Những gì một bộ lọc spam điển hình kiểm tra có thể được chia thành ba danh mục:
Tin nhắn đến từ đâu
Các tổ chức chống spam đã tạo ra các danh sách mạng đặc biệt gọi là RBL (Real-time blackhole lists). Bộ lọc spam kiểm tra các danh sách như vậy để tìm địa chỉ IP và tên miền mà thư được gửi từ đó. Nếu địa chỉ IP khớp với một địa chỉ trong danh sách, điểm spam của thư sẽ tăng lên và đó là lý do email có thể rơi vào spam.
Ai đã gửi tin nhắn
Bằng cách sử dụng tiêu đề email, bộ lọc spam kiểm tra xem email được gửi bởi công cụ spam hay bởi người gửi thật. Mỗi email có một ID duy nhất, nhưng khi những kẻ gửi spam gửi email hàng loạt, tất cả chúng đều có cùng một ID.
Tin nhắn trông như thế nào
Bộ lọc spam phân tích phần nội dung và tiêu đề của email. Các chuỗi có thể được xác định là spam là 'buy now', 'lowest prices', 'click here', v.v. Ngoài ra, nó còn tìm kiếm HTML gây chú ý như phông chữ lớn, văn bản nhấp nháy, màu sắc sặc sỡ, v.v. Nhiều bộ lọc spam so sánh toàn bộ văn bản với số lượng từ đáng ngờ. Vì vậy, ví dụ, nếu email của bạn dài, nó sẽ không bị xác định là spam chỉ vì một vài từ đáng ngờ.
Thông tin người gửi hợp lệ
Sử dụng địa chỉ email người gửi dễ nhận biết và hợp lệ. Tránh các tên người gửi chung chung hoặc đáng ngờ.
Đảm bảo trường “From” thể hiện chính xác tổ chức hoặc thương hiệu của bạn.
Dòng tiêu đề rõ ràng
Viết dòng tiêu đề phản ánh ngắn gọn mục đích của email.
Tránh các dòng tiêu đề gây hiểu lầm hoặc kiểu câu kéo nhấp chuột.
Không kết thúc tiêu đề bằng dấu chấm hỏi hoặc dấu cách.
Không chỉ sử dụng chữ in hoa.
Không sử dụng các từ như Test/Testing trong tiêu đề.
Nội dung email có cấu trúc
Sắp xếp nội dung email của bạn thành các đoạn văn hoặc phần.
Sử dụng tiêu đề, dấu đầu dòng và danh sách đánh số để cải thiện khả năng đọc.
Không sử dụng quá nhiều ký hiệu đặc biệt, đặc biệt là ở đầu hoặc cuối câu.
Chữ ký và thông tin liên hệ
Bao gồm chữ ký email chuyên nghiệp với tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn.
Chữ ký được định dạng tốt sẽ tăng độ tin cậy cho email của bạn.
Tránh quá nhiều liên kết và tệp đính kèm
Giới hạn số lượng siêu liên kết trong email của bạn.
Tránh nhồi nhét quá nhiều tệp vào email.
Hãy cẩn thận với hình ảnh. Bạn không nên gửi email chỉ có hình ảnh. Hãy đảm bảo có ít nhất hai dòng văn bản cho mỗi hình ảnh.
Không sử dụng URL rút gọn. Những kẻ gửi spam thường dùng chúng để che giấu URL thật của họ.
Tránh một số loại tệp đính kèm như .exe, .zip, .swf. Bạn có thể sử dụng .jpg, .gif, .png và .pdf.
LƯU Ý: Tệp đính kèm là một yếu tố quan trọng trong việc lọc spam và đánh giá tổng thể thư. Một số loại tệp trong tệp đính kèm có thể làm tăng điểm spam của email. Do đó, các thư chứa những tệp đính kèm như vậy có khả năng cao hơn bị từ chối hoặc bị lọc. Những loại tệp này không bị cấm trực tiếp, nhưng chúng thường gắn liền với rủi ro cao hơn, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi đến.
Dưới đây bạn có thể xem danh sách các phần mở rộng tệp đính kèm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc gửi email:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Tùy chọn hủy đăng ký
Email nên được xác định là quảng cáo nếu đó là nội dung bạn đang gửi.
Bao gồm liên kết hủy đăng ký dễ tìm. Việc tuân thủ các quy định chống spam là rất quan trọng. Tôn trọng các yêu cầu hủy đăng ký sẽ xây dựng niềm tin với người nhận.
Phiên bản văn bản thuần túy đi kèm HTML
Một số ứng dụng email có thể không hiển thị HTML đúng cách. Việc bao gồm phiên bản văn bản thuần túy sẽ đảm bảo khả năng truy cập cho tất cả người nhận.
Nếu có thể, hãy tránh sử dụng nhiều màu phông chữ khác nhau.
Cấu hình tên miền
Kiểm tra các bản ghi SPF, DKIM và DMARC. Các bản ghi Sender Policy Framework (SPF) cho phép chủ sở hữu tên miền công bố danh sách các địa chỉ IP được phép gửi email thay mặt họ. Mục tiêu là giảm lượng spam và gian lận bằng cách khiến những người gửi độc hại khó giả mạo danh tính hơn nhiều. Domain Keys Identified Mail (DKIM) giúp bạn bảo vệ công ty khỏi spam email và các nỗ lực lừa đảo. Nó cung cấp một phương pháp để xác thực danh tính tên miền được liên kết với một thư thông qua xác thực mật mã. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) giúp bảo vệ tên miền của bạn khỏi giả mạo email và lừa đảo bằng cách xác định cách xử lý các email không được phép. Các tên miền không có bản ghi xác thực được cấu hình đúng có khả năng cao hơn đáng kể gặp phải:
- bị đưa vào thư mục spam;
- chậm trễ trong việc gửi đến;
- các hạn chế liên quan đến uy tín;
- hoặc bị các nhà cung cấp phía nhận từ chối thư.
Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị cấu hình cả ba phương thức xác thực cho bất kỳ tên miền nào được dùng để gửi email.
Kiểm tra IP và tên miền của bạn trong các danh sách đen. Nếu IP hoặc tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen, bạn nên đưa nó vào danh sách cho phép hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email trước khi gửi email.
Nếu bạn sử dụng tên miền mới đăng ký hoặc trước đây chưa được dùng để gửi email, bạn cần làm ấm tên miền đó để cải thiện khả năng gửi đến. Hãy xem hướng dẫn này: Cách làm ấm tên miền gửi email của bạn
Các khuyến nghị khác
Chúng tôi không khuyến nghị mua danh sách email. Việc mua danh sách khách hàng tiềm năng là khá phổ biến. Tuy nhiên, rất nhiều địa chỉ email trong các danh sách như vậy không chính xác và IP/tên miền của bạn có thể bị đưa vào danh sách đen rất nhanh do gửi thư hàng loạt. Tốt hơn là gửi email riêng lẻ cho người thật.
Kiểm tra cách email của bạn được gửi đến. Bạn có thể tạo các tài khoản email khác nhau với các nhà cung cấp email phổ biến như Google, Yahoo, v.v. và gửi email thử nghiệm đến đó.
Gửi email cho khách hàng của bạn thường xuyên và hướng dẫn người nhận cách đưa địa chỉ email của bạn vào danh sách cho phép.
Mặc dù các hệ thống chống spam hiện nay khá tiên tiến và có thể chặn khoảng 90,9% email spam, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là không có hệ thống nào hoàn hảo đến mức chặn được 100% email spam cho mọi người dùng (ít nhất là ở thời điểm hiện tại).
Khi một email chứa spam bị nhận diện nhầm là hợp lệ và được chuyển vào Hộp thư đến, điều đó được gọi là âm tính giả. Ví dụ, các liên kết trông giống như của những trang web quen thuộc nhưng thực tế lại dẫn đến các trang web lừa đảo. Vậy những yếu tố nào góp phần tạo ra âm tính giả?
Một mẫu spam mới mà hệ thống chưa biết đến. Vì hầu hết các bộ lọc chống spam sử dụng công nghệ máy học, chúng liên tục học hỏi trong quá trình hoạt động, nghĩa là các mẫu spam mới được thêm vào cơ sở dữ liệu của chúng để nhận diện và chặn những email như vậy. Đồng thời, những kẻ gửi spam cũng làm như vậy. Khi chúng liên tục cố gắng thích nghi với thực tế mới để đánh lừa các bộ lọc chống spam, chúng tạo ra các mẫu mới mà hệ thống có thể không nhận diện được ngay.
Lọc nội dung mang tính chủ quan. Trong một số trường hợp, việc lọc nội dung có thể trở nên phức tạp. Trong khi một số thứ dễ nhận diện, nội dung email không phải lúc nào cũng rạch ròi. Tất nhiên, có những chỉ báo spam đã biết: tên miền bị chặn, các TLD thường được dùng nhiều nhất để gửi spam, tệp đính kèm là tệp thực thi hoặc các từ khóa spam đã biết có trong email. Tuy nhiên, các hướng dẫn về nội dung spam luôn thay đổi, cũng giống như thế giới của chúng ta. Đó là điều đôi khi khiến các hệ thống chống spam khó phân biệt liệu một email nào đó là spam hay thư hợp lệ.
Người dùng có thể có những quan điểm khác nhau về những gì được coi là spam. Định nghĩa về spam có thể rất chủ quan đối với hầu hết người nhận. Một số người coi đó đơn giản là những liên lạc không mong muốn (bao gồm cả các quảng cáo hợp pháp mà họ không còn muốn nhận nữa) ngay cả khi những email đó không có các yếu tố spam.
Những loại email này thường không bị các hệ thống chống spam coi là spam và do đó có thể vào hộp thư đến của bạn:
Email tiếp thị trực tiếp và bản tin mà người dùng đã đồng ý nhận (ví dụ: đã đăng ký);
Email giao dịch (ví dụ: biên lai, xác nhận, hóa đơn, v.v.);
Thông báo tự động gia hạn hoặc "sắp đến hạn gia hạn" (đối với các dịch vụ mà bạn tự nguyện mua);
Thông báo email bị trả lại;
Tin nhắn được gửi nhầm cho người nhận.
Đồng thời, spam có thể được nhận biết qua những lời hứa phóng đại, cảm giác cấp bách và mục đích thương mại. Dưới đây là một vài điều cần đặc biệt chú ý khi kiểm tra một email có khả năng là spam:
Người gửi
Trước hết, những kẻ gửi spam sử dụng các địa chỉ email dài (dùng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo, v.v.) chứa tập hợp ngẫu nhiên các chữ cái và số. Ví dụ: ell45704truiw@gmail.com.
Ngoài ra, chúng có thể mạo danh các tổ chức uy tín để truy cập dữ liệu của bạn. Ví dụ, bạn có thể bắt gặp các địa chỉ email giả giống với địa chỉ thật (chẳng hạn như @paypai.com thay cho PayPal hoặc @nelflix.com thay cho Netflix, vốn không phải là tên miền của họ). Đôi khi rất khó nhận ra sự khác biệt ngay lập tức, vì vậy điều rất quan trọng là phải xem kỹ người gửi, đặc biệt trước khi nhấp vào các liên kết trong email hoặc trả lời email đó.
Ngôn ngữ
Lỗi đánh máy, sai chính tả, lỗi ngữ pháp rõ ràng hoặc nội dung giống như được dịch kém từ ngôn ngữ khác cũng là những dấu hiệu rõ ràng của email spam. Các email quảng cáo hợp lệ từ những nguồn uy tín thường không chứa những lỗi như vậy vì họ chú trọng đến nội dung của mình.
Liên kết
Nói chung, nếu bạn nhận được một email lạ, đừng vội nhấp vào bất kỳ liên kết nào vì điều đó có thể dẫn đến rò rỉ dữ liệu của bạn hoặc bạn có thể tải xuống virus. Những kẻ gửi spam có thể sử dụng URL rút gọn (như bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc, v.v.) để ngụy trang các liên kết đến những tài nguyên lừa đảo mà chúng dùng để lấy thông tin cá nhân, chi tiết thẻ tín dụng, mật khẩu, v.v. của bạn. Trong một số trường hợp, các liên kết này có thể dẫn đến việc tải tệp xuống PC của bạn. Để tự bảo vệ mình, bạn không nên mở các liên kết đó nếu không chắc chắn về người gửi hoặc hãy kiểm tra chúng bằng công cụ kiểm tra liên kết trực tuyến.
Những tuyên bố phi thực tế
Nếu bạn nhận được email đề nghị mua thứ gì đó với giá rẻ đến mức vô lý hoặc hứa hẹn phần thưởng/giải thưởng bằng tiền, rất có thể đó là thư spam. Cách tốt nhất là xóa email đó và báo cáo là spam.