Аватари електронної пошти: як різні провайдери працюють із фото профілю та брендингом

Персоналізація вашого облікового запису електронної пошти для підтримки брендингу може бути не тим, про що ви замислювалися, але це те, чим вам, імовірно, варто скористатися, особливо якщо ви розвиваєте бізнес.

Але що ми маємо на увазі, коли говоримо про персоналізацію? Те, наскільки ви можете персоналізувати свій обліковий запис електронної пошти, дуже залежить від вашого провайдера. Звісно, ви можете змінювати налаштування, щоб почуватися комфортніше (шпалери, фони, макети), але тут нас цікавить елемент, який інші справді можуть бачити, коли ви надсилаєте листа: фото профілю.

Тут ми розглянемо найпоширеніші способи максимально використати переваги фото профілю електронної пошти.

Аватари електронної пошти

Я встановив фото у своєму особистому обліковому записі Hotmail приблизно у 2007 році, і воно досі тримається. Це кіт, якому до морди причепилися миші. Сьогодні ми, мабуть, назвали б це мемом, але тоді це слово було лише ледь помітною іскрою в уяві кмітливого міленіала.

Але я не усвідомлював, що весь цей час моє фото профілю електронної пошти відображалося лише іншим користувачам Hotmail/Outlook. Так відбувається з більшістю поштових провайдерів — ваше фото бачитимуть інші користувачі того самого сервісу (Hotmail, Gmail, Zoho тощо), але ніхто інший його не побачить. Можливо, ви взагалі не знали, що хтось може бачити ваше поштове фото — у такому разі, можливо, я врятував вас від майбутнього збентеження (або, можливо, звернув увагу на минулий промах).

Чому користувачі інших поштових провайдерів не бачать моє фото електронної пошти?

Це просто тому, що фото зберігаються у «внутрішніх» екосистемах вашого провайдера. Фото отримується безпосередньо з їхньої системи, тому ті, хто не має доступу до системи (усі інші), не можуть його завантажити.

Надсилання електронного листа ґрунтується на протоколах (таких як SMTP), які є стандартизованими способами передавання даних між поштовими серверами. Оскільки кожен поштовий провайдер має правильно використовувати ці протоколи, наші повідомлення, вкладення та інші функції відображаються коректно в універсальний спосіб. Але досі не розроблено стандартизованого способу надсилання/отримання фото профілю електронної пошти.

Чи є обхідний спосіб, щоб будь-хто міг бачити мої фото профілю електронної пошти?

Якщо ви сподіваєтеся знайти застосунок, який інтегрується з усіма поштовими провайдерами й дає змогу створити профіль для брендингу електронної пошти, ви можете розчаруватися. Існує більш технічний спосіб, про який ми поговоримо пізніше, але для пересічної людини насправді немає загальновизнаного способу зробити так, щоб фото профілю відображалося на різних поштових платформах.

Однак існує проміжний підхід, про який корисно знати, якщо вам подобається залишати коментарі на сайтах, використовуючи свою електронну адресу як логін.

Gravatar (що означає Globally Recognised Avatar) дає змогу створити поштовий профіль і прив’язати його до вашої електронної адреси. На будь-якому сайті, який інтегрує Gravatar (наприклад, на більшості сайтів WordPress його ввімкнено за замовчуванням), ваш «аватар» (що в цьому контексті буквально означає фото профілю пошти) відображатиметься всюди, де ви публікуєте дописи.

Ідеї для фото профілю електронної пошти

Можливо, ви вже випередили мене, але давайте швидко розглянемо способи використання фото вашого поштового профілю. Поштові фото досить інтуїтивні, але варто пам’ятати про кілька речей… Спробуйте орієнтуватися на один із таких варіантів:

• Професійне та впізнаване — якщо ви і є вашим брендом, чіткий професійний портрет (у стилі акторського фото) може творити дива для вашого бізнесу. Намагайтеся передати в цьому знімку тон вашого бренду (чи то професійний, веселий, чи абстрактний).

• Ілюстроване та креативне — можливо, ви не хочете бути обличчям свого бізнесу — принаймні не напряму. Ви можете використати згенерований ШІ мультяшний аватар або навіть просто неспецифічний візерунок. Або ж щось, що представляє ваш бізнес. Наприклад, бізнес із грумінгу собак може вибрати особливо милого чотирилапого клієнта. Трохи непрямий вибір може створити інтригу й дати змогу працівникам проявити індивідуальність, не виставляючи власне фото.

• Логотип компанії або щось символічне — мабуть, найприродніший вибір для бізнесу, особливо з великою кількістю працівників, — використовувати логотип компанії. Ви можете урізноманітнити це, надавши кожному свій колір для зручної ідентифікації.

Майте на увазі, що вибір кожного буде видимий усім іншим користувачам того самого провайдера, і серед них можуть бути зовнішні клієнти. Особливо якщо ви обираєте щось веселе чи химерне для свого поштового фото, подумайте, який це матиме вигляд, коли ви надсилаєте погані новини або намагаєтеся домовитися про складну угоду.

Вам потрібно щось, що й у таких випадках викликатиме повагу.

Що варто й не варто робити з фото електронної пошти

Варто

• Приділіть цьому час і увагу — подумайте, як це сприйматиметься в різних ситуаціях.

• Оновлюйте його та змінюйте час від часу - якщо це щось химерне, воно, ймовірно, швидше набридне, ніж звичайний логотип

• Скористайтеся порадами професіоналів — ознайомтеся з порадами, які допоможуть вам зробити професійний знімок, або навіть найміть професійного фотографа, щоб надіслати правильний сигнал. Темне, пікселізоване зображення або селфі, імовірно, виглядає гірше, ніж повна відсутність зображення.

Не варто

• Використовувати щось, що має непрофесійний вигляд — як уже згадувалося вище, це дуже легко може виявитися гіршим, ніж узагалі не використовувати зображення.

• Використовувати щось суперечливе — або навіть щось, що здається нормальним, але може вважатися суперечливим для когось іншого. У цьому просто немає потреби, і це не варте ризику.

• Використовувати щось 18+ — тут пояснення не потрібні. Це майже напевно призведе до санкцій щодо електронної пошти, і ви можете отримати скарги.

Що таке BIMI в електронній пошті та як ним користуватися?

BIMI працює разом із протоколами автентифікації (такими як DMARC, SPF і DKIM), даючи змогу компаніям відображати логотип поруч зі своїми листами в більшості популярних поштових скриньок. Це найближче до універсального способу відображення фото профілю, але він суворо обмежений офіційними логотипами.

Як фреймворк брендингу електронної пошти, він допомагає підтвердити автентичність бізнесу. Він також додає ще один рівень захисту від спуфінгу та фішингових атак, коли хтось видає себе за корпоративну електронну адресу вашої компанії.

Ця додаткова безпека є бонусом, але залежно від провайдера може бути й доволі суттєва заковика. Зазвичай BIMI можуть використовувати лише компанії, чиї логотипи офіційно підтверджені. Зазвичай це передбачає реєстрацію логотипа як торговельної марки в уповноваженому органі, наприклад у визнаному відомстві з товарних знаків (наприклад, USPTO у США, UKIPO у Великій Британії).

Цей орган підтвердить право власності на логотип, а отриманий сертифікат буде потрібен для налаштування протоколу BIMI. Наприклад, для Gmail і Apple email компанії повинні отримати Verified Mark Certificate (VMC), який підтверджує, що логотип офіційно зареєстрований як торговельна марка.

Простіші налаштування BIMI

Інші провайдери, як-от Yahoo і Fastmail, не вимагають цього офіційного кроку. Натомість їх можна налаштувати безпосередніше:

1. Правильно налаштуйте DMARC — для вашого домену має бути встановлено політику DMARC як "quarantine" або "reject".

2. Підготуйте свій логотип — перетворіть логотип вашого бренду у формат SVG Tiny PS. Саме цей формат використовується, тож переконайтеся, що логотип має гарний вигляд, і завантажте його на свій сервер.

3. Опублікуйте запис BIMI – Запис BIMI — це особливий тип TXT-запису, який потрібно розмістити в DNS (Domain Name System) вашого домену, указавши точне розташування завантаженого файлу у форматі SVG Tiny PS.

Також можуть бути додаткові вимоги. Наприклад, Yahoo показує зображення BIMI лише в масових листах. Вони також відображають зображення BIMI лише для доменів відправника з хорошою репутацією. Це варто вивчити докладніше, якщо для вас дуже важливо відображати логотип компанії, але багато хто вважатиме, що це не варте зусиль, особливо з огляду на всі обмеження.

Як змінити фото профілю електронної пошти (за провайдером)

Повернімося до скромного зображення профілю. Ви зайшли так далеко й зрозуміли, що просто хочете встановити зображення профілю для своєї електронної пошти, щоб його бачили інші користувачі вашого провайдера. Як це зробити?

Gmail (Google Mail)

Змініть фото свого поштового профілю в Gmail, виконавши ці прості кроки:

1. Увійдіть у Gmail — увійдіть у свій обліковий запис Gmail, як зазвичай.

2. Натисніть на своє фото профілю — у верхньому правому куті та виберіть "Manage your Google Account."

3. Натисніть значок олівця — для швидкого доступу до вікна редактора фото профілю.

4. Завантажте нове зображення — виберіть "Change", а потім виберіть:

5. Налаштуйте й збережіть — обріжте або відкоригуйте зображення за потреби, а потім натисніть "Save as Profile Picture."

Hotmail (Outlook.com)

Дотримуйтеся цих інструкцій, щоб оновити фото профілю в Outlook/Hotmail і зробити його видимим для всіх інших учасників мережі.

1. Увійдіть в Outlook — перейдіть на Outlook.com і ввійдіть.

2. Відкрийте налаштування профілю — натисніть на своє фото профілю (або ініціали) у верхньому правому куті та виберіть "My Profile".

3. Змініть фото профілю — натисніть "Change Picture".

4. Завантажте нове зображення — натисніть "Choose File", виберіть зображення на своєму комп’ютері та завантажте його.

5. Налаштуйте й збережіть — обріжте або змініть розмір зображення за потреби, а потім натисніть "Save".

6. Синхронізуйте в сервісах Microsoft — ваше нове фото профілю з’явиться в Outlook, Skype та інших застосунках Microsoft.

Zoho Mail

Змініть своє фото в популярному поштовому застосунку Zoho Mail, виконавши ці кроки.

1. Увійдіть у Zoho Mail — перейдіть на Zoho Mail і ввійдіть.

2. Відкрийте налаштування профілю — натисніть на свій аватар у верхньому правому куті та виберіть "My Account".

3. Натисніть “Edit” — і виберіть своє фото профілю.

4. Завантажте нове фото профілю — натисніть на область фото профілю та виберіть "Upload New".

5. Виберіть зображення — виберіть фото на своєму комп’ютері та завантажте його.

6. Налаштуйте видимість — виберіть, хто може бачити ваше фото профілю (усі, приватно або з обмеженнями).

7. Збережіть зміни — натисніть "Done", щоб завершити оновлення.

Як і в інших поштових провайдерів, Zoho Mail показуватиме ваше фото будь-яким одержувачам листів, які користуються їхньою мережею.

Spacemail

Тепер про Spacemail. Ви можете легко встановити фото в наших налаштуваннях персоналізації та зробити його видимим для всіх інших у нашій мережі.

1. Увійдіть у Spacemail — відкрийте свій обліковий запис електронної пошти або через застосунок, або на spacemail.com

2. Натисніть на круглу іконку профілю — на якій у верхньому правому куті екрана відображається ваш ініціал

3. Завантажте зображення — виберіть файл на своєму комп’ютері та завантажте його.

4. Налаштуйте й збережіть — обріжте або змініть розмір зображення за потреби, а потім збережіть зміни.

І ось як це просто!

Установлення та скидання фото профілю електронної пошти

Сподіваємося, ви дізналися щось корисне про те, що використовувати як фото профілю електронної пошти. Незалежно від того, чи шукаєте ви професійне рішення (наприклад, BIMI або просто логотип компанії), чи обираєте щось більш особисте, не забувайте підтримувати логотипи та зображення в актуальному стані, щоб показувати поточну версію вашого бізнесу всім, хто може бачити ваше поштове фото (або аватар).