12 τρόποι να σταματήσετε τα email που στέλνετε να καταλήγουν στα ανεπιθύμητα

Σας έχει πει ποτέ κάποιος ότι δεν έλαβε ένα email που ξέρετε ότι στείλατε; Μήπως δεν λαμβάνετε απαντήσεις σε σημαντικά μηνύματα; Μπορεί τα email σας να παγιδεύονται στα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Καθώς το spam εξελίσσεται, εξελίσσονται και οι μέθοδοι αναγνώρισής του. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πρώτα πώς τα φίλτρα αποφασίζουν τι είναι και τι δεν είναι spam και στη συνέχεια θα εξερευνήσουμε 12 κορυφαία πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να μην πηγαίνουν τα email στους φακέλους ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Λοιπόν, πώς λειτουργούν τα φίλτρα spam;

Για να αποφύγουμε πραγματικά τα φίλτρα spam, πρέπει πρώτα να κατανοήσουμε λίγα πράγματα γι’ αυτά. Δεν υπάρχει μόνο ένας τύπος φίλτρου. Στην πραγματικότητα, κάθε καλό φίλτρο spam που σέβεται τον εαυτό του το 2025 θα χρησιμοποιεί έναν συνδυασμό αυτών των στρατηγικών για να εντοπίζει email.

Φιλτράρισμα βάσει κανόνων και περιεχομένου

Το φιλτράρισμα βάσει κανόνων περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός συνόλου προκαθορισμένων κανόνων από τον πάροχο email ή/και τον χρήστη για τον αποκλεισμό email που παραβιάζουν αυτούς τους κανόνες. Οι κανόνες μπορεί να αφορούν οτιδήποτε, από τη διεύθυνση email του αποστολέα μέχρι τη γραμμή θέματος ή βασικές φράσεις μέσα στο email.

Το φιλτράρισμα βάσει περιεχομένου εστιάζει ειδικά στη σάρωση του περιεχομένου email για βασικές φράσεις ή μοτίβα μέσα στο κυρίως κείμενο που υποδεικνύουν spam.

Παρόλο που και οι δύο μέθοδοι είναι σχετικά βασικές σε σύγκριση με τις σύγχρονες τεχνικές, έθεσαν τα θεμέλια για πιο προηγμένες μεθόδους φιλτραρίσματος που έχουν εξελιχθεί τα πιο πρόσφατα χρόνια.

Μαύρη λίστα

Η μαύρη λίστα είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται. Η καταχώριση σε μαύρη λίστα μπορεί να συμβεί σε μια διεύθυνση email (αν έχετε στείλει spam στο παρελθόν — αυτό είναι απίθανο για προσωπικούς λογαριασμούς), ή πιθανότερα, σε επίπεδο domain ή διεύθυνσης IP. Σε αυτές τις περιπτώσεις, σας τοποθετεί στο ίδιο πλαίσιο με όσους βρίσκονται γύρω σας — για παράδειγμα, άτομα που έχουν στείλει ιστορικά από το domain σας ή άλλα άτομα που χρησιμοποιούν την ίδια διεύθυνση IP.

Αν πιστεύετε ότι η διεύθυνση email σας έχει μπει σε μαύρη λίστα, για οποιονδήποτε λόγο, ακόμη κι αν είναι μόνο από έναν παραλήπτη, μπορείτε να του ζητήσετε να σας προσθέσει στη λευκή λίστα του. Αυτό ουσιαστικά θα δημιουργήσει μια εξαίρεση στον κανόνα για εσάς.

Φιλτράρισμα βάσει Bayesian, ευρετικών και μηχανικής μάθησης

Φτάσαμε στις πιο προηγμένες μεθόδους. Αυτές οι μέθοδοι είναι λιγότερο ξεκάθαρες και (όχι απροσδόκητα) στην περίπτωση των φίλτρων που βασίζονται στη μηχανική μάθηση, προσαρμόζονται συνεχώς στο διαρκώς μεταβαλλόμενο τοπίο των μηνυμάτων spam.

• Το Bayesian φιλτράρισμα υπολογίζει την πιθανότητα ένα email να είναι spam με βάση την παρουσία συγκεκριμένων λέξεων και φράσεων. Το κλειδί εδώ είναι ότι μαθαίνει από την ανατροφοδότηση των χρηστών, προσαρμόζοντας με τον χρόνο την κατανόησή του για το τι συνιστά spam.

• Το ευρετικό φιλτράρισμα χρησιμοποιεί ένα σύνολο προκαθορισμένων κανόνων (ή αλγορίθμων) για να εντοπίζει spam με βάση κοινά χαρακτηριστικά, όπως ύποπτα μοτίβα, λέξεις-κλειδιά και δομές email. Παρόμοιο αποτέλεσμα με το Bayesian, αλλά χρησιμοποιεί διαφορετική προσέγγιση για να το πετύχει.

• Το φιλτράρισμα βάσει μηχανικής μάθησης χρησιμοποιεί πιο προηγμένους αλγορίθμους για να αναλύει τεράστιες ποσότητες δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να εντοπίζει σύνθετα μοτίβα που σχετίζονται με το spam. Οι παράμετροι που εξετάζουν αυτά τα φίλτρα ευθυγραμμίζονται με όσα αναφέραμε παραπάνω, αλλά περιλαμβάνουν και πιο εξελιγμένες παραμέτρους, όπως η γλώσσα και ο τόνος, καθώς και τα πρωτόκολλα αποστολέα — περισσότερα γι’ αυτά ακολουθούν.

Κάποιοι βλέπουν τη μηχανική μάθηση στο φιλτράρισμα spamως δίκοπο μαχαίρι, επειδή η τεχνολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο από spammers όσο και από όσους φιλτράρουν (οι καλοί και οι κακοί). Για εμάς, τους αθώους συντάκτες email (τουλάχιστον ως αποστολείς), τα πρωτόκολλα είναι εξαιρετικά επειδή σημαίνουν ότι είναι λιγότερο πιθανό να εκληφθούμε ως spam.

Φιλτράρισμα βάσει ταυτοποίησης

Σε αντίθεση με τις άλλες μεθόδους φιλτραρίσματος που αναφέραμε μέχρι τώρα, το φιλτράρισμα βάσει ταυτοποίησης δεν ασχολείται με το περιεχόμενο ενός email. Αντίθετα, εστιάζει αποκλειστικά στην επαλήθευση της αυθεντικότητας του αποστολέα. Όταν ρυθμιστούν σωστά, αυτά τα πρωτόκολλα αποδεικνύουν την αυθεντικότητά σας και, με αυτόν τον τρόπο, επικυρώνουν τη νομιμότητα των email σας. Όταν διαβάζετε τις παρακάτω εξηγήσεις, είναι σημαντικό να έχετε υπόψη ότι ανεξάρτητα από το τι κάνουν τα πλαίσια, το να μην τα έχετε ρυθμίσει θα λειτουργήσει ως αρνητικό σημάδι για τη διεύθυνση email σας, κάνοντας όλα τα email σας πιο πιθανό να καταλήξουν στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του παραλήπτη.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Αυτό επαληθεύει ότι η διεύθυνση IP ενός αποστολέα είναι εξουσιοδοτημένη να στέλνει email εκ μέρους του domain. Ουσιαστικά, αν κάποιος προσπαθήσει να στείλει ένα email από τη διεύθυνσή σας από έναν διακομιστή που δεν είναι δικός σας, το email θα πρέπει να αποτύχει στον έλεγχο SPF και επομένως είναι πολύ πιο πιθανό να καταλήξει σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• Το DKIM προσθέτει μια ψηφιακή υπογραφή στην κεφαλίδα του email σας χρησιμοποιώντας ένα ιδιωτικό κλειδί. Ο διακομιστής email του παραλήπτη σας μπορεί να επαληθεύσει την υπογραφή ελέγχοντάς την σε σχέση με ένα δημόσια διαθέσιμο κλειδί που δημοσιεύεται στις εγγραφές DNS του αποστολέα. Το DKIM διασφαλίζει επίσης ότι τα email δεν έχουν παραποιηθεί κατά τη μεταφορά.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• Το DMARC είναι μια πολιτική που ορίζει πώς το domain σας χειρίζεται τα email που αποτυγχάνουν στους ελέγχους SPF και DKIM. Καθορίζει τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν (π.χ. απόρριψη, καραντίνα ή αποδοχή) όταν τα email αποτυγχάνουν σε αυτούς τους ελέγχους και σας βοηθά να παρακολουθείτε τον λογαριασμό email σας. Το DMARC βοηθά στην εδραίωση εμπιστοσύνης και ενισχύει την ασφάλεια email αποτρέποντας απόπειρες spoofing και phishing.

12 τρόποι να σταματήσετε τα email σας να καταλήγουν στα ανεπιθύμητα

Τώρα που καταλαβαίνουμε πώς λειτουργούν τα φίλτρα email, ας δούμε τους καλύτερους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να αποφύγετε να παγιδευτείτε σε αυτά.

1. Μην κάνετε spam

Αυτό είναι το νούμερο ένα γιατί θα έπρεπε να είναι αυτονόητο. Γράφοντας φυσικά, ειλικρινή email — ακόμη κι αν αφορούν κάτι επαγγελματικό ή επιχειρηματικό — θα πρέπει να μπορείτε να αποφεύγετε αυτά τα φίλτρα. Όπως αναφέραμε, τα φίλτρα περιεχομένου αναζητούν κυρίως αφύσικες χρήσεις της γλώσσας ή φράσεις που σχετίζονται με spammers. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν θα πέσετε σε αυτές τις παγίδες απλώς και μόνο επειδή δεν προσπαθείτε να κάνετε spam.

Για παράδειγμα, πότε είναι πιθανό να εμφανιστεί η φράση «Δεν θα πιστεύετε πόσο εύκολο είναι να βγάλετε $10,000» σε μια κανονική συζήτηση;

Ένα ακόμη στοιχείο που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ότι η φήμη spam του domain σας δημιουργείται με βάση την προηγούμενη συμπεριφορά (καθώς και μερικούς άλλους παράγοντες που συμβάλλουν, όπως ο διακομιστής σας και η φήμη της IP σας).

Αν το domain σας ανήκε προηγουμένως σε κάποιον άλλο που έστελνε πολύ spam, μπορεί να επηρεάζεται από αυτό ακόμη κι αν εσείς δεν το κάνετε. Για αυτόν τον λόγο, είναι πάντα καλό να ελέγχετε τη φήμη ενός domain πριν το αγοράσετε.

2. Αποφύγετε λέξεις-κλειδιά που θυμίζουν spam

Λοιπόν, ας υποθέσουμε τώρα ότι δεν πρόκειται να κάνετε spam. Μπορείτε να βοηθήσετε στην αποφυγή των φίλτρων αποφεύγοντας ορισμένες λέξεις-κλειδιά και φράσεις. Πράγματα όπως: «Νικητής», «Εγγύηση», «Επείγον» ή άλλες λέξεις ή φράσεις που σχετίζονται με απάτες. Στην πραγματικότητα, οι φράσεις που πρέπει να αποφεύγονται σχεδόν αξίζουν ένα ξεχωριστό άρθρο από μόνες τους.

3. Αποφύγετε την υπερβολική στίξη

Αν και θα μπορούσε σχεδόν να ενταχθεί στο παραπάνω, αξίζει ξεχωριστή αναφορά. Πάρα πολλά θαυμαστικά και η υπερβολική χρήση ΚΕΦΑΛΑΙΩΝ είναι συνηθισμένα τεχνάσματα των spammers. Κρατήστε ένα μέτριο επίπεδο ενθουσιασμού για να το αποφύγετε αυτό. Μάλλον πρέπει να βάλουμε εδώ και τα emoji για καλό και για κακό — κανείς δεν είναι ποτέ τόσο χαμογελαστός όσο έξι φατσούλες. Μία είναι αρκετή.

4. Αποφύγετε πάρα πολλούς συνδέσμους

Τα spam email συχνά κατευθύνουν τους πελάτες σε πολλούς δόλιους ιστότοπους. Μερικές φορές αποτελούνται σχεδόν εξ ολοκλήρου από συνδέσμους ή διευθύνσεις email.

Για να αποφύγετε αυτήν την παγίδα, ρυθμίστε τον αριθμό των συνδέσμων και των διευθύνσεων email που περιέχονται στα email σας. Είναι ακόμη πιο πιθανό να φιλτραριστείτε αν συνδέεστε με ιστότοπους που έχουν κακή φήμη, αλλά είναι αρκετά εύκολο να ελέγξετε τη φήμη των ιστότοπων στους οποίους θέλετε να συνδεθείτε.

5. Χωρίστε τα μεγάλα συνημμένα

Η συμπερίληψη μεγάλων συνημμένων μπορεί να ενεργοποιήσει ένα φίλτρο spam, ακόμη κι αν αυτό που στέλνετε είναι αβλαβές, επειδή πολλοί πάροχοι email θέτουν όρια στα μεγέθη συνημμένων. Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χωρίσετε το συνημμένο ή να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud όπως το Google Drive ή το Dropbox.

6. Αποφύγετε περίεργες διευθύνσεις email

Τις έχουμε δει όλοι, οπότε ας μην κρυβόμαστε πίσω από το δάχτυλό μας. Ορισμένες διευθύνσεις email απλώς φαίνονται ύποπτες. Ίσως έχουν μια απίθανη μορφή που μοιάζει να έχει δημιουργηθεί αυτόματα (j67fhjsahte@gmail.com), ή προσπαθούν ξεκάθαρα να μοιάσουν με μια καθιερωμένη εταιρεία ή ιστοσελίδα (jamie@mypaypals.com).

Απλώς αποφύγετέ τες. Στο τέλος, δεν υπάρχει κανένα όφελος στο να έχετε ένα παρόμοιο domain/email για οποιονδήποτε νόμιμο λόγο.

7. Μην χρησιμοποιείτε δωρεάν/μικρές πλατφόρμες email

Δεν θα κατονομάσουμε κανέναν, αλλά αν είναι δωρεάν και το χρησιμοποιείτε για email βάσει domain (name@yoursite.com), το πιθανότερο είναι ότι δεν σας προσφέρει καμία ιδιαίτερη βοήθεια.

Πρώτον, οι μικρότεροι πάροχοι μπορεί να μην έχουν αρκετές διευθύνσεις IP στη «δεξαμενή» τους. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι η διεύθυνση IP σας είναι η ίδια με κάποιου που έστειλε πολύ spam και μπήκε σε μαύρη λίστα. Οι μεγαλύτερες εταιρείες έχουν περισσότερες εναλλακτικές διευθύνσεις IP που μπορούν να χρησιμοποιήσουν.

Οι δωρεάν πλατφόρμες τείνουν να στερούνται των πρωτοκόλλων ασφαλείας (SPF κ.λπ.) που αναφέραμε παραπάνω, τα οποία νομιμοποιούν τα email επικυρώνοντάς σας ως αποστολέα. Χωρίς αυτά τα πρωτόκολλα, το περιεχόμενο του email σας μπορεί να μην έχει καν σημασία — τόσο σημαντικά είναι.

8. Χρησιμοποιήστε το όνομα του domain σας στο email σας

Με όλα τα παραπάνω, ίσως νομίζετε ότι είναι πιο εύκολο απλώς να μην μπείτε στον κόπο και να μείνετε σε μια γενική διεύθυνση Hotmail ή Gmail. Αλλά δεν ισχύει καθόλου αυτό. Πρώτον, αν επιλέξετε έναν επαγγελματικό πάροχο email (αντί για έναν δωρεάν), είναι πιθανό ορισμένα από αυτά τα πρωτόκολλα να ρυθμίζονται αυτόματα από τον πάροχο.

Αλλά εδώ είναι που πρέπει να επεκταθούμε και να μιλήσουμε για ένα άλλο είδος φίλτρου: το δικό μας προσωπικό ένστικτο. Όλοι έχουμε δει αρκετό spam ώστε να μπορούμε να αναγνωρίζουμε μόνοι μας ορισμένα από τα σημάδια.

Να το έχετε ιδιαίτερα υπόψη σας αυτό σε επιχειρηματικά σενάρια. Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να μην έχετε επικοινωνήσει ποτέ ξανά με τον πελάτη/συνεργάτη και το μήνυμα να αφορά μια παραγγελία ή πληρωμή. Είναι καθησυχαστικό για τους παραλήπτες να βλέπουν το domain σας μέσα στη διεύθυνση email, καθώς τους βοηθά να γνωρίζουν ότι το μήνυμα προήλθε πράγματι από τον ιστότοπο από τον οποίο έκαναν την παραγγελία.

9. Στέλνετε τακτικές ποσότητες email

Μην στέλνετε τεράστιες ποσότητες μηνυμάτων. Αν θέλετε να κάνετε μια μαζική αποστολή, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό σχεδιασμένο για να το διαχειρίζεται αυτό, ώστε να μειώσετε τον κίνδυνο κακής κατάταξης ως spam. Θα πρέπει επίσης να αποφεύγετε να χτυπάτε την ίδια διεύθυνση email πολλές φορές σε γρήγορη διαδοχή ή να στέλνετε μονολεκτικά email που λένε πράγματα όπως «test».

10. Κατανοήστε και αποφύγετε τις παγίδες spam

Οι παγίδες spam μοιάζουν με κανονικές διευθύνσεις email στα χαρτιά, αλλά είναι διευθύνσεις email που δημιουργούνται από παρόχους υπηρεσιών διαδικτύου για να παρακολουθούν ποιος στέλνει spam. Κανονικά, είναι απίθανο να στείλετε μήνυμα σε μία, αλλά αν έχετε αγοράσει (ή κατέχετε) μια μεγάλη λίστα διευθύνσεων email, μπορεί κάλλιστα να περιέχει μια διεύθυνση email-παγίδα spam.

Αν στείλετε ένα email, ειδικά ένα που θα μπορούσε να θεωρηθεί spam, σε μια παγίδα spam, είναι πιθανό η βαθμολογία spam του domain σας να χειροτερέψει. Σκεφτείτε αυτές τις διευθύνσεις ως μυστικούς πράκτορες, που παραμονεύουν αθόρυβα σε κατά τα άλλα συνηθισμένες λίστες email με στόχο να παρακολουθούν και να ελέγχουν το spam.

Ένας τρόπος να μειώσετε τον κίνδυνό σας αν στέλνετε email σε μεγάλες λίστες επαφών είναι να συμπεριλαμβάνετε τις σωστές επιλογές απεγγραφής σε όλα τα email που στέλνετε και δεν αποτελούν προσωπικές επικοινωνίες.

11. Προθερμάνετε κάθε νέο domain αποστολής email

Αν δεν έχετε στείλει ποτέ email από μια συγκεκριμένη διεύθυνση ή domain, αξίζει να μάθετε πώς να προθερμάνετε ένα domain email για καλύτερη παραδοσιμότητα email. Η «προθέρμανση» σε αυτό το πλαίσιο σημαίνει τη σταδιακή οικοδόμηση της φήμης σας με τους Παρόχους Υπηρεσιών Email (ESP). Κάντε το ξεκινώντας αργά - στείλτε αρχικά μικρό αριθμό email. Εστιάστε σε email που είναι πιθανό να λάβουν απαντήσεις. Οι απαντήσεις βοηθούν στη νομιμοποίηση μιας διεύθυνσης email και ενισχύουν τη θετική της φήμη.

Η προθέρμανση είναι επίσης καλή ιδέα αν η επιχείρησή σας μετακινηθεί σε άλλο domain ή επεκταθεί σε πολλαπλά domains. Ίσως το σημαντικότερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να προθερμάνετε ένα email είναι να ακολουθήσετε το βήμα 12.

12. Στέλνετε email από σωστά διαμορφωμένο domain

Είναι ένα από τα πιο μπελαλίδικα πράγματα που πρέπει να κάνετε αρχικά, αλλά μόλις ρυθμιστεί, μπορείτε να το ξεχάσετε. Επιλέγοντας έναν επαγγελματικό πάροχο email, μπορεί να διαπιστώσετε ότι ορισμένες από αυτές τις εγγραφές ρυθμίζονται για εσάς.

Πώς να ρυθμίσετε τα πρωτόκολλα ταυτοποίησης για το domain σας

Η διαδικασία θα εξαρτηθεί από τον πάροχό σας. Γενικά, η διαδικασία περιλαμβάνει τη δημιουργία/εύρεση κλειδιών στον λογαριασμό email σας και στη συνέχεια τη μετάβαση στη διαχείριση domain για το domain που χρησιμοποιείτε για τις διευθύνσεις email σας. Από εκεί, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες εγγραφές DNS που σχετίζονται με τα τρία πρωτόκολλα.

Υπάρχουν πολλοί αναλυτικοί οδηγοί για το πώς να ρυθμίσετε SPF και DKIM στο δημοφιλές σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, cPanel. Υπάρχουν επίσης πολλά χρήσιμα βίντεο στο YouTubeπου σας καθοδηγούν βήμα προς βήμα.

Μείνετε ενημερωμένοι δοκιμάζοντας την παραδοσιμότητα email

Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα και θα πρέπει να φτάνετε στα εισερχόμενα των παραληπτών σας κάθε φορά.

Αλλά είναι καλό να παραμένετε σε εγρήγορση ελέγχοντας πόσα από τα email σας φτάνουν στους παραλήπτες. Θα μπορούσατε επίσης να παρακολουθείτε τα ποσοστά ανοίγματος και παράδοσης μακροπρόθεσμα, κάτι που θα σας επιτρέψει να εντοπίζετε πιθανά προβλήματα έγκαιρα.

Μπορείτε να βρείτε εργαλεία που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε βασικές μετρήσεις, χωρίς να στέλνετε περισσότερα email για να δοκιμάζετε τα πράγματα μόνοι σας.

Καλές αποστολές

Ακολουθήστε αυτά τα εύκολα βήματα για να αποφύγετε να πηγαίνουν τα email σας στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του παραλήπτη. Μπορεί να φαίνονται πολλά, αλλά τα περισσότερα είναι πράγματα που δεν πρέπει να κάνετε και δεν απαιτούν άμεση ενέργεια — μόνο καλές πρακτικές email.

Ως γενικός εμπειρικός κανόνας, αν δεν έχετε στείλει spam και το domain σας έχει καλή φήμη, δεν έχετε πραγματικά τίποτα να φοβηθείτε. Αφήστε τυχόν σκέψεις ή συμβουλές στην ενότητα σχολίων παρακάτω.