Awatary e-mail: jak różni dostawcy obsługują zdjęcia profilowe i branding

Personalizacja konta e-mail, aby wspierać branding, może nie być czymś, o czym myślałeś, ale prawdopodobnie warto to wykorzystać, zwłaszcza jeśli rozwijasz firmę.

Ale co mamy na myśli, mówiąc o personalizacji? Zakres, w jakim możesz spersonalizować swoje konto e-mail, bardzo się różni w zależności od dostawcy. Oczywiście możesz zmieniać ustawienia, aby czuć się bardziej jak u siebie (tapety, tła, układy), ale interesuje nas tutaj element, który inni mogą faktycznie zobaczyć, gdy wysyłasz e-mail: zdjęcie profilowe.

Tutaj przeprowadzimy cię przez najczęstsze sposoby maksymalnego wykorzystania zdjęcia profilowego e-mail.

Zdjęcia profilowe e-mail

Ustawiłem zdjęcie na swoim prywatnym koncie Hotmail około 2007 roku i nadal ma się świetnie. To kot z myszami uczepionymi jego pyska. Dziś pewnie nazwalibyśmy to memem, ale wtedy to słowo było zaledwie błyskiem w oku przedwcześnie rozwiniętego millenialsa.

Ale nie zdawałem sobie sprawy, że przez cały ten czas moje zdjęcie profilowe e-mail było wyświetlane tylko innym użytkownikom Hotmail/Outlook. Tak jest w przypadku większości dostawców poczty e-mail — twoje zdjęcie będzie widoczne dla innych korzystających z tej samej usługi (Hotmail, Gmail, Zoho itd.), ale nikt inny go nie zobaczy. Być może nawet nie wiedziałeś, że ktokolwiek może w ogóle zobaczyć twoje zdjęcie e-mail — w takim razie być może oszczędziłem ci przyszłego zażenowania (albo może zwróciłem uwagę na dawną gafę).

Dlaczego użytkownicy innych dostawców poczty e-mail nie widzą mojego zdjęcia e-mail?

Dzieje się tak po prostu dlatego, że zdjęcia są przechowywane w „wewnętrznych” ekosystemach twojego dostawcy. Zdjęcie jest pobierane bezpośrednio z jego systemu, więc osoby bez dostępu do tego systemu (czyli wszyscy inni) nie są w stanie go pobrać.

Wysyłanie wiadomości e-mail opiera się na protokołach (takich jak SMTP), które są ustandaryzowanymi sposobami przesyłania danych między serwerami pocztowymi. Ponieważ każdy dostawca poczty e-mail musi poprawnie korzystać z tych protokołów, nasze wiadomości, załączniki i inne funkcje wyświetlają się poprawnie w uniwersalny sposób. Jak dotąd nie opracowano jednak żadnego ustandaryzowanego sposobu wysyłania/odbierania zdjęć profilowych e-mail.

Czy istnieje obejście, dzięki któremu każdy będzie mógł zobaczyć moje zdjęcia profilowe e-mail?

Jeśli liczysz na aplikację, która integruje się ze wszystkimi dostawcami poczty e-mail i pozwala utworzyć profil do brandingu e-mailowego, możesz się rozczarować. Istnieje bardziej techniczny sposób, do którego przejdziemy później, ale dla przeciętnej osoby nie ma tak naprawdę powszechnie uznawanego sposobu, aby zdjęcia profilowe były wyświetlane na różnych platformach pocztowych.

Istnieje jednak rozwiązanie pośrednie, o którym warto wiedzieć, jeśli lubisz zostawiać komentarze na stronach internetowych, używając swojego adresu e-mail jako loginu.

Gravatar (czyli Globally Recognised Avatar) pozwala utworzyć profil e-mail i powiązać go z adresem e-mail. Każda strona internetowa, która integruje Gravatar (na przykład większość witryn WordPress ma go domyślnie włączonego), będzie wtedy wyświetlać twój „awatar” (co w tym kontekście dosłownie oznacza zdjęcie profilowe poczty) wszędzie tam, gdzie coś opublikujesz.

Pomysły na zdjęcie profilowe e-mail

Może trochę wybiegłeś przede mnie, ale rzućmy szybkie okiem na sposoby wykorzystania zdjęcia profilowego poczty. Zdjęcia w poczcie są dość intuicyjne, ale warto pamiętać o kilku rzeczach… Spróbuj celować w jedną z poniższych opcji:

• Profesjonalne i rozpoznawalne — jeśli to ty jesteś swoją marką, wyraźne, profesjonalne zdjęcie portretowe (w stylu aktorskim) może zdziałać cuda dla twojej firmy. Postaraj się uchwycić na tym zdjęciu ton komunikacji swojej marki (czy jest profesjonalny, zabawny czy abstrakcyjny).

• Ilustrowane i kreatywne — Być może nie chcesz być twarzą swojej firmy — przynajmniej nie bezpośrednio. Możesz użyć wygenerowanego przez AI kreskówkowego awatara albo nawet po prostu niesprecyzowanego wzoru. Alternatywnie czegoś, co reprezentuje twoją firmę. Firma zajmująca się pielęgnacją psów może wybrać wyjątkowo uroczego czworonożnego klienta. Nieco pośredni wybór może wzbudzić ciekawość i pozwolić pracownikom zachować indywidualność bez umieszczania ich własnego zdjęcia.

• Logo firmy lub coś symbolicznego —Być może najbardziej naturalnym wyborem dla firmy, szczególnie takiej z większą liczbą pracowników, jest użycie logo firmy. Możesz to urozmaicić, nadając każdej osobie własny kolor, aby ułatwić identyfikację.

Pamiętaj, że wybór każdej osoby będzie widoczny dla wszystkich innych korzystających z tego samego dostawcy, a mogą to być także klienci zewnętrzni. Szczególnie gdy wybierasz coś zabawnego lub ekscentrycznego jako zdjęcie e-mail, zastanów się, jak będzie to wyglądać, gdy wysyłasz złe wiadomości albo próbujesz wynegocjować trudną umowę.

Chcesz czegoś, co także w takich sytuacjach będzie budzić szacunek.

Co robić, a czego nie robić ze zdjęciem e-mail

Rób

• Poświęć temu trochę czasu i przemyśleń— zastanawiając się, jak będzie odbierane w różnych sytuacjach.

• Dbaj o aktualizacje i zmieniaj je dość regularnie - jeśli to coś ekscentrycznego, prawdopodobnie szybciej zmęczy odbiorców niż zwykłe logo

• Korzystaj z porad profesjonalistów — sprawdź wskazówki, które pomogą ci zrobić profesjonalnie wyglądające zdjęcie, albo nawet zatrudnij profesjonalnego fotografa, aby wysłać właściwy komunikat. Ciemny, rozpikselowany lub selfie-stylizowany obraz prawdopodobnie wygląda gorzej niż brak zdjęcia.

Nie rób

• Nie umieszczaj niczego, co wygląda nieprofesjonalnie — jak wspomniano wyżej, bardzo łatwo może to być gorsze niż brak jakiegokolwiek zdjęcia.

• Nie używaj niczego kontrowersyjnego— ani nawet czegoś, co wydaje się w porządku, ale przez kogoś innego może zostać uznane za kontrowersyjne. Po prostu nie ma takiej potrzeby i nie warto ryzykować.

• Nie używaj niczego tylko dla dorosłych— to nie wymaga wyjaśnienia. Prawie na pewno doprowadzi to do sankcji dotyczących poczty e-mail, a możesz też otrzymać skargi.

Czym jest BIMI w e-mailu i jak mogę z niego korzystać?

BIMI działa wraz z protokołami uwierzytelniania (takimi jak DMARC, SPF i DKIM), aby umożliwić firmom wyświetlanie logo obok ich wiadomości e-mail w większości popularnych skrzynek odbiorczych. To najbliższa rzecz uniwersalnemu sposobowi wyświetlania zdjęcia profilowego, ale ściśle ograniczona do oficjalnych logo.

Jako framework brandingu e-mail pomaga potwierdzić autentyczność firmy. Dodaje też kolejną warstwę ochrony przed atakami spoofingowymi i phishingowymi, w których ktoś podszywa się pod firmowy adres e-mail.

To dodatkowe bezpieczeństwo jest bonusem, ale w zależności od dostawcy może być pewien niemały haczyk. Zazwyczaj BIMI może być używane tylko przez firmy, których logo zostało oficjalnie zweryfikowane. Zwykle wiąże się to z rejestracją znaku towarowego w odpowiednim urzędzie, takim jak uznany urząd znaków towarowych (np. USPTO w USA, UKIPO w Wielkiej Brytanii).

Taki urząd potwierdzi własność logo, a uzyskany certyfikat będzie potrzebny do skonfigurowania protokołu BIMI. Na przykład w Gmail i poczcie Apple firmy muszą uzyskać Verified Mark Certificate (VMC), który potwierdza, że logo jest oficjalnie zastrzeżonym znakiem towarowym.

Łatwiejsze konfiguracje BIMI

Inni dostawcy, tacy jak Yahoo i Fastmail, nie wymagają tego oficjalnego kroku. Zamiast tego możesz skonfigurować je bardziej bezpośrednio:

1. Skonfiguruj poprawnie DMARC — twoja domena musi mieć politykę DMARC ustawioną na "quarantine" lub "reject".

2. Przygotuj swoje logo — przekonwertuj logo swojej marki do formatu SVG Tiny PS. To właśnie ten format jest używany, więc upewnij się, że logo wygląda dobrze, i prześlij je na swój serwer.

3. Opublikuj rekord BIMI – Rekord BIMI to szczególny rodzaj rekordu TXT, który musisz umieścić w DNS swojej domeny (Domain Name System), wskazując dokładnie lokalizację przesłanego pliku w formacie SVG Tiny PS.

Mogą też obowiązywać dodatkowe wymagania. Na przykład Yahoo pokazuje obrazy BIMI tylko przy masowych wiadomościach e-mail. Bierze też pod uwagę tylko domeny wysyłające z dobrą reputacją, aby wyświetlać obrazy BIMI. To coś, w co warto przyjrzeć się bardziej szczegółowo, jeśli wyświetlanie logo firmy jest dla ciebie bardzo ważne, ale wiele osób uzna, że to więcej zachodu niż pożytku, zwłaszcza gdy uwzględni się wszystkie ograniczenia.

Jak zmienić zdjęcia profilowe e-mail (według dostawcy)

Wracając do skromnego zdjęcia wyświetlanego. Zaszedłeś już tak daleko i zrozumiałeś, że po prostu chcesz ustawić zdjęcie wyświetlane dla swojej poczty e-mail, aby inni korzystający z twojego dostawcy mogli je zobaczyć. Jak to zrobić?

Gmail (Google Mail)

Zmień swoje zdjęcie profilowe poczty w Gmail, wykonując te proste kroki:

1. Zaloguj się do Gmail — zaloguj się na swoje konto Gmail, jak zwykle.

2. Kliknij swoje zdjęcie profilowe — w prawym górnym rogu i wybierz "Zarządzaj swoim kontem Google".

3. Kliknij ikonę pióra — aby szybko przejść do okna edytora zdjęcia profilowego.

4. Prześlij nowy obraz — wybierz "Zmień", a następnie wybierz:

5. Dostosuj i zapisz — przytnij lub dostosuj obraz według potrzeb, a następnie kliknij "Zapisz jako zdjęcie profilowe".

Hotmail (Outlook.com)

Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, aby zaktualizować swoje zdjęcie profilowe w Outlook/Hotmail i sprawić, by było widoczne dla wszystkich innych członków sieci.

1. Zaloguj się do Outlook — przejdź do Outlook.com i zaloguj się.

2. Otwórz ustawienia profilu — kliknij swoje zdjęcie profilowe (lub inicjały) w prawym górnym rogu i wybierz "Mój profil".

3. Zmień zdjęcie profilowe — kliknij "Zmień zdjęcie".

4. Prześlij nowy obraz — kliknij "Wybierz plik", wybierz obraz z komputera i prześlij go.

5. Dostosuj i zapisz — przytnij lub zmień rozmiar obrazu w razie potrzeby, a następnie kliknij "Zapisz".

6. Synchronizuj w usługach Microsoft — twoje nowe zdjęcie profilowe pojawi się w Outlook, Skype i innych aplikacjach Microsoft.

Zoho Mail

Zmień swoje zdjęcie w popularnej aplikacji pocztowej Zoho Mail, wykonując te kroki.

1. Zaloguj się do Zoho Mail — przejdź do Zoho Mail i zaloguj się.

2. Przejdź do ustawień profilu — kliknij swój awatar w prawym górnym rogu i wybierz "Moje konto".

3. Kliknij „Edytuj” — i wybierz swoje zdjęcie profilowe.

4. Prześlij nowe zdjęcie profilowe — kliknij obszar zdjęcia profilowego i wybierz "Prześlij nowe".

5. Wybierz obraz — wybierz zdjęcie z komputera i prześlij je.

6. Ustaw widoczność — wybierz, kto może widzieć twoje zdjęcie profilowe (publiczne, prywatne lub ograniczone).

7. Zapisz zmiany — kliknij "Gotowe", aby zakończyć aktualizację.

Podobnie jak w przypadku innych dostawców poczty e-mail, Zoho Mail będzie wyświetlać twoje zdjęcie wszystkim odbiorcom wiadomości e-mail korzystającym z ich sieci.

Spacemail

Teraz czas na Spacemail. Możesz łatwo ustawić zdjęcie w naszych ustawieniach personalizacji i sprawić, by było widoczne dla wszystkich innych w naszej sieci.

1. Zaloguj się do Spacemail — uzyskaj dostęp do swojego konta e-mail przez aplikację lub na spacemail.com

2. Kliknij okrągłą ikonę profilu — która wyświetla twój inicjał w prawym górnym rogu ekranu

3. Prześlij obraz — wybierz plik z komputera i prześlij go.

4. Dostosuj i zapisz — przytnij lub zmień rozmiar obrazu w razie potrzeby, a następnie zapisz zmiany.

I właśnie takie to proste!

Ustawianie i resetowanie zdjęć profilowych e-mail

Mamy nadzieję, że dowiedziałeś się czegoś o tym, jakiego zdjęcia użyć jako profilowego w e-mailu. Niezależnie od tego, czy szukasz profesjonalnego rozwiązania (takiego jak BIMI lub po prostu użycie logo firmy), czy wybierasz coś bardziej osobistego, pamiętaj, aby aktualizować wszelkie logo i zdjęcia, tak by prezentować aktualny wizerunek swojej firmy każdemu, kto może zobaczyć twoje zdjęcie e-mail (lub awatar).