Avatar email: Πώς διαφορετικοί πάροχοι χειρίζονται τις εικόνες προφίλ και το branding

Η εξατομίκευση του λογαριασμού email σας για να βοηθήσει στο branding μπορεί να μην είναι κάτι που έχετε σκεφτεί, αλλά είναι κάτι που μάλλον θα πρέπει να αξιοποιήσετε, ειδικά αν αναπτύσσετε μια επιχείρηση.

Αλλά τι εννοούμε όταν μιλάμε για εξατομίκευση; Ο βαθμός στον οποίο μπορείτε να εξατομικεύσετε τον λογαριασμό email σας διαφέρει πολύ ανάλογα με τον πάροχό σας. Φυσικά, μπορείτε να αλλάξετε ρυθμίσεις για να νιώθετε πιο άνετα (ταπετσαρίες, φόντα, διατάξεις), αλλά αυτό που μας απασχολεί εδώ είναι το στοιχείο που μπορεί πραγματικά να δουν οι άλλοι όταν στέλνετε το email σας: η εικόνα προφίλ.

Εδώ, θα σας καθοδηγήσουμε στους πιο συνηθισμένους τρόπους για να μεγιστοποιήσετε το όφελος μιας εικόνας προφίλ email.

Εικόνες προφίλ email

Έβαλα τη φωτογραφία στον προσωπικό μου λογαριασμό Hotmail γύρω στο 2007 και ακόμα κρατάει καλά. Είναι μια γάτα με ποντίκια κολλημένα στο πρόσωπό της. Σήμερα, μάλλον θα το λέγαμε meme, αλλά τότε αυτή η λέξη ήταν απλώς μια σπίθα στο μάτι ενός πρόωρα ώριμου millennial.

Αυτό όμως που δεν είχα συνειδητοποιήσει είναι ότι όλον αυτόν τον καιρό η εικόνα προφίλ email μου εμφανιζόταν μόνο σε άλλους χρήστες Hotmail/Outlook. Αυτό ισχύει για τους περισσότερους παρόχους email — η φωτογραφία σας θα εμφανίζεται σε άλλους που χρησιμοποιούν την ίδια υπηρεσία (Hotmail, Gmail, Zoho κ.λπ.), αλλά κανείς άλλος δεν θα τη βλέπει. Ίσως να μην είχατε συνειδητοποιήσει καν ότι κάποιος μπορούσε να δει την εικόνα email σας — οπότε, μπορεί να σας γλίτωσα από κάποια μελλοντική αμηχανία (ή ίσως έφερα στο φως κάποιο παλιό ατόπημα).

Γιατί οι χρήστες άλλων παρόχων email δεν μπορούν να δουν τη φωτογραφία email μου;

Αυτό συμβαίνει απλώς επειδή οι φωτογραφίες αποθηκεύονται στα «εσωτερικά» οικοσυστήματα του παρόχου σας. Η φωτογραφία ανακτάται απευθείας από το σύστημά του, οπότε όσοι δεν έχουν πρόσβαση στο σύστημα (όλοι οι υπόλοιποι) δεν μπορούν να την ανακτήσουν.

Η αποστολή ενός email βασίζεται σε πρωτόκολλα (όπως το SMTP), τα οποία είναι τυποποιημένοι τρόποι μεταφοράς δεδομένων μεταξύ διακομιστών email. Επειδή κάθε πάροχος email πρέπει να χρησιμοποιεί σωστά αυτά τα πρωτόκολλα, τα μηνύματά μας, τα συνημμένα και άλλες λειτουργίες εμφανίζονται σωστά με καθολικό τρόπο. Αλλά μέχρι στιγμής, δεν έχει αναπτυχθεί κάποιος τυποποιημένος τρόπος για την αποστολή/λήψη εικόνων προφίλ email.

Υπάρχει κάποια λύση ώστε όλοι να μπορούν να δουν τις εικόνες προφίλ email μου;

Αν ελπίζετε σε μια εφαρμογή που ενσωματώνεται με όλους τους παρόχους email και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα προφίλ για email branding, ίσως απογοητευτείτε. Υπάρχει ένας πιο τεχνικός τρόπος, στον οποίο θα αναφερθούμε αργότερα, αλλά για τον μέσο χρήστη δεν υπάρχει πραγματικά ένας καθολικά αναγνωρισμένος τρόπος ώστε οι εικόνες προφίλ να εμφανίζονται σε διαφορετικές πλατφόρμες email.

Ωστόσο, υπάρχει μια ενδιάμεση προσέγγιση που είναι χρήσιμο να γνωρίζετε, αν σας αρέσει να αφήνετε σχόλια σε ιστότοπους χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email σας ως σύνδεση.

Το Gravatar (που σημαίνει Globally Recognised Avatar) σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα προφίλ email και να το συνδέσετε με τη διεύθυνση email σας. Κάθε ιστότοπος που ενσωματώνει το Gravatar (για παράδειγμα, οι περισσότεροι ιστότοποι WordPress το έχουν ενεργοποιημένο από προεπιλογή), τότε το «avatar» σας (που κυριολεκτικά σημαίνει εικόνα προφίλ email σε αυτό το πλαίσιο) θα εμφανίζεται όπου δημοσιεύετε.

Ιδέες για εικόνα προφίλ email

Ίσως να με έχετε προλάβει, αλλά ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε τρόπους αξιοποίησης της εικόνας προφίλ email σας. Οι εικόνες email είναι αρκετά διαισθητικές, αλλά αξίζει να έχετε υπόψη μερικά πράγματα… Προσπαθήστε να στοχεύσετε σε ένα από τα παρακάτω:

• Επαγγελματική και αναγνωρίσιμη — αν εσείς είστε το brand σας, μια καθαρή, επαγγελματική φωτογραφία πορτρέτου (τύπου ηθοποιού) θα μπορούσε να κάνει θαύματα για την επιχείρησή σας. Στοχεύστε στο να αποτυπώσετε τον τόνο φωνής της επιχείρησής σας σε αυτή τη λήψη (είτε είναι επαγγελματικός, διασκεδαστικός ή αφηρημένος).

• Εικονογραφημένη και δημιουργική — Ίσως να μη θέλετε να είστε το πρόσωπο της επιχείρησής σας — τουλάχιστον όχι άμεσα. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα avatar κινουμένων σχεδίων που έχει δημιουργηθεί με AI ή ακόμη και ένα μη συγκεκριμένο μοτίβο. Εναλλακτικά, κάτι που να αντιπροσωπεύει την επιχείρησή σας. Μια επιχείρηση περιποίησης σκύλων θα μπορούσε να επιλέξει έναν ιδιαίτερα αξιολάτρευτο τετράποδο πελάτη. Το να είστε λίγο έμμεσοι με την επιλογή σας μπορεί να δημιουργήσει ενδιαφέρον και να επιτρέψει την ατομικότητα μεταξύ των εργαζομένων χωρίς να εμφανίζεται η δική τους φωτογραφία.

• Λογότυπο εταιρείας ή κάτι συμβολικό —Ίσως η πιο φυσική επιλογή για μια επιχείρηση, ιδιαίτερα για μία με αρκετούς εργαζομένους, είναι να χρησιμοποιήσει το λογότυπο της εταιρείας. Θα μπορούσατε να το διαφοροποιήσετε, δίνοντας στον καθένα το δικό του χρώμα για εύκολη αναγνώριση.

Λάβετε υπόψη ότι η επιλογή του καθενός θα είναι ορατή σε όλους τους άλλους που χρησιμοποιούν τον ίδιο πάροχο, και αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εξωτερικούς πελάτες. Ιδιαίτερα όταν επιλέγετε κάτι διασκεδαστικό ή εκκεντρικό για την εικόνα email σας, σκεφτείτε πώς μπορεί να φαίνεται όταν στέλνετε άσχημα νέα ή προσπαθείτε να διαπραγματευτείτε μια δύσκολη συμφωνία.

Θέλετε κάτι που να εξακολουθεί να εμπνέει σεβασμό σε αυτές τις περιπτώσεις.

Τι να κάνετε και τι να μην κάνετε με τις εικόνες email

Να κάνετε

• Αφιερώστε χρόνο και σκέψη— λαμβάνοντας υπόψη πώς θα εκληφθεί σε διαφορετικά σενάρια.

• Δεσμευτείτε να την ενημερώνετε και να την αλλάζετε σχετικά τακτικά - αν είναι κάτι εκκεντρικό, είναι πιθανό να προκαλέσει περισσότερη κόπωση από ό,τι ένα απλό παλιό λογότυπο

• Ζητήστε συμβουλές από επαγγελματίες — δείτε συμβουλές που θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να τραβήξετε μια φωτογραφία με επαγγελματική εμφάνιση ή ακόμη και προσλάβετε έναν επαγγελματία φωτογράφο για να στείλετε το σωστό μήνυμα. Μια σκοτεινή, πιξελιασμένη ή τύπου selfie εικόνα πιθανότατα φαίνεται χειρότερα από το να μην υπάρχει καθόλου εικόνα.

Να μην κάνετε

• Βάλετε κάτι που φαίνεται αντιεπαγγελματικό — όπως αναφέρθηκε παραπάνω, αυτό θα μπορούσε πολύ εύκολα να είναι χειρότερο από το να μη χρησιμοποιείτε καθόλου εικόνα.

• Χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε αμφιλεγόμενο— ή ακόμη και κάτι που φαίνεται εντάξει, αλλά μπορεί να θεωρηθεί αμφιλεγόμενο από κάποιον άλλο. Απλώς δεν υπάρχει λόγος, και δεν αξίζει το ρίσκο.

• Χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε ακατάλληλο για ενηλίκους— αυτό δεν χρειάζεται εξήγηση. Σχεδόν σίγουρα θα οδηγήσει σε κυρώσεις email και μπορεί να λάβετε παράπονα.

Τι είναι το BIMI email και πώς μπορώ να το χρησιμοποιήσω;

Το BIMI λειτουργεί παράλληλα με πρωτόκολλα ελέγχου ταυτότητας (όπως DMARC, SPF και DKIM) ώστε να επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εμφανίζουν ένα λογότυπο δίπλα στα email τους στα περισσότερα δημοφιλή εισερχόμενα. Είναι ό,τι πιο κοντινό σε έναν καθολικό τρόπο εμφάνισης εικόνας προφίλ, αλλά περιορίζεται αυστηρά σε επίσημα λογότυπα.

Ως πλαίσιο email branding, βοηθά στην επικύρωση της αυθεντικότητας μιας επιχείρησης. Προσθέτει επίσης ένα ακόμη επίπεδο προστασίας από επιθέσεις spoofing και phishing, όπου κάποιος υποδύεται το εταιρικό σας email.

Αυτή η πρόσθετη ασφάλεια είναι ένα πλεονέκτημα, αλλά ανάλογα με τον πάροχο μπορεί να υπάρχει μια όχι και τόσο ασήμαντη παγίδα. Συνήθως, το BIMI μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από επιχειρήσεις των οποίων τα λογότυπα είναι επίσημα επαληθευμένα. Συνήθως, αυτό περιλαμβάνει την καταχώρισή του ως εμπορικού σήματος σε κάποια αρχή, όπως ένα αναγνωρισμένο γραφείο εμπορικών σημάτων (π.χ. USPTO στις Η.Π.Α., UKIPO στο Ηνωμένο Βασίλειο).

Αυτή η αρχή θα επιβεβαιώσει την κυριότητα του λογοτύπου και το πιστοποιητικό που θα προκύψει θα χρειαστεί για τη ρύθμιση του πρωτοκόλλου BIMI. Για παράδειγμα, με το Gmail και το Apple email, οι επιχειρήσεις πρέπει να αποκτήσουν ένα Verified Mark Certificate (VMC), το οποίο διασφαλίζει ότι το λογότυπο είναι επίσημα κατοχυρωμένο ως εμπορικό σήμα.

Ευκολότερες ρυθμίσεις BIMI

Άλλοι πάροχοι, όπως το Yahoo και το Fastmail, δεν απαιτούν αυτό το επίσημο βήμα. Αντίθετα, μπορείτε να τα ρυθμίσετε πιο άμεσα:

1. Ρυθμίστε σωστά το DMARC — ο τομέας σας πρέπει να έχει πολιτική DMARC ορισμένη σε "quarantine" ή "reject".

2. Προετοιμάστε το λογότυπό σας — Μετατρέψτε το λογότυπο του brand σας σε μορφή SVG Tiny PS. Αυτή είναι η μορφή που χρησιμοποιείται, οπότε βεβαιωθείτε ότι το λογότυπο φαίνεται καλό και ανεβάστε το στον διακομιστή σας.

3. Δημοσιεύστε μια εγγραφή BIMI – Μια εγγραφή BIMI είναι ένα συγκεκριμένο είδος εγγραφής TXT που θα χρειαστεί να τοποθετήσετε στο DNS (Domain Name System) του τομέα σας, δείχνοντας συγκεκριμένα στη θέση της μεταφορτωμένης μορφής SVG Tiny PS.

Μπορεί επίσης να υπάρχουν και κάποιες επιπλέον προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, το Yahoo εμφανίζει εικόνες BIMI μόνο σε μαζικά email. Επίσης, λαμβάνει υπόψη μόνο τομείς αποστολής με καλή αξιολόγηση για να εμφανίζει εικόνες BIMI. Είναι κάτι που αξίζει να εξετάσετε με περισσότερη λεπτομέρεια αν η εμφάνιση του λογοτύπου της εταιρείας είναι πολύ σημαντική για εσάς, αλλά πολλοί θα το δουν ως περισσότερο κόπο απ’ όσο αξίζει, ειδικά όταν ληφθούν υπόψη όλοι οι περιορισμοί.

Πώς να αλλάξετε εικόνες προφίλ email (ανά πάροχο)

Επιστρέφουμε στην ταπεινή εικόνα εμφάνισης. Έχετε φτάσει μέχρι εδώ, έχετε συνειδητοποιήσει ότι απλώς θέλετε να ορίσετε μια εικόνα εμφάνισης για το email σας ώστε να μπορούν να τη βλέπουν άλλοι που χρησιμοποιούν τον πάροχό σας. Πώς το κάνετε;

Gmail (Google Mail)

Αλλάξτε την εικόνα προφίλ email σας στο Gmail ακολουθώντας αυτά τα απλά βήματα:

1. Συνδεθείτε στο Gmail — συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Gmail, ως συνήθως.

2. Κάντε κλικ στην εικόνα προφίλ σας — στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε "Manage your Google Account."

3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι — για γρήγορη πρόσβαση στο παράθυρο επεξεργασίας της εικόνας προφίλ.

4. Ανεβάστε μια νέα εικόνα — επιλέξτε "Change", έπειτα επιλέξτε:

5. Προσαρμόστε & αποθηκεύστε — περικόψτε ή προσαρμόστε την εικόνα όπως χρειάζεται και έπειτα κάντε κλικ στο "Save as Profile Picture."

Hotmail (Outlook.com)

Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να ενημερώσετε την εικόνα προφίλ σας στο Outlook/Hotmail και να την κάνετε ορατή σε όλα τα άλλα μέλη του δικτύου.

1. Συνδεθείτε στο Outlook — μεταβείτε στο Outlook.com και συνδεθείτε.

2. Ανοίξτε τις ρυθμίσεις προφίλ — κάντε κλικ στην εικόνα προφίλ σας (ή στα αρχικά σας) στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε "My Profile".

3. Αλλάξτε την εικόνα προφίλ — κάντε κλικ στο "Change Picture".

4. Ανεβάστε μια νέα εικόνα — κάντε κλικ στο "Choose File", επιλέξτε μια εικόνα από τον υπολογιστή σας και ανεβάστε την.

5. Προσαρμόστε & αποθηκεύστε — περικόψτε ή αλλάξτε το μέγεθος της εικόνας αν χρειάζεται και έπειτα κάντε κλικ στο "Save".

6. Συγχρονισμός σε όλες τις υπηρεσίες Microsoft — η νέα εικόνα προφίλ σας θα εμφανίζεται στο Outlook, στο Skype και σε άλλες εφαρμογές της Microsoft.

Zoho Mail

Αλλάξτε την εικόνα σας στη δημοφιλή εφαρμογή email Zoho Mail ακολουθώντας αυτά τα βήματα.

1. Συνδεθείτε στο Zoho Mail — μεταβείτε στο Zoho Mail και συνδεθείτε.

2. Αποκτήστε πρόσβαση στις ρυθμίσεις προφίλ — κάντε κλικ στο avatar σας στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε "My Account".

3. Κάντε κλικ στο “Edit” — και επιλέξτε την εικόνα προφίλ σας.

4. Ανεβάστε μια νέα εικόνα προφίλ — κάντε κλικ στην περιοχή της εικόνας προφίλ και επιλέξτε "Upload New".

5. Επιλέξτε μια εικόνα — επιλέξτε μια φωτογραφία από τον υπολογιστή σας και ανεβάστε την.

6. Ορίστε ορατότητα — επιλέξτε ποιος μπορεί να δει την εικόνα προφίλ σας (δημόσια, ιδιωτική ή περιορισμένη).

7. Αποθηκεύστε τις αλλαγές — κάντε κλικ στο "Done" για να ολοκληρώσετε την ενημέρωση.

Όπως και με τους άλλους παρόχους email, το Zoho Mail θα εμφανίζει την εικόνα σας σε οποιουσδήποτε παραλήπτες email χρησιμοποιούν το δίκτυό του.

Spacemail

Τώρα για το Spacemail. Μπορείτε εύκολα να ορίσετε την εικόνα με τις ρυθμίσεις εξατομίκευσής μας και να την κάνετε ορατή σε όλους τους άλλους στο δίκτυό μας.

1. Συνδεθείτε στο Spacemail — αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό email σας είτε μέσω της εφαρμογής είτε στο spacemail.com

2. Κάντε κλικ στο στρογγυλό εικονίδιο προφίλ — το οποίο εμφανίζει το αρχικό σας επάνω δεξιά στην οθόνη

3. Ανεβάστε μια εικόνα — επιλέξτε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας και ανεβάστε το.

4. Προσαρμόστε & αποθηκεύστε — περικόψτε ή αλλάξτε το μέγεθος της εικόνας αν χρειάζεται και έπειτα αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Και τόσο εύκολο είναι!

Ορισμός και επαναφορά φωτογραφιών προφίλ email

Ελπίζουμε να μάθατε κάτι για το τι να χρησιμοποιείτε ως φωτογραφία προφίλ email. Είτε ψάχνετε τι να κάνετε επαγγελματικά (με κάτι όπως το BIMI ή απλώς χρησιμοποιώντας ένα εταιρικό λογότυπο) είτε επιλέγετε κάτι πιο προσωπικό, μην ξεχνάτε να διατηρείτε τυχόν λογότυπα ή εικόνες ενημερωμένα, ώστε να παρουσιάζετε μια τρέχουσα εκδοχή της επιχείρησής σας σε όποιον μπορεί να δει τη φωτογραφία email σας (ή το avatar σας).