12 modi per evitare che le email che invii finiscano nello spam

Qualcuno ti ha detto di non aver ricevuto un'email che sai di aver inviato? Ti mancano risposte a messaggi importanti? Potrebbe essere che le tue email vengano intercettate dai filtri antispam.

Con l'evolversi dello spam, si evolvono anche i metodi per identificarlo. In questo articolo vedremo prima come i filtri decidono cosa è spam e cosa non lo è, e poi esploreremo 12 cose principali che puoi fare per evitare che le email finiscano nelle cartelle della posta indesiderata.

Quindi, come funzionano i filtri antispam?

Per evitare davvero i filtri antispam, dobbiamo prima capirne un po' il funzionamento. Non esiste un solo tipo di filtro. In effetti, qualsiasi buon filtro antispam degno di questo nome nel 2025 userà una combinazione di queste strategie per identificare le email.

Filtraggio basato su regole e contenuti

Il filtraggio basato su regole comporta la creazione di un insieme di regole predefinite da parte del provider email e/o dell'utente per bloccare le email che violano tali regole. Le regole possono riguardare qualsiasi cosa, dall'indirizzo email del mittente all'oggetto, o a frasi chiave nell'email.

Il filtraggio basato sui contenuti si concentra specificamente sulla scansione del contenuto delle email alla ricerca di frasi chiave o schemi nel testo del corpo che indichino spam.

Sebbene entrambi i metodi siano relativamente basilari rispetto alle tecniche moderne, hanno gettato le basi per metodi di filtraggio più avanzati che si sono evoluti negli anni più recenti.

Blacklist

L'inserimento in blacklist è esattamente ciò che sembra. Può accadere a un indirizzo email (se hai inviato spam in precedenza — cosa improbabile per gli account personali), oppure, più probabilmente, a livello di dominio o di indirizzo IP. In questi casi, vieni contestualizzato con chi ti circonda — per esempio, persone che in passato hanno inviato email dal tuo dominio o altre persone che usano lo stesso indirizzo IP.

Se ritieni che il tuo indirizzo email sia stato inserito in una blacklist, per qualsiasi motivo, anche solo da un destinatario, puoi chiedergli di aggiungerti alla sua whitelist. Questo creerà essenzialmente un'eccezione alla regola per te.

Filtraggio bayesiano, euristico e basato sul machine learning

Siamo arrivati ai metodi più avanzati. Questi metodi sono meno netti e definiti e, (non sorprende) nel caso dei filtri basati sul machine learning, si adattano costantemente al panorama in continua evoluzione dei messaggi spam.

• Filtraggio bayesiano calcola la probabilità che un'email sia spam in base alla presenza di determinate parole e frasi. Il punto chiave è che apprende dal feedback degli utenti, adattando nel tempo la propria comprensione di ciò che costituisce spam.

• Filtraggio euristico utilizza un insieme di regole predefinite (o algoritmi) per identificare lo spam in base a caratteristiche comuni, come schemi sospetti, parole chiave e strutture delle email. Un risultato simile a quello bayesiano, ma ottenuto con un approccio diverso.

• Filtraggio basato sul machine learning impiega algoritmi più avanzati per analizzare enormi quantità di dati. In questo modo, è in grado di identificare schemi complessi associati allo spam. I parametri che questi filtri esaminano sono in linea con quanto abbiamo menzionato sopra, ma includono anche parametri più sofisticati, come lingua e tono, oltre ai protocolli del mittente — ne parleremo tra poco.

Alcuni vedono il machine learning nel filtraggio dello spam come un'arma a doppio taglio perché la tecnologia può essere usata sia dagli spammer sia da chi filtra (i buoni e i cattivi). Per noi, innocenti autori di email (almeno come mittenti), i protocolli sono ottimi perché significano che abbiamo meno probabilità di essere interpretati come spam.

Filtraggio basato sull'autenticazione

A differenza degli altri metodi di filtraggio che abbiamo menzionato finora, il filtraggio basato sull'autenticazione non si preoccupa del contenuto di un'email. Si concentra invece interamente sulla verifica dell'autenticità del mittente. Quando configurati correttamente, questi protocolli dimostrano la tua autenticità e, così facendo, convalidano la legittimità delle tue email. Quando leggi le spiegazioni seguenti, è importante tenere presente che, indipendentemente da ciò che fanno i framework, il non averli configurati costituirà un punto a sfavore per il tuo indirizzo email, rendendo tutte le tue email più propense a finire nella cartella spam del destinatario.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Questo verifica che l'indirizzo IP di un mittente sia autorizzato a inviare email per conto del dominio. In sostanza, se qualcuno prova a inviare un'email dal tuo indirizzo da un server che non è il tuo, l'email dovrebbe non superare il controllo SPF e quindi avere molte più probabilità di finire in una cartella spam.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• DKIM aggiunge una firma digitale all'header della tua email usando una chiave privata. Il server email del destinatario può verificare la firma confrontandola con una chiave pubblica disponibile pubblicamente e pubblicata nei record DNS del mittente. DKIM garantisce inoltre che le email non siano state manomesse durante il transito.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• DMARC è una policy che stabilisce come il tuo dominio gestisce le email che non superano i controlli SPF e DKIM. Specifica le azioni da intraprendere (ad esempio, rifiutare, mettere in quarantena o consentire) quando le email non superano questi controlli e ti aiuta a monitorare il tuo account email. DMARC aiuta a creare fiducia e migliora la sicurezza delle email prevenendo tentativi di spoofing e phishing.

12 modi per evitare che le tue email finiscano nello spam

Ora che capiamo come funzionano i filtri email, vediamo i modi principali per evitare di rimanere intrappolati in essi.

1. Non fare spam

Questo è al primo posto perché dovrebbe essere ovvio. Scrivendo email naturali e sincere — anche se riguardano qualcosa di professionale o orientato al business — dovresti riuscire a evitare questi filtri. Come abbiamo detto, i filtri dei contenuti cercano soprattutto usi innaturali del linguaggio o frasi associate agli spammer. Nella maggior parte dei casi, non cadrai in queste trappole semplicemente perché non stai cercando di fare spam.

Per esempio, quando mai la frase “Non crederai a quanto sia facile guadagnare $10,000” comparirebbe in una conversazione normale?

Un'altra considerazione è che la reputazione spam del tuo dominio viene generata in base al comportamento passato (oltre ad alcuni altri fattori che contribuiscono, come la reputazione del tuo server e del tuo IP).

Se in passato il tuo dominio apparteneva a qualcun altro che ha inviato molto spam, potrebbe risentirne anche se tu non lo fai. Per questo motivo, è sempre bene controllare la reputazione di un dominio prima di acquistarlo.

2. Evita parole chiave da spam

Quindi, supponiamo ora che tu non abbia intenzione di fare spam. Puoi aiutare a evitare i filtri evitando determinate parole chiave e frasi. Cose come: “Vincitore”, “Garanzia”, “Urgente” o altre parole o frasi associate alle truffe. In effetti, le frasi da evitare sono praticamente degne di un articolo a sé.

3. Evita la punteggiatura eccessiva

Anche se potrebbe quasi rientrare nel punto precedente, merita una menzione a parte. Troppi punti esclamativi e l'uso eccessivo delle maiuscole sono cliché comuni degli spammer. Mantieni un livello moderato di entusiasmo per evitare questo problema. Probabilmente dovremmo includere anche le emoji, per completezza — nessuno è mai sorridente quanto sei faccine. Una basta e avanza.

4. Evita troppi link

Le email di spam spesso indirizzano i clienti a più siti fraudolenti. A volte sono composte quasi interamente da link o indirizzi email.

Per evitare questa trappola, regola il numero di link e indirizzi email contenuti nelle tue email. Hai ancora più probabilità di essere filtrato se inserisci link a siti con una cattiva reputazione, ma è abbastanza facile controllare la reputazione dei siti a cui vuoi collegarti.

5. Suddividi gli allegati di grandi dimensioni

Includere allegati di grandi dimensioni può attivare un filtro antispam, anche se ciò che stai inviando è innocuo, perché molti provider email impongono limiti alle dimensioni degli allegati. Per evitarlo, potresti anche considerare di suddividere l'allegato o di usare servizi di archiviazione cloud come Google Drive o Dropbox.

6. Evita indirizzi email strani

Li abbiamo visti tutti, quindi andiamo dritti al punto. Alcuni indirizzi email sembrano semplicemente sospetti. Forse hanno un formato improbabile che sembra generato automaticamente (j67fhjsahte@gmail.com), oppure cercano apertamente di assomigliare a un'azienda o a un sito web affermato (jamie@mypaypals.com).

Evitali e basta. Alla fine, non c'è alcun vantaggio ad avere un dominio/email simile a un altro per qualsiasi motivo legittimo.

7. Non usare piattaforme email gratuite/piccole

Non faremo nomi, ma se è gratuito e lo stai usando per email basate su dominio (name@yoursite.com), è probabile che non ti stia facendo alcun favore.

Innanzitutto, i provider più piccoli potrebbero non avere abbastanza indirizzi IP nel loro “pool”. Questo potrebbe significare che il tuo indirizzo IP è lo stesso di qualcuno che ha inviato molto spam e che è stato inserito in blacklist. Le aziende più grandi hanno più indirizzi IP sostitutivi che possono usare.

Le piattaforme gratuite tendono a non avere i protocolli di sicurezza (SPF, ecc.) che abbiamo menzionato sopra, i quali legittimano le email convalidandoti come mittente. Senza questi protocolli, il contenuto della tua email potrebbe persino non contare — sono così importanti.

8. Usa il nome del tuo dominio nella tua email

Detto questo, potresti pensare che sia più facile non preoccuparsene e restare con un indirizzo generico Hotmail o Gmail. Ma non è affatto così. Innanzitutto, se scegli un provider email professionale (anziché uno gratuito), è probabile che alcuni di questi protocolli vengano configurati automaticamente dal provider.

Ma è qui che dobbiamo allargarci e parlare di un altro tipo di filtro: il nostro istinto personale. Abbiamo tutti visto abbastanza spam da riuscire a cogliere da soli alcuni segnali.

Presta particolare attenzione a questo negli scenari aziendali. C'è una buona probabilità che tu non abbia mai contattato prima il cliente e che il messaggio riguardi un ordine o un pagamento. È rassicurante per i destinatari vedere il tuo dominio nell'indirizzo email, perché li aiuta a capire che il messaggio proviene davvero dal sito da cui hanno ordinato.

9. Invia quantità regolari di email

Non inviare quantità enormi di messaggi. Se vuoi fare un invio massivo, valuta l'uso di software progettato per gestirlo, così da mitigare il rischio di essere classificato come spam. Dovresti anche evitare di contattare lo stesso indirizzo email più volte in rapida successione o di inviare email di una sola parola che dicano cose come “test”.

10. Comprendi ed evita le spam trap

Le spam trap sembrano normali indirizzi email sulla carta, ma sono indirizzi email creati dagli ISP per monitorare chi invia spam. Normalmente è improbabile che tu ne contatti uno, ma se hai acquistato (o possiedi) un ampio elenco di indirizzi email, potrebbe benissimo contenere un'email spam trap.

Se invii un'email, soprattutto una che potrebbe essere considerata spam, a una spam trap, è probabile che il punteggio spam del tuo dominio peggiori. Pensa a questi indirizzi come ad agenti segreti, in agguato silenziosamente in elenchi email altrimenti ordinari nel tentativo di monitorare e controllare lo spam.

Un modo per mitigare il rischio, se invii email a grandi elenchi di contatti, è includere le corrette opzioni di annullamento dell'iscrizione in tutte le email che invii e che non siano comunicazioni personali.

11. Riscalda qualsiasi nuovo dominio da cui invii email

Se non hai mai inviato email da un certo indirizzo o dominio, vale la pena imparare come riscaldare un dominio email per una migliore deliverability delle email. “Riscaldare” in questo contesto significa costruire gradualmente la tua reputazione presso gli Email Service Providers (ESP). Fallo iniziando lentamente: invia inizialmente un numero ridotto di email. Concentrati su email che probabilmente riceveranno risposte. Le risposte aiutano a legittimare un indirizzo email e ad accrescerne la reputazione positiva.

Riscaldare è anche una buona idea se la tua attività passa a un altro dominio o si espande su più domini. Forse la cosa più importante che puoi fare per riscaldare un'email è seguire il passaggio 12.

12. Invia email da un dominio configurato correttamente

È una delle cose più macchinose da fare all'inizio, ma una volta configurata puoi dimenticartene. Scegliendo un provider email professionale, potresti scoprire che alcuni di questi record vengono configurati per te.

Come configurare i protocolli di autenticazione per il tuo dominio

Il processo dipenderà dal tuo provider. In generale, il processo prevede la generazione/individuazione delle chiavi nel tuo account email, quindi l'accesso alla gestione del dominio che stai usando per i tuoi indirizzi email. Da lì, puoi creare nuovi record DNS relativi ai tre protocolli.

Esistono molte guide dettagliate su come configurare SPF e DKIM nel popolare sistema di gestione dei contenuti, cPanel. Ci sono anche molti video utili su YouTubeche ti guidano passo dopo passo.

Resta aggiornato testando la deliverability delle email

Segui questi semplici passaggi e dovresti arrivare ogni volta nella posta in arrivo dei tuoi destinatari.

Ma è bene tenere tutto sotto controllo verificando quante delle tue email raggiungono i destinatari. Potresti anche monitorare nel lungo periodo i tassi di apertura e di consegna, il che ti permetterà di individuare tempestivamente eventuali problemi.

Puoi trovare strumenti che ti consentono di monitorare metriche chiave, senza inviare altre email per testare le cose da solo.

Buon invio

Segui questi semplici passaggi per evitare che le tue email finiscano nella cartella spam del destinatario. Possono sembrare tanti, ma la maggior parte sono cose da non fare e non richiedono alcuna azione immediata — solo buone pratiche email.

Come regola generale, se non hai inviato spam e il tuo dominio ha una buona reputazione, non hai davvero nulla da temere. Lascia eventuali pensieri o consigli nella sezione commenti qui sotto.