizar el beneficio de una foto de perfil de correo electrónico.

Fotos de perfil de correo electrónico

Puse la foto en mi cuenta personal de Hotmail allá por 2007, y sigue resistiendo. Es un gato con ratones colgando de su cara. Hoy en día probablemente lo llamaríamos un meme, pero por entonces esa palabra no era más que un destello en el ojo de un milenial precoz.

Pero lo que no me di cuenta es de que durante todo este tiempo mi foto de perfil del correo electrónico solo se ha mostrado a otros usuarios de Hotmail/Outlook. Esto ocurre con la mayoría de los proveedores de correo electrónico: tu foto se mostrará a otras personas que usen el mismo servicio (Hotmail, Gmail, Zoho, etc.), pero nadie más la verá. Puede que ni siquiera supieras que alguien podía ver tu foto de correo — en cuyo caso, puede que te haya ahorrado alguna vergüenza futura (o quizá haya puesto el foco en algún error pasado).

¿Por qué los usuarios de otros proveedores de correo electrónico no pueden ver mi foto de correo?

Esto se debe simplemente a que las fotos se almacenan en los ecosistemas “internos” de tu proveedor. La foto se recupera directamente de su sistema, por lo que quienes no tienen acceso al sistema (todo el mundo demás) no pueden obtenerla.

El envío de un correo electrónico depende de protocolos (como SMTP), que son formas estandarizadas de transferir datos entre servidores de correo. Como todos los proveedores de correo electrónico deben usar correctamente estos protocolos, nuestros mensajes, archivos adjuntos y otras funciones se muestran correctamente de forma universal. Pero hasta ahora no se ha desarrollado ninguna forma estandarizada de enviar/recibir fotos de perfil de correo electrónico.

¿Existe alguna solución alternativa para que cualquiera pueda ver mis fotos de perfil de correo electrónico?

Si esperas una aplicación que se integre con todos los proveedores de correo electrónico y te permita crear un perfil para la imagen de marca del correo, puede que te decepciones. Hay una forma más técnica, de la que hablaremos más adelante, pero para la persona promedio no existe realmente una manera universalmente reconocida de hacer que las fotos de perfil se muestren en distintas plataformas de correo.

Sin embargo, hay un enfoque intermedio que conviene conocer si te gusta dejar comentarios en sitios web usando tu dirección de correo electrónico como inicio de sesión.

Gravatar (que significa Globally Recognised Avatar) te permite crear un perfil de correo electrónico y vincularlo a tu dirección de correo electrónico. Cualquier sitio web que integre Gravatar (por ejemplo, la mayoría de los sitios WordPress lo tienen activado por defecto) mostrará tu “avatar” (que en este contexto significa literalmente la foto de perfil del correo) allí donde publiques.

Ideas para fotos de perfil de correo electrónico

Puede que te hayas adelantado, pero echemos un vistazo rápido a formas de aprovechar tu foto de perfil del correo. Las fotos del correo son bastante intuitivas, pero merece la pena tener en cuenta algunas cosas… Intenta optar por una de las siguientes:

• Profesional y reconocible — si tú eres tu marca, una foto clara y profesional de tu rostro podría hacer maravillas por tu negocio. Intenta reflejar el tono de voz de tu negocio en esta imagen (ya sea profesional, divertido o abstracto).

• Ilustrada y creativa — Quizá no quieras ser la cara de tu negocio, al menos no directamente. Podrías usar un avatar de dibujos generado por IA, o incluso simplemente un patrón no específico. Como alternativa, algo que represente a tu negocio. Un negocio de peluquería canina podría elegir a un cliente de cuatro patas especialmente adorable. Ser un poco indirecto con tu elección podría generar intriga y permitir individualidad entre los empleados sin tener que mostrar su propia foto.

• Logotipo de la empresa o algo simbólico —Quizá la opción más natural para un negocio, especialmente uno con varios empleados, sea usar el logotipo de la empresa. Podrías darle un giro y asignar a cada persona su propio color para facilitar la identificación.

Ten en cuenta que la elección de cada persona será visible para todos los demás que usen el mismo proveedor, y eso podría incluir a clientes externos. Especialmente al elegir algo divertido o peculiar para tu foto de correo, considera cómo podría verse cuando estés dando malas noticias o intentando negociar un acuerdo difícil.

Querrás algo que siga siendo capaz de inspirar respeto en esas situaciones.

Qué hacer y qué no hacer con las fotos de correo electrónico

Qué hacer

• Dedícale tiempo y reflexión— teniendo en cuenta cómo se percibirá en diferentes situaciones.

• Comprométete a actualizarla y cámbiala con cierta regularidad - si es algo peculiar, es probable que genere más cansancio que un logotipo sencillo de toda la vida

• Busca consejos de profesionales — consulta consejos que puedan ayudarte a conseguir una imagen de aspecto profesional, o incluso contrata a un fotógrafo profesional para transmitir el mensaje adecuado. Una imagen oscura, pixelada o tipo selfie probablemente se vea peor que no tener ninguna imagen.

Qué no hacer

• Poner algo que parezca poco profesional — como se ha mencionado antes, esto podría ser fácilmente peor que no usar ninguna imagen.

• Usar algo controvertido— o incluso algo que parezca estar bien, pero que otra persona pueda considerar controvertido. Simplemente no hace falta y no merece la pena correr el riesgo.

• Usar cualquier cosa para adultos— esto no necesita explicación. Casi con toda seguridad dará lugar a sanciones en el correo electrónico, y podrías recibir quejas.

¿Qué es el correo electrónico BIMI y cómo puedo usarlo?

BIMI funciona junto con protocolos de autenticación (como DMARC, SPF y DKIM) para permitir que las empresas muestren un logotipo junto a sus correos electrónicos en la mayoría de las bandejas de entrada principales. Es lo más parecido a una forma universal de mostrar una foto de perfil, pero está estrictamente limitado a logotipos oficiales.

Como marco de imagen de marca para correo electrónico, ayuda a validar la autenticidad de un negocio. También añade otra capa de protección contra ataques de suplantación y phishing, en los que alguien se hace pasar por el correo electrónico de tu empresa.

Esta seguridad adicional es una ventaja, pero según el proveedor, puede haber una trampa nada desdeñable. Normalmente, BIMI solo puede ser utilizado por empresas cuyos logotipos estén verificados oficialmente. Por lo general, esto implica registrarlo como marca comercial ante una autoridad, como una oficina de marcas reconocida (p. ej., USPTO en EE. UU., UKIPO en el Reino Unido).

Esta oficina confirmará la titularidad del logotipo, y el certificado resultante será necesario para configurar el protocolo BIMI. Por ejemplo, con Gmail y el correo de Apple, las empresas deben obtener un Verified Mark Certificate (VMC), que garantiza que el logotipo está oficialmente registrado como marca comercial.

Configuraciones BIMI más sencillas

Otros proveedores, como Yahoo y Fastmail, no requieren este paso oficial. En su lugar, puedes configurarlos de forma más directa:

1. Configura DMARC correctamente — tu dominio debe tener una política DMARC establecida en "quarantine" o "reject".

2. Prepara tu logotipo — Convierte el logotipo de tu marca al formato SVG Tiny PS. Este es el formato que se utiliza, así que asegúrate de que el logotipo se vea bien y súbelo a tu servidor.

3. Publica un registro BIMI – Un registro BIMI es un tipo concreto de registro TXT que tendrás que colocar en el DNS (Domain Name System) de tu dominio, apuntando específicamente a la ubicación del archivo en formato SVG Tiny PS subido.

También puede haber algunas condiciones adicionales. Por ejemplo, Yahoo solo muestra imágenes BIMI en correos masivos. Además, solo tiene en cuenta dominios de envío bien valorados para mostrar imágenes BIMI. Es algo que merece la pena analizar con más detalle si para ti es muy importante mostrar el logotipo de una empresa, pero muchos lo verán como más problemas de los que merece, especialmente una vez consideradas todas las restricciones.

Cómo cambiar las fotos de perfil del correo electrónico (según el proveedor)

Volvamos a la humilde foto de visualización. Has llegado hasta aquí y te has dado cuenta de que solo quieres establecer una imagen de visualización para tu correo electrónico para que otros usuarios de tu proveedor puedan verla. ¿Cómo se hace?

Gmail (Google Mail)

Cambia tu foto de perfil del correo en Gmail siguiendo estos sencillos pasos:

1. Inicia sesión en Gmail — inicia sesión en tu cuenta de Gmail, como de costumbre.

2. Haz clic en tu foto de perfil — en la esquina superior derecha y selecciona "Gestionar tu cuenta de Google".

3. Haz clic en el icono del lápiz — para acceder rápidamente a la ventana del editor de la foto de perfil.

4. Sube una nueva imagen — elige "Cambiar", y luego selecciona:

5. Ajusta y guarda — recorta o ajusta la imagen según sea necesario y, a continuación, haz clic en "Guardar como foto de perfil".

Hotmail (Outlook.com)

Sigue estas instrucciones para actualizar tu foto de perfil en Outlook/Hotmail y hacerla visible para todos los demás miembros de la red.

1. Inicia sesión en Outlook — ve a Outlook.com e inicia sesión.

2. Abre la configuración del perfil — haz clic en tu foto de perfil (o iniciales) en la esquina superior derecha y selecciona "Mi perfil".

3. Cambia la foto de perfil — haz clic en "Cambiar imagen".

4. Sube una nueva imagen — haz clic en "Elegir archivo", selecciona una imagen de tu ordenador y súbela.

5. Ajusta y guarda — recorta o cambia el tamaño de la imagen si es necesario y, a continuación, haz clic en "Guardar".

6. Sincroniza en todos los servicios de Microsoft — tu nueva foto de perfil aparecerá en Outlook, Skype y otras aplicaciones de Microsoft.

Zoho Mail

Cambia tu foto en la popular aplicación de correo Zoho Mail siguiendo estos pasos.

1. Inicia sesión en Zoho Mail — ve a Zoho Mail e inicia sesión.

2. Accede a la configuración del perfil — haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha y selecciona "Mi cuenta".

3. Haz clic en “Editar” — y selecciona tu foto de perfil.

4. Sube una nueva foto de perfil — haz clic en el área de la foto de perfil y selecciona "Subir nueva".

5. Elige una imagen — selecciona una foto de tu ordenador y súbela.

6. Configura la visibilidad — elige quién puede ver tu foto de perfil (pública, privada o restringida).

7. Guarda los cambios — haz clic en "Hecho" para finalizar la actualización.

Al igual que con los otros proveedores de correo electrónico, Zoho Mail mostrará tu foto a cualquier destinatario de correos electrónicos que use su red.

Spacemail

Ahora le toca a Spacemail. Puedes configurar fácilmente la imagen con nuestros ajustes de personalización y hacerla visible para todos los demás en nuestra red.

1. Inicia sesión en Spacemail — accede a tu cuenta de correo electrónico a través de la aplicación o en spacemail.com

2. Haz clic en el icono redondo del perfil — que muestra tu inicial en la esquina superior derecha de la pantalla

3. Sube una imagen — elige un archivo de tu ordenador y súbelo.

4. Ajusta y guarda — recorta o cambia el tamaño de la imagen si es necesario y, a continuación, guarda los cambios.

¡Y así de fácil!

Configurar y restablecer fotos de perfil de correo electrónico

Esperamos que hayas aprendido algo sobre qué usar como foto de perfil de correo electrónico. Tanto si buscas qué hacer a nivel profesional (con algo como BIMI o simplemente usando el logotipo de una empresa) como si eliges algo más personal, no olvides mantener actualizados los logotipos o imágenes para presentar una versión actual de tu negocio a cualquiera que pueda ver tu foto de correo (o avatar).