E-mailové avatary: Jak různí poskytovatelé pracují s profilovými obrázky a brandingem

Personalizace vašeho e-mailového účtu, která pomáhá s budováním značky, možná není něco, o čem jste přemýšleli, ale pravděpodobně byste toho měli využít, zvlášť pokud rozvíjíte podnikání.

Co ale myslíme, když mluvíme o personalizaci? Míra, do jaké si můžete svůj e-mailový účet přizpůsobit, se hodně liší podle poskytovatele. Samozřejmě si můžete změnit nastavení, abyste se cítili více jako doma (tapety, pozadí, rozvržení), ale nás zde zajímá prvek, který ostatní skutečně mohou vidět, když odešlete e-mail: profilový obrázek.

Zde vás provedeme nejběžnějšími způsoby, jak co nejlépe využít profilový obrázek pro e-mail.

E-mailové avatary

Fotku na svém osobním účtu Hotmail jsem nastavil někdy kolem roku 2007 a stále drží. Je na ní kočka s myšmi přilepenými k obličeji. Dnes bychom tomu asi říkali meme, ale tehdy to slovo bylo jen zábleskem v oku předčasně vyspělého mileniála.

Neuvědomoval jsem si ale, že po celou tu dobu se můj profilový obrázek v e-mailu zobrazoval jen ostatním uživatelům Hotmail/Outlook. To platí u většiny poskytovatelů e-mailu — vaše fotka se zobrazí ostatním, kteří používají stejnou službu (Hotmail, Gmail, Zoho atd.), ale nikdo jiný ji neuvidí. Možná jste si ani neuvědomili, že váš e-mailový obrázek může vůbec někdo vidět — v tom případě jsem vás možná uchránil před budoucím trapasem (nebo možná upozornil na nějaké minulé faux pas).

Proč uživatelé u jiných poskytovatelů e-mailu nevidí mou e-mailovou fotku?

Je to jednoduše proto, že fotografie jsou uložené v „interních“ ekosystémech vašeho poskytovatele. Fotografie se načítá přímo z jejich systému, takže ti, kdo k systému nemají přístup (všichni ostatní), ji nemohou získat.

Odesílání e-mailu spoléhá na protokoly (jako SMTP), což jsou standardizované způsoby přenosu dat mezi poštovními servery. Protože každý poskytovatel e-mailu musí tyto protokoly používat správně, naše zprávy, přílohy a další funkce se zobrazují správně univerzálním způsobem. Dosud ale nebyl vyvinut žádný standardizovaný způsob pro odesílání/příjem profilových obrázků e-mailu.

Existuje nějaké řešení, aby moje profilové obrázky e-mailu mohl vidět kdokoli?

Pokud doufáte v aplikaci, která se integruje se všemi poskytovateli e-mailu a umožní vám vytvořit profil pro e-mailový branding, možná budete zklamáni. Existuje techničtější způsob, ke kterému se dostaneme později, ale pro běžného uživatele ve skutečnosti neexistuje univerzálně uznávaný způsob, jak zajistit zobrazování profilových obrázků napříč různými e-mailovými platformami.

Existuje však střední cesta, o které je užitečné vědět, pokud rádi zanecháváte komentáře na webech a jako přihlášení používáte svou e-mailovou adresu.

Gravatar (což znamená Globally Recognised Avatar) vám umožňuje vytvořit e-mailový profil a propojit ho s vaší e-mailovou adresou. Na jakémkoli webu, který integruje Gravatar (například většina webů WordPress ho má ve výchozím nastavení zapnutý), se pak váš „avatar“ (což v tomto kontextu doslova znamená profilový obrázek pro e-mail) zobrazí všude, kde budete přispívat.

Nápady na profilový obrázek pro e-mail

Možná jsem vás předběhl, ale pojďme se rychle podívat na způsoby, jak využít profilový obrázek pro e-mail. E-mailové obrázky jsou poměrně intuitivní, ale stojí za to mít na paměti několik věcí… Zkuste mířit na jednu z následujících možností:

• Profesionální a rozpoznatelný — pokud jste sami svou značkou, může pro vaše podnikání udělat divy jasný, profesionální portrét (ve stylu herců). Snažte se v tomto snímku vystihnout tón komunikace své značky (ať už je profesionální, zábavný nebo abstraktní).

• Ilustrovaný a kreativní — Možná nechcete být tváří svého podnikání — alespoň ne přímo. Můžete použít kreslený avatar vytvořený AI nebo třeba jen nespecifický vzor. Případně něco, co vaše podnikání reprezentuje. Firma na úpravu psů by si mohla vybrat obzvlášť roztomilého čtyřnohého klienta. Mírně nepřímá volba může vzbudit zvědavost a zároveň umožnit individualitu mezi zaměstnanci, aniž by museli používat vlastní fotografii.

• Logo společnosti nebo něco symbolického —Pro firmu, zejména takovou s větším počtem zaměstnanců, je to možná nejpřirozenější volba: použít firemní logo. Můžete to oživit tím, že každému dáte vlastní barvu pro snadnější rozlišení.

Mějte na paměti, že volba každého bude viditelná pro všechny ostatní používající stejného poskytovatele, a to mohou být i externí klienti. Zvlášť když pro svůj e-mailový obrázek vybíráte něco zábavného nebo výstředního, zvažte, jak to může působit, když posíláte špatné zprávy nebo se snažíte vyjednat náročnou dohodu.

V takových situacích chcete něco, co stále dokáže vzbudit respekt.

Co dělat a nedělat u e-mailového obrázku

Dělejte

• Věnujte tomu čas a promyšlení— zvažte, jak bude působit v různých situacích.

• Zavazte se k aktualizacím a měňte ho polo-pravidelně - pokud je to něco výstředního, pravděpodobně to začne unavovat více než obyčejné logo

• Nechte si poradit od profesionálů — podívejte se na tipy, které vám mohou pomoci pořídit profesionálně vypadající snímek, nebo si dokonce najměte profesionálního fotografa, abyste vyslali správný signál. Tmavý, pixelovaný nebo selfie styl obrázku pravděpodobně vypadá hůř než žádný obrázek.

Nedělejte

• Nedávejte tam nic, co působí neprofesionálně — jak bylo zmíněno výše, to může být velmi snadno horší než nepoužít žádný obrázek.

• Nepoužívejte nic kontroverzního— ani něco, co se zdá být v pořádku, ale někdo jiný to může považovat za kontroverzní. Prostě to není potřeba a nestojí to za to riziko.

• Nepoužívejte nic s obsahem pro dospělé— tohle nepotřebuje vysvětlení. Téměř jistě to povede k postihům u e-mailu a můžete dostat stížnosti.

Co je BIMI e-mail a jak ho mohu používat?

BIMI funguje společně s autentizačními protokoly (jako DMARC, SPF a DKIM), aby firmám umožnil zobrazovat logo vedle jejich e-mailů ve většině běžných schránek. Je to nejbližší věc univerzálnímu způsobu zobrazování profilového obrázku, ale je to striktně omezené na oficiální loga.

Jako rámec pro e-mailový branding pomáhá ověřovat autenticitu firmy. Přidává také další vrstvu ochrany proti spoofingu a phishingovým útokům, kdy se někdo vydává za firemní e-mail vaší společnosti.

Tato dodatečná bezpečnost je bonus, ale v závislosti na poskytovateli tu může být nemalý háček. BIMI obvykle mohou používat jen firmy, jejichž loga jsou oficiálně ověřena. Obvykle to zahrnuje registraci loga jako ochranné známky u příslušného úřadu, například uznávaného úřadu pro ochranné známky (např. USPTO v USA, UKIPO ve Spojeném království).

Tento úřad potvrdí vlastnictví loga a výsledný certifikát bude potřeba k nastavení protokolu BIMI. Například u Gmail a Apple email musí firmy získat Verified Mark Certificate (VMC), který zajišťuje, že logo je oficiálně chráněno ochrannou známkou.

Jednodušší nastavení BIMI

Jiní poskytovatelé, jako Yahoo a Fastmail, tento oficiální krok nevyžadují. Místo toho je můžete nastavit přímočařeji:

1. Správně nakonfigurujte DMARC — vaše doména musí mít zásadu DMARC nastavenou na "quarantine" nebo "reject".

2. Připravte své logo — převeďte logo své značky do formátu SVG Tiny PS. To je používaný formát, takže se ujistěte, že logo vypadá dobře, a nahrajte ho na svůj server.

3. Publikujte BIMI záznam – BIMI záznam je zvláštní typ TXT záznamu, který budete muset umístit do DNS (Domain Name System) své domény a který bude konkrétně odkazovat na umístění nahraného souboru ve formátu SVG Tiny PS.

Mohou existovat i další podmínky. Například Yahoo zobrazuje BIMI obrázky pouze u hromadných e-mailů. Také zobrazení BIMI obrázků zvažuje jen u dobře hodnocených odesílacích domén. Je to něco, co stojí za podrobnější prozkoumání, pokud je pro vás zobrazení firemního loga velmi důležité, ale mnozí to budou považovat za více práce, než kolik to stojí, zvlášť když se vezmou v úvahu všechna omezení.

Jak změnit profilové obrázky e-mailu (podle poskytovatele)

Zpět k obyčejnému zobrazovanému obrázku. Došli jste až sem a uvědomili jste si, že si prostě chcete nastavit zobrazovaný obrázek pro svůj e-mail, aby ho ostatní používající stejného poskytovatele viděli. Jak to uděláte?

Gmail (Google Mail)

Změňte svůj profilový obrázek v Gmail podle těchto jednoduchých kroků:

1. Přihlaste se do Gmail — přihlaste se ke svému účtu Gmail jako obvykle.

2. Klikněte na svůj profilový obrázek — v pravém horním rohu a vyberte "Spravovat účet Google".

3. Klikněte na ikonu pera — pro rychlý přístup do okna editoru profilového obrázku.

4. Nahrajte nový obrázek — vyberte "Změnit", poté vyberte:

5. Upravit a uložit — podle potřeby obrázek ořízněte nebo upravte a poté klikněte na "Uložit jako profilový obrázek".

Hotmail (Outlook.com)

Podle těchto pokynů aktualizujte svůj profilový obrázek v Outlook/Hotmail a zviditelněte ho všem ostatním členům sítě.

1. Přihlaste se do Outlook — přejděte na Outlook.com a přihlaste se.

2. Otevřete nastavení profilu — klikněte na svůj profilový obrázek (nebo iniciály) v pravém horním rohu a vyberte "Můj profil".

3. Změňte profilový obrázek — klikněte na "Změnit obrázek".

4. Nahrajte nový obrázek — klikněte na "Vybrat soubor", vyberte obrázek z počítače a nahrajte ho.

5. Upravit a uložit — v případě potřeby obrázek ořízněte nebo změňte jeho velikost a poté klikněte na "Uložit".

6. Synchronizace napříč službami Microsoft — váš nový profilový obrázek se zobrazí v Outlook, Skype a dalších aplikacích Microsoft.

Zoho Mail

Změňte svůj obrázek v oblíbené e-mailové aplikaci Zoho Mail podle těchto kroků.

1. Přihlaste se do Zoho Mail — přejděte na Zoho Mail a přihlaste se.

2. Přejděte do nastavení profilu — klikněte na svůj avatar v pravém horním rohu a vyberte "Můj účet".

3. Klikněte na „Upravit“ — a vyberte svůj profilový obrázek.

4. Nahrajte nový profilový obrázek — klikněte na oblast profilového obrázku a vyberte "Nahrát nový".

5. Vyberte obrázek — vyberte fotografii z počítače a nahrajte ji.

6. Nastavte viditelnost — zvolte, kdo může vidět váš profilový obrázek (veřejný, soukromý nebo omezený).

7. Uložte změny — klikněte na "Hotovo" a dokončete aktualizaci.

Stejně jako u ostatních poskytovatelů e-mailu bude Zoho Mail zobrazovat váš obrázek všem příjemcům e-mailů, kteří používají jejich síť.

Spacemail

A teď Spacemail. Pomocí našeho nastavení personalizace můžete snadno nastavit obrázek a zviditelnit ho všem ostatním v naší síti.

1. Přihlaste se do Spacemail — ke svému e-mailovému účtu přistupte buď přes aplikaci, nebo na spacemail.com

2. Klikněte na kulatou ikonu profilu — která zobrazuje vaše iniciály v pravém horním rohu obrazovky

3. Nahrajte obrázek — vyberte soubor z počítače a nahrajte ho.

4. Upravit a uložit — v případě potřeby obrázek ořízněte nebo změňte jeho velikost a poté změny uložte.

A takhle snadné to je!

Nastavení a změna profilových fotografií e-mailu

Doufejme, že jste se dozvěděli něco o tom, co použít jako profilovou fotografii pro e-mail. Ať už hledáte profesionální řešení (pomocí něčeho jako BIMI nebo prostě firemního loga), nebo volíte něco osobnějšího, nezapomeňte udržovat loga či obrázky aktuální, abyste každému, kdo může vidět vaši e-mailovou fotku (nebo avatar), prezentovali současnou podobu svého podnikání.