ทำไมอีเมลถึงไปที่สแปมและควรทำอย่างไร

เหตุใดอีเมลขาออกของคุณจึงไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมฝั่งผู้รับ

ตัวกรองสแปมทำงานอย่างไร?

สิ่งที่ตัวกรองสแปมทั่วไปตรวจสอบสามารถแบ่งออกได้เป็นสามหมวดหมู่:

• ข้อความมาจากที่ใด

องค์กรต่อต้านสแปมได้สร้างรายการเครือข่ายพิเศษที่เรียกว่า RBLs (Real-time blackhole lists) ตัวกรองสแปมจะตรวจสอบรายการดังกล่าวสำหรับที่อยู่ IP และชื่อโดเมนที่ใช้ส่งข้อความ หากที่อยู่ IP ตรงกับรายการใดรายการหนึ่ง คะแนนสแปมของข้อความจะเพิ่มขึ้น และนั่นคือเหตุผลที่อีเมลอาจไปอยู่ในสแปม

• ใครเป็นผู้ส่งข้อความ

ตัวกรองสแปมจะใช้ส่วนหัวของอีเมลเพื่อตรวจสอบว่าอีเมลถูกส่งโดยเครื่องมือส่งสแปมหรือโดยผู้ส่งจริง อีเมลทุกฉบับมี ID ที่ไม่ซ้ำกัน แต่เมื่อผู้ส่งสแปมส่งอีเมลจำนวนมาก อีเมลเหล่านั้นทั้งหมดจะมี ID เดียวกัน

• ข้อความมีลักษณะอย่างไร

ตัวกรองสแปมจะวิเคราะห์เนื้อหาและหัวเรื่องของอีเมล ข้อความที่สามารถระบุได้ว่าเป็นสแปม ได้แก่ 'buy now', 'lowest prices', 'click here' เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมองหา HTML ที่ฉูดฉาด เช่น ฟอนต์ขนาดใหญ่ ข้อความกะพริบ สีสันสดใส และอื่นๆ ตัวกรองสแปมจำนวนมากจะเปรียบเทียบข้อความทั้งหมดกับจำนวนคำที่น่าสงสัย ดังนั้น ตัวอย่างเช่น หากอีเมลของคุณยาว ก็จะไม่ถูกระบุว่าเป็นสแปมเพียงเพราะมีคำที่น่าสงสัยไม่กี่คำ

สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการส่งอีเมลของคุณ

ข้อมูลผู้ส่งที่ถูกต้อง

• ใช้อีเมลผู้ส่งที่จดจำได้และถูกต้องตามกฎหมาย หลีกเลี่ยงชื่อผู้ส่งที่เป็นชื่อทั่วไปหรือน่าสงสัย

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่อง “From” แสดงถึงองค์กรหรือแบรนด์ของคุณอย่างถูกต้อง

หัวเรื่องที่ชัดเจน

• เขียนหัวเรื่องที่สะท้อนวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างกระชับ

• หลีกเลี่ยงหัวเรื่องที่ทำให้เข้าใจผิดหรือเป็นแนวคลิกเบต

• อย่าลงท้ายหัวเรื่องด้วยเครื่องหมายคำถามหรือเว้นวรรค

• อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเพียงอย่างเดียว

• อย่าใช้คำอย่าง Test/Testing ในหัวเรื่อง

เนื้อหาอีเมลที่มีโครงสร้าง

• จัดระเบียบเนื้อหาอีเมลของคุณเป็นย่อหน้าหรือส่วนต่างๆ

• ใช้หัวข้อย่อย จุดนำรายการ และรายการลำดับเลขเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

• อย่าใช้สัญลักษณ์พิเศษมากเกินไป โดยเฉพาะที่ต้นหรือท้ายประโยค

ลายเซ็นและข้อมูลติดต่อ

• ใส่ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพพร้อมชื่อ ตำแหน่งงาน และรายละเอียดการติดต่อของคุณ

• ลายเซ็นที่จัดรูปแบบอย่างดีช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับอีเมลของคุณ

หลีกเลี่ยงลิงก์และไฟล์แนบมากเกินไป

• จำกัดจำนวนไฮเปอร์ลิงก์ในอีเมลของคุณ

• หลีกเลี่ยงการใส่ไฟล์ในอีเมลมากเกินไป

• ระมัดระวังในการใช้รูปภาพ แนะนำว่าไม่ควรส่งอีเมลที่มีแต่รูปภาพเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อความอย่างน้อยสองบรรทัดต่อหนึ่งรูปภาพ

• อย่าใช้ URL แบบย่อ ผู้ส่งสแปมมักใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อซ่อน URL จริงของตน

• หลีกเลี่ยงไฟล์แนบบางประเภท เช่น .exe, .zip, .swf สามารถใช้ .jpg, .gif, .png และ .pdf ได้

หมายเหตุ: ไฟล์แนบเป็นปัจจัยสำคัญในการกรองสแปมและการประเมินข้อความโดยรวม ไฟล์แนบบางประเภทอาจเพิ่มคะแนนสแปมของอีเมลได้ ส่งผลให้ข้อความที่มีไฟล์แนบดังกล่าวมีโอกาสสูงขึ้นที่จะถูกปฏิเสธหรือถูกกรอง ไฟล์ประเภทเหล่านี้ไม่ได้ถูกห้ามโดยตรง แต่โดยทั่วไปมักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงที่สูงกว่า ซึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถในการส่งถึงผู้รับ

ด้านล่างนี้คุณสามารถตรวจสอบรายการนามสกุลไฟล์แนบที่อาจส่งผลเสียต่อการส่งอีเมลได้:

.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws

ตัวเลือกการยกเลิกการสมัคร

• อีเมลควรถูกระบุว่าเป็นโฆษณา หากนั่นคือสิ่งที่คุณกำลังส่ง

• ใส่ลิงก์ยกเลิกการสมัครที่หาได้ง่าย การปฏิบัติตามข้อบังคับต่อต้านสแปมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง การดำเนินการตามคำขอยกเลิกการสมัครช่วยสร้างความไว้วางใจกับผู้รับ

เวอร์ชันข้อความล้วนควบคู่กับ HTML

• โปรแกรมรับส่งอีเมลบางตัวอาจแสดงผล HTML ได้ไม่ถูกต้อง การใส่เวอร์ชันข้อความล้วนช่วยให้ผู้รับทุกคนเข้าถึงได้

หากเป็นไปได้ ให้หลีกเลี่ยงการใช้สีฟอนต์ที่แตกต่างกัน

การกำหนดค่าโดเมน

• ตรวจสอบระเบียน SPF, DKIM และ DMARC ระเบียน Sender Policy Framework (SPF) ช่วยให้เจ้าของโดเมนสามารถเผยแพร่รายการที่อยู่ IP ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลในนามของตนได้ เป้าหมายคือเพื่อลดปริมาณสแปมและการฉ้อโกง โดยทำให้ผู้ส่งที่ไม่หวังดีปลอมแปลงตัวตนได้ยากขึ้นมาก Domain Keys Identified Mail (DKIM) ช่วยคุณปกป้องบริษัทของคุณจากสแปมอีเมลและความพยายามฟิชชิง โดยมีวิธีการตรวจสอบตัวตนของชื่อโดเมนที่เชื่อมโยงกับข้อความผ่านการยืนยันตัวตนด้วยการเข้ารหัส Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) ช่วยปกป้องโดเมนของคุณจากการปลอมแปลงอีเมลและฟิชชิง โดยกำหนดวิธีจัดการกับอีเมลที่ไม่ได้รับอนุญาต โดเมนที่ไม่มีการกำหนดค่าระเบียนการยืนยันตัวตนอย่างถูกต้องมีแนวโน้มสูงกว่ามากที่จะประสบกับ:
  
  - การถูกจัดไปไว้ในโฟลเดอร์สแปม;
  - ความล่าช้าในการส่ง;
  - ข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องกับชื่อเสียง;
  - หรือการถูกปฏิเสธข้อความโดยผู้ให้บริการฝั่งผู้รับ
  
  เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้กำหนดค่าวิธีการยืนยันตัวตนทั้งสามแบบสำหรับทุกโดเมนที่ใช้ส่งอีเมล

• ตรวจสอบ IP และโดเมนของคุณในบัญชีดำ หาก IP หรือโดเมนของคุณอยู่ในบัญชีดำ คุณควรขอให้นำออกจากบัญชีดำหรือติดต่อผู้ให้บริการอีเมลของคุณก่อนส่งอีเมล
  

• หากคุณใช้ชื่อโดเมนที่เพิ่งจดทะเบียนใหม่ หรือก่อนหน้านี้ไม่เคยใช้ส่งอีเมลมาก่อน จำเป็นต้องวอร์มอัปโดเมนเพื่อให้ส่งถึงผู้รับได้ดีขึ้น ดูคู่มือนี้ได้: วิธีวอร์มอัปโดเมนสำหรับส่งอีเมลของคุณ

คำแนะนำอื่นๆ

• เราไม่แนะนำให้ซื้อรายชื่ออีเมล การซื้อรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นแนวปฏิบัติที่พบได้ทั่วไป อย่างไรก็ตาม ที่อยู่อีเมลจำนวนมากในรายชื่อดังกล่าวไม่ถูกต้อง และ IP/โดเมนของคุณอาจถูกขึ้นบัญชีดำจากการส่งอีเมลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว การส่งอีเมลรายบุคคลถึงคนจริงจะดีกว่า

• ตรวจสอบว่าอีเมลของคุณถูกส่งอย่างไร คุณสามารถสร้างบัญชีอีเมลต่างๆ กับผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยม เช่น Google, Yahoo และอื่นๆ แล้วส่งอีเมลทดสอบไปยังบัญชีเหล่านั้น

• ส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณเป็นประจำ และแนะนำผู้รับของคุณเกี่ยวกับวิธีเพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณลงในรายการที่อนุญาต

เหตุใดคุณจึงอาจได้รับสแปมในอีเมลขาเข้า

แม้ว่าปัจจุบันระบบต่อต้านสแปมจะมีความก้าวหน้ามากและควรบล็อกอีเมลสแปมได้ประมาณ 90,9% แต่สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าไม่มีระบบใดสมบูรณ์แบบพอที่จะบล็อกอีเมลสแปมได้ 100% สำหรับผู้ใช้ทุกคน (อย่างน้อยก็ในตอนนี้)

เมื่ออีเมลที่มีสแปมถูกระบุผิดว่าเป็นอีเมลที่ถูกต้องและถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้า สิ่งนี้เรียกว่า false negative ตัวอย่างเช่น ลิงก์ที่ดูเหมือนเป็นเว็บไซต์ที่คุ้นเคย แต่จริงๆ แล้วนำไปยังเว็บไซต์ฟิชชิง แล้วปัจจัยใดบ้างที่ทำให้เกิด false negative?

• รูปแบบสแปมใหม่ที่ระบบยังไม่รู้จัก เนื่องจากตัวกรองต่อต้านสแปมส่วนใหญ่ใช้เทคโนโลยีแมชชีนเลิร์นนิง จึงเรียนรู้ตลอดเวลา ซึ่งหมายความว่ารูปแบบสแปมใหม่ๆ จะถูกเพิ่มเข้าไปในฐานข้อมูลเพื่อระบุอีเมลประเภทนี้และบล็อกไว้ ในขณะเดียวกัน ผู้ส่งสแปมก็ทำเช่นเดียวกัน เมื่อพวกเขาพยายามปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องเพื่อหลอกตัวกรองต่อต้านสแปม พวกเขาก็สร้างรูปแบบใหม่ที่ระบบอาจยังไม่สามารถระบุได้ในทันที
  

• การกรองเนื้อหาเชิงอัตวิสัย ในบางกรณี การกรองเนื้อหาอาจเป็นเรื่องซับซ้อน แม้ว่าบางสิ่งจะระบุได้ง่าย แต่เนื้อหาอีเมลไม่ได้มีเพียงขาวหรือดำเท่านั้น แน่นอนว่ามีตัวบ่งชี้สแปมที่เป็นที่รู้จัก เช่น โดเมนที่ถูกบล็อก TLD ที่มักถูกใช้ส่งสแปมมากที่สุด ไฟล์แนบที่เป็นไฟล์ปฏิบัติการ หรือคีย์เวิร์ดสแปมที่พบในอีเมล อย่างไรก็ตาม แนวทางเกี่ยวกับเนื้อหาสแปมเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่นเดียวกับโลกของเรา นั่นจึงทำให้บางครั้งระบบต่อต้านสแปมแยกแยะได้ยากว่าอีเมลบางฉบับเป็นสแปมหรืออีเมลปกติ

• ผู้ใช้อาจมีความคิดเห็นแตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเป็นสแปม คำจำกัดความของสแปมอาจเป็นเรื่องอัตวิสัยอย่างมากสำหรับผู้รับส่วนใหญ่ บางคนมองว่าเป็นเพียงการสื่อสารที่ไม่ต้องการ (รวมถึงโฆษณาที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งพวกเขาไม่ต้องการรับอีกต่อไป) แม้ว่าอีเมลเหล่านั้นจะไม่มีปัจจัยของสแปมก็ตาม

จะระบุสแปมได้อย่างไร?

โดยปกติแล้วอีเมลประเภทเหล่านี้จะไม่ถูกมองว่าเป็นสแปมโดยระบบต่อต้านสแปม ดังนั้นจึงอาจไปถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณได้:

• อีเมลการตลาดทางตรงและจดหมายข่าวที่ผู้ใช้ยินยอมรับ (เช่น สมัครรับไว้);

• อีเมลธุรกรรม (เช่น ใบเสร็จ การยืนยัน ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น);

• การแจ้งเตือนต่ออายุอัตโนมัติหรือ “ใกล้ถึงกำหนดต่ออายุ” (สำหรับบริการที่คุณซื้อโดยสมัครใจ);

• การแจ้งเตือนอีเมลตีกลับ;

• ข้อความที่ส่งถึงผู้รับโดยความผิดพลาด

ในขณะเดียวกัน สแปมสามารถสังเกตได้จากคำกล่าวอ้างที่เกินจริง ความรู้สึกเร่งด่วน และจุดประสงค์ทางการค้า ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่ควรใส่ใจเป็นพิเศษเมื่อคุณตรวจสอบอีเมลที่อาจเป็นสแปม:

• ผู้ส่ง

ก่อนอื่น ผู้ส่งสแปมมักใช้อีเมลที่ยาว (โดยใช้บริการอีเมลฟรีอย่าง Gmail, Yahoo เป็นต้น) ซึ่งมีการรวมกันแบบสุ่มของตัวอักษรและตัวเลข ตัวอย่างเช่น ell45704truiw@gmail.com.

นอกจากนี้ พวกเขาอาจปลอมตัวเป็นองค์กรที่มีชื่อเสียงเพื่อเข้าถึงข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบที่อยู่อีเมลปลอมที่คล้ายกับของจริง (เช่น @paypai.com แทน PayPal หรือ @nelflix.com แทน Netflix ซึ่งไม่ใช่โดเมนของพวกเขา) บางครั้งอาจสังเกตความแตกต่างได้ยากในทันที นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการตรวจสอบผู้ส่งอย่างละเอียดจึงสำคัญมาก โดยเฉพาะก่อนคลิกลิงก์ในอีเมลหรือตอบกลับ

• ภาษา

การพิมพ์ผิด การสะกดไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ชัดเจน หรือข้อความที่ดูเหมือนแปลมาอย่างไม่ดีจากภาษาอื่น ก็เป็นสัญญาณบ่งชี้ที่ชัดเจนของอีเมลสแปมเช่นกัน อีเมลส่งเสริมการขายที่ถูกต้องจากแหล่งที่น่าเชื่อถือมักไม่มีข้อผิดพลาดเช่นนี้ เพราะพวกเขาใส่ใจในข้อความที่ใช้

• ลิงก์

โดยทั่วไป หากคุณได้รับอีเมลที่ไม่รู้จัก อย่ารีบคลิกลิงก์ใดๆ เพราะอาจทำให้ข้อมูลของคุณรั่วไหล หรือคุณอาจดาวน์โหลดไวรัสบางอย่างได้ ผู้ส่งสแปมสามารถใช้ URL แบบย่อ (เช่น bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc เป็นต้น) เพื่ออำพรางลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลหลอกลวงที่พวกเขาใช้ขโมยข้อมูลส่วนบุคคล รายละเอียดบัตรเครดิต รหัสผ่าน เป็นต้น ในบางกรณี ลิงก์เหล่านี้อาจนำไปสู่การดาวน์โหลดไฟล์ลงใน PC ของคุณ เพื่อความปลอดภัยของคุณ แนะนำว่าอย่าเปิดลิงก์เลยหากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับผู้ส่ง หรือให้ตรวจสอบลิงก์เหล่านั้นในเครื่องมือตรวจสอบลิงก์ออนไลน์

• คำกล่าวอ้างที่ไม่สมจริง

หากคุณได้รับอีเมลที่เสนอให้ซื้อบางอย่างในราคาถูกอย่างไม่น่าเชื่อ หรือเสนอเงินรางวัล/ของรางวัล เป็นไปได้สูงว่าคุณกำลังดูข้อความสแปมอยู่ วิธีที่ดีที่สุดคือการลบอีเมลนั้นและรายงานว่าเป็นสแปม